Sztuczna inteligencja dla zobowiązań i należności: Obsługa większej liczby transakcji przy mniejszym wysiłku
AP i AR to fabryki transakcji. Każdego miesiąca przepływają przez nie setki lub tysiące faktur. Każda z nich musi zostać zarejestrowana, dopasowana, zatwierdzona, zapłacona lub pobrana.
To praca na dużą skalę. Jasne zasady. Konkretne kroki. Bardzo niewiele zmian między poszczególnymi transakcjami.
Twój zespół spędza godziny na dopasowywaniu faktur do zamówień zakupu. Sprawdzając dopasowanie trójstronne. Planowanie płatności. Wysyłanie przypomnień o płatnościach. Uzgadnianie kont. Odpowiadanie na e-maile "gdzie jest moja płatność?".
To nie jest strategiczna praca finansowa. To przetwarzanie transakcji. A sztuczna inteligencja jest stworzona właśnie do tego.
Sztuczna inteligencja obsługuje wolumen. Twój zespół zajmuje się wyjątkami. Zamiast przetwarzać 200 rutynowych transakcji i 10 problematycznych przypadków, Twój zespół skupia się na 10, które faktycznie wymagają ludzkiej oceny.
Wyzwanie AP/AR
Wolumen transakcji rośnie wraz z rozwojem firmy. Ale Twój zespół nie rośnie w tym samym tempie.
W sekcji Zobowiązania:
- Faktury przychodzą pocztą elektroniczną, pocztą tradycyjną, przez portal, EDI, faksem.
- Każdy sprzedawca formatuje faktury w inny sposób
- Każda faktura wymaga dopasowania do zamówienia i paragonu
- Kierunek zatwierdzenia zależy od kwoty, działu i typu sprzedawcy.
- Harmonogram płatności, terminy płatności, rabaty i stan gotówki
- Sprzedawcy dzwonią z pytaniem o status płatności
- Należy obliczyć rozliczenia międzyokresowe na koniec miesiąca
W Należnościach:
- Faktury muszą być generowane i wysyłane prawidłowo
- Płatności przychodzą czekiem, ACH, przelewem, kartą kredytową
- Aplikacja gotówkowa dopasowuje płatności do faktur
- Krótkie wypłaty i potrącenia wymagają zbadania
- Windykacja wymaga monitorowania zaległych rachunków
- Klienci kwestionują faktury i potrzebują rozwiązania
- Cele DSO wymagają monitorowania
Każdy krok jest prosty. Ale pomnóż to przez setki transakcji, a otrzymasz pełnoetatową pracę dla wielu osób.
Gdy ilość zamówień wzrasta, masz trzy opcje: zatrudnić więcej osób, pracować dłużej lub odpuścić. Żadne z tych rozwiązań nie jest dobre.
Sztuczna inteligencja daje czwartą opcję: automatyczne wykonywanie rutynowych czynności.
Co sztuczna inteligencja robi dla zobowiązań
Automatyczne przetwarzanie faktur
Faktura dotarła. SI:
Wyodrębnia wszystkie dane:
Sprzedawca, numer faktury, data, pozycje, kwoty, warunki, numer PO. Wszystko, co jest potrzebne do przetwarzania.
Zatwierdza fakturę:
Czy obliczenia się sumują? Czy sprzedawca jest w systemie? Czy adres jest prawidłowy? Czy warunki płatności są zgodne z ustaleniami?
Sprawdza duplikaty:
Czy ta faktura została już wcześniej przesłana? Ten sam dostawca, ta sama kwota, ta sama data? Zduplikowane próby są natychmiast oznaczane.
Tworzy wpis punktu dostępu:
Automatyczne księgowanie do systemu ERP lub księgowego. Kody GL przypisane na podstawie zdefiniowanych reguł.
Wszystko to dzieje się w mniej niż minutę. Bez wpisywania danych przez człowieka. Brak błędów przy wprowadzaniu danych.
Klamki z dopasowaniem w trzech kierunkach
Trójstronne dopasowanie to krytyczna kontrola. Jest to również żmudne.
Mecze SI:
- Faktura do zamówienia zakupu: Właściwy sprzedawca? Właściwe produkty? Właściwe ceny?
- Faktura do paragonu: Czy faktycznie otrzymaliśmy to, co zostało naliczone?
- Wszystkie trzy razem: Czy ilości i kwoty są zgodne we wszystkich trzech dokumentach?
Idealne dopasowanie:
Wszystko jest zgodne z dopuszczalnymi tolerancjami. Sztuczna inteligencja automatycznie zatwierdza i kolejkuje płatności.
Niewielkie odstępstwo:
Niewielka różnica w ilości lub cenie. Poniżej progu tolerancji. Sztuczna inteligencja flaguje, ale może automatycznie zatwierdzać, jeśli zostanie skonfigurowana w ten sposób.
Znacząca wariancja:
Niedopasowanie materiału. Inna ilość. Inna cena. Brakujące zamówienie. Sztuczna inteligencja sygnalizuje do sprawdzenia przez człowieka i kieruje do właściwej osoby.
Twój zespół widzi tylko wyjątki. 90%, które pasują idealnie? Już załatwione.
Trasy do zatwierdzenia w inteligentny sposób
Każda firma ma zasady zatwierdzania. Sztuczna inteligencja ich przestrzega:
Routing oparty na kwotach:
W ramach $500? Zatwierdzenie menedżera. $500-$5,000? Zgoda dyrektora. Powyżej $5,000? Zatwierdzenie wiceprezesa. Sztuczna inteligencja zna matrycę zatwierdzeń.
Routing oparty na działach:
Wydatki na marketing? Trafia do menedżera ds. marketingu. Wydatki na IT? Trafia do dyrektora IT. Między działami? Trafia do obu.
Routing oparty na dostawcy:
Nowy sprzedawca? Przechodzi do działu zaopatrzenia w celu weryfikacji. Znany dostawca? Standardowy proces. Sprzedawca na liście obserwowanych? Przechodzi do kontrolera.
Obsługa priorytetowa:
Dostępna zniżka za wcześniejszą płatność? Wysoki priorytet. Standardowe 30-dniowe terminy? Normalna kolejka. Zaległe płatności? Pilne.
Osoby zatwierdzające otrzymują powiadomienia za pośrednictwem preferowanego kanału. E-mail, Slack, Teams, aplikacja mobilna. Zatwierdzają lub odrzucają jednym kliknięciem. Nie trzeba przeszukiwać wiadomości e-mail w poszukiwaniu faktury.
Optymalizuje harmonogram płatności
Które faktury powinieneś zapłacić w tym tygodniu? Sztuczna inteligencja pomoże Ci podjąć decyzję.
Rozważa:
- Terminy płatności: Co należy zapłacić, aby uniknąć opłat za zwłokę?
- Zniżki za wcześniejszą płatność: Jakie rabaty możemy uzyskać?
- Pozycja gotówkowa: Na co możemy sobie teraz pozwolić?
- Relacje z dostawcami: Kogo traktujemy priorytetowo ze względów strategicznych?
- Warunki płatności: Jaki jest optymalny moment na przepływ gotówki?
Sztuczna inteligencja sugeruje przebiegi płatności, które równoważą wszystkie te czynniki. Ty dokonujesz przeglądu. Dostosuj w razie potrzeby. Zatwierdź. Płatności są realizowane.
Wynik: Więcej uzyskanych rabatów za wcześniejszą płatność. Mniej opłat za opóźnienia. Lepsze zarządzanie gotówką. Mniej ręcznego planowania.
Obsługa komunikacji z dostawcami
Sprzedawca wysyła e-maile: "Jaki jest status faktury 12345?".
Przed AI: Ktoś przeszukuje systemy i wiadomości e-mail. Ustala status. Pisze odpowiedź. Zajmuje to 10 minut.
Z AI: Natychmiastowa odpowiedź. "Faktura 12345 została zatwierdzona i zaplanowana do zapłaty 15 maja". Sztuczna inteligencja sprawdza system i odpowiada automatycznie.
W przypadku złożonych pytań sztuczna inteligencja kieruje do człowieka. Ale rutynowe sprawdzanie statusu? Są obsługiwane automatycznie. Twój zespół przestaje odgrywać rolę pośrednika między dostawcami a Twoimi systemami.
Co sztuczna inteligencja robi dla należności
Generowanie i wysyłanie faktur
Faktury muszą być wysyłane na czas. Z poprawnymi informacjami. Do właściwej osoby.
Sztuczna inteligencja:
Tworzy faktury na podstawie zamówień:
Zamówienie zrealizowane? Faktura wygenerowana automatycznie. Wszystkie pozycje. Prawidłowe ceny. Właściwe warunki. W razie potrzeby format specyficzny dla klienta.
Stosuje reguły specyficzne dla klienta:
Niektórzy klienci potrzebują numerów PO na fakturach. Niektórzy potrzebują konkretnych numerów referencyjnych. Niektórzy potrzebują faktur wysyłanych na adres billing@, a nie finance@. Sztuczna inteligencja obsługuje wymagania klientów.
Wysyła preferowanymi kanałami:
Poczta elektroniczna, EDI, przesyłanie przez portal, poczta drukowana. Niezależnie od tego, w jaki sposób klient chce otrzymywać faktury, AI je dostarcza.
Dostarczanie ścieżek:
Otwarta wiadomość e-mail? Pobrano plik PDF? Potwierdzenie EDI? AI śledzi odbiór i oznacza, jeśli coś nie zostało dostarczone.
Faktury są wysyłane szybciej. Bardziej konsekwentnie. Z mniejszą liczbą błędów. Oznacza to szybsze płatności.
Gotówka naliczana jest automatycznie
Aplikacja gotówkowa polega na dopasowywaniu płatności do faktur. Prosta koncepcja. Czasochłonna rzeczywistość.
Mecze SI:
Idealne dopasowanie:
Kwota płatności jest dokładnie równa kwocie faktury. Nazwa klienta jest zgodna. Sztuczna inteligencja jest stosowana automatycznie.
Płatności częściowe:
Klient zapłacił $8,000 za fakturę $10,000. AI stosuje częściową płatność i utrzymuje saldo otwarte.
Płatności za pomocą wielu faktur:
Jeden czek na kwotę $50,000 obejmujący 15 faktur. Sztuczna inteligencja dopasowuje odpowiednie faktury na podstawie kwot, numerów faktur w referencjach płatności lub wzorców historycznych.
Niewykorzystane środki pieniężne:
Płatność nie pasuje do żadnej faktury. Sztuczna inteligencja oznacza ją do sprawdzenia przez człowieka i zapewnia sugerowane dopasowania na podstawie kwoty i historii klienta.
Twój zespół zajmuje się tylko wyjątkami. Wszystko inne przepływa automatycznie.
Systematycznie zarządza kolekcjami
Kolekcje to praca następcza. Sztuczna inteligencja robi to konsekwentnie.
Monitoruje terminy płatności:
Faktura do zapłaty jutro? Sztuczna inteligencja ją odnotuje. Przeterminowana? Rozpoczyna się eskalacja.
Automatycznie wysyła przypomnienia:
Przyjazne przypomnienie na 5 dni przed terminem płatności. Kolejne przypomnienie w dniu wymagalności. Eskalacja przypomnień na 7, 14, 30 dni przed terminem. Czas i ton oparte na twoich zasadach.
Personalizuje komunikację:
"Faktura 5678 na kwotę $12,500 z dnia 1 kwietnia jest przeterminowana o 15 dni. Płatność miała nastąpić do 30 kwietnia". Konkretne szczegóły, a nie ogólne szablony.
Śledzi odpowiedzi:
Klient mówi "czek jest na poczcie"? Sztuczna inteligencja rejestruje to i sprawdza, czy płatność nie dotarła. Zgłoszony spór? Kieruje do specjalisty AR.
Odpowiednio eskaluje:
Mała kwota, pierwsze spóźnienie? Automatyczne przypomnienia. Duża kwota, wielokrotne spóźnienie? Kieruje do menedżera AR. Bardzo duża kwota, znacznie przeterminowana? Kieruje do dyrektora finansowego.
Konsekwentne działania następcze. Żadnych zapomnianych kont. Żadnych niezręcznych rozmów opóźnionych. Tylko systematyczne zarządzanie windykacją.
Obsługa sporów i potrąceń
Klient płaci $9,000 na fakturze $10,000 i mówi "błąd cenowy".
Sztuczna inteligencja:
- Wykrywa krótkie wynagrodzenie
- Sprawdza, czy istnieje notatka lub powód sporu
- Pobiera oryginalną ofertę, zamówienie i fakturę
- Sprawdza historię cen dla tego klienta
- Zgłasza spór i kieruje go do specjalisty AR z już zebranymi wszystkimi istotnymi informacjami.
Twój specjalista AR prowadzi dochodzenie w oparciu o cały dostarczony kontekst. Bez przeszukiwania systemów. Żadnego łączenia tego, co się stało. Wszystko, czego potrzebujesz, jest na miejscu.
Prognozy pobrań gotówki
Ile gotówki zbierzesz w przyszłym tygodniu? W przyszłym miesiącu?
Sztuczna inteligencja analizuje:
- Zaległe faktury i terminy płatności
- Historyczne wzorce płatności według klienta
- Trendy sezonowe
- Bieżące kwestie związane z kolekcją
- Nierozstrzygnięte spory
Wynik: Prognozy spływu gotówki, które faktycznie odzwierciedlają rzeczywistość. Nie tylko sumowanie kwot faktur i nadzieja. Prawdziwe prognozy oparte na tym, jak klienci faktycznie płacą.
Lepsze prognozowanie gotówki oznacza lepsze zarządzanie gotówką. Żadnych niespodzianek związanych z wypłatą wynagrodzeń lub zakupem sprzętu.
Co AI robi dla pojednania
Uzgadnianie to praca polegająca na dopasowywaniu. Sztuczna inteligencja doskonale radzi sobie z dopasowywaniem.
Uzgodnienia bankowe
Sztuczna inteligencja:
- Pobiera transakcje z kanału bankowego
- Pobiera transakcje z systemu księgowego
- Pasuje do wszystkiego, co jest w linii
- Flaguje to, co nie pasuje
- Tworzy raport uzgodnień pokazujący dopasowane pozycje i wyjątki.
Twój zespół sprawdza wyjątki. Pozostałe 95% transakcji? Już uzgodnione.
Uzgadnianie kont dostawców
Z Twoich danych wynika, że jesteś winien dostawcy X $25,000. Ich oświadczenie mówi, że jesteś winien $27,000. Czym się różnią?
Sztuczna inteligencja porównuje linię po linii:
- Które faktury pojawiają się na obu?
- Które faktury znajdują się tylko na wyciągu?
- Jakie płatności otrzymali, które zarejestrowaliśmy?
- Jaka jest różnica i dlaczego?
Generuje raport uzgodnień pokazujący, że różnica $2,000 to faktura 789, której jeszcze nie otrzymaliśmy. Zagadka rozwiązana w ciągu kilku minut, a nie godzin.
Uzgadnianie konta klienta
Ta sama koncepcja dla AR. Klient twierdzi, że nie jest nic winien. System pokazuje $15,000 zaległości.
Sztuczna inteligencja identyfikuje, co zapłacili, a czego jeszcze nie zastosowałeś. Jakie faktury zostały zakwestionowane. Jakie kredyty są w toku. Przedstawia jasne uzgodnienie gotowe do dyskusji z klientem.
Co to oznacza dla użytkownika
Dla dyrektorów finansowych i liderów finansów
Skala bez proporcjonalnej liczby pracowników:
Biznes rośnie w tempie 50%? Wolumen transakcji rośnie o 50%. Ale Twój zespół AP/AR nie musi rosnąć o 50%. Sztuczna inteligencja obsługuje wzrost wolumenu.
Lepsze zarządzanie kapitałem obrotowym:
Uzyskaj więcej rabatów za wcześniejszą płatność. Szybsze odzyskiwanie należności. Lepsze prognozowanie gotówki. Wszystko to poprawia kapitał obrotowy.
Niższy koszt pojedynczej transakcji:
Ręczne przetwarzanie faktury kosztuje $10-$15. Dzięki sztucznej inteligencji spada do $2-$3. To samo dotyczy AR. Przy dużych wolumenach pozwala to zaoszczędzić prawdziwe pieniądze.
Mniej błędów i sporów:
Spójne przetwarzanie oznacza mniej błędów. Mniej błędów oznacza mniej sporów z dostawcami i skarg klientów.
Lepsza zgodność i kontrola:
Trójstronne dopasowanie egzekwowane za każdym razem. Zasady zatwierdzania przestrzegane za każdym razem. Zachowanie podziału obowiązków. Brak wyjątków, chyba że wyraźnie na nie zezwolisz.
Dla zespołów AP/AR
Przestań wprowadzać dane:
Koniec z wpisywaniem danych do faktury. Koniec z wyszukiwaniem pasujących PO. Koniec z ręcznym uzgadnianiem idealnych dopasowań. Sztuczna inteligencja zajmuje się rutynowym przetwarzaniem.
Skup się na wyjątkach i relacjach:
Spór z dostawcą? Problem z klientem? Konfiguracja nowego sprzedawcy? Nietypowa transakcja? To właśnie tutaj wnosisz wartość dodaną. Rutynowe transakcje nie wymagają Twojej wiedzy.
Natychmiastowe odpowiadanie na pytania:
"Gdzie jest moja płatność?" Sprawdź to w kilka sekund, ponieważ wszystko jest w systemie i aktualne. Lepsza obsługa przy mniejszym wysiłku.
Obsługa okresów szczytowych bez paniki:
Wzrost na koniec miesiąca? Zamknięcie roku? Sztuczna inteligencja nie zwalnia. Żadnych nadgodzin. Brak zaległości. Bez stresu.
Wykonuj pracę, która jest naprawdę interesująca:
Doskonalenie procesów. Negocjacje z dostawcami. Strategia windykacji. Rozwiązywanie problemów. To lepsze niż przetwarzanie faktury numer 847.
Dla całej firmy
Dostawcy otrzymują przewidywalne płatności:
Spójne przetwarzanie. Przejrzyste harmonogramy płatności. Mniej opóźnień w płatnościach. To sprawia, że jesteś lepszym klientem i może poprawić warunki.
Klienci mają lepsze doświadczenia:
Dokładne faktury. Szybkie odpowiedzi na pytania. Profesjonalne działania windykacyjne. Ułatwia to prowadzenie działalności.
Przepływy pieniężne są bardziej przewidywalne:
Lepsze prognozowanie zobowiązań i należności oznacza mniej niespodzianek gotówkowych. Wiesz, co nadejdzie.
Szybsze zamknięcie miesiąca:
Gdy AP i AR są aktualne i czyste, zamknięcie jest szybsze. Mniej zamieszania. Mniej stresu.
Typowe scenariusze
Standardowe przetwarzanie faktur
Przychodzi faktura od stałego dostawcy. SI:
- Wyodrębnia dane w 10 sekund
- Automatyczne dopasowanie do PO
- Potwierdza odbiór w systemie
- Sprawdza, czy wszystko się zgadza
- Trasy do zatwierdzenia przez kierownika
- Menedżer zatwierdza za pomocą telefonu komórkowego w 30 sekund
- Faktura oczekująca na uruchomienie płatności
Całkowity czas od otrzymania do kolejki płatności: 2 minuty. Czas ludzki: 30 sekund na zatwierdzenie. Cała reszta odbywa się automatycznie.
Aplikacja płatności klienta
Klient otrzymuje płatność ACH w wysokości $47,500. SI:
- Wyświetla płatność w kanale bankowym
- Identyfikuje klienta na podstawie danych bankowych
- Znajduje otwarte faktury dla tego klienta
- Dopasowania do trzech konkretnych faktur na łączną kwotę $47,500
- Automatycznie stosuje płatność
- Aktualizuje saldo konta klienta
- Wysyła potwierdzenie płatności do klienta
Całkowity czas: Poniżej 1 minuty. Zaangażowanie człowieka: Brak. Płatność zrealizowana poprawnie, a klient powiadomiony.
Działania następcze dotyczące kolekcji
Faktura za $15,000 jest teraz przeterminowana o 10 dni. SI:
- Wysyła uprzejmą wiadomość e-mail z przypomnieniem do klienta
- Klient odpowiada: "Potrzebujemy kopii podpisanego potwierdzenia dostawy"
- AI znajduje potwierdzenie dostawy w systemie
- Wysyła go automatycznie do klienta
- Klient odpowiada: "Dzięki, czek zostanie zrealizowany w piątek".
- AI rejestruje to w systemie i ustawia przypomnienie na wtorek, jeśli płatność nie zostanie otrzymana.
Cała interakcja jest obsługiwana automatycznie do momentu nadejścia płatności lub konieczności eskalacji przez człowieka.
Czego sztuczna inteligencja nie potrafi
Sztuczna inteligencja doskonale radzi sobie z rutynowymi transakcjami. Ma jednak pewne ograniczenia:
Nie może negocjować:
Sprzedawca chce innych warunków płatności? Klient kwestionuje kwotę faktury? Wymaga to zarządzania relacjami międzyludzkimi i oceny.
Nie może podejmować decyzji biznesowych:
Czy powinniśmy zaprzestać współpracy z tym chronicznie spóźniającym się klientem? Czy powinniśmy zapłacić sporną fakturę, aby utrzymać relację? To decyzje biznesowe, a nie decyzje dotyczące przetwarzania.
Nie radzi sobie z naprawdę nowymi sytuacjami:
Pierwszy raz kupujesz tego typu usługę? Zupełnie nowa kategoria dostawców? Złożona transakcja wielostronna? Wymagają one analizy przez człowieka.
Nie może naprawić złych danych:
Jeśli schemat pozycji jest nieprawidłowy, dopasowanie będzie nieprawidłowe. Jeśli adresy klientów są nieaktualne, faktury trafiają w niewłaściwe miejsca. Sztuczna inteligencja pracuje z danymi, które posiada.
Nie może wymusić zgodności:
Sztuczna inteligencja może egzekwować zasady, które jej przekazujesz. Ale jeśli menedżerowie ignorują prośby o zatwierdzenie lub klienci nie płacą, nie jest to problem sztucznej inteligencji. To problem związany z zarządzaniem lub biznesem.
Sztuczna inteligencja doskonale radzi sobie z przetwarzaniem transakcji o dużej objętości i opartych na regułach. Wszystko inne nadal wymaga Twojego zespołu.
Pierwsze kroki
Zacznij od obszaru, w którym odczuwasz największy ból:
Czy AP jest wąskim gardłem?
Zacznij od automatyzacji przetwarzania faktur. Udowodnij, że to działa. Następnie dodaj routing zatwierdzeń. Następnie optymalizację płatności.
Czy AR jest Twoim wyzwaniem?
Zacznij od aplikacji gotówkowej. Udowodnij, że to działa. Następnie dodaj automatyzację windykacji. Następnie obsługę sporów.
Najpierw wybierz czysty podzbiór:
20 największych dostawców obsługuje 80% wolumenu? Zacznij od tego. Czyste dane, przewidywalne transakcje. Szybko osiągaj zwycięstwa.
Początkowo należy informować ludzi:
Pozwól sztucznej inteligencji na proces, ale najpierw poproś swój zespół o sprawdzenie wszystkiego. Zbuduj zaufanie. Dostosuj zasady. Następnie stopniowo pozwól na automatyczny przepływ większej ilości danych.
Pomiar poprawy:
Śledzenie czasów cyklu. Koszt na transakcję. Wskaźniki błędów. Dni zaległości w płatnościach. Dni zaległości w sprzedaży. Dokumentowanie wyników.
To nie jest wszystko albo nic. Zacznij od małego. Udowodnij wartość. Skaluj w górę.
Gotowy do obsługi większej liczby transakcji przy mniejszym nakładzie pracy?
Procesy AP i AR w każdej firmie są inne. Różne systemy. Różne przepływy pracy zatwierdzania. Różne wymagania dostawców i klientów.
Nie sprzedajemy rozwiązań uniwersalnych. Przyglądamy się konkretnym procesom. Twoim systemom. Twoje bolączki.
Następnie tworzymy automatyzację AI, która pasuje do tego, jak faktycznie pracujesz. Te same kontrole. Te same wymagania dotyczące zatwierdzania. Tylko zautomatyzowane zamiast ręcznych.
Zaczynamy od jednego obszaru. Udowodnimy, że to działa. Następnie rozszerzamy. Praktyczna automatyzacja, która zwiększa produktywność zespołu.
