Mākslīgais intelekts izdevumu analīzei un optimizācijai: Atrodiet naudu, ko atstājat uz galda
Jūs tērējat miljonus. Bet kur tieši? Kuriem piegādātājiem? Kādās kategorijās? Par kādām cenām? Salīdzinot ar cenām, kas jums būtu jāmaksā?
Lielākā daļa uzņēmumu nevar atbildēt uz šiem jautājumiem. Ne tāpēc, ka tie neseko līdzi izdevumiem. Tiem ir ERP. Tiem ir iepirkumu sistēmas. Tiem ir dati.
Taču dati ir haotiski. Dažādi formāti. Dažādas sistēmas. Atšķirīga kodēšana. Manuāla datu analīze nozīmē nedēļām ilgu darbu, veidojot izklājlapas, kas līdz ar pabeigšanu ir novecojušas.
Tāpēc iepirkuma komandas darbojas akli. Tās zina kopējos izdevumus. Bet tās nezina, kur ir ietaupījumu iespējas. Kur cenas ir pārāk augstas. Kur varētu konsolidēt apjomu. Kur notiek patvaļīgi tēriņi.
Mākslīgais intelekts to novērš. Tas attīra datus. Automātiski kategorizē izdevumus. Identificē ietaupījumu iespējas. Novēro nelietderīgus izdevumus. Nodrošina pārskatāmību, ko nekad nav bijis laika izveidot manuāli.
Kāpēc vairumā uzņēmumu neizdodas izdevumu analīze
Izdevumu analīzei jābūt vienkāršai. Iegūstiet iepirkumu datus. Analizējiet tos. Atrodiet iespējas. Rīkojieties saskaņā ar tām.
Taču tas nav vienkārši. Lūk, kāpēc.
Jūsu tēriņu dati ir visur. Dažādās sistēmās. Dažādi formāti. ERP darījumi. P-karšu dati. Piegādātāju rēķini. Katrs no tiem kodēts atšķirīgi. Katrs strukturēts atšķirīgi.
Vienam un tam pašam piegādātājam jūsu sistēmā ir pieci dažādi nosaukumi. "ABC Corp." "ABC Corporation." "ABC Co." "A.B.C. Corp." "ABC - piegādātājs 12345." Vai tie ir viens un tas pats piegādātājs vai dažādi? Neviens to nezina bez manuālas pārbaudes.
Dažādi pircēji vienu un to pašu produktu klasificē atšķirīgi. Biroja piederumi. Vispārējās preces. Administratīvie izdevumi. MRO. Vai tās ir vienas un tās pašas lietas? Iespējams. Vai jūs varat to noteikt no datiem? Nav viegli.
Tātad jums ir nepieciešams projekts. Komanda. Nedēļas datu tīrīšanai. Manuāla ierakstu pārskatīšana un labošana. Kategoriju izveide. Pārskatu izveide.
Kad pabeidzat, dati jau ir novecojuši. Nosacījumi ir mainījušies. Analīze atrodas PowerPoint programmā, ar kuru neviens nerīkojas, jo tā aizņēma pārāk daudz laika un izmaksāja pārāk dārgi.
Vai arī, vēl biežāk, jūs vispār neveicat analīzi. Jo nevienam nav laika. Tāpēc iepirkums darbojas, balstoties uz instinktiem un daļēju informāciju. Ietaupījumu iespējas paliek neatklātas. Problēmas paliek nepamanītas.
Mākslīgais intelekts palīdz izdevumu analīzei un optimizācijai
Mākslīgais intelekts ne tikai paātrina izdevumu analīzi. Tas padara to nepārtrauktu. Lūk, kā.
Automātiski kategorizē tēriņus
Mākslīgais intelekts izmanto jūsu neapstrādātos izdevumu datus. Visus šos datus. No katras sistēmas.
Tas to notīra:
- Piegādātāja normalizācija: Norāda, ka "ABC Corp", "ABC Corporation" un "A.B.C. Corp" ir viens un tas pats piegādātājs. Izveido galveno piegādātāju sarakstu.
- Kategoriju klasifikācija: nolasa darījumu aprakstus. Automātiski piešķir kategorijas. Konsekventi.
- Produktu grupēšana: Grupē līdzīgus priekšmetus, pat ja tie aprakstīti atšķirīgi. "Kopēšanas papīrs" un "printeru papīrs", iespējams, pieder kopā.
- GL koda apstiprināšana: Identificē nepareizi kodētus darījumus. Ierosina korekcijas, pamatojoties uz modeļiem.
- Departamentu un izmaksu centru kartēšana: Saites tērē ar organizatoriskajām vienībām pat tad, ja kodēšana nav konsekventa.
Jūs pāriet no netīriem darījumu datiem uz tīriem, kategorizētiem tēriņiem. Ne dažu nedēļu laikā. Tikai stundās.
Un tā nav vienreizēja tīrīšana. Mākslīgais intelekts kategorizē jaunus darījumus, kad tie notiek. Nepārtraukta izdevumu pārredzamība bez nepārtraukta manuāla darba.
Uzreiz varat atbildēt uz pamatjautājumiem:
- Cik daudz mēs tērējam katram piegādātājam?
- Kādas ir mūsu galvenās izdevumu kategorijas?
- Kuras nodaļas katrai kategorijai tērē visvairāk?
- Kā laika gaitā ir mainījušies izdevumi?
Jautājumi, kuru risināšanai agrāk bija nepieciešams datu analītiķis, tagad prasa dažas sekundes.
Identificē ietaupījumu iespējas
Tīri dati ir noderīgi. Bet vērtīgas ir arī atziņas. Mākslīgais intelekts ne tikai organizē tēriņus, bet arī atrod, kur jūs zaudējat naudu.
Cenu svārstību analīze:
Jūs pērkat vienu un to pašu preci no trim piegādātājiem par trim dažādām cenām. Vai arī no viena un tā paša piegādātāja par dažādām cenām dažādos darījumos.
Mākslīgais intelekts identificē šīs variācijas:
- Viens un tas pats produkts, dažādas cenas dažādiem piegādātājiem
- Viens un tas pats piegādātājs, nekonsekventa cenu noteikšana dažādos darījumos
- Līdzīgi produkti ar neizskaidrojamām cenu atšķirībām
- Cenas augstākas par līgumā noteiktajām likmēm
- Cenu pieaugums, kas pārsniedz tirgus vai līguma nosacījumus
Tā kvantitatīvi nosaka iespējas: "Standartizācija pēc zemākās cenas ļautu ietaupīt $X gadā."
Apjoma konsolidācijas iespējas:
Jūs pērkat no pieciem piegādātājiem, lai gan varētu konsolidēties ar diviem. Jūs pērkat nelielus daudzumus, lai gan lielāki pasūtījumi ļautu saņemt atlaides.
Mākslīgais intelekts atrod konsolidācijas iespējas:
- Kategorijas ar pārāk daudziem piegādātājiem, lai nodrošinātu attiecīgo apjomu
- Piegādātāji, kas ir tieši zem apjoma pārtraukuma sliekšņa.
- Līdzīgi produkti no dažādiem piegādātājiem, kurus varētu standartizēt.
- Ģeogrāfiskās iespējas konsolidēt reģionālos izdevumus
- Līgumi ar apjoma saistībām, kuras jūs nepildāt.
Tā modelē ietaupījumus: "Konsolidējot šos piecus piegādātājus ar piegādātāju A, vienības izmaksas samazinātos par 12% un tiktu vienkāršota pārvaldība."
Līgumu noplūdes noteikšana:
Jūs vienojāties par lielisku līgumu. Bet vai jūs to izmantojat? Vai arī cilvēki joprojām pērk no vecā piegādātāja?
AI seko līdzi līgumu izmantošanai:
- Izdevumi ar piegādātājiem, ar kuriem nav noslēgti līgumi, attiecībā uz līgumā noteiktajām kategorijām
- Apjoms, kas neatbilst līgumā noteiktajam minimumam (apjoma atlaižu zaudēšana).
- Cenu noteikšana, kas neatbilst līgumā noteiktajām likmēm.
- Noteikumi neatbilst sarunu ceļā noslēgtajiem nolīgumiem
Tas nosaka, ko jūs zaudējat: "20% biroja preču izdevumu tiek novirzīti piegādātājiem, ar kuriem nav noslēgti līgumi, un to vidējās cenas ir 15% augstākas. Potenciālie gada ietaupījumi: $X."
tēriņu iespējas:
Nelieli pirkumi ar simtiem piegādātāju. Atsevišķi tie nav svarīgi. Kopumā tie ir nozīmīgi izdevumi bez sviras efekta un augstām administratīvajām izmaksām.
Mākslīgais intelekts identificē tēriņu modeļus:
- Kategorijas ar pārmērīgu piegādātāju sadrumstalotību
- Piegādātāji ar minimāliem gada izdevumiem, bet biežiem darījumiem
- Iespējas novirzīt "astes" izdevumus vēlamajiem piegādātājiem
- Kategorijas, kurās katalogi vai iepirkuma kartes samazinātu sadrumstalotību
Maverick tēriņu atklāšana
Maverick izdevumi ir iepirkumi, kas notiek ārpus apstiprinātiem procesiem un piegādātājiem. Tie nav ļaunprātīgi. Tie ir cilvēki, kas cenšas paveikt savu darbu, kad apstiprinātais process ir pārāk lēns.
Taču tas maksā naudu. Nav apjoma sviras efekta. Nav sarunu noteikumu. Nav izdevumu redzamības. Bieži vien augstākas cenas.
Mākslīgais intelekts pamana dīvainus tēriņu modeļus:
- Ārpuslīguma pirkumi: Iepirkšana no piegādātājiem, kas nav vēlamie piegādātāji, ja pastāv līgumiskas iespējas.
- Politikas pārkāpumi: Iepirkumi, kas apiet apstiprināšanas prasības vai pārsniedz deleģēšanas ierobežojumus.
- P-kartes ļaunprātīga izmantošana: Korporatīvo karšu pirkumi precēm, kuras būtu jāiegādājas ar iepirkuma procedūru.
- Dublikātu piegādātāji: Dažādi departamenti izmanto dažādus piegādātājus vienām un tām pašām precēm.
- Neapstiprināti piegādātāji: Iepirkumi no piegādātājiem, kas nav iekļauti apstiprināto piegādātāju sarakstā.
Tā ne tikai atzīmē pārkāpumus. Tā analizē arī to iemeslus:
- Vai apstiprināšanas process ir pārāk lēns?
- Vai vēlamie piegādātāji neatbilst vajadzībām?
- Vai cilvēki nezina, kas ir ieteicamie piegādātāji?
- Vai jūsu piegādātāju bāzē ir likumīgi trūkumi?
Jūs iegūstat praktiski izmantojamu informāciju. Ne tikai "nelietīgi tēriņi ir slikti", bet "nelietīgi tēriņi notiek šajās kategorijās šo iemeslu dēļ, un šeit ir norādīts, ko ar to darīt."
Salīdzināšana ar tirgus likmēm
Jūs maksājat $50 par vienību. Bet vai tas ir labi? Jūs nezināt bez tirgus konteksta.
Mākslīgais intelekts nodrošina salīdzinošo novērtēšanu:
- Tirgus cenu salīdzinājums: Kā jūsu cenas ir salīdzināmas ar līdzīgu produktu tirgus cenām?
- Nozares etaloni: Kā jūsu izdevumi ir salīdzināmi ar līdzīgiem uzņēmumiem jūsu nozarē?
- Reģionālās atšķirības: Vai dažādos reģionos maksājat dažādas cenas? Vai šīs atšķirības ir pamatotas?
- Cenu tendenču analīze: Vai tirgus cenas pieaug vai krītas? Vai jūsu līgumā noteiktās cenas mainās līdz ar tirgu?
- Vajadzētu izmaksu modelēšana: Pamatojoties uz materiālu izmaksām, darbaspēka izmaksām un peļņu, cik jums būtu jāmaksā?
Tas nav ideāli. Tirgus cenas atšķiras atkarībā no apjoma, specifikācijām, pakalpojumu līmeņiem un attiecībām. Taču orientējošas norādes ir vērtīgas.
Jūs maksājat 20% virs tirgus vidējā līmeņa? Laiks izpētīt. Vai nu jūsu specifikācijas attaisno augstākas izmaksas, vai arī jums ir iespēja vienoties.
Tirgus cenas samazinājās par 10%, bet jūsu līgums nav pielāgots? Laiks apspriesties ar piegādātāju.
Prognozes Nākotnes izdevumi
Budžeta plānošana lielākajā daļā uzņēmumu ir tikai minējums. Pagājušā gada izdevumi plus daži procenti. Cerams, ka tas ir tuvu.
Mākslīgais intelekts prognozē, pamatojoties uz faktiskajiem modeļiem:
- Tendenču analīze: Kā tēriņi ir mainījušies vēsturiski? Kādi ir modeļi?
- Sezonalitāte: Kurām kategorijām ir sezonālas svārstības? Kad notiek straujie kāpumi?
- Līgumsaistības: Kāds ir jūsu pienākums tērēt līdzekļus, pamatojoties uz spēkā esošajiem līgumiem?
- Augšanas faktori: Uzņēmējdarbības izaugsme. Darbinieku skaita izmaiņas. Paplašināšanās plāni. Kā tas ietekmē izdevumus?
- Cenu kāpums: Līgumā paredzētais cenu pieaugums. Tirgus tendences. Paredzamā inflācijas ietekme.
- Iniciatīvas ietekme: Kā plānotie projekti vai izmaiņas ietekmēs izdevumus?
Jūs saņemat izdevumu prognozes pa kategorijām, piegādātājiem un nodaļām. Labāka budžeta plānošana. Agrīns brīdinājums, ja izdevumi pārsniedz prognozētos. Redzams, kas nosaka izmaiņas.
Finanšu ministrija jautā: "Kāpēc 3. ceturkšņa izdevumi par $200K pārsniedz budžetu?" Jūs varat atbildēt, izmantojot datus, nevis minējumus.
Ko tas nozīmē jums
CPO un iepirkumu vadītājiem
Jūs iegūstat redzamību, ko vienmēr esat vēlējies, bet nekad nav bijis laika to izveidot.
- Skaidra izdevumu pārredzamība: Ziniet, kur tiek novirzīta nauda. Pēc kategorijas. Pēc piegādātāja. Pēc nodaļas. Reālajā laikā.
- Kvantitatīvi noteiktas ietaupījumu iespējas: Ne priekšnojautas. Konkrētas iespējas ar piesaistītām dolāru summām.
- Dati sarunu vadīšanai: Tirgus etaloni. Izdevumu koncentrācija. Cenu svārstības. Pierādījumi par labākiem darījumiem.
- Stratēģiskā kategoriju pārvaldība: Nosakiet, kurām kategorijām jāpievērš uzmanība. Izvirziet prioritātes, pamatojoties uz iespēju lielumu.
- Iepirkuma izpildes rādītāji: Sekojiet līdzi ietaupījumiem. Līguma atbilstība. Maverick izdevumi. Kategoriju izmaksu tendences.
Iepirkumu vadītājiem un pircējiem
Jūs zināt, uz ko koncentrēt pūles, lai panāktu maksimālu ietekmi.
- Ziniet, kur tiek novirzīta nauda: Netērējot nedēļām ilgi, lai veidotu ziņojumus. Tūlītējas atbildes uz jautājumiem par tēriņiem.
- Koncentrējieties uz augstas ietekmes kategorijām: Noskaidrojiet, kurās kategorijās ir lielākās ietaupījumu iespējas. Stratēģiski nosakiet prioritātes.
- Piegādātāju konsolidācijas mērķi: Noskaidrojiet, kur jums ir pārāk daudz piegādātāju un ko konsolidācija varētu ietaupīt.
- Līgumu atbilstības redzamība: Pārbaudiet, kur līgumā paredzētie termini netiek izmantoti. Veicināt pieņemšanu.
- Sagatavošanās sarunām: Iesaistieties diskusijās ar piegādātājiem, izmantojot izdevumu datus un tirgus kontekstu.
Finanšu komandām
Iegūsiet izdevumu pārredzamību un budžeta precizitāti, kāda jums vēl nav bijusi.
- Labāka budžeta precizitāte: Prognozes, kas balstītas uz faktiskajiem tēriņu modeļiem, nevis pieņēmumiem.
- pamatoti iepirkuma ieguldījumi: dokumentētas ietaupījumu iespējas, kas attaisno iepirkuma resursus.
- Dokumentēti ietaupījumi: Iepirkuma iniciatīvu ietaupījumu izsekošana. Parādiet ROI.
- Noviržu analīze: Izpratne par to, kas nosaka izdevumu izmaiņas. Reāli iemesli, nevis teorijas.
- Izmaksu kontrole: agrīns brīdinājums, ja izdevumi pārsniedz budžetu. Laiks rīkoties, pirms nav par vēlu.
Ko mākslīgais intelekts nedarīs
Skaidri paskaidrosim, kas nav izdevumu analīzes mākslīgais intelekts.
Mākslīgais intelekts neuzkrāj ietaupījumus automātiski. Tas identificē iespējas. Cilvēkiem ir jārīkojas. Risināt sarunas ar piegādātājiem. Konsolidēt apjomu. Nodrošināt līgumu ievērošanu.
Mākslīgais intelekts nesaprot kontekstu bez cilvēka ieguldījuma. Dažreiz augstākas cenas ir pamatotas ar kvalitāti, pakalpojumu vai stratēģiskām attiecībām. Dažkārt piegādātāju sadrumstalotība kalpo savam mērķim. Mākslīgais intelekts atzīmē skaitļus; jūs izmantojat biznesa spriedumu.
Mākslīgais intelekts nenovērš sliktus iepirkuma procesus. Ja jūsu procesi ir lēni un cilvēki tos apiet, izdevumu analīze parādīs problēmu. Taču tās novēršanai ir nepieciešami procesu uzlabojumi, nevis tikai analīze.
Mākslīgais intelekts padara izdevumus redzamus. Rāda, kur ir iespējas. Kvantitatīvi noteikt potenciālos ietaupījumus. Sekojiet līdzi progresam.
Jūsu iepirkuma komandai joprojām ir jāveic darbs. Taču viņi to dara, vadoties pēc skaidriem norādījumiem, nevis nojaušot.
Izdevumu analīzes AI reālie rezultāti
Lūk, kā tas izskatās praksē:
Nepārtraukta izdevumu pārredzamība: Nekādu ceturkšņa izdevumu analīzes projektu. Reāllaika kategorizēšana un atskaišu sagatavošana. Tūlītējas atbildes uz jautājumiem.
Uzkrājumu identifikācija: Parasti uzņēmumi pirmajā analīzē atrod 8-15% ietaupījumu iespēju. Ne visi ietaupījumi ir realizējami, bet pietiekami, lai attaisnotu pūles.
Ātrāka kategorijas stratēģija: Kategoriju iespēju identificēšana, kas prasīja nedēļām, tagad aizņem dažas dienas. Vairāk kategoriju tiek pārvaldītas stratēģiski.
Labākas sarunas: Pircēji iesaistās diskusijās ar datiem. Labāki rezultāti, ja zināt savus izdevumus, tirgus likmes un sviras punktus.
Maverick izdevumu samazināšana: Redzamība veicina uzlabojumus. Ja mēra un ziņo par nelietderīgiem tēriņiem, tie samazinās. Parasti laika gaitā samazinājums ir 30-50%.
Runa nav par iepirkuma komandu aizstāšanu ar mākslīgo intelektu. Runa ir par to, kā nodrošināt tām redzamību un rīkus, lai tās varētu rīkoties stratēģiskāk.
Vai esat gatavs noskaidrot, kur tiek tērēta Jūsu nauda?
Katra uzņēmuma izdevumu dati ir atšķirīgi. Atšķirīgas sistēmas. Dažādas struktūras. Atšķirīgas kategorijas, kas ir svarīgas jūsu uzņēmumam.
Mēs nepārdodam universālus izdevumu analīzes rīkus. Mēs analizējam jūsu konkrētos datu avotus un izdevumu modeļus. Mēs izveidojam kategorizāciju, kas atbilst jūsu kategoriju pārvaldībai. Mēs veidojam pārskatus un brīdinājumus, kas atbild uz jūsu specifiskajiem jautājumiem.
Nav solījumu, ka jūs atradīsiet miljonus ietaupījumu. Tikai skaidri redzams, kur jūs tērējat naudu un kur ir iespējas.
