IA para análise e otimização de despesas: Encontre o dinheiro que está a deixar na mesa
Está a gastar milhões. Mas onde exatamente? Que fornecedores? Que categorias? A que preços? Em comparação com o que deveria estar a pagar?
A maioria das empresas não consegue responder a estas perguntas. Não porque não controlem as despesas. Elas têm ERPs. Têm sistemas de compras. Têm dados.
Mas os dados são confusos. Formatos diferentes. Sistemas diferentes. Codificação diferente. Analisá-los manualmente significa semanas de trabalho a criar folhas de cálculo que, quando termina, já estão desactualizadas.
Por isso, as equipas de compras trabalham às cegas. Conhecem o total das despesas. Mas não sabem onde estão as oportunidades de poupança. Onde os preços são demasiado elevados. Onde o volume poderia ser consolidado. Onde estão a ocorrer despesas irregulares.
A IA resolve este problema. Limpa os dados. Categoriza as despesas automaticamente. Identifica oportunidades de poupança. Detecta despesas irregulares. Dá-lhe visibilidade que nunca teve tempo para criar manualmente.
Porque é que a análise de despesas falha na maioria das empresas
A análise das despesas deve ser simples. Obter dados de compras. Analisá-los. Encontrar oportunidades. Agir sobre elas.
Mas não é simples. Eis porquê.
Os seus dados de despesas estão em todo o lado. Diferentes sistemas. Diferentes formatos. Transacções ERP. Dados de cartões P-card. Facturas de fornecedores. Cada um codificado de forma diferente. Cada um estruturado de forma diferente.
O mesmo fornecedor tem cinco nomes diferentes no seu sistema. "ABC Corp." "ABC Corporation." "ABC Co." "A.B.C. Corp." "ABC - Fornecedor 12345." Trata-se do mesmo fornecedor ou de fornecedores diferentes? Ninguém sabe sem uma revisão manual.
O mesmo produto é classificado de forma diferente por diferentes compradores. Material de escritório. Material geral. Despesas administrativas. MRO. São a mesma coisa? Provavelmente. É possível saber com base nos dados? Não facilmente.
Então, é preciso um projeto. Uma equipa. Semanas de limpeza de dados. Revisão e correção manual dos registos. Construir categorias. Criação de relatórios.
Quando termina, os dados já são antigos. As condições mudaram. A análise fica num PowerPoint em que ninguém actua porque demorou muito tempo e custou muito caro.
Ou, o que é mais comum, nunca se faz a análise. Porque ninguém tem tempo. Assim, o aprovisionamento funciona com base no instinto e em informações parciais. As oportunidades de poupança não são encontradas. Os problemas passam despercebidos.
O que a IA faz pela análise e otimização de despesas
A IA não se limita a acelerar a análise de despesas. Torna-a contínua. Eis como.
Categoriza as despesas automaticamente
A IA utiliza os seus dados brutos de despesas. Todos eles. De todos os sistemas.
Limpa-o:
- Normalização de fornecedores: Identifica que "ABC Corp", "ABC Corporation" e "A.B.C. Corp" são o mesmo fornecedor. Cria uma lista mestre de fornecedores.
- Classificação da categoria: Lê descrições de transacções. Atribui categorias automaticamente. De forma consistente.
- Agrupamento de produtos: Agrupa itens semelhantes, mesmo quando descritos de forma diferente. O "papel de fotocópia" e o "papel de impressora" pertencem provavelmente ao mesmo grupo.
- Validação do código GL: Identifica transacções mal codificadas. Sugere correcções com base em padrões.
- Mapeamento de departamentos e centros de custo: Liga as despesas às unidades organizacionais mesmo quando a codificação é inconsistente.
Passa-se de dados de transação confusos para despesas limpas e categorizadas. Não em semanas. Em horas.
E não se trata de uma limpeza única. A IA categoriza as novas transacções à medida que estas ocorrem. Visibilidade contínua das despesas sem trabalho manual contínuo.
Pode responder imediatamente a perguntas básicas:
- Quanto é que gastamos com cada fornecedor?
- Quais são as nossas principais categorias de despesas?
- Quais são os departamentos que gastam mais em cada categoria?
- Como é que as despesas evoluíram ao longo do tempo?
As perguntas que antes exigiam um analista de dados agora demoram segundos.
Identifica oportunidades de poupança
Dados limpos são úteis. Mas os conhecimentos são valiosos. A IA não se limita a organizar as despesas - descobre onde está a perder dinheiro.
Análise da variação de preços:
Está a comprar o mesmo artigo a três fornecedores a três preços diferentes. Ou do mesmo fornecedor a preços diferentes em transacções diferentes.
A IA identifica estas variações:
- Mesmo produto, preços diferentes consoante os fornecedores
- Mesmo fornecedor, preços incoerentes nas transacções
- Produtos similares com diferenças de preço inexplicáveis
- Preços superiores às taxas contratadas
- Aumentos de preços que excedem as condições do mercado ou do contrato
Quantifica a oportunidade: "A normalização ao preço mais baixo pouparia $X anualmente."
Oportunidades de consolidação de volumes:
Está a comprar a cinco fornecedores quando poderia consolidar com dois. Está a comprar pequenas quantidades quando as encomendas maiores permitiriam obter descontos.
A IA encontra oportunidades de consolidação:
- Categorias com demasiados fornecedores para o volume
- Fornecedores que se encontram abaixo dos limiares de quebra de volume
- Produtos semelhantes de diferentes fornecedores que podem ser normalizados
- Oportunidades geográficas para consolidar as despesas regionais
- Contratos com compromissos de volume que não estão a ser cumpridos
O modelo de poupança: "A consolidação destes cinco fornecedores com o Fornecedor A reduziria o custo unitário em 12% e simplificaria a gestão."
Deteção de fugas nos contratos:
Negociou um ótimo contrato. Mas está a utilizá-lo? Ou as pessoas continuam a comprar ao antigo fornecedor?
A IA monitoriza a utilização dos contratos:
- Despesas com fornecedores não contratados para categorias contratadas
- Volume que não atinge os mínimos contratados (perda de descontos por volume)
- Preços que não correspondem às tarifas contratadas
- Condições não conformes com os acordos negociados
Quantifica o que se está a perder: "20% de gastos com material de escritório estão a ir para fornecedores não contratados a preços médios 15% mais elevados. Potencial de poupança anual: $X".
Oportunidades de gastos com cauda:
Pequenas compras com centenas de fornecedores. Individualmente, não têm importância. Coletivamente, são despesas significativas sem qualquer vantagem e com custos administrativos elevados.
A IA identifica os padrões de gastos com cauda:
- Categorias com fragmentação excessiva de fornecedores
- Fornecedores com despesas anuais mínimas mas transacções frequentes
- Oportunidades para transferir as despesas de cauda para fornecedores preferenciais
- Categorias em que os catálogos ou cartões de compras reduziriam a fragmentação
Detecta despesas irregulares
As despesas irregulares são compras que ocorrem fora dos processos e fornecedores aprovados. Não é malicioso. São pessoas que tentam fazer o seu trabalho quando o processo aprovado é demasiado lento.
Mas custa dinheiro. Não há alavancagem de volume. Não há condições negociadas. Sem visibilidade das despesas. Preços frequentemente mais elevados.
A IA detecta os padrões de despesa mais irregulares:
- Compras fora de contrato: Comprar a fornecedores não preferenciais quando existem opções contratuais.
- Violações de políticas: Compras que não cumprem os requisitos de aprovação ou excedem os limites de delegação.
- Utilização abusiva do cartão P: Compras com cartão de empresa para artigos que deveriam passar pelo aprovisionamento.
- Fornecedores duplicados: Diferentes departamentos utilizam diferentes fornecedores para os mesmos artigos.
- Fornecedores não aprovados: Compras a fornecedores que não constam da lista de fornecedores aprovados.
Não se limita a assinalar as infracções. Analisa porque é que elas acontecem:
- O processo de aprovação é demasiado lento?
- Os fornecedores preferenciais não estão a satisfazer as necessidades?
- Será que as pessoas não sabem quem são os fornecedores preferenciais?
- Existem lacunas legítimas na sua base de fornecedores?
Obtém-se informação acionável. Não apenas "as despesas irregulares são más", mas "as despesas irregulares estão a ocorrer nestas categorias por estas razões, e eis o que fazer em relação a isso".
Comparação com as taxas de mercado
Está a pagar $50 por unidade. Mas isso é bom? Não se sabe sem o contexto do mercado.
A IA fornece uma avaliação comparativa:
- Comparação dos preços de mercado: Como é que os vossos preços se comparam aos preços de mercado para produtos semelhantes?
- Referências do sector: Como é que as suas despesas se comparam às de empresas semelhantes no seu sector?
- Variação regional: Está a pagar preços diferentes em regiões diferentes? Essas diferenças são justificadas?
- Análise da tendência dos preços: Os preços de mercado estão a subir ou a descer? Os seus preços contratados estão a acompanhar o mercado?
- Modelação dos custos: Com base nos custos de material, mão de obra e margens, quanto deveria estar a pagar?
Isto não é perfeito. Os preços de mercado variam consoante o volume, as especificações, os níveis de serviço e as relações. Mas a orientação direcional é valiosa.
Está a pagar 20% acima da média do mercado? É altura de investigar. Ou as suas especificações justificam um custo mais elevado, ou tem uma oportunidade de negociar.
Os preços de mercado baixaram 10% mas o seu contrato não foi ajustado? É altura de discutir com o seu fornecedor.
Previsões Despesas futuras
Na maioria das empresas, a elaboração de orçamentos é um trabalho de adivinhação. O gasto do ano passado mais alguma percentagem. Esperemos que seja próximo.
A IA faz previsões com base em padrões reais:
- Análise de tendências: Como é que as despesas evoluíram historicamente? Quais são os padrões?
- Sazonalidade: Que categorias têm variações sazonais? Quando é que ocorrem os picos?
- Autorizações de contratos: O que é que está obrigado a gastar com base nos contratos existentes?
- Factores de crescimento: Crescimento da atividade. Mudança de efectivos. Planos de expansão. Qual é o impacto destes planos nas despesas?
- Aumento dos preços: Aumentos de preços contratados. Tendências do mercado. Impacto esperado da inflação.
- Impacto da iniciativa: Como é que os projectos ou alterações planeados afectarão as despesas?
Obtém previsões de despesas por categoria, por fornecedor, por departamento. Melhor orçamentação. Alerta precoce quando as despesas estão a ultrapassar a previsão. Visibilidade do que está a provocar alterações.
O departamento financeiro pergunta: "Porque é que as despesas do terceiro trimestre ultrapassaram o orçamento em $200K?" Pode responder com dados e não com suposições.
O que isto significa para si
Para CPOs e líderes de compras
Obtém a visibilidade de gastos que sempre desejou mas que nunca teve tempo para criar.
- Visibilidade clara das despesas: Saiba para onde vai o dinheiro. Por categoria. Por fornecedor. Por departamento. Em tempo real.
- Oportunidades de poupança quantificadas: Não palpites. Oportunidades específicas com montantes monetários associados.
- Dados para orientar as negociações: Referências de mercado. Concentração de despesas. Variações de preços. Evidências de melhores negócios.
- Gestão estratégica de categorias: Identificar as categorias que precisam de atenção. Dar prioridade aos esforços com base na dimensão da oportunidade.
- Métricas de desempenho das aquisições: Controlo das poupanças realizadas. Cumprimento dos contratos. Gastos irregulares. Tendências de custo da categoria.
Para gestores de aquisições e compradores
Sabe onde concentrar os seus esforços para obter o máximo impacto.
- Saber para onde vai o dinheiro: Sem passar semanas a elaborar relatórios. Respostas imediatas a perguntas sobre despesas.
- Concentrar-se em categorias de grande impacto: Veja quais são as categorias com maiores oportunidades de poupança. Estabeleça prioridades estratégicas.
- Objectivos de consolidação de fornecedores: Identifique onde tem demasiados fornecedores e o que pode poupar com a consolidação.
- Visibilidade do cumprimento dos contratos: Veja onde os termos contratados não estão a ser utilizados. Promover a adoção.
- Preparação da negociação: Entre nas discussões com os fornecedores com dados de despesas e contexto de mercado.
Para equipas de finanças
Obtém transparência nas despesas e precisão orçamental que nunca teve.
- Melhor precisão orçamental: Previsões baseadas em padrões de despesas reais e não em suposições.
- Investimentos justificados em aquisições: Oportunidades de poupança documentadas que justificam os recursos de aquisição.
- Poupanças documentadas: Acompanhe as poupanças realizadas com as iniciativas de aquisição. Mostrar o ROI.
- Análise de variância: Compreender o que está a provocar alterações nas despesas. Razões reais, não teorias.
- Controlo dos custos: Alerta precoce quando as despesas estão a ultrapassar o orçamento. Tempo para atuar antes que seja demasiado tarde.
O que a IA não faz
Sejamos claros quanto ao que a IA de análise de despesas não é.
A IA não capta automaticamente as poupanças. Ela identifica oportunidades. Os humanos têm de atuar sobre elas. Negociar com os fornecedores. Consolidar o volume. Aplicar o cumprimento dos contratos.
A IA não compreende o contexto sem a intervenção humana. Por vezes, os preços mais elevados são justificados pela qualidade, pelo serviço ou pelas relações estratégicas. Por vezes, a fragmentação dos fornecedores serve um objetivo. A IA assinala os números; o utilizador aplica o seu juízo comercial.
A IA não corrige os maus processos de aquisição. Se os seus processos forem lentos e as pessoas os contornarem, a análise de despesas mostrará o problema. Mas para o resolver é necessário melhorar os processos e não apenas a análise.
O que a IA faz é tornar as despesas visíveis. Mostra onde existem oportunidades. Quantificar as potenciais poupanças. Acompanhar o progresso.
A sua equipa de compras continua a ter de fazer o trabalho. Mas fá-lo com uma orientação clara e não com suposições.
Resultados reais da IA de análise de despesas
Eis o que isto parece na prática:
Visibilidade contínua das despesas: Acabaram-se os projectos trimestrais de análise de despesas. Categorização e relatórios em tempo real. Perguntas respondidas imediatamente.
Identificação da poupança: As empresas típicas encontram uma oportunidade de poupança de 8-15% na primeira análise. Nem todas são realizáveis, mas o suficiente para justificar o esforço.
Estratégia de categoria mais rápida: A identificação de oportunidades de categoria que demorava semanas, agora demora dias. Mais categorias geridas de forma estratégica.
Melhores negociações: Os compradores entram nas discussões com dados. Melhores resultados quando se conhece as despesas, as taxas de mercado e os pontos de vantagem.
Redução das despesas: A visibilidade promove melhorias. Quando se medem e comunicam as despesas irregulares, estas diminuem. Normalmente, a redução é de 30-50% ao longo do tempo.
Não se trata de substituir as equipas de compras por IA. Trata-se de lhes dar visibilidade e ferramentas para serem mais estratégicas.
Pronto para ver para onde vai o seu dinheiro?
Os dados de despesas de cada empresa são diferentes. Sistemas diferentes. Estruturas diferentes. Diferentes categorias que são importantes para a sua empresa.
Não vendemos ferramentas de análise de despesas de tamanho único. Analisamos as suas fontes de dados e padrões de despesas específicos. Criamos uma categorização que corresponde à forma como gere as categorias. Criamos relatórios e alertas que respondem às suas perguntas específicas.
Não prometemos que vai encontrar milhões em poupanças. Apenas uma visibilidade clara de onde gasta dinheiro e onde existem oportunidades.
Vamos falar sobre as suas necessidades de análise de despesas
