Sztuczna inteligencja do przetwarzania dokumentów finansowych: Przestań pisać. Zacznij analizować.
Twój zespół finansowy przetwarza setki lub tysiące dokumentów każdego miesiąca. Faktury. Paragony. Wyciągi bankowe. Raporty wydatków. Zamówienia zakupu. Umowy.
Ktoś musi przeczytać każdy z nich. Wyodrębnić dane. Wprowadzić je do systemu. Sprawdzić ich poprawność. Dopasować je do innych dokumentów. Prawidłowo je złożyć.
To nie jest praca finansowa. To wprowadzanie danych. Ale zajmuje to wiele godzin każdego dnia.
Sztuczna inteligencja czyta dokumenty szybciej niż jakikolwiek człowiek. Wyodrębnia dane bez literówek. Nigdy nie męczy się na dokumencie 473. I działa 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
Nie chodzi tu o zastąpienie zespołu. Chodzi o uwolnienie ich od przetwarzania dokumentów, aby mogli wykonywać rzeczywistą pracę księgową.
Problem dokumentów w finansach
Dokumenty są dostarczane w każdym możliwym formacie:
- Załączniki do wiadomości e-mail od setek różnych dostawców
- Zeskanowane dokumenty papierowe z działu poczty
- Zdjęcia paragonów od pracowników
- Pliki PDF, które są w rzeczywistości obrazami, a nie tekstem do przeszukiwania
- Wielostronicowe wyciągi z tabelami i pozycjami
- Odręczne notatki na dowodach dostawy
Każdy sprzedawca inaczej formatuje faktury. Każdy bank ma swój własny układ wyciągów. Każdy pracownik fotografuje paragony pod innym kątem.
Twój zespół musi sobie z tym wszystkim poradzić. Wyodrębnić kluczowe informacje. Wprowadzić je do systemu ERP lub systemu księgowego. Upewnij się, że nic nie umknie uwadze.
To nie jest wymagająca praca. Jest po prostu czasochłonna. A gdy rośnie wolumen, potrzeba więcej ludzi lub dłuższych godzin pracy.
Co sztuczna inteligencja robi dla przetwarzania dokumentów
Odczytuje dowolny format dokumentu
Sztuczna inteligencja nie potrzebuje szablonów. Nie potrzebuje ustrukturyzowanych danych. Czyta:
- Pliki PDF: Zarówno obrazy tekstowe, jak i zeskanowane
- Zdjęcia: JPEG, PNG, TIFF z dowolnego źródła
- E-maile: Treść, załączniki, podpisy
- Zdjęcia: Nawet niewyraźne paragony z telefonów
- Dokumenty wielostronicowe: Oświadczenia zawierające dziesiątki stron
Obsługuje różne języki. Różne waluty. Różne formaty daty. Różne układy dokumentów.
Twój dostawca zmienia szablon faktury? Sztuczna inteligencja dostosowuje się automatycznie. Nie ma potrzeby przeprogramowywania.
Wydobywa dokładnie to, czego potrzebujesz
W przypadku faktur SI pobiera:
- Nazwa i adres sprzedawcy
- Numer i data faktury
- Termin płatności i warunki płatności
- Pozycje z opisami i kwotami
- Sumy częściowe, podatek, kwota całkowita
- Numery PO, jeśli są przywoływane
- Dane konta bankowego do płatności
W przypadku paragonów wyodrębnia:
- Nazwa i lokalizacja sprzedawcy
- Data i godzina
- Całkowita kwota
- Kwota podatku
- Metoda płatności
- Wyszczególnione zakupy
W przypadku wyciągów bankowych jest to możliwe:
- Numer konta
- Okres rozliczeniowy
- Bilans otwarcia i zamknięcia
- Każda transakcja z datą, opisem i kwotą
- Opłaty i odsetki
Sztuczna inteligencja nie tylko znajduje tekst. Rozumie, co oznaczają dane. Zna różnicę między numerem faktury a numerem PO. Między sumą częściową a całkowitą. Między debetem a kredytem.
Automatyczna weryfikacja danych
Sztuczna inteligencja nie tylko wyodrębnia dane i idzie dalej. Sprawdza:
Dokładność matematyczna:
Czy poszczególne pozycje sumują się do sumy częściowej? Czy suma częściowa plus podatek są równe sumie? Jeśli nie, dokument zostanie oflagowany.
Dopasowywanie danych podstawowych:
Czy ten dostawca jest w systemie? Czy adres się zgadza? Czy numer konta jest prawidłowy? Nieznani dostawcy są oznaczani do sprawdzenia.
Walidacja referencyjna:
Czy ten numer zamówienia istnieje? Czy jest on przeznaczony dla tego dostawcy? Czy kwota się zgadza? Niezgodności wyzwalają alerty.
Wykrywanie duplikatów:
Czy ta faktura została już wcześniej przesłana? Ten sam dostawca, ta sama kwota, ta sama data? Sztuczna inteligencja wychwytuje zduplikowane próby płatności.
Kontrola zasadności:
Czy ta kwota jest znacznie wyższa niż zwykle dla tego dostawcy? Czy termin płatności minął? Czy coś wygląda nietypowo? Sztuczna inteligencja flaguje wartości odstające.
Nic nie przechodzi bez walidacji. Twój zespół widzi tylko dokumenty, które przeszły wszystkie kontrole lub wymagają szczególnej oceny człowieka.
Inteligentne trasowanie dokumentów
Po przetworzeniu dokumenty muszą trafić we właściwe miejsce:
Trasa zatwierdzenia:
Wydatki na marketing? Trafia do menedżera ds. marketingu. Powyżej $5,000? Trafia do dyrektora. Wydatki kapitałowe? Idzie do dyrektora finansowego. Sztuczna inteligencja zna matrycę zatwierdzeń.
Przydział do działu:
W oparciu o kody GL, centra kosztów lub treść dokumentu, AI kieruje do właściwego działu w celu kodowania i zatwierdzenia.
Obsługa wyjątków:
Walidacja nie powiodła się? Przechodzi do kolejki specjalistów AP. Nowy dostawca? Trafia do działu zaopatrzenia. Nietypowa kwota? Trafia do kontrolera. Każdy typ wyjątku ma własną ścieżkę.
Sortowanie priorytetowe:
Dostępna zniżka za wcześniejszą płatność? Wysoki priorytet. Zaległa faktura? Wysoki priorytet. Standardowe 30-dniowe terminy? Normalna kolejka. Sztuczna inteligencja ustala priorytety.
Koniec z dokumentami zalegającymi w skrzynce e-mail jednej osoby i czekającymi na ręczne sortowanie. Wszystko automatycznie trafia tam, gdzie powinno.
Automatycznie tworzy ścieżki audytu
Dla każdego dokumentu sztuczna inteligencja rejestruje:
- Kiedy został odebrany
- Jakie dane zostały pobrane
- Jakie walidacje zostały przeprowadzone
- Co się udało, a co nie
- Kto sprawdzał wyjątki
- Jakie decyzje zostały podjęte
- Kiedy został wysłany do systemu
Pełna dokumentacja. Brak konieczności ręcznego rejestrowania. Wszystko gotowe do audytu.
Co to oznacza dla użytkownika
Dla dyrektorów finansowych i liderów finansów
Niższy koszt pojedynczej transakcji:
Ręczne przetwarzanie faktury kosztuje $10-$30 w zależności od złożoności. Dzięki sztucznej inteligencji spada do $2-$5. Przy dużej skali szybko się to sumuje.
Obsługa wzrostu bez wzrostu zatrudnienia:
Twoja firma podwaja wolumen transakcji? Sztuczna inteligencja skaluje się natychmiast. Bez zatrudniania. Bez szkolenia. Brak czasu na wdrożenie.
Krótsze czasy cyklu:
Dokumenty przetwarzane tego samego dnia, zamiast stać w kolejkach przez wiele dni. Uchwycone wcześniejsze rabaty na płatności. Lepsza widoczność przepływów pieniężnych.
Lepsza jakość danych:
Brak literówek. Brak brakujących pól. Brak transponowanych liczb. Czystsze dane oznaczają lepsze raportowanie i mniej poprawek.
Widoczność w czasie rzeczywistym:
Zobacz dokładnie, co jest w przygotowaniu. Ile faktur czeka na zatwierdzenie? Jakie jest całkowite zobowiązanie? Koniec ze śledzeniem w arkuszach kalkulacyjnych.
Dla zespołów AP/AR
Przestań wprowadzać dane:
Koniec z wpisywaniem danych z plików PDF. Koniec z podwójnym sprawdzaniem liczb. Sztuczna inteligencja zajmuje się ekstrakcją. Ty zajmujesz się wyjątkami i decyzjami.
Skoncentruj się na rozwiązywaniu problemów:
Zamiast przetwarzać 50 standardowych faktur, zajmujesz się 5, które wymagają oceny. Spory z dostawcami. Brakujące zamówienia. Pytania dotyczące cen. Interesujące rzeczy.
Mniej powtarzalnego stresu:
Wpisywanie setek faktur powoduje prawdziwy wysiłek fizyczny. Sztuczna inteligencja nie dostaje cieśni nadgarstka. Twój zespół pozostaje zdrowszy.
Łatwa obsługa okresów szczytowych:
Wzrost na koniec miesiąca? Pęd na koniec kwartału? Sztuczna inteligencja nie zwalnia. Nie potrzeba nadgodzin. Brak stresu związanego z pokonaniem stosu.
Szybsze odpowiedzi od dostawców:
"Gdzie jest moja płatność?" Możesz odpowiedzieć natychmiast, ponieważ wszystko jest w systemie. Bez przeszukiwania poczty e-mail lub stosów papieru.
Dla całej firmy
Mniej kar za opóźnienia w płatnościach:
Szybsze przetwarzanie dokumentów oznacza terminowe płatności. Koniec z opłatami za zwłokę w wysokości $50, ponieważ faktura leżała w e-mailu przez tydzień.
Więcej zniżek za wcześniejszą płatność:
Warunki "2/10 netto 30" oznaczają realne oszczędności. Sztuczna inteligencja przetwarza je wystarczająco szybko, aby faktycznie uchwycić te rabaty.
Lepsze relacje z dostawcami:
Konsekwentne i terminowe przetwarzanie sprawia, że jesteś lepszym klientem. Sprzedawcy doceniają przewidywalność.
Szybsze zwroty kosztów dla pracowników:
Raporty wydatków przetwarzane w ciągu dni, a nie tygodni. Szczęśliwsi pracownicy, którzy nie czekają na swoje pieniądze.
Typowe scenariusze przetwarzania dokumentów
Przetwarzanie faktur
Faktura przychodzi pocztą elektroniczną. SI:
- Wyodrębnia wszystkie dane z faktury w ciągu kilku sekund
- Sprawdza sprzedawcę z listą główną
- Pasuje do PO, jeśli taki istnieje
- Weryfikuje kwoty i obliczenia
- Ścieżki do zatwierdzenia na podstawie kwoty i działu
- Tworzy wpis AP w systemie
- Powiadamia zatwierdzającego za pomocą preferowanej metody
Całkowity czas: Poniżej jednej minuty. Zaangażowanie człowieka: Tylko decyzja o zatwierdzeniu.
Przetwarzanie raportów wydatków
Pracownik składa raport wydatków z 12 paragonami. SI:
- Odczytuje wszystkie paragony, w tym zdjęcia pogniecionego papieru.
- Wyodrębnia sprzedawcę, datę, kwotę z każdej pozycji
- Sprawdzanie zgodności z polityką firmy (limity kwotowe, dozwolone kategorie)
- Sygnalizuje wszelkie elementy nieobjęte polityką
- Automatycznie wypełnia raport wydatków
- Trasy do zatwierdzenia przez kierownika
- Kolejki do wypłaty refundacji
Pracownik nic nie wpisuje. Menedżer widzi czyste podsumowanie z załączonymi wszystkimi paragonami. Zwrot kosztów następuje szybciej.
Uzgodnienie oświadczenia
Miesięczny wyciąg z konta bankowego. SI:
- Wyodrębnia każdą transakcję z wyciągu
- Dopasowania do transakcji w systemie
- Identyfikuje niedopasowane elementy po obu stronach
- Flagi nietypowych transakcji (duże kwoty, nieznani odbiorcy płatności)
- Tworzy raport uzgodnień pokazujący, co się zgadza, a co nie.
- Przedstawia wyjątki do przeglądu przez człowieka
To, co wcześniej zajmowało godziny, teraz zajmuje minuty. Twój zespół skupia się tylko na elementach, które nie pasują automatycznie.
Czego sztuczna inteligencja nie potrafi
Bądźmy szczerzy co do ograniczeń:
Nie radzi sobie z naprawdę wyjątkowymi sytuacjami:
Standardowe faktury? Doskonale. Ale jednorazowa umowa licencyjna z nietypowymi warunkami płatności? Nadal wymaga weryfikacji przez człowieka.
Nie może podejmować decyzji:
Czy powinniśmy zapłacić tę sporną fakturę? Czy warto utrzymywać relację z tym dostawcą? To są decyzje biznesowe, a nie decyzje dotyczące przetwarzania.
Nie może odczytać całkowicie zniszczonych dokumentów:
Jeśli człowiek nie jest w stanie odczytać liczb, sztuczna inteligencja również tego nie zrobi. Poważnie uszkodzone dokumenty nadal wymagają interwencji człowieka.
Nie radzi sobie z umowami werbalnymi:
"Powiedziałem im, że zapłacimy do piątku" ma znaczenie tylko wtedy, gdy jest udokumentowane. Sztuczna inteligencja działa na podstawie tego, co zostało napisane, a nie tego, co zostało powiedziane.
Do wyodrębnienia potrzebne są jasne dane:
Jeśli w dokumencie brakuje krytycznych informacji, sztuczna inteligencja oznaczy je, ale nie będzie w stanie wynaleźć danych. Ktoś nadal musi znaleźć brakujący numer faktury.
Sztuczna inteligencja doskonale radzi sobie z rutynowym przetwarzaniem. Wszystko inne nadal wymaga specjalistycznej wiedzy Twojego zespołu.
Pierwsze kroki
Sztuczna inteligencja do przetwarzania dokumentów działa najlepiej, gdy zaczynasz się koncentrować:
Wybierz najpierw jeden typ dokumentu:
Nie próbuj automatyzować wszystkiego naraz. Zacznij od dokumentów o największej objętości. Zazwyczaj są to faktury lub potwierdzenia wydatków.
Zacznij od najczystszych danych:
Najłatwiejsi są główni dostawcy ze spójnym formatowaniem. Zdobądź najpierw zwycięstwa, a następnie rozszerz je na bardziej zmienne dokumenty.
Początkowo należy informować ludzi:
Pozwól sztucznej inteligencji przetwarzać dane, ale najpierw poproś zespół o sprawdzenie wszystkiego. Zbuduj zaufanie do systemu. Dostosuj reguły walidacji.
Pomiar oszczędności czasu:
Śledzenie czasu przetwarzania przed i po. Zmierz wskaźniki błędów. Udokumentuj poprawę. To dowodzi wartości.
Rozwijaj się stopniowo:
Gdy jeden typ dokumentu działa dobrze, dodaj kolejny. Rozwijaj swoje możliwości automatycznego przetwarzania w miarę upływu czasu.
To nie jest wszystko albo nic. Możesz zacząć od małej skali, udowodnić wartość, a następnie zwiększyć skalę.
Chcesz przestać przetwarzać dokumenty ręcznie?
Każdy dział finansowy ma różne ilości dokumentów, formaty i przepływy pracy. Gotowe rozwiązania nie działają.
Sprawdzamy rzeczywiste dokumenty. Twoim systemom. Procesy zatwierdzania. Twoje potrzeby w zakresie obsługi wyjątków.
Następnie tworzymy przetwarzanie dokumentów AI, które pasuje do tego, jak faktycznie pracujesz. Nie teorię. Nie ogólne szablony. Twoje konkretne przepływy pracy.
Zaczynamy od małego. Udowodnimy, że to działa. Następnie rozwijamy. Bez ogromnych inwestycji z góry. Brak zakłóceń w bieżącej działalności.
