Sztuczna inteligencja dla audytu i zgodności: Ciągłe monitorowanie zamiast paniki punktowej
Audyty są stresujące. Audytorzy nadchodzą. Musisz znaleźć dokumentację potwierdzającą dla tysięcy transakcji. Przetestować mechanizmy kontrolne. Udowodnić, że procesy były przestrzegane. Wyjaśnić wyjątki.
W pośpiechu zbierasz dowody. Pobierasz próbki. Tworzysz pliki audytowe. Odpowiadasz na pytania. Mam nadzieję, że nic poważnego nie zostanie znalezione.
Kontrola wewnętrzna wymaga stałego monitorowania. Podział obowiązków. Przepływy pracy związane z zatwierdzaniem. Prawa dostępu. Przeglądy wpisów do dziennika. Większość firm sprawdza raz w roku podczas audytu. Problemy pozostają niewykryte przez wiele miesięcy.
Przepisy wciąż się zmieniają. Nowe standardy rachunkowości. Zaktualizowane przepisy podatkowe. Wymagania branżowe. Ktoś musi śledzić, co ma zastosowanie do Ciebie i zapewnić zgodność.
To jest praca sprawdzająca. Wykrywanie wzorców. Identyfikacja wyjątków. Monitorowanie reguł. Sztuczna inteligencja jest stworzona właśnie do tego.
Sztuczna inteligencja nie zastępuje audytorów ani osądu. Monitoruje transakcje w sposób ciągły. Flaguje wyjątki w miarę ich występowania. Automatycznie przygotowuje dokumentację. Pozwala wcześnie wykryć problemy, zamiast odkrywać je podczas audytu.
Wyzwanie związane z audytem i zgodnością
Tradycyjny audyt i zgodność z przepisami są punktowe:
Audyt roczny:
Pojawiają się audytorzy. Przetestuj próbkę transakcji. Sprawdź salda na koniec miesiąca lub roku. Sprawdzają, czy procesy były przestrzegane. Wszelkie wykryte problemy miały miejsce kilka miesięcy temu. Zbyt późno, by je łatwo naprawić.
Przeglądy kwartalne:
Nieco częściej, ale wciąż punkt w czasie. Spojrzenie wstecz. Znajdowanie problemów po tym, jak już wpłynęły na Twoje finanse.
Testy kontrolne:
Przetestuj próbkę 25 lub 50 transakcji. Mam nadzieję, że próbka reprezentuje pełną populację. Mam nadzieję, że nic nie prześlizgnęło się przez pozostałe tysiące transakcji.
Monitorowanie ręczne:
Kontrolerzy i kierownicy ds. księgowości przeprowadzają wyrywkowe kontrole. Przeglądają wpisy w dzienniku. Szukają nietypowych transakcji. Nie mogą jednak sprawdzić wszystkiego. Polegają na próbkowaniu i osądzie.
Śledzenie zgodności:
Ktoś musi śledzić zmiany regulacyjne. Określić ich wpływ. Zaktualizować procesy. Przeszkolić pracowników. To dużo do zrobienia.
Wynik: Problemy są ukrywane do czasu audytu. Kontrole mogą nie działać zgodnie z przeznaczeniem przez wiele miesięcy, zanim ktokolwiek to zauważy. Kwestie zgodności kumulują się.
AI zmienia to z okresowego sprawdzania na ciągłe monitorowanie.
Co sztuczna inteligencja robi dla audytu i zgodności
Ciągłe monitorowanie transakcji
Zamiast próbkować, sztuczna inteligencja sprawdza każdą transakcję. Nie co miesiąc. Nie kwartalnie. W sposób ciągły.
Monitorowanie oparte na regułach:
Użytkownik definiuje reguły. Sztuczna inteligencja sprawdza każdą transakcję pod ich kątem:
- Wpisy do dziennika przekraczające $50K wymagają zatwierdzenia
- Raporty wydatków przekraczające limity polityki wymagają zatwierdzenia przez dyrektora
- Płatności od dostawców bez PO wymagają wyjaśnienia
- Transakcje między spółkami muszą się bilansować
- Ujmowanie przychodów musi być zgodne z kryteriami
Zasada została naruszona? Sztuczna inteligencja oznaczy to natychmiast. Nie podczas przeglądu w przyszłym miesiącu. W tej chwili.
Testowanie 100%, a nie pobieranie próbek:
Audytorzy testują próbki, ponieważ ręczne testowanie wszystkiego jest niemożliwe. Sztuczna inteligencja testuje wszystko. Każdą pojedynczą transakcję. Każdego dnia.
Jeśli istnieje problem, można go natychmiast wykryć. Jeśli nie, masz dowody na to, że kontrole działają dla całej populacji, a nie tylko dla próbki.
Alerty w czasie rzeczywistym:
Wykryto problem? Powiadomienie jest wysyłane natychmiast. E-mail, Slack, Teams, mobilny push. Cokolwiek działa dla Twojego zespołu. Problemy są rozwiązywane, gdy są świeże i możliwe do naprawienia.
Automatycznie wykrywa anomalie
Niektóre problemy nie naruszają określonych zasad. Są po prostu nietypowe. Sztuczna inteligencja to zauważa.
Anomalie statystyczne:
Kwota transakcji wynosi 3 odchylenia standardowe od średniej dla tego konta. Może to być uzasadnione. Może to być błąd. Warto sprawdzić.
Przerwy we wzorach:
Ten sprzedawca otrzymuje zwykle wynagrodzenie w wysokości $5,000-$7,000 miesięcznie. W tym miesiącu jest to $25,000. Co się zmieniło?
Anomalie czasowe:
Duży wpis w dzienniku opublikowany o 23:47 ostatniego dnia kwartału. Może być w porządku. Może to być zarządzanie zyskami. Flaga do przeglądu.
Anomalie w relacjach:
Przychody wzrosły o 20%, ale koszty wysyłki pozostały na niezmienionym poziomie. Zwykle poruszają się razem. Dlaczego nie tym razem?
Anomalie w zachowaniu użytkowników:
Ten użytkownik zazwyczaj publikuje 5-10 wpisów w dzienniku miesięcznie. W tym miesiącu opublikował ich 47. Co się dzieje?
Sztuczna inteligencja nie oskarża. Flaguje. "To wygląda nietypowo. Ktoś powinien to sprawdzić". Twój zespół sprawdza i albo potwierdza, że wszystko jest w porządku, albo wykrywa problem.
Automatyczne testy elementów sterujących
Kontrole wewnętrzne wymagają testowania. Zazwyczaj przeprowadza się je raz w roku lub raz na kwartał. AI testuje w sposób ciągły.
Segregacja obowiązków:
Sztuczna inteligencja sprawdza: Czy ta sama osoba utworzyła i zatwierdziła? Czy ta sama osoba zamówiła i odebrała? Czy ta sama osoba wprowadziła i opublikowała dane? Naruszenia są natychmiast oznaczane.
Przepływy pracy zatwierdzania:
Czy przed przetworzeniem uzyskano zgodę? Czy zatwierdzenie pochodziło od upoważnionej osoby? Czy kwota zatwierdzenia była wystarczająca do wielkości transakcji? Sprawdzono każdą transakcję.
Kontrola dostępu:
Kto ma dostęp do czego? Czy czyjś dostęp wykracza poza jego rolę? Czy zwolnieni pracownicy są nadal aktywni w systemach? Sztuczna inteligencja monitoruje w sposób ciągły.
Zgodność z przepisami:
Czy rachunki są uzgadniane na czas? Czy uzgodnienia są sprawdzane? Czy uzgadniane pozycje są szybko rozliczane? AI śledzi to wszystko.
Zgodność z zasadami:
Polityka wydatków mówi o posiłkach w ramach $75. Ktoś składa wniosek $120. Polityka mówi, że podróże międzynarodowe wymagają zgody wiceprezesa. Ktoś dokonał rezerwacji bez niej. Sztuczna inteligencja wyłapuje naruszenia zasad.
Wynik: Wiesz, że elementy sterujące działają lub dokładnie wiesz, które z nich nie działają i możesz je natychmiast naprawić.
Przygotowuje dokumentację audytową
Kiedy przyjeżdżają audytorzy, proszą o dokumentację. Sztuczna inteligencja ma ją gotową.
Automatyczne ścieżki audytu:
AI dokumentuje każdą transakcję:
- Kto i kiedy go stworzył
- Kto i kiedy ją zatwierdził?
- Jaka dokumentacja uzupełniająca istnieje
- Jakie kontrole zostały przetestowane i jakie były ich wyniki
- Wszelkie wyjątki i sposób ich rozwiązania
Kompletna ścieżka. Nie wymaga ręcznego rejestrowania.
Zorganizowane dowody:
Audytorzy chcą widzieć transakcje według typu? Według kwoty? Według daty? Sztuczna inteligencja organizuje wszystko w dowolny sposób. Nie trzeba grzebać w plikach.
Raporty o wyjątkach:
Oto wszystkie transakcje, które naruszyły kontrole. Oto jak każda z nich została rozwiązana. Oto zgoda na zmianę zasad. Wszystko udokumentowane i uporządkowane.
Wyniki testów kontrolnych:
Przetestowałeś każdą transakcję, a nie próbkę. Oto metodologia testu. Oto wyniki. Oto dowód, że kontrole działają. Nie ma potrzeby ekstrapolacji na podstawie próbek.
Dokumenty uzupełniające:
Faktura potrzebna do tej transakcji? Sztuczna inteligencja ma ją powiązaną. PO? Powiązane. E-mail zatwierdzający? Powiązany. Pokwitowanie? Powiązane. Wszystko w jednym miejscu.
Zamiast spędzać dwa tygodnie na gromadzeniu dokumentacji audytowej, spędzasz dwie godziny na przeglądaniu tego, co już skompilowała sztuczna inteligencja.
Śledzi zmiany w przepisach
Przepisy stale się zmieniają. Sztuczna inteligencja pomaga za nimi nadążyć.
Monitoruje odpowiednie źródła:
Wypowiedzi FASB. Aktualizacje IRS. Ogłoszenia regulatorów branżowych. Zmiany w podatkach stanowych. AI monitoruje źródła istotne dla Twojej firmy.
Filtry dla tego, co ważne:
Nie wszystkie zmiany mają wpływ na Ciebie. Sztuczna inteligencja identyfikuje to, co jest istotne w oparciu o branżę, strukturę i operacje.
Podsumowuje wpływ:
Nowy standard rachunkowości leasingu? AI podsumowuje, co się zmieniło i jak może to wpłynąć na Twoje finanse. Nie jest to porada prawna, ale rzetelne podsumowanie.
Terminy flag:
Daty wejścia w życie. Terminy zapewnienia zgodności. Wymagania dotyczące składania dokumentów. AI śledzi ważne daty, dzięki czemu nic nie zostanie pominięte.
Sugeruje zmiany w procesach:
W oparciu o zmiany regulacyjne sztuczna inteligencja sugeruje, jakie procesy mogą wymagać aktualizacji. Punkt wyjścia do planowania zgodności zespołu.
Do interpretacji i wdrożenia nadal potrzebna jest specjalistyczna wiedza. Ale sztuczna inteligencja zapewnia, że wiesz o zmianach wcześnie i niczego nie przegapisz.
Identyfikuje wskaźniki ryzyka oszustwa
Sztuczna inteligencja nie może udowodnić oszustwa. Może jednak oznaczać wzorce, które wymagają zbadania.
Nietypowe wzorce transakcji:
Faktury od dostawców poniżej progów zatwierdzenia. Powtarzające się kwoty w zaokrągleniu. Transakcje w weekendy lub święta. Kolejne numery faktur od różnych dostawców.
Czerwone flagi behawioralne:
Użytkownicy uzyskujący dostęp do systemów o nietypowych porach. Nietypowa ilość ręcznych wpisów w dzienniku. Zastępowanie kontroli. Dostęp do systemów poza normalną rolą.
Czerwone flagi sprzedawców:
Nowy sprzedawca bez procedury przetargowej. Adres sprzedawcy pokrywa się z adresem pracownika. Wielu dostawców z tym samym kontem bankowym. Sprzedawca, który tylko wystawia rachunki, nigdy nie realizuje dostaw.
Finansowe sygnały ostrzegawcze:
Korekty zapasów zawsze spisywane w dół, nigdy w górę. Zwroty ze sprzedaży zaraz po zakończeniu kwartału. Reklasyfikacje między kontami pod koniec okresu.
To niczego nie dowodzi. Ale warto je zbadać. Sztuczna inteligencja zwraca na nie uwagę, aby nie ukrywały się w tysiącach normalnych transakcji.
Co to oznacza dla użytkownika
Dla dyrektorów finansowych i liderów finansów
Lepiej spać przed rozmowami o wynikach:
Gdy kontrole są stale monitorowane, a problemy wychwytywane na wczesnym etapie, niespodzianek jest mniej. Mniej paniki typu "znaleźliśmy problem podczas przygotowań do audytu".
Niższe koszty audytu:
Gdy dokumentacja jest uporządkowana, a kontrole są testowane w sposób ciągły, audyty przebiegają szybciej. Szybsze audyty kosztują mniej. Niektóre firmy oszczędzają 30-50% na opłatach audytowych.
Lepsza kontrola wewnętrzna:
Testowanie punktowe pokazuje tylko, że kontrole działały dla próbki. Ciągłe monitorowanie pokazuje, że działają one we wszystkich przypadkach. Lepsze dowody. Większa pewność.
Wczesne wykrywanie problemów:
Znajduj problemy w ciągu dni, a nie miesięcy. Naprawiaj je, póki są małe. Unikaj istotnych słabości, które wymagają ujawnienia.
Pewność zgodności z przepisami:
Świadomość istotnych zmian. Terminy są śledzone. Wiedza, że procesy są aktualizowane. Mniej zmartwień, że przegapisz coś ważnego.
Dla kontrolerów i kierowników ds. księgowości
Zaprzestanie zamieszania podczas audytu:
Dokumentacja jest gotowa. Testy kontrolne zostały przeprowadzone. Istnieją raporty o wyjątkach. Przeglądasz zamiast kompilować.
Wczesne wychwytywanie błędów:
Błędny kod GL? Wyłapany natychmiast. Brakujące zatwierdzenie? Wyłapany natychmiast. Napraw to teraz, zamiast później tłumaczyć się audytorom.
Dowody na to, że kontrole działają:
Nie "przetestowaliśmy 25 transakcji i przeszły one pomyślnie". Zamiast tego "przetestowaliśmy wszystkie 15 000 transakcji w sposób ciągły i oto wyniki".
Skup się na poprawie, a nie na gaszeniu pożarów:
Natychmiastowe sygnalizowanie problemów pozwala naprawić przyczyny źródłowe zamiast ciągłego odkrywania nowych problemów.
Lepsza sprawozdawczość zarządcza:
Raportowanie dyrektorowi finansowemu i komitetowi audytu skuteczności kontroli na podstawie rzeczywistych danych, a nie szacunków na podstawie próbek.
Dla audytorów (wewnętrznych i zewnętrznych)
Lepsze dowody kontroli:
Testowanie populacji zamiast pobierania próbek. Kompletne ścieżki audytu. Zorganizowana dokumentacja. Jest to lepszy dowód dla opinii audytowych.
Szybsze audyty:
Mniej czasu na zbieranie informacji. Więcej czasu na ocenę i obszary ryzyka. Szybsze zakończenie audytów.
Skoncentruj się na obszarach oceny:
Przeprowadzane są rutynowe testy kontrolne. Poświęcenie czasu na szacunki, wyceny, obszary osądu kierownictwa. Przeprowadzanie audytów o wyższej wartości.
Możliwości ciągłego zapewniania bezpieczeństwa:
W przypadku audytu wewnętrznego umożliwia to realizację programów ciągłego zapewnienia. Monitorowanie przez cały rok zamiast okresowych audytów.
Typowe scenariusze audytu i zgodności
Monitorowanie podziału obowiązków
Zasady użytkownika: Ta sama osoba nie może tworzyć i zatwierdzać faktur.
Sztuczna inteligencja monitoruje każdą fakturę:
- Faktura utworzona przez użytkownika A
- Faktura zatwierdzona przez użytkownika A
- Wykryto naruszenie zasady podziału obowiązków
- Alert wysłany do menedżera ds. księgowości
- Menedżer bada sprawę: Użytkownik A zastępował kogoś na urlopie i zapomniał wyznaczyć trasę do innego zatwierdzenia.
- Faktura przekierowana do odpowiedniego zatwierdzającego
- Incydent zarejestrowany w celu omówienia słabości kontroli
Problem został natychmiast wykryty i naprawiony. Nie wykryty podczas audytu na koniec roku.
Wykrywanie nietypowych zapisów dziennika
Sztuczna inteligencja monitoruje wpisy w dzienniku:
- Duży ręczny wpis w dzienniku zaksięgowany ostatniego dnia kwartału
- Wpis odwraca pierwszy dzień następnego kwartału
- Wpis ma minimalną dokumentację
- Wzorzec pasuje do wskaźników ryzyka zarządzania zyskami
- Oznaczony do przeglądu kontrolera
- Kontroler przeprowadza dochodzenie: Legalne naliczenie znanego wydatku, niewystarczająca dokumentacja
- Uzyskana i załączona dodatkowa dokumentacja
- Wpis zweryfikowany i zatwierdzony z mocą wsteczną
Legalny wpis, ale sztuczna inteligencja wychwyciła słabość dokumentacji przed audytem.
Zapobieganie oszustwom głównym dostawców
Nowy dostawca dodany do systemu:
- Sztuczna inteligencja porównuje adresy dostawców z adresami pracowników
- Znaleziono dopasowanie: adres sprzedawcy zgadza się z adresem domowym urzędnika AP
- Natychmiastowe powiadomienie kontrolera i dyrektora finansowego
- Wszczęto dochodzenie
- Okazało się, że pracownik stworzył fikcyjnego sprzedawcę w celu składania fałszywych faktur.
- Oszustwo zatrzymane przed przetworzeniem pierwszej płatności
Bez monitorowania AI mogłoby to pozostać niewykryte przez miesiące lub lata.
Przygotowanie do audytu
Audytorzy przybywają na coroczny audyt:
- Żądanie listy PBC (dostarczonej przez klienta)
- Sztuczna inteligencja generuje większość PBC automatycznie:
- Bilans próbny? Wygenerowano.
- Harmonogramy leadów? Wygenerowano.
- Próbka transakcji według kategorii? Wygenerowano.
- Wyniki testów kontrolnych? Już wykonane dla 100% populacji.
- Raporty o wyjątkach? Gotowe.
- Dokumentacja pomocnicza? Uporządkowana i powiązana.
To, co wcześniej zajmowało dwa tygodnie, teraz zajmuje dwa dni na sprawdzenie i sfinalizowanie.
Czego sztuczna inteligencja nie potrafi
Sztuczna inteligencja jest potężnym narzędziem do monitorowania i dokumentowania. Ma jednak wyraźne ograniczenia:
Nie może wydawać wyroków prawnych:
Czy takie podejście księgowe jest zgodne z GAAP? Czy powinniśmy to ujawnić? Wymaga to specjalistycznej wiedzy księgowej i osądu.
Nie może zaprojektować kontroli:
Sztuczna inteligencja może sprawdzić, czy elementy sterujące działają. Nie może zaprojektować, jakie kontrole należy mieć. Wymaga to zrozumienia działalności i ryzyka.
Nie może wydawać opinii audytowych:
Audytorzy wydają opinie w oparciu o profesjonalny osąd. AI dostarcza dowody i wyniki testów. Opinia wymaga specjalistycznej wiedzy człowieka.
Nie może interpretować złożonych przepisów:
Sztuczna inteligencja może oznaczać zmiany regulacyjne i podsumowywać je. Dokładne określenie, w jaki sposób mają one zastosowanie do konkretnej sytuacji, wymaga specjalistycznej wiedzy.
Nie może udowodnić oszustwa:
Sztuczna inteligencja sygnalizuje podejrzane wzorce. Dochodzenie i dowody wymagają ludzkiej analizy, wywiadów i osądu.
Nie może zastąpić zarządzania:
Komitety audytu. Nadzór zarządu. Odpowiedzialność kierownictwa. Są to nadal funkcje ludzkie. Sztuczna inteligencja wspiera je, ale ich nie zastępuje.
Sztuczna inteligencja doskonale radzi sobie ze sprawdzaniem, monitorowaniem i dokumentacją. Doświadczenie, osąd i odpowiedzialność pozostają po stronie ludzi.
Pierwsze kroki
Zacznij od obszaru największego ryzyka lub największego wysiłku:
Wybierz jedną kontrolę do monitorowania w pierwszej kolejności:
Podział obowiązków? Przepływy pracy związane z zatwierdzaniem? Zgodność z zasadami? Wybierz taki, który jest ważny i jasno zdefiniowany. Udowodnij, że monitorowanie AI działa.
Zdefiniuj jasne zasady:
AI potrzebuje jasnych zasad do monitorowania. "Wydatki powinny być rozsądne" jest zbyt niejasne. "Wydatki na posiłki powyżej $75 wymagają zgody dyrektora" jest jasne.
Zacznij od alertów dla małej grupy:
Nie zalewaj początkowo wszystkich alertami. Kieruj do kontrolera lub małego zespołu. Dostosuj reguły. Zmniejsz liczbę fałszywych alarmów. Następnie rozszerz.
Dokumentowanie korzyści:
Śledzenie liczby wykrytych problemów. Jak wcześnie zostały one wykryte. Ile czasu audytu zostało zaoszczędzone. Zbudowanie uzasadnienia biznesowego dla ekspansji.
Rozwijaj się stopniowo:
Dodaj więcej kontrolek do monitorowania. Dodaj więcej reguł. Dodaj więcej osób otrzymujących alerty. Rozwijaj kompleksowe monitorowanie w czasie.
Współpraca z audytorami:
Pokaż im, co robisz. Uzyskaj ich wkład. Będą cenić testy populacyjne zamiast próbkowania. Może to zmniejszyć zakres i koszty audytu.
Ciągłe monitorowanie nie odbywa się z dnia na dzień. Można jednak zacząć od małych kroków i budować z czasem.
Gotowy na ciągłe monitorowanie zamiast paniki punktowej?
Każda firma ma inne zagrożenia. Różne kontrole. Różne wymagania audytowe. Różne regulacje.
Nie sprzedajemy ogólnych list kontrolnych zgodności. Przyglądamy się konkretnym kontrolom. Ryzyko. Wymagania audytowe.
Następnie tworzymy monitoring AI, który pasuje do Twojego środowiska. Ta sama kontrola, którą masz teraz. Po prostu monitorowane w sposób ciągły zamiast okresowo.
Zaczynamy od jednego obszaru. Udowodnimy, że ciągłe monitorowanie działa. Następnie rozszerzamy. Praktyczna automatyzacja zgodności, która zmniejsza ryzyko i oszczędza czas.
Porozmawiaj z nami o swoich potrzebach w zakresie audytu i zgodności z przepisami
