Sztuczna inteligencja dla zapotrzebowań i zamówień: Przyspiesz proces zakupu
Zapotrzebowania i zamówienia powinny być proste. Ktoś czegoś potrzebuje. Składa wniosek. Zamówienie zostaje zatwierdzone. Zamówienie zostaje wysłane. Gotowe.
Nie jest to jednak proste. Zapotrzebowania czekają w skrzynkach odbiorczych na zatwierdzenie. Kupujący ręcznie przetwarzają rutynowe zamówienia. Ludzie nie wiedzą, z usług którego dostawcy skorzystać. Zamówienia trafiają do niezakontraktowanych dostawców, ponieważ zatwierdzony proces jest zbyt wolny.
Rezultat? Zespoły zakupowe pochłonięte pracą transakcyjną. Niestandardowe wydatki, ponieważ ludzie omijają system. Wyciek kontraktów, ponieważ zamówienia nie są zgodne z wynegocjowanymi warunkami.
AI to naprawia. Automatycznie przetwarza standardowe zapotrzebowania. Inteligentnie przekierowuje zatwierdzenia. Zapewnia zgodność zamówień z warunkami umowy. Sprawia, że proces jest tak szybki, że ludzie faktycznie z niego korzystają.
Dlaczego procesy od zakupu do płatności są powolne
Procesy od zamówienia do zamówienia są zepsute w większości firm. Nie dlatego, że zespoły zakupowe źle wykonują swoją pracę. Proces ten wymaga zbyt wiele pracy ręcznej.
Ktoś składa zapotrzebowanie. Kupujący musi je przejrzeć. Sprawdzić, czy jest ono zgodne z zasadami. Określić, kto powinien je zatwierdzić. Przekierować je do właściwej osoby zatwierdzającej. Poczekać na zatwierdzenie. Następnie ręcznie utworzyć zamówienie zakupu. Wybierz dostawcę. Ponownie wprowadź wszystkie szczegóły.
Dla standardowych, rutynowych zamówień. Za każdym razem.
Kupujący spędzają godziny na przetwarzaniu zapotrzebowań, które są zgodne z tymi samymi wzorcami. Materiały biurowe. Standardowe komponenty. Powtarzające się usługi. Zamówienia, które nie wymagają ludzkiej wiedzy, ale i tak ją otrzymują, ponieważ proces wymaga ręcznej obsługi.
Gdy proces jest powolny, ludzie go obchodzą. Kupują bezpośrednio od dostawców. Używają osobistych kart kredytowych. Pomijają zatwierdzenia. Nietypowe wydatki nie są złośliwe - to ludzie próbujący wykonać swoją pracę.
A dział zaopatrzenia traci kontrolę. Zakontraktowani dostawcy nie otrzymują obiecanego wolumenu. Wynegocjowane warunki nie są wykorzystywane. Znika widoczność wydatków.
Co AI robi z zapotrzebowaniem na zakup i zamawianiem
Sztuczna inteligencja nie tylko przyspiesza proces zapotrzebowania. Sprawia, że staje się on inteligentny. Oto jak to zrobić.
Automatycznie przetwarza zamówienia
Sztuczna inteligencja otrzymuje zapotrzebowanie. Analizuje, co jest wymagane.
Czy jest to pozycja standardowa? Sztuczna inteligencja rozpoznaje go na podstawie poprzednich zamówień. Sprawdza zgodność żądania z zasadami. Sprawdza dostępność budżetu. Potwierdza, że wymagane informacje są kompletne.
Jeśli wszystko się zgadza, sztuczna inteligencja automatycznie kieruje je do zatwierdzenia. W przypadku rutynowych żądań nie jest wymagana interwencja kupującego.
Jeśli coś jest nie tak, sztuczna inteligencja sygnalizuje określone problemy:
- Brakujące centrum kosztów lub kod GL
- Przekroczenie progu budżetowego wymagające specjalnego zatwierdzenia
- Przedmiot nie pasuje do zatwierdzonych kategorii
- Nie załączono wymaganej dokumentacji
- Niejasne specyfikacje wymagające wyjaśnienia
Wnioskodawca natychmiast otrzymuje jasną informację zwrotną. Nie ogólne odrzucenie. Konkretne kwestie do naprawienia.
Standardowe zapotrzebowania przechodzą przez system w ciągu kilku minut. Złożone zapotrzebowania są kierowane do kupujących z kontekstem dotyczącym tego, co wymaga sprawdzenia.
Inteligentne trasowanie zatwierdzeń
Przepływy pracy zatwierdzania są złożone. Różne osoby zatwierdzające dla różnych kwot. Różne ścieżki dla różnych kategorii. Różne reguły dla różnych działów.
Ludzie są zdezorientowani. Zapotrzebowania trafiają do niewłaściwego zatwierdzającego. Są odrzucane. Opóźnione, gdy ludzie zastanawiają się, kto powinien je zatwierdzić.
Sztuczna inteligencja zna zasady zatwierdzania:
- Routing oparty na kwotach: Poniżej $1,000 trafia do jednego zatwierdzającego. Powyżej $10,000 wymaga dodatkowego zatwierdzenia.
- Routing oparty na kategoriach: Zakupy IT wymagają zatwierdzenia przez dział IT. Wyposażenie kapitałowe wymaga przeglądu finansowego.
- Zasady działu: Różne działy mają różne poziomy delegacji i łańcuchy zatwierdzania.
- Wyjątki od zasad: Pozycje niekatalogowe. Niezakontraktowani dostawcy. Specjalne wymagania dotyczące zatwierdzania.
- Logika zastępowania: Główny zatwierdzający niedostępny? Automatycznie przekieruj do wyznaczonego zastępcy.
Każde zapotrzebowanie trafia do właściwego zatwierdzającego za pierwszym razem. Żadnych nieporozumień. Żadnych opóźnień podczas sprawdzania, kto powinien co zatwierdzić.
A osoby zatwierdzające? Otrzymują kontekst każdego żądania. Co jest zamawiane. Dlaczego. Status budżetu. Zgodność z umową. Czy jest to rutynowe, czy wymaga kontroli. W razie potrzeby mogą szybko zatwierdzić.
Sugeruje preferowanych dostawców
Ktoś prosi o materiały biurowe. Z usług którego dostawcy należy skorzystać?
Twoja firma ma trzech zakontraktowanych dostawców materiałów biurowych. Każdy z nich ma inne ceny dla różnych produktów. Różne czasy dostawy. Różne minimalne zamówienia.
Kupujący o tym wiedzą. Negocjowali umowy. Ale wnioskodawcy tego nie wiedzą. A kupujący nie chcą ręcznie sprawdzać, który dostawca jest najlepszy dla każdego zamówienia.
Sztuczna inteligencja automatycznie rekomenduje dostawców:
- Najlepsze ceny: Porównuje zakontraktowane ceny u różnych dostawców dla żądanych pozycji.
- Szybkość dostawy: Czynniki pilności i czas realizacji dostaw.
- Możliwość konsolidacji: Jeśli istnieją inne otwarte zamówienia, sugeruje się ich połączenie w celu spełnienia minimalnych wymagań dotyczących zamówienia.
- Zgodność z umową: Priorytetyzuje dostawców, którzy mają zobowiązania ilościowe do spełnienia.
- Dotychczasowe wyniki: Uwzględnia niezawodność dostaw i historię jakości.
Zamówienie zakupu trafia do dostawcy, który oferuje najlepszą wartość. Nie losowo. Nie do tego, kogo akurat zna osoba składająca zamówienie. Do zakontraktowanego dostawcy z najlepszymi warunkami dla tego konkretnego zamówienia.
Zwiększa się zgodność z umowami. Wynegocjowane warunki są faktycznie wykorzystywane. Dostawcy wywiązują się z zobowiązań ilościowych, ponieważ zamówienia spływają tam, gdzie powinny.
Zatwierdza zamówienia na podstawie umów
Nie bez powodu negocjowałeś umowy. Lepsze ceny. Uzgodnione warunki. Rabaty ilościowe. Ale jeśli zamówienia nie odpowiadają warunkom umowy, tracisz korzyści.
Sztuczna inteligencja weryfikuje każde zamówienie pod kątem warunków umowy:
- Potwierdzenie ceny: Czy jest to zakontraktowana cena? Jeśli nie, oznacz ją i wyjaśnij rozbieżność.
- Przestrzeganie terminów: Czy zamawiamy w ramach uzgodnionych minimalnych/maksymalnych ilości?
- Weryfikacja rabatu: Czy stosowane są zakontraktowane rabaty? Czy przerwy ilościowe są obliczane prawidłowo?
- Dopasowanie produktu: Czy jest to produkt objęty umową, czy podobny zamiennik w innej cenie?
- Warunki płatności: Czy korzystamy z wynegocjowanych warunków płatności, czy z innych warunków?
Jeśli zamówienie nie jest zgodne z umową, sztuczna inteligencja sygnalizuje to przed wysłaniem zamówienia.
Być może cena jest wyższa niż zakontraktowana. Może dostawca "przypadkowo" usunął rabat. Może ktoś zamówił produkt nieobjęty umową, podczas gdy istnieje alternatywa objęta umową.
Wyłapujesz je, zanim za nie zapłacisz. Nie podczas uzgadniania faktury, kiedy jest już za późno.
Nie chodzi tu o brak zaufania do dostawców. Chodzi o zapewnienie, że wynegocjowane warunki są faktycznie stosowane do każdego zamówienia.
Proaktywne śledzenie statusu zamówienia
Zamówienia są wysyłane. Wtedy zaczynają się pytania. "Gdzie jest moje zamówienie?" "Kiedy dotrze?" "Czy dostawca je potwierdził?"
Kupujący nieustannie zadają te pytania. Sprawdzają systemy. Dzwonią do dostawców. Wysyłają wiadomości e-mail. Aktualizacje statusu to praca na pełny etat.
Sztuczna inteligencja automatycznie monitoruje status zamówienia:
- Potwierdzenie dostawcy: Czy dostawca potwierdził zamówienie? Czy zaakceptował datę dostawy? Zgłosił wszelkie rozbieżności?
- Śledzenie produkcji/wysyłki: Czy zamówienie jest realizowane zgodnie z harmonogramem? Czy zostało wysłane? Gdzie jest w tranzycie?
- Monitorowanie dostaw: Zbliża się oczekiwana data dostawy. Czy produkt dotarł? Czy został przyjęty do magazynu?
- Alerty o wyjątkach: Opóźnienia. Zamówienia zaległe. Problemy z jakością oznaczone przy odbiorze. Rozbieżności ilościowe.
- Proaktywna komunikacja: Automatycznie aktualizuje żądania. Eskaluje do kupujących tylko wtedy, gdy wymagana jest interwencja.
Wnioskodawcy otrzymują aktualizacje statusu bez pytania. Kupujący koncentrują się na wyjątkach, a nie rutynowych kontrolach statusu.
Zamówienie jest opóźnione? Sztuczna inteligencja powiadamia zamawiającego i kupującego, zanim ktoś będzie musiał o to zapytać. Zapewnia kontekst - dlaczego jest opóźnione, nową oczekiwaną datę, czy istnieją alternatywy.
Problemy są rozwiązywane proaktywnie. Nie są odkrywane, gdy ktoś pyta: "Hej, gdzie jest to zamówienie, które złożyłem trzy tygodnie temu?".
Co to oznacza dla użytkownika
Dla CPO i liderów zaopatrzenia
Zyskujesz kontrolę i wgląd w cały proces od zakupu do zamówienia.
- Większa zgodność z umowami: Zamówienia spływają do zakontraktowanych dostawców. Wynegocjowane warunki są wykorzystywane. Zobowiązania ilościowe są realizowane.
- Mniej niestandardowych wydatków: Gdy zatwierdzony proces jest szybki, ludzie korzystają z niego zamiast go omijać.
- Szybsze cykle zamówień: Standardowe zamówienia przetwarzane w ciągu kilku minut, a nie dni. Szybsze zaspokajanie potrzeb biznesowych.
- Lepsza alokacja zasobów: Kupujący pracują nad złożonymi zakupami i negocjacjami, a nie rutynowym przetwarzaniem zamówień.
- Widoczność wydatków: Wszystkie zamówienia przepływają przez system. Pełny wgląd w to, co jest kupowane i od kogo.
Dla menedżerów ds. zakupów i kupujących
Przestajesz być centrum przetwarzania zapotrzebowań i stajesz się funkcją strategiczną.
- Zaprzestanie przetwarzania rutynowych zamówień: Standardowe zapotrzebowania przepływają automatycznie. Ty zajmujesz się tylko tym, co wymaga specjalistycznej wiedzy.
- Skoncentruj się na złożonych zakupach: Czas na negocjacje. Zarządzanie relacjami z dostawcami. Strategiczne zaopatrzenie.
- Lepsze wykorzystanie kontraktów: Zamówienia automatycznie trafiają do właściwych dostawców na właściwych warunkach.
- Mniej sprawdzania statusu: Zautomatyzowane śledzenie obsługuje rutynowe pytania. Ty skupiasz się na wyjątkach.
- Wyraźne obciążenie pracą: Dowiedz się, co wymaga Twojej uwagi. To, co rutynowe, jest obsługiwane automatycznie.
Dla wnioskodawców i użytkowników biznesowych
Otrzymujesz to, czego potrzebujesz, szybciej i mniej kłopotliwie.
- Szybsze zamówienia: Standardowe zapotrzebowania zatwierdzane i zamawiane w ciągu kilku minut. Koniec z dniami oczekiwania na rutynowe produkty.
- Wyczyść status: Dowiedz się, gdzie jest Twoje zamówienie bez pytania. Proaktywne aktualizacje dotyczące dostawy.
- Łatwy proces: Jasne wskazówki dotyczące tego, co jest potrzebne. Natychmiastowa informacja zwrotna, jeśli coś jest nie tak.
- Lepsza obsługa: Preferowani dostawcy sugerowani automatycznie. Najlepsze czasy i warunki dostawy.
- Koniec z obejściami: Zatwierdzony proces jest na tyle szybki, że nie trzeba go pomijać.
Czego sztuczna inteligencja nie zrobi
Wyjaśnijmy sobie, czym to nie jest.
Sztuczna inteligencja nie zatwierdza zakupów. Zatwierdzają je ludzie. Sztuczna inteligencja po prostu kieruje żądania do właściwego zatwierdzającego z odpowiednimi informacjami.
Sztuczna inteligencja nie zastąpi oceny kupującego w przypadku złożonych zakupów. Nowi dostawcy. Niestandardowe przedmioty. Wyposażenie kapitałowe. Zakupy strategiczne. Te wymagają ludzkiej wiedzy.
Sztuczna inteligencja nie eliminuje całej pracy ręcznej. Niektóre zapotrzebowania są złożone. Niektóre zamówienia wymagają specjalnej obsługi. Niektóre sytuacje wymagają ludzkiej oceny ryzyka, jakości lub wyboru dostawcy.
AI zajmuje się rutyną. Standardowe zamówienia, które są zgodne z wzorcami. 80% zapotrzebowań, które nie wymagają ludzkiej wiedzy, ale historycznie i tak ją otrzymywały, ponieważ proces wymagał ręcznej obsługi.
Twoi kupujący nadal podejmują decyzje. Po prostu podejmują decyzje dotyczące rzeczy, które faktycznie wymagają ich wiedzy.
Rzeczywiste wyniki dzięki sztucznej inteligencji zamówień i zapotrzebowań
Oto jak to wygląda w praktyce:
70-80% zapotrzebowań przetwarzanych automatycznie: Standardowe zamówienia są realizowane bez interwencji kupującego. Kupujący koncentrują się na modelu 20-30%, który wymaga specjalistycznej wiedzy.
Skrócenie czasu cyklu zatwierdzania o 50-70%: Zapotrzebowania natychmiast trafiają do właściwej osoby zatwierdzającej. Bez zamieszania, bez opóźnień, bez odsyłania.
Zgodność z umową zwiększa 15-30%: Zamówienia automatycznie przepływają do zakontraktowanych dostawców na zakontraktowanych warunkach. Spadają niestandardowe wydatki.
Zdolność nabywcza uwolniona: Godziny dziennie odzyskane z rutynowego przetwarzania zamówień. Czas przesunięty na strategiczne pozyskiwanie i negocjacje.
Lepsze wrażenia użytkownika: Wystarczająco szybko, aby ludzie korzystali z systemu zamiast szukać obejść. Większa adopcja oznacza lepszą widoczność wydatków.
Nie chodzi tu o redukcję zatrudnienia w dziale zakupów. Chodzi o umożliwienie działowi zakupów wykonywania bardziej strategicznej pracy przy użyciu tych samych zasobów.
Chcesz przyspieszyć proces realizacji zamówień?
Proces składania zapotrzebowań i zamówień w każdej firmie jest inny. Przepływy pracy związane z zatwierdzaniem odzwierciedlają strukturę organizacyjną. Baza dostawców ma unikalne cechy. Kategorie mają różne wymagania.
Nie sprzedajemy ogólnej automatyzacji zaopatrzenia. Przyglądamy się konkretnemu procesowi od zapotrzebowania do zamówienia. Określamy, które zamówienia można zautomatyzować, a które wymagają ludzkiej wiedzy. Tworzymy systemy, które pasują do tego, jak faktycznie działa Twoja organizacja.
Nie obiecujemy, że wszystko zostanie zautomatyzowane. Po prostu praktyczna sztuczna inteligencja, która obsługuje rutynowe zamówienia, dzięki czemu kupujący mogą skupić się na strategicznych zakupach.
