IA para relatórios e análises financeiras: Menos montagem, mais informação
Os relatórios financeiros são essenciais. É assim que se sabe o que aconteceu. É assim que a liderança toma decisões. É assim que a direção avalia o desempenho.
É também incrivelmente repetitivo.
Extrair dados de cinco sistemas diferentes. Exportar para o Excel. Limpá-los. Calcule as variações. Construir as mesmas tabelas que construiu no mês passado. Formatar tudo. Escreva o comentário a explicar o que mudou. Verifique todas as fórmulas. Envie-o. Depois, alguém faz uma pergunta de acompanhamento e você faz tudo de novo.
O conteúdo muda. A estrutura não muda. A análise é valiosa. A montagem é apenas trabalho.
A IA não substitui a análise financeira. Faz a parte da montagem. A recolha de dados. O cálculo. O primeiro rascunho. Assim, a sua equipa pode concentrar-se no que os números realmente significam.
O problema dos relatórios
As equipas financeiras gastam muito tempo na elaboração de relatórios:
Os dados estão em todo o lado:
Receitas no ERP. Métricas de clientes no CRM. Número de funcionários no HRIS. Despesas de marketing no seu próprio sistema. Análise da Web noutra ferramenta. As operações de vendas mantêm folhas de cálculo separadas.
Recolha manual de dados:
Iniciar sessão em cada sistema. Exportar os dados corretos. Copie e cole na sua folha de cálculo principal. Esperar que não se tenha esquecido de nada. Espero que os formatos coincidam. Espero que ninguém tenha alterado os nomes das colunas.
Cálculos repetitivos:
Orçamento vs. real. Mês a mês. Ano após ano. Tendências trimestrais. As mesmas fórmulas. Números diferentes. Todos os períodos.
Análise de variância manual:
Porque é que as receitas aumentaram em 8%? Investiga-se os dados. Mix de produtos. Mix geográfico. Alterações de preços. Alterações de volume. Depois, escreve-os. Todos os meses.
Formatação e apresentação:
Os números devem ser corretos. Tabelas formatadas de forma consistente. Gráficos nas páginas corretas. Cabeçalhos e rodapés corretos. Diapositivos do PowerPoint actualizados.
Dores de cabeça com o controlo de versões:
Envia-se a v1. Alguém encontra um erro. Envia-se a v2. Alguém quer cortes diferentes. Envia-se a v3. Agora há três versões a circular.
Quando o relatório está pronto, estamos exaustos. E ainda não fez uma análise efectiva. Limitou-se a reunir informação.
O que a IA faz pelos relatórios e análises
Extrai dados de todo o lado automaticamente
A IA liga-se a todos os seus sistemas:
- Sistemas ERP (SAP, Oracle, NetSuite, Dynamics, etc.)
- Sistemas CRM (Salesforce, HubSpot, etc.)
- Armazéns de dados e bases de dados
- Folhas de cálculo e unidades partilhadas
- Ferramentas de armazenamento e colaboração na nuvem
- Fontes de dados de terceiros
Não é necessário iniciar sessão e exportar. Não há mais copiar e colar. A IA recupera exatamente o que precisa, quando precisa.
Trata automaticamente diferentes formatos de dados. Datas em formatos diferentes? Moedas diferentes? Unidades de medida diferentes? A IA normaliza tudo para que funcione em conjunto.
Dados actualizados? A IA actualiza-se automaticamente. Acabaram-se os avisos de isenção de responsabilidade "este relatório utiliza dados de..." porque os obteve manualmente na terça-feira de manhã.
Calcula tudo instantaneamente
Os cálculos financeiros normais que demoram minutos a efetuar manualmente passam a ser efectuados em segundos:
Cálculos de desvio:
- Orçamento vs. real (em dólares e em percentagem)
- Previsão vs. real
- Comparações de períodos anteriores
- Comparações com o ano anterior
- Desvio do plano com acumulado até o final do ano
Análise de tendências:
- Taxas de crescimento mês a mês
- Tendências trimestrais
- Médias móveis
- Ajustes de sazonalidade
- Cálculos de taxa de execução
Análise de rácios:
- Margens (bruta, operacional, líquida)
- Métricas de rendibilidade (ROA, ROE, ROIC)
- Rácios de eficiência (rotação de activos, rotação de existências)
- Rácios de liquidez (rácio de liquidez corrente, rácio de liquidez imediata)
- KPIs personalizados específicos para o seu negócio
A IA não se limita a calcular. Também trata dos casos extremos irritantes. Divisão por zero? Dados em falta? Alterações estruturais no seu plano de contas? A IA gere-os de forma inteligente em vez de os quebrar.
Explica o que mudou
É aqui que a IA se torna interessante. Não se limita a mostrar números. Explica-os.
Comentário automático de desvio:
"A receita aumentou $2.3M (12%) em comparação com o mês anterior, impulsionada pelo crescimento de 15% no Produto X ($1.8M) e 8% no Produto Y ($0.6M), parcialmente compensado pelo declínio de 3% no Produto Z ($0.1M)."
A IA escreve o primeiro rascunho. O utilizador revê, aperfeiçoa e acrescenta contexto. Mas não está a começar de uma página em branco.
Identificação do condutor:
A IA não se limita a dizer que as receitas estão a aumentar. Identifica porquê:
- Variações de volume vs. variações de preço
- Mudanças no mix de produtos
- Desempenho geográfico
- Alterações no segmento de clientes
- Sazonalidade vs. crescimento real
Quantifica a contribuição de cada fator. "O volume aumentou 8%, os preços aumentaram 3%, o impacto da mistura +1%." Agora já sabe o que é que realmente fez mexer a agulha.
Resumos em linguagem natural:
Em vez de obrigar os executivos a ler tabelas, a IA escreve resumos executivos em linguagem simples. "Superámos o plano em 5% este mês, principalmente devido a uma procura mais forte do que o esperado na região Nordeste."
Manchas Padrões e anomalias
Os seres humanos são óptimos na análise. Os humanos são péssimos a verificar milhares de pontos de dados em busca de padrões.
A IA é o oposto.
Deteção de tendências:
A margem bruta diminuiu três meses seguidos. Pequenas quedas todos os meses. É fácil passar despercebido individualmente. A IA detecta a tendência e assinala-a.
Deteção de anomalias:
As despesas de marketing no escritório de Dallas são 40% superiores ao normal. Pode ser legítimo. Pode ser um erro. De qualquer forma, vale a pena verificar. A IA assinala-o.
Análise de correlação:
Quando as vendas aumentam, os custos de envio normalmente aumentam proporcionalmente. Este mês não aumentaram. Porquê? A IA apercebe-se e questiona-o.
Monitorização dos limiares:
Qualquer conta superior a $50K necessita de uma análise do CFO. Qualquer variação superior a 10% necessita de explicação. Qualquer margem negativa deve ser investigada. A IA vigia continuamente e alerta quando os limites são ultrapassados.
A sua equipa não pode verificar manualmente todos os itens de linha todos os meses. A IA pode. Chama a atenção para as coisas importantes em vez de as deixar escondidas em enormes conjuntos de dados.
Gera relatórios automaticamente
Quando a IA conhece o seu formato de relatório padrão, cria-o automaticamente:
Pacotes financeiros mensais:
Demonstração de resultados, balanço, fluxo de caixa, comentário de variação, painel de controlo de KPI. O mesmo formato todos os meses. Números actualizados automaticamente.
Pacotes de placas:
Resumo executivo, principais métricas, desempenho do segmento, riscos e oportunidades. Gerado automaticamente, pronto para ser revisto e aperfeiçoado.
Relatórios dos departamentos:
Cada departamento tem o seu próprio P&L e métricas. Gerados a partir da mesma fonte de dados. Definições consistentes. Sem divisão manual.
Vistas personalizadas:
As vendas pretendem ver as receitas por região. As operações querem ver os custos por instalação. O marketing pretende ver o ROI por canal. A IA cria cada vista a partir dos mesmos dados subjacentes.
A IA gera o primeiro rascunho. O utilizador revê-o. Acrescenta contexto. Ajusta o que precisa de ser ajustado. Mas não está sempre a construir a partir do zero.
Responde rapidamente a perguntas ad hoc
A reunião da direção é daqui a 30 minutos. Alguém pergunta: "Qual é a tendência das nossas receitas no Midwest para o Produto X nos últimos 6 trimestres?"
Antes da IA: Pânico. Exportar dados. Filtrar. Calcular. Construir um gráfico rápido. Esperar que esteja correto.
Com a IA: faça a pergunta. Obtenha a resposta em segundos. Verificar se parece razoável. Mostre-a ao quadro.
A IA pode dividir os seus dados financeiros da forma que desejar:
- Por produto, região, cliente, canal, período de tempo
- Com qualquer métrica que definir
- Em tabelas, gráficos ou narrativas
- Exportado para qualquer formato de que necessite
Ad hoc já não significa horas de trabalho. Significa perguntas diferentes, à mesma velocidade.
O que isto significa para si
Para diretores financeiros e líderes financeiros
Ciclos de fecho mais rápidos:
Quando a montagem de relatórios é automática, o fecho é mais rápido. Fecho em dois dias em vez de cinco dias. A mesma qualidade, menos tempo.
Mais tempo para o trabalho estratégico:
A sua equipa passa menos tempo a elaborar relatórios e mais tempo a compreender o seu significado. Mais tempo com perguntas do tipo "devemos" em vez de perguntas do tipo "quanto".
Melhor apoio à decisão:
Quando se pode responder a perguntas em minutos em vez de horas, os líderes tomam decisões com melhores informações. Menos suposições, mais dados.
Relatórios consistentes:
Sempre as mesmas definições. Sempre os mesmos cálculos. Acabaram-se os momentos "Espera, como é que calculámos isto no mês passado?".
Auditorias mais fáceis:
Os auditores querem compreender os seus números. Quando os relatórios são gerados automaticamente a partir de fontes de dados verificadas com cálculos documentados, é muito mais fácil de explicar e apoiar.
Para controladores e gestores de contabilidade
Deixar de reconstruir os mesmos relatórios:
Os pacotes de final de mês que demoravam dois dias, agora demoram duas horas. A maior parte desse tempo é de revisão, não de montagem.
Detecte os erros antes que eles sejam eliminados:
A IA assinala coisas que não fazem sentido. Tendências invulgares. Cálculos errados. Dados em falta. Corrige os problemas antes que alguém os veja.
Tratar os pedidos de relatórios sem entrar em pânico:
"Consegue obter as receitas por região dos últimos três anos, por trimestre?" Costumava ser um projeto. Agora são cinco minutos.
Concentre-se em explicar, não em calcular:
O seu trabalho é ajudar as pessoas a compreender os números. Quando a IA faz as contas, tem tempo para explicar o que está a acontecer.
Para analistas financeiros
Chegar mais rapidamente às informações:
Deixe de gastar 80% do seu tempo a tratar de dados e 20% a analisá-los. Inverta esse rácio. A IA manipula. O utilizador analisa.
Explorar mais cenários:
Quando se pode efetuar uma análise em minutos em vez de horas, exploram-se mais opções. Mais cenários "e se". Mergulha mais profundamente em padrões interessantes.
Faça um trabalho que utilize efetivamente as suas competências:
Não se entrou em finanças para copiar e colar dados. Foi para as finanças para compreender o desempenho da empresa. A IA permite-lhe concentrar-se nisso.
Torne-se um melhor parceiro de negócios:
Quando consegue responder rapidamente a perguntas com dados de qualidade, torna-se a pessoa com quem todos querem falar. Ajuda a tomar decisões em vez de se limitar a comunicar os resultados.
Cenários comuns de relatórios
Relatório de encerramento do mês
O fecho está feito. Os livros estão fechados. Agora começa o relatório.
A IA automaticamente:
- Extrai os números finais do seu ERP
- Calcula todos os desvios em relação ao orçamento e aos períodos anteriores
- Gera demonstrações padrão de resultados, balanço e fluxo de caixa
- Cria um comentário sobre o desvio que explica os movimentos principais
- Cria painéis de controlo de KPI com gráficos e tendências
- Formata tudo de acordo com os seus modelos
- Distribui os relatórios às pessoas certas
O seu controlador revê o pacote. Acrescenta contexto sobre questões específicas. Ajusta os comentários quando necessário. Aprova a distribuição. Tempo total: 90 minutos em vez de dois dias.
Preparação da reunião do Conselho de Administração
A direção reúne-se trimestralmente. Pretendem conhecer o desempenho, as tendências e as perspectivas.
A IA cria:
- Resumo executivo com os principais destaques
- Demonstração de resultados trimestrais com análise das variações
- Desempenho acumulado em relação ao plano
- Principais métricas e tendências de KPI
- Desagregação do desempenho do segmento
- Resumo da tesouraria e do balanço
- Gráficos com tendências e comparações
O seu diretor financeiro revê o projeto. Acrescenta comentários estratégicos. Ajusta a ênfase em determinados pontos. Prepara pontos de discussão. Mas a montagem dos dados está concluída.
Pedido de análise ad hoc
O seu Diretor Executivo pergunta: "Estou preocupado com a nossa margem na região Oeste. Pode mostrar-me a tendência da margem bruta por região nos últimos 8 trimestres e discriminar os 5 principais produtos em cada região?"
A IA:
- Puxa a receita e o CPV por região, produto e trimestre
- Calcula a margem bruta para cada combinação
- Identifica os 5 principais produtos por região em termos de receitas
- Cria gráficos de tendências que mostram o movimento das margens
- Gera uma tabela de resumo com as principais métricas
- Esboça comentários referindo que a margem da região ocidental diminuiu 3 pontos, devido principalmente à pressão sobre os preços do Produto X
Tempo total: 5 minutos. Revisa, verifica se faz sentido e envia-o ao CEO. Análise efectuada antes mesmo de a reunião começar.
O que a IA não pode fazer
A IA é poderosa para a elaboração de relatórios, mas tem limites claros:
Não pode fazer juízos de valor sobre a apresentação:
Devemos ou não destacar esta questão para a direção? Essa é uma decisão estratégica. A IA mostra-lhe os dados. O utilizador decide o que deve realçar.
Não pode explicar o contexto fora dos dados:
"As receitas diminuíram porque o nosso maior cliente teve um incêndio" requer conhecimento fora dos seus sistemas. A IA não pode saber isso a não ser que alguém lho diga.
Não pode determinar o que é importante:
Uma variação de 2% pode ser enorme numa rubrica e insignificante noutra. A IA pode assinalar as variações, mas é o utilizador que decide o que é importante.
Não consegue lidar com tipos de análise completamente novos:
Relatórios padrão? Perfeito. Algo que nunca analisou antes de uma nova forma? Terá de o orientar.
Não pode garantir a qualidade dos dados:
Se os dados errados entram no seu ERP, os dados errados saem nos relatórios. O princípio do "entra lixo, sai lixo" continua a aplicar-se. A IA pode detetar anomalias, mas não pode corrigir dados de origem incorrectos.
A IA faz o trabalho mecânico de forma brilhante. O pensamento estratégico, o contexto comercial e o discernimento continuam a exigir humanos.
Começar a trabalhar
Comece pelo seu processo de elaboração de relatórios mais doloroso:
Escolha primeiro um relatório:
O seu pacote de gestão mensal? Relatório da direção? Relatórios de departamento? Escolha o que demora mais tempo ou acontece com mais frequência.
Documentar o processo atual:
De onde vêm os dados? Que cálculos são efectuados? Que formato é que as pessoas esperam? É essencial compreender o estado atual.
Comece com a automatização da recolha de dados:
Antes de a IA escrever comentários, faça com que ela extraia dados automaticamente. Prove que funciona corretamente.
Adicionar cálculos a seguir:
Quando os dados fluírem de forma fiável, automatize os cálculos padrão. Verifique se correspondem aos seus cálculos manuais.
Em seguida, adicione a geração de narrativas:
Quando os números estiverem corretos, deixe a IA redigir os comentários. Rever cada palavra inicialmente. Criar confiança ao longo do tempo.
Medir a poupança de tempo:
Registar o tempo que os relatórios demoravam antes e depois. Documentar a melhoria. Utilize isso para justificar a expansão para mais relatórios.
Não é necessário automatizar tudo de uma só vez. Comece com um relatório. Prove o seu valor. Expanda a partir daí.
Pronto para gastar menos tempo a criar relatórios?
Cada empresa tem necessidades diferentes em termos de relatórios. Sistemas diferentes. Formatos diferentes. Diferentes públicos.
Não vendemos modelos genéricos de relatórios. Analisamos os seus relatórios específicos. As suas fontes de dados. Os seus requisitos.
Em seguida, criamos relatórios com base em IA que funcionam exatamente como você precisa. Os mesmos resultados que produz atualmente. Numa fração de tempo.
Começamos com um relatório. Provamos que funciona. Depois expandimos. Nenhum projeto de transformação maciça. Apenas automatização prática que poupa tempo à sua equipa.
