IA para Auditoria e Conformidade: Monitorização contínua em vez de pânico pontual
As auditorias são stressantes. Os auditores estão a chegar. É necessário encontrar documentação de apoio para milhares de transacções. Testar os controlos. Provar que os processos foram seguidos. Explicar as excepções.
Está a esforçar-se para reunir provas. Recolhe amostras. Criar ficheiros de auditoria. Responde a perguntas. Esperar que nada de importante seja encontrado.
Os controlos internos necessitam de um acompanhamento constante. Segregação de funções. Fluxos de trabalho de aprovação. Direitos de acesso. Revisões dos registos contabilísticos. A maioria das empresas efectua controlos uma vez por ano durante a auditoria. Os problemas passam meses sem serem detectados.
Os regulamentos estão sempre a mudar. Novas normas contabilísticas. Regras fiscais actualizadas. Requisitos do sector. Alguém tem de controlar o que se aplica a si e garantir a conformidade.
Isto é trabalho de controlo. Deteção de padrões. Identificação de excepções. Monitorização de regras. A IA foi criada exatamente para isto.
A IA não substitui os auditores nem o julgamento. Monitoriza continuamente as transacções. Assinala as excepções à medida que estas ocorrem. Prepara a documentação automaticamente. Permite-lhe encontrar problemas antecipadamente em vez de os descobrir durante a auditoria.
O desafio da auditoria e da conformidade
A auditoria e a conformidade tradicionais são pontuais:
Auditoria anual:
Aparecem os auditores. Testar uma amostra de transacções. Verificar os saldos no final do mês ou do ano. Verificam se os processos foram seguidos. Os problemas que encontram ocorreram há meses. Demasiado tarde para serem corrigidos facilmente.
Revisões trimestrais:
Um pouco mais frequente, mas ainda assim pontual. Olhar para trás. Encontrar problemas depois de estes já terem afetado as suas finanças.
Testes de controlo:
Testar uma amostra de 25 ou 50 transacções. Esperar que a amostra represente a população total. Espero que nada tenha escapado nos outros milhares de transacções.
Monitorização manual:
Os controladores e os gestores de contabilidade fazem verificações pontuais. Rever os lançamentos no diário. Procuram transacções invulgares. Mas não podem verificar tudo. Baseiam-se na amostragem e no julgamento.
Acompanhamento da conformidade:
Alguém precisa de acompanhar as alterações regulamentares. Determinar o impacto. Atualizar os processos. Formar o pessoal. É muita coisa para acompanhar.
O resultado: Os problemas escondem-se até à auditoria. Os controlos podem não funcionar como pretendido durante meses antes de alguém dar por isso. Os problemas de conformidade acumulam-se.
A IA passa de uma verificação periódica para uma monitorização contínua.
O que a IA faz pela auditoria e conformidade
Monitoriza as transacções de forma contínua
Em vez de amostragem, a IA verifica todas as transacções. Não mensalmente. Não trimestralmente. Continuamente.
Monitorização baseada em regras:
O utilizador define regras. A IA verifica cada transação em função dessas regras:
- Os lançamentos contabilísticos superiores a $50K necessitam de aprovação
- Os relatórios de despesas que ultrapassem os limites da política devem ser aprovados pelo diretor
- Pagamentos de fornecedores sem POs precisam de explicação
- As transacções entre empresas devem ser equilibradas
- O reconhecimento do rédito deve seguir critérios
Regra violada? A IA assinala-o imediatamente. Não durante a revisão do próximo mês. Agora mesmo.
100% - ensaio, não amostragem:
Os auditores testam amostras porque é impossível testar tudo manualmente. A IA testa tudo. Todas as transacções. Todos os dias.
Se houver um problema, encontra-o imediatamente. Se não houver, temos provas de que os controlos funcionam para toda a população e não apenas para uma amostra.
Alertas em tempo real:
Problema detectado? A notificação é enviada imediatamente. Email, Slack, Teams, push móvel. O que for melhor para a sua equipa. Os problemas são tratados enquanto estão frescos e podem ser resolvidos.
Detecta anomalias automaticamente
Alguns problemas não violam regras específicas. São apenas invulgares. A IA apercebe-se.
Anomalias estatísticas:
O montante da transação é 3 desvios padrão da média para esta conta. Pode ser legítimo. Pode ser um erro. Vale a pena verificar.
Quebras de padrão:
Este vendedor recebe normalmente $5,000-$7,000 por mês. Este mês é de $25,000. O que é que mudou?
Anomalias de tempo:
Grande registo no diário, publicado às 23h47 do último dia do trimestre. Pode ser bom. Pode ser uma gestão de resultados. Marcar para revisão.
Anomalias de relacionamento:
As receitas aumentaram 20% mas os custos de envio mantiveram-se estáveis. Normalmente, andam juntos. Porque não desta vez?
Anomalias no comportamento do utilizador:
Este utilizador publica normalmente 5-10 entradas de diário por mês. Este mês, publicou 47. O que é que se passa?
A IA não acusa. Assinala. "Isto parece invulgar. Alguém devia verificar". A sua equipa investiga e confirma que está tudo bem ou detecta um problema.
Testa os controlos automaticamente
Os controlos internos necessitam de testes. Normalmente, são efectuados anualmente ou trimestralmente por amostragem. A IA testa continuamente.
Segregação de funções:
A IA verifica: Foi a mesma pessoa que criou e aprovou? A mesma pessoa encomendou e recebeu? A mesma pessoa introduziu e registou? As infracções são assinaladas imediatamente.
Fluxos de trabalho de aprovação:
A aprovação foi obtida antes do processamento? A aprovação veio de uma pessoa autorizada? O montante da aprovação foi suficiente para o tamanho da transação? Todas as transacções foram verificadas.
Controlos de acesso:
Quem tem acesso a quê? O acesso de alguém foi alargado para além da sua função? Os empregados que cessaram funções ainda estão activos nos sistemas? A IA monitoriza continuamente.
Conformidade da reconciliação:
As contas estão a ser reconciliadas atempadamente? As reconciliações estão a ser revistas? As rubricas de reconciliação estão a ser prontamente liquidadas? A IA regista tudo isto.
Cumprimento das políticas:
A política de despesas diz que as refeições estão incluídas no $75. Alguém submete $120. A política diz que as viagens internacionais precisam da aprovação do VP. Alguém efectuou uma reserva sem essa aprovação. A IA detecta violações da política.
Resultado: Sabe que os controlos estão a funcionar, ou sabe exatamente quais não estão e pode corrigi-los imediatamente.
Prepara a documentação de auditoria
Quando os auditores chegam, pedem documentação. A IA tem-na pronta.
Pistas de auditoria automáticas:
Para cada transação, a IA documenta:
- Quem o criou e quando
- Quem o aprovou e quando
- Que documentos comprovativos existem
- Que controlos foram testados e resultados
- Eventuais excepções e como foram resolvidas
Trilho completo. Não é necessário registo manual.
Provas organizadas:
Os auditores querem ver as transacções por tipo? Por montante? Por data? A IA organiza tudo da forma que pretender. Não há necessidade de vasculhar os ficheiros.
Relatórios de exceção:
Aqui estão todas as transacções que violaram os controlos. Aqui está como cada uma foi resolvida. Aqui está a aprovação para anular a política. Tudo documentado e organizado.
Resultados dos testes de controlo:
Testou todas as transacções, não uma amostra. Aqui está a metodologia de teste. Aqui estão os resultados. Aqui está a prova de que os controlos funcionam. Não é necessária qualquer extrapolação a partir de amostras.
Documentos de apoio:
É necessária uma fatura para esta transação? O IA tem-na associada. PEDIDO DE COMPRA? Ligado. E-mail de aprovação? Ligado. Recibo? Ligado. Tudo num só lugar.
Em vez de passar duas semanas a reunir documentação de auditoria, passa duas horas a rever o que a IA já compilou.
Acompanha as alterações regulamentares
Os regulamentos mudam constantemente. A IA ajuda-o a manter-se a par.
Monitoriza as fontes relevantes:
Pronunciamentos do FASB. Actualizações do IRS. Anúncios de reguladores do sector. Alterações fiscais estatais. A IA monitoriza fontes relevantes para o seu negócio.
Filtros para o que interessa:
Nem todas as alterações o afectam. A IA identifica o que é relevante com base no seu sector, estrutura e operações.
Resume o impacto:
Nova norma de contabilidade da locação? A IA resume o que mudou e como pode afetar as suas finanças. Não se trata de aconselhamento jurídico, mas de um resumo informado.
Prazos das bandeiras:
Datas de entrada em vigor. Prazos de cumprimento. Requisitos de registo. A IA regista as datas importantes para que nada se perca.
Sugere alterações ao processo:
Com base na alteração regulamentar, a IA sugere quais os processos que podem necessitar de atualização. Ponto de partida para o planeamento da conformidade da sua equipa.
Continua a ser necessária experiência para interpretar e implementar. Mas a IA garante que tem conhecimento das alterações com antecedência e não perde nada.
Identifica indicadores de risco de fraude
A IA não pode provar a fraude. Mas pode assinalar padrões que justificam uma investigação.
Padrões de transação invulgares:
Facturas de fornecedores abaixo dos limites de aprovação. Valores repetidos em dólares redondos. Transacções aos fins-de-semana ou feriados. Números de facturas sequenciais de diferentes fornecedores.
Sinais de alerta comportamentais:
Utilizadores que acedem aos sistemas a horas pouco habituais. Volume invulgar de lançamentos manuais no diário. Anulação de controlos. Acesso aos sistemas para além da função normal.
Sinais de alerta do fornecedor:
Novo fornecedor sem processo de concurso. O endereço do fornecedor corresponde ao endereço do empregado. Vários fornecedores com a mesma conta bancária. Fornecedor que apenas fatura e nunca entrega.
Sinais de alerta financeiros:
Os ajustamentos de inventário são sempre reduzidos, nunca aumentados. Devoluções de vendas logo após o final do trimestre. Reclassificações entre contas perto do final do período.
Estes não provam nada. Mas vale a pena investigá-las. A IA chama a atenção para elas, para que não se escondam em milhares de transacções normais.
O que isto significa para si
Para diretores financeiros e líderes financeiros
Dormir melhor antes das chamadas de resultados:
Quando os controlos são monitorizados continuamente e os problemas são detectados atempadamente, há menos surpresas. Menos pânico do tipo "encontrámos um problema durante a preparação da auditoria".
Custos de auditoria mais baixos:
Quando a documentação está organizada e os controlos são testados continuamente, as auditorias são mais rápidas. As auditorias mais rápidas custam menos. Algumas empresas poupam 30-50% em honorários de auditoria.
Melhores controlos internos:
Os testes pontuais apenas mostram que os controlos funcionaram para a amostra. A monitorização contínua mostra que funcionam para tudo. Melhores provas. Maior confiança.
Deteção precoce de problemas:
Encontre problemas em dias, não em meses. Resolva-os enquanto são pequenos. Evite fraquezas materiais que exijam divulgação.
Confiança na conformidade regulamentar:
Saber que está a par das alterações relevantes. Saber que os prazos estão a ser cumpridos. Saber que os processos estão a ser actualizados. Menos preocupações com a possibilidade de perder algo importante.
Para controladores e gestores de contabilidade
Deixar de fazer confusão durante a auditoria:
A documentação está pronta. Os testes de controlo estão concluídos. Existem relatórios de exceção. O utilizador revê em vez de compilar.
Detetar os erros atempadamente:
Código GL errado? Apanhado imediatamente. Falta de aprovação? Detectado imediatamente. Corrija-o agora em vez de o explicar aos auditores mais tarde.
Provas de que os controlos funcionam:
Não "testámos 25 transacções e foram aprovadas". Em vez disso, "testámos continuamente todas as 15.000 transacções e aqui estão os resultados".
Concentrar-se na melhoria, não no combate aos incêndios:
Quando os problemas são assinalados imediatamente, é possível corrigir as causas de raiz em vez de estar constantemente a descobrir novos problemas.
Melhores relatórios de gestão:
Apresentar um relatório ao CFO e ao comité de auditoria sobre a eficácia do controlo com dados reais e não com estimativas baseadas em amostras.
Para os auditores (internos e externos)
Melhores provas de auditoria:
Testes de população em vez de amostragem. Pistas de auditoria completas. Documentação organizada. Esta é a melhor evidência para pareceres de auditoria.
Auditorias mais rápidas:
Menos tempo a recolher informações. Mais tempo para a avaliação e áreas de risco. As auditorias são concluídas mais rapidamente.
Concentrar-se nas áreas de julgamento:
São efectuados testes de controlo de rotina. Gastar tempo com estimativas, avaliações e áreas de decisão da direção. Efetuar trabalhos de auditoria de maior valor.
Oportunidades de garantia contínua:
Para a auditoria interna, isto permite programas de garantia contínua. Monitorização ao longo do ano em vez de auditorias periódicas.
Cenários comuns de auditoria e conformidade
Controlo da segregação de funções
A sua política: A mesma pessoa não pode criar e aprovar facturas.
A IA monitoriza todas as facturas:
- Fatura criada pelo utilizador A
- Fatura aprovada pelo utilizador A
- Detectada violação da segregação de funções
- Alerta enviado ao gestor contabilístico
- O gestor investiga: O utilizador A substituiu alguém que estava de férias e esqueceu-se de encaminhar para uma aprovação diferente
- Reencaminhamento da fatura para o aprovador adequado
- Incidente registado para discussão dos pontos fracos do controlo
Problema detectado e resolvido imediatamente. Não descoberto durante a auditoria de fim de ano.
Deteção de lançamentos contábeis manuais incomuns
A IA monitoriza as entradas do diário:
- Lançamento manual em grande escala no último dia do trimestre
- A entrada estorna o primeiro dia do trimestre seguinte
- A entrada tem documentação mínima
- O padrão corresponde aos indicadores de risco de gestão de resultados
- Marcado para revisão do controlador
- O controlador investiga: Acréscimo legítimo para despesas conhecidas, documentação insuficiente
- Documentação adicional obtida e anexada
- Registo revisto e aprovado retroativamente
Entrada legítima, mas a IA detectou uma falha na documentação antes da auditoria.
Prevenção de fraudes do mestre de fornecedores
Novo fornecedor adicionado ao sistema:
- A IA compara os endereços dos fornecedores com os endereços dos empregados
- Correspondência encontrada: o endereço do fornecedor corresponde ao endereço do domicílio do funcionário AP
- Alerta imediato ao controlador e ao diretor financeiro
- Início da investigação
- Descobre-se que o empregado criou um fornecedor fictício para apresentar facturas falsas
- Fraude interrompida antes do processamento do primeiro pagamento
Sem a monitorização da IA, esta situação poderia ter passado despercebida durante meses ou anos.
Preparação da auditoria
Chegada dos auditores para a auditoria anual:
- Solicitar lista PBC (fornecida pelo cliente)
- A IA gera automaticamente a maior parte do PBC:
- Balancete? Gerado.
- Horários dos contactos? Gerados.
- Amostra de transacções por categoria? Gerado.
- Resultados dos testes de controlo? Já foram efectuados para 100% da população.
- Relatórios de exceção? Pronto.
- Documentação de apoio? Organizada e ligada.
O que antes levava duas semanas de preparação, agora leva dois dias para ser revisto e finalizado.
O que a IA não pode fazer
A IA é poderosa para o controlo e a documentação. Mas tem limites claros:
Não pode fazer julgamentos jurídicos:
Este tratamento contabilístico está em conformidade com os GAAP? Devemos divulgá-lo? Estas questões requerem conhecimentos contabilísticos especializados e discernimento.
Não pode conceber controlos:
A IA pode testar se os controlos funcionam. Não pode conceber os controlos que deve ter. Para tal, é necessário compreender a sua atividade e os seus riscos.
Não pode emitir pareceres de auditoria:
Os auditores emitem pareceres com base em juízos profissionais. A IA fornece provas e resultados de testes. O parecer requer conhecimentos humanos.
Não é capaz de interpretar regulamentos complexos:
A IA pode assinalar alterações regulamentares e resumi-las. Determinar exatamente como se aplicam à sua situação específica requer conhecimentos especializados.
Não pode provar a fraude:
A IA assinala padrões suspeitos. A investigação e a prova requerem análise, entrevistas e julgamento humanos.
Não pode substituir a governação:
Comités de auditoria. Supervisão do Conselho de Administração. Responsabilidade da direção. Estas continuam a ser funções humanas. A IA apoia-as, mas não as substitui.
A IA trata da verificação, monitorização e documentação de forma brilhante. A experiência, o discernimento e a responsabilidade permanecem com as pessoas.
Começar a trabalhar
Comece pela área de maior risco ou de maior esforço:
Escolha um controlo para monitorizar primeiro:
Segregação de funções? Fluxos de trabalho de aprovação? Conformidade com as políticas? Escolha um que seja importante e claramente definido. Prove que a monitorização da IA funciona.
Definir regras claras:
A IA precisa de regras de controlo claras. "As despesas devem ser razoáveis" é demasiado vago. "Despesas com refeições superiores a $75 requerem a aprovação do diretor" é claro.
Comece com alertas para um pequeno grupo:
Não inunde toda a gente com alertas inicialmente. Encaminhar para o controlador ou para uma pequena equipa. Afinar as regras. Reduzir os falsos positivos. Depois expandir.
Documentar os benefícios:
Acompanhar o número de problemas detectados. Com que antecedência foram detectados. Quanto tempo de auditoria foi poupado. Construir o caso de negócio para a expansão.
Expandir gradualmente:
Adicionar mais controlos para monitorizar. Adicionar mais regras. Adicionar mais pessoas a receber alertas. Criar uma monitorização abrangente ao longo do tempo.
Trabalhar com os auditores:
Mostre-lhes o que está a fazer. Obtenha a sua opinião. Eles valorizarão os testes populacionais em vez da amostragem. Isto pode reduzir o âmbito e o custo da auditoria.
A monitorização contínua não acontece de um dia para o outro. Mas é possível começar com pouco e ir aumentando ao longo do tempo.
Pronto para a monitorização contínua em vez do pânico pontual?
Cada empresa tem riscos diferentes. Controlos diferentes. Diferentes requisitos de auditoria. Regulamentos diferentes.
Não vendemos listas de controlo de conformidade genéricas. Analisamos os seus controlos específicos. Os seus riscos. Os seus requisitos de auditoria.
Depois, criamos uma monitorização de IA que se adapta ao seu ambiente. Os mesmos controlos que tem agora. Apenas monitorizados continuamente em vez de periodicamente.
Começamos por uma área. Provamos que a monitorização contínua funciona. Depois expandimos. Automatização prática da conformidade que reduz o risco e poupa tempo.
Fale connosco sobre as suas necessidades de auditoria e conformidade
