Sztuczna inteligencja w zarządzaniu umowami: Nigdy nie przegap odnowienia, nigdy nie trać kontroli nad warunkami
Umowy są wszędzie w zakupach. Umowy z dostawcami. Umowy o świadczenie usług. Zobowiązania ilościowe. Umowy licencyjne. Umowy ramowe. Każda z nich ma istotne warunki.
Ceny. Wolumeny. Daty odnowienia. Klauzule wypowiedzenia. Umowy dotyczące poziomu usług. Warunki karne. Szczegóły, które określają, czy otrzymujesz wartość, czy zostajesz wykorzystany.
Jednak większość firm nie wie, co znajduje się w ich umowach. Nie dlatego, że ich to nie obchodzi. Ponieważ mają setki umów i nikt nie ma czasu na czytanie i śledzenie każdej z nich.
Terminy odnowień nie są dotrzymywane. Automatyczne odnowienia odbywają się bez przeglądu. Warunki zostają zapomniane. Dostawcy nie wywiązują się ze zobowiązań i nikt tego nie zauważa. Pieniądze leżą na stole wszędzie.
Sztuczna inteligencja to zmienia. Czyta umowy. Wyodrębnia to, co istotne. Śledzi każdą datę i zobowiązanie. Upewnia się, że wiesz, na co się zgodziłeś i czy to otrzymujesz.
Dlaczego zarządzanie umowami zawodzi
Oto jak wygląda zarządzanie umowami w większości firm:
Umowy są podpisywane. Ktoś je archiwizuje. Zwykle na wspólnym dysku, może w systemie zarządzania umowami, jeśli taki posiadasz.
Co potem? Ludzie zapominają, co w nich jest. Osoba odpowiedzialna za zakupy, która negocjowała umowę, przechodzi do innej roli. Umowa leży tam.
Rok później umowa została automatycznie przedłużona. Nikt jej nie przejrzał. Nikt nie sprawdził, czy warunki są nadal konkurencyjne. Nikt nie sprawdził, czy dostawca wywiązał się ze swoich zobowiązań. Umowa została zawarta na kolejny rok.
Albo gorzej - przegapiłeś okres wypowiedzenia. Chciałeś zmienić dostawcę, ale nie powiadomiłeś go o tym 90 dni przed przedłużeniem umowy. Teraz utknąłeś na kolejny okres umowy.
W międzyczasie składasz zamówienia u dostawców, nie wiedząc, co wynegocjowałeś. Czy jest to zakontraktowana cena? Czy otrzymujemy wynegocjowane rabaty ilościowe? Czy dostawca wywiązuje się ze zobowiązań dotyczących dostaw?
Nikt tego nie wie. Nie dlatego, że nie chcą - ponieważ ręczne śledzenie tego wszystkiego jest niemożliwe.
Zespoły zakupowe nie są w stanie przeczytać setek umów i zapamiętać każdego warunku. Nie mogą monitorować wyników każdego dostawcy w odniesieniu do każdego zobowiązania. Nie mogą śledzić dziesiątek dat odnowienia umów, jednocześnie robiąc wszystko inne.
Więc rzeczy się ślizgają. Odnowienia zostają pominięte. Warunki nie są egzekwowane. Pieniądze są marnowane.
Co sztuczna inteligencja robi dla zarządzania umowami
Sztuczna inteligencja nie tylko przechowuje umowy. Ona je czyta. Rozumie je. Śledzi je. Oto jak.
Automatycznie wyodrębnia kluczowe terminy
Załaduj umowę do AI. Czyta ona cały dokument - każdą stronę, każdą klauzulę, każdy warunek.
Wydobywa to, co ważne:
- Informacje o cenach: Ceny jednostkowe. Rabaty ilościowe. Klauzule korekty cen. Minimalne i maksymalne warunki cenowe.
- Wolumen zobowiązań: Minimalne zobowiązania zakupowe. Progi przekroczenia wolumenu. Okresy zobowiązania. Kary za niedobór.
- Daty obowiązywania umowy: Data rozpoczęcia. Data zakończenia. Data odnowienia. Okresy wypowiedzenia. Warunki automatycznego odnowienia.
- Umowy o gwarantowanym poziomie usług: Ramy czasowe dostaw. Standardy jakości. Czasy reakcji. Zobowiązania dotyczące czasu sprawności. Wskaźniki wydajności.
- Warunki rozwiązania umowy: Wymogi dotyczące wypowiedzenia. Klauzule wcześniejszego wypowiedzenia. Warunki naruszenia. Warunki wyjścia i opłaty.
- Warunki płatności: Harmonogramy płatności. Warunki netto. Rabaty za wcześniejszą płatność. Kary za opóźnienia w płatnościach.
- Wymagania dotyczące zgodności: Certyfikaty. Ubezpieczenia. Audyty. Obowiązki sprawozdawcze. Zgodność z przepisami.
To nie jest wyszukiwanie słów kluczowych. Sztuczna inteligencja rozumie kontekst. Wie, że termin płatności "30 netto" różni się od "30-dniowego wypowiedzenia". Rozróżnia klauzule dotyczące wzrostu cen i poziomy rabatów ilościowych.
Uzyskujesz ustrukturyzowane dane z nieustrukturyzowanych umów. Każdy kluczowy termin jest wyodrębniony, skategoryzowany i gotowy do użycia.
Koniec z czytaniem 40-stronicowych umów w celu znalezienia daty odnowienia. Koniec z przeszukiwaniem dokumentów w celu zapamiętania okresu wypowiedzenia. Wszystko jest wyodrębnione i uporządkowane.
Śledzi daty odnowienia i nigdy nie przegapia terminów
Najdroższa porażka w zarządzaniu umowami? Nieodebrane odnowienia.
Automatyczne odnowienie następuje bez przeglądu. Okres wypowiedzenia przechodzi niezauważony. Tracisz możliwość renegocjacji, zmiany dostawcy lub dostosowania warunków.
Sztuczna inteligencja śledzi każdą krytyczną datę:
- Daty zakończenia umowy: Kiedy wygasa ta umowa?
- Daty automatycznego odnowienia: Kiedy umowa odnowi się automatycznie, jeśli nie podejmiemy żadnych działań?
- Terminy wypowiedzenia umowy: Ostatni dzień na złożenie wypowiedzenia lub renegocjacji.
- Daty kamieni milowych: Punkty kontrolne zobowiązań ilościowych. Daty przeglądu wyników. Daty korekty ceny.
- Terminy zgodności: Kiedy certyfikaty wymagają odnowienia. Kiedy wymagane dokumenty tracą ważność.
Nie tylko śledzi daty. Ostrzega, zanim staną się one istotne.
Wypowiedzenie wymagane 90 dni przed odnowieniem? Otrzymasz powiadomienie 120 dni przed terminem. Czas na ocenę dostawcy, rozważenie alternatyw i podjęcie decyzji.
Klauzula korekty cen pozwala na coroczne podwyżki? Otrzymasz powiadomienie, zanim dostawca się na nią powoła. Czas na negocjacje lub przygotowania.
Kończy się okres zobowiązań ilościowych? Otrzymujesz prognozę: czy jesteś na dobrej drodze do jej spełnienia? Jeśli nie, czas dostosować zamówienie lub renegocjować warunki.
Brak arkuszy kalkulacyjnych do utrzymania. Żadnych ręcznych wpisów w kalendarzu. Brak niedotrzymanych terminów, ponieważ ktoś zapomniał je sprawdzić.
Porównuje warunki umów między dostawcami
Masz pięciu dostawców dostarczających podobne produkty. Czy otrzymujesz spójne warunki? A może jeden dostawca wynegocjował lepsze warunki, które powinny być punktem odniesienia?
Sztuczna inteligencja porównuje kontrakty:
- Porównanie cen: Który dostawca oferuje najlepsze ceny porównywalnych produktów? Gdzie znajdują się ceny odstające?
- Warunki płatności: 30 netto u jednego dostawcy, 60 netto u innego. Skąd ta różnica? Czy można to ustandaryzować?
- Poziomy usług: Jeden dostawca zobowiązuje się do 48-godzinnej dostawy, inny do 5 dni. Czy płacisz tyle samo?
- Rabaty ilościowe: Różne punkty przerwania i stopy dyskontowe. Która struktura jest najkorzystniejsza?
- Elastyczność zakończenia: Niektóre umowy przewidują 90-dniowy okres wypowiedzenia, inne 180-dniowy. Niektóre mają opłaty za wyjście, inne nie.
- Alokacja ryzyka: Kto ponosi ryzyko związane z jakością? Niepowodzenia w dostawie? Zmienność cen?
Dostrzegasz wzorce. Jeden dostawca konsekwentnie otrzymuje lepsze warunki. Dlaczego? Albo masz z nim silniejsze relacje, albo Twój zespół lepiej negocjuje. Tak czy inaczej, staje się to punktem odniesienia dla innych dostawców.
Zauważasz problemy. Jeden z dostawców ma warunki, które są odstające - gorsze warunki płatności, bardziej rygorystyczne zobowiązania, wyższe kary. Czas na renegocjacje lub rozważenie alternatyw.
Negocjacje umów stają się strategiczne. Wiesz, jakie warunki są standardowe w Twojej bazie dostawców. Wiesz, gdzie masz przewagę. Negocjujesz z pozycji wiedzy.
Monitoruje zgodność z warunkami umowy
Umowy mają znaczenie tylko wtedy, gdy obie strony ich przestrzegają. Większość firm nie śledzi jednak, czy dostawcy wywiązują się ze swoich zobowiązań.
Sztuczna inteligencja monitoruje wykonanie umowy:
- Zgodność z ceną: Czy pobierana jest cena zgodna z umową? Czy stosowane są rabaty? Czy podwyżki cen są zgodne z uzgodnionymi warunkami?
- Śledzenie zobowiązań ilościowych: Czy spełniamy minimalne zobowiązania zakupowe? Czy osiągnęliśmy progi wolumenowe, które powinny skutkować lepszymi cenami?
- Wydajność dostaw: Czy dostawca dotrzymuje ustalonych terminów dostaw? Jak często się spóźnia? O ile?
- Standardy jakości: Wskaźniki defektów. Wskaźniki zwrotów. Wskaźniki jakości w stosunku do zakontraktowanych standardów.
- Przestrzeganie poziomu usług: Czasy reakcji. Rozwiązywanie problemów. Dostępność wsparcia. Cokolwiek zostało obiecane w umowie SLA.
- Zgodność dokumentacji: Czy wymagane certyfikaty są aktualne? Czy utrzymywana jest ochrona ubezpieczeniowa? Czy przeprowadzane są audyty?
Sztuczna inteligencja łączy warunki umowy z danymi operacyjnymi. Nie tylko wie, co zostało obiecane - śledzi, czy jest to dostarczane.
Dostawca zobowiązuje się do dostarczenia 95% na czas, ale dostarcza na czas tylko 80% razy? Sztuczna inteligencja oznacza to danymi. Czas na dyskusję o wydajności dostawcy popartą faktami.
Zostałeś obciążony kwotą wyższą niż wynikająca z umowy? Sztuczna inteligencja wychwyci to przed zapłaceniem faktury, a nie miesiące później podczas audytu.
Nie chodzi tu o przeciwstawianie się dostawcom. Chodzi o odpowiedzialność. Obie strony zgodziły się na warunki. Sztuczna inteligencja zapewnia, że obie strony ich przestrzegają.
Sugeruje punkty negocjacyjne dla odnowień
Zbliża się przedłużenie umowy. Czas na negocjacje. Ale co powinieneś negocjować?
Sztuczna inteligencja zapewnia brief negocjacyjny:
- Analiza wydajności: Jak spisał się dostawca? Gdzie spełnił swoje zobowiązania? Gdzie wypadł słabo?
- Benchmark cenowy: Jak ceny tego dostawcy wypadają na tle innych? Do stawek rynkowych? Czy ceny wzrosły w okresie obowiązywania umowy?
- Analiza wolumenu: Czy dotrzymaliśmy zobowiązań ilościowych? Jeśli je przekroczyliśmy, czy powinniśmy wynegocjować lepsze stawki? Jeśli nie, czy powinniśmy dostosować zobowiązania?
- Porównanie terminów: Jak warunki tego dostawcy wypadają na tle innych dostawców? Gdzie są możliwości poprawy?
- Analiza rynku: Co dzieje się na rynku? Czy zmieniają się warunki dostaw? Czy dostępni są nowi dostawcy?
- Ocena dźwigni finansowej: Gdzie masz przewagę negocjacyjną? Koncentracja wolumenu? Alternatywni dostawcy? Dobre wyniki?
Do negocjacji w sprawie odnowienia umowy przystępujesz z danymi. Nie tylko prosząc o "lepsze warunki". Prośba o konkretne ulepszenia poparte danymi dotyczącymi wydajności i kontekstem rynkowym.
"Wskaźnik dostaw na czas wyniósł 82%, poniżej zakontraktowanych 95%. Potrzebujemy albo lepszej wydajności, albo skorygowanych cen, aby odzwierciedlić dodatkowe koszty, jakie nam to przysparza".
"Przekroczyliśmy nasze zobowiązania ilościowe o 30%. Powinniśmy omówić lepsze ceny za ten zwiększony wolumen".
"Porównywalni dostawcy oferują warunki netto 45. Chcielibyśmy zmienić warunki z 30 netto, aby dopasować je do standardów rynkowych".
Specyficzne. Poparte danymi. Rozsądne. Negocjacje, które przynoszą rezultaty.
Co to oznacza dla użytkownika
Dla CPO i liderów zaopatrzenia
Użytkownik zyskuje pełną widoczność i kontrolę nad swoim portfelem umów.
- Brak nieodebranych odnowień: Śledzenie każdej krytycznej daty. Alerty przed upływem terminów. Czas na podjęcie strategicznych decyzji.
- Lepsza pozycja negocjacyjna: Dane dotyczące wyników. Benchmarki rynkowe. Porównanie terminów. Dowody na potrzeby negocjacji.
- Wgląd w zobowiązania umowne: Wiedz, do czego się zobowiązałeś. Śledź, czy zobowiązania są realizowane.
- Standardowe warunki: Sprawdź, gdzie warunki różnią się w zależności od dostawcy. Zapewnij spójność tam, gdzie ma to sens.
- Zarządzanie ryzykiem: Dowiedz się, gdzie masz niekorzystne warunki. Zidentyfikuj umowy, które wymagają uwagi.
Dla menedżerów ds. zakupów i kupujących
Zamiast szukać informacji, zarządzasz umowami.
- Poznaj treść swoich umów: Bez ponownego czytania każdej strony. Kluczowe terminy wyodrębnione i dostępne.
- Przygotuj się do odnowień z danymi: Analiza wydajności. Kontekst rynkowy. Gotowe punkty negocjacyjne.
- Śledzenie wydajności dostawców: Wbrew zakontraktowanym zobowiązaniom. Dowody w dyskusjach z dostawcami.
- Zapewnienie zgodności cen: Sprawdzanie zgodności opłat z warunkami umowy. Wyłapywanie zawyżonych opłat przed dokonaniem płatności.
- Koncentracja na umowach strategicznych: Rutynowe umowy monitorowane automatycznie. Ty skupiasz się na złożonych umowach o wysokiej wartości.
Dla biznesu
Lepsze zarządzanie umowami oznacza lepsze warunki i mniej problemów.
- Lepsze warunki umowy: Negocjacje odnowieniowe poparte danymi przynoszą lepsze wyniki niż odnowienia reaktywne.
- Odpowiedzialność dostawców: Śledzenie wydajności zapewnia, że dostawcy dostarczają to, co obiecują.
- Pieniądze nie pozostawione na stole: Sprawdzanie zgodności cen. Realizacja rabatów ilościowych. Okna zakończenia używane strategicznie.
- Redukcja ryzyka: Śledzenie zobowiązań umownych. Monitorowanie zgodności. Wczesne sygnalizowanie problemów.
- Elastyczność strategiczna: Dowiedz się, kiedy kończą się umowy. Planuj zmiany dostawców. Unikaj niechcianych automatycznych odnowień.
Czego sztuczna inteligencja nie zrobi
Postawmy sprawę jasno.
Sztuczna inteligencja nie negocjuje umów. Negocjują ludzie. Sztuczna inteligencja dostarcza dane i analizy do negocjacji.
Sztuczna inteligencja nie interpretuje niejednoznacznego języka umowy, z którym nie zgadzają się nawet prawnicy. Złożona interpretacja prawna nadal wymaga ludzkiej wiedzy.
Sztuczna inteligencja nie podejmuje strategicznych decyzji dotyczących odnawiania umów. Decyzja o odnowieniu, renegocjacji lub zmianie dostawcy zależy od strategii biznesowej, relacji i czynników wykraczających poza warunki umowy.
AI udostępnia informacje o umowach. Śledzi daty i zobowiązania. Monitoruje zgodność z przepisami. Dostarcza danych do podejmowania decyzji.
Twój zespół ds. zakupów nadal podejmuje strategiczne decyzje. Po prostu podejmują je na podstawie lepszych informacji i mają więcej czasu, ponieważ nie toną w administrowaniu umowami.
Rzeczywiste wyniki dzięki sztucznej inteligencji do zarządzania umowami
Oto jak to wygląda w praktyce:
Zero nieodebranych odnowień: Śledzenie każdego odnowienia. Alerty wysyłane z czasem na podjęcie strategicznych działań. Koniec z niechcianymi automatycznymi odnowieniami.
Lepsze warunki odnowienia: Negocjacje oparte na danych pozwalają uzyskać średnio 5-15% lepsze ceny. Dyskusje oparte na wynikach wzmacniają warunki.
Oszczędności związane z przestrzeganiem cen: Wyłapanie zawyżonych opłat i brakujących rabatów zazwyczaj pozwala zaoszczędzić 2-5% wydatków kontraktowych.
Szybszy dostęp do umów: Znalezienie kluczowych terminów zajmuje kilka sekund, a nie godziny czytania dokumentów. Natychmiastowa odpowiedź na pytania.
Odpowiedzialność dostawcy: Śledzenie wyników tworzy dowody do dyskusji. Dostawcy traktują zobowiązania poważniej, gdy są one monitorowane.
Nie chodzi tu o rewolucyjne zmiany. Chodzi o prawidłowe zarządzanie umowami bez konieczności zatrudniania do tego armii ludzi.
Gotowy do przejęcia kontroli nad umowami?
Portfel umów każdej firmy jest inny. Różni dostawcy. Różne struktury umów. Różne warunki, które mają znaczenie dla Twojej firmy.
Nie sprzedajemy ogólnych systemów zarządzania umowami. Przyglądamy się konkretnym umowom i identyfikujemy te, które wymagają śledzenia. Tworzymy systemy, które wyodrębniają warunki mające znaczenie dla klienta. Tworzymy alerty i raporty dopasowane do sposobu pracy zespołu ds. zakupów.
Nie obiecujemy, że AI zrozumie każdy niuans prawny. Po prostu praktyczne narzędzia, które ułatwiają zarządzanie umowami i zapewniają, że nie przegapisz tego, co ważne.
