IA para contas a pagar e a receber: Tratar mais transacções com menos esforço
As contas a pagar e a receber são fábricas de transacções. Centenas ou milhares de facturas que passam todos os meses. Cada uma delas tem de ser registada, comparada, aprovada, paga ou cobrada.
É um trabalho de volume. Regras claras. Passos específicos. Poucas alterações de uma transação para outra.
A sua equipa passa horas a fazer corresponder facturas a ordens de compra. Verificar a correspondência de três vias. Programar execuções de pagamento. Envio de avisos de cobrança. Reconciliar contas. Responder a e-mails do tipo "onde está o meu pagamento?".
Isto não é trabalho financeiro estratégico. Trata-se de processamento de transacções. E a IA foi criada exatamente para isso.
A IA trata do volume. A sua equipa trata das excepções. Em vez de processar 200 transacções de rotina e 10 casos problemáticos, a sua equipa concentra-se nos 10 que realmente necessitam de avaliação humana.
O desafio AP/AR
O volume de transacções cresce com a sua empresa. Mas a sua equipa não cresce ao mesmo ritmo.
Em Contas a pagar:
- As facturas chegam por correio eletrónico, correio, portal, EDI, fax
- Cada fornecedor formata as facturas de forma diferente
- Cada fatura tem de corresponder ao pedido e ao recibo
- O encaminhamento da aprovação depende do montante, departamento, tipo de fornecedor
- Saldos de programação de pagamentos, datas de vencimento, descontos e posição de caixa
- Os fornecedores telefonam a perguntar sobre o estado do pagamento
- É necessário calcular as provisões de fim de mês
Em Contas a receber:
- As facturas têm de ser geradas e enviadas corretamente
- Os pagamentos chegam por cheque, ACH, transferência bancária, cartão de crédito
- A aplicação de caixa faz corresponder os pagamentos às facturas
- É necessário investigar os salários em atraso e as deduções
- As cobranças exigem um acompanhamento das contas em atraso
- Os clientes contestam facturas e precisam de uma solução
- Os objectivos de DSO devem ser monitorizados
Cada passo é simples. Mas multiplique por centenas de transacções e terá trabalho a tempo inteiro para várias pessoas.
Quando o volume aumenta, tem três opções: contratar mais pessoas, trabalhar mais horas ou deixar as coisas correr mal. Nenhuma destas opções é óptima. Nenhuma destas opções é óptima.
A IA dá-lhe uma quarta opção: tratar a rotina automaticamente.
O que a IA faz pelas contas a pagar
Processa facturas automaticamente
A fatura chega. A IA:
Extrai todos os dados:
Fornecedor, número da fatura, data, rubricas, montantes, condições, número do pedido. Tudo o que é necessário para o processamento.
Valida a fatura:
As contas batem certo? O fornecedor está no sistema? O endereço está correto? As condições de pagamento são as acordadas?
Verifica a existência de duplicados:
Esta fatura já foi apresentada anteriormente? O mesmo fornecedor, o mesmo montante, a mesma data? As tentativas duplicadas são imediatamente assinaladas.
Cria a entrada AP:
Lançamento automático no seu ERP ou sistema contabilístico. Códigos GL atribuídos com base em regras definidas por si.
Tudo isto acontece em menos de um minuto. Sem digitação humana. Sem erros de entrada de dados.
Puxadores de três vias a condizer
A correspondência de três vias é um controlo crítico. É também entediante.
Os jogos de IA:
- Fatura para ordem de compra: Vendedor correto? Artigos corretos? Preços corretos?
- Da fatura ao recibo: Recebemos efetivamente o que está a ser facturado?
- Os três juntos: As quantidades e os montantes estão alinhados nos três documentos?
Combinação perfeita:
Tudo se alinha dentro de tolerâncias aceitáveis. A IA aprova automaticamente e coloca em fila de espera para pagamento.
Desvio menor:
Pequena diferença de quantidade ou de preço. Abaixo do seu limite de tolerância. A IA assinala mas pode aprovar automaticamente se assim o configurar.
Variação significativa:
Incompatibilidade de material. Quantidade diferente. Preço diferente. Pedido de compra em falta. A IA assinala a necessidade de revisão humana e encaminha para a pessoa certa.
A sua equipa só vê as excepções. Os 90% que combinam na perfeição? Já está a ser tratado.
Rotas para aprovação de forma inteligente
Todas as empresas têm regras de aprovação. A IA segue-as:
Encaminhamento baseado na quantidade:
No âmbito do $500? Aprovação do gestor. $500-$5,000? Aprovação do diretor. Mais de $5,000? Aprovação do VP. A IA conhece a sua matriz de aprovação.
Encaminhamento baseado no departamento:
Despesas de marketing? Vai para o diretor de marketing. Despesas de TI? Vai para o diretor de TI. Entre departamentos? Vai para ambos.
Encaminhamento baseado no fornecedor:
Novo fornecedor? Vai para o aprovisionamento para verificação. Fornecedor conhecido? Processo normal. Fornecedor na lista de observação? Vai para o controlador.
Tratamento prioritário:
Desconto por pagamento antecipado? Alta prioridade. Condições normais de 30 dias? Fila de espera normal. Já está em atraso? Urgente.
Os aprovadores recebem notificações através do seu canal preferido. Email, Slack, Teams, aplicação móvel. Aprovam ou rejeitam com um clique. Não é necessário procurar a fatura nos e-mails.
Optimiza a programação de pagamentos
Que facturas deve pagar esta semana? A IA ajuda-o a decidir.
Considera:
- Datas de vencimento: O que deve ser pago para evitar taxas de atraso?
- Descontos por pagamento antecipado: Que descontos podemos obter?
- Situação de tesouraria: Quanto é que podemos pagar agora?
- Relações com fornecedores: A quem é que damos prioridade por razões estratégicas?
- Condições de pagamento: Qual é o momento ideal para o fluxo de caixa?
A IA sugere execuções de pagamentos que equilibram todos estes factores. O utilizador revê. Ajusta se necessário. Aprova. Os pagamentos são efectuados.
Resultado: Mais descontos de pagamento antecipado capturados. Menos taxas de atraso. Melhor gestão de tesouraria. Menos planeamento manual.
Trata das comunicações com os fornecedores
O fornecedor envia um e-mail: "Qual é o estado da fatura 12345?"
Antes da IA: alguém procura nos sistemas e no correio eletrónico. Descobre o estado. Escreve uma resposta. Demora 10 minutos.
Com IA: resposta instantânea. "A fatura 12345 está aprovada e agendada para pagamento a 15 de maio." A IA verifica o sistema e responde automaticamente.
Para questões complexas, a IA encaminha para um humano. Mas verificações de estado de rotina? São tratadas automaticamente. A sua equipa deixa de ser o intermediário entre os fornecedores e os seus sistemas.
O que a IA faz pelas contas a receber
Gera e envia facturas
As facturas têm de ser emitidas atempadamente. Com a informação correta. Para a pessoa certa.
A IA:
Cria facturas a partir de encomendas:
Encomenda satisfeita? A fatura é gerada automaticamente. Todos os itens de linha. Preços corretos. Condições corretas. Formato específico do cliente, se necessário.
Aplica regras específicas do cliente:
Alguns clientes necessitam de números de pedido nas facturas. Alguns precisam de números de referência específicos. Alguns precisam que as facturas sejam enviadas para billing@ e não para finance@. A IA trata dos requisitos dos clientes.
Envia através dos canais preferidos:
Correio eletrónico, EDI, carregamento no portal, correio impresso. Seja qual for a forma como o cliente pretende receber as facturas, a IA fornece-as.
Entrega de faixas:
E-mail aberto? PDF descarregado? EDI confirmado? A IA monitoriza a receção e assinala se algo não foi entregue.
As facturas são emitidas mais rapidamente. De forma mais consistente. Com menos erros. Isso significa um pagamento mais rápido.
Aplica dinheiro automaticamente
A aplicação de numerário consiste em fazer corresponder os pagamentos às facturas. Conceito simples. Realidade que consome muito tempo.
Os jogos de IA:
Combinações perfeitas:
O valor do pagamento é exatamente igual ao valor da fatura. O nome do cliente coincide. A IA aplica-se automaticamente.
Pagamentos parciais:
O cliente pagou $8.000 contra uma fatura de $10.000. A IA aplica o pagamento parcial e mantém o saldo em aberto.
Pagamentos multifacturais:
Um cheque de $50.000 cobrindo 15 facturas. A IA faz a correspondência com as facturas certas com base em montantes, números de facturas em referências de pagamento ou padrões históricos.
Dinheiro não aplicado:
O pagamento não corresponde claramente a nenhuma fatura. A IA assinala-o para análise humana e sugere correspondências com base no montante e no histórico do cliente.
A sua equipa só toca nas excepções. Tudo o resto flui automaticamente.
Gere as colecções de forma sistemática
As colecções são um trabalho de acompanhamento. A IA fá-lo de forma consistente.
Controlo das datas de vencimento:
A fatura vence amanhã? A IA regista-a. Vencida? Começa o escalonamento.
Envia lembretes automaticamente:
Lembrete amigável 5 dias antes da data de vencimento. Outro lembrete na data de vencimento. Lembretes progressivos aos 7, 14, 30 dias de atraso. Tempo e tom baseados nas suas regras.
Personaliza as comunicações:
"A fatura 5678, no valor de $12.500, com data de 1 de abril, está vencida há 15 dias. O pagamento estava previsto para 30 de abril." Detalhes específicos, não modelos genéricos.
Respostas de rastreio:
O cliente diz "o cheque está no correio"? A IA regista-o e acompanha-o se o pagamento não chegar. Surgiu um litígio? Encaminha para o especialista em AR.
Encaminha a situação de forma adequada:
Pequeno montante, primeiro atraso? Lembretes automáticos. Grande montante, atraso repetido? Encaminhamento para o gestor de AR. Montante muito elevado, com atrasos significativos? Encaminha para o diretor financeiro.
Acompanhamento consistente. Não há contas esquecidas. Não há conversas incómodas adiadas. Apenas uma gestão sistemática das cobranças.
Gestão de litígios e deduções
O cliente paga $9.000 numa fatura de $10.000 e diz "erro de preço".
A IA:
- Detecta o curto-circuito
- Verifica se existe uma nota ou motivo de litígio
- Puxa a cotação original, a encomenda e a fatura
- Verifica o histórico de preços com este cliente
- Assinala o litígio e encaminha-o para o especialista em AR com todas as informações relevantes já recolhidas
O seu especialista em AR investiga com todo o contexto já fornecido. Não é preciso andar à procura nos sistemas. Não há necessidade de descobrir o que aconteceu. Tudo o que é necessário está ali mesmo.
Previsões de cobranças em dinheiro
Quanto dinheiro vai receber na próxima semana? No próximo mês?
A IA analisa:
- Facturas pendentes e datas de vencimento
- Padrões históricos de pagamento por cliente
- Tendências sazonais
- Questões actuais de recolha
- Litígios pendentes
Resultado: Previsões de cobrança de dinheiro que reflectem efetivamente a realidade. Não se trata apenas de somar os montantes das facturas e esperar. Previsões reais baseadas na forma como os clientes pagam efetivamente.
Uma melhor previsão de tesouraria significa uma melhor gestão de tesouraria. Sem surpresas quanto à possibilidade de efetuar o pagamento dos salários ou a compra de equipamento.
O que a IA faz pela reconciliação
A reconciliação é um trabalho de correspondência. A IA é excelente a fazer correspondências.
Reconciliação bancária
A IA:
- Extrai transacções do seu feed bancário
- Extrai transacções do seu sistema de contabilidade
- Corresponde a tudo o que se alinha
- Assinala o que não corresponde
- Cria um relatório de reconciliação que mostra os itens correspondentes e as excepções
A sua equipa analisa as excepções. Os outros 95% de transacções? Já foram reconciliadas.
Reconciliação da conta do fornecedor
Os seus registos dizem que deve ao Fornecedor X $25.000. O extrato deles diz que deve $27,000. Qual é a diferença?
A IA compara linha a linha:
- Que facturas aparecem em ambos?
- Que facturas constam apenas do extrato?
- Que pagamentos receberam que registámos?
- Qual é a diferença e porquê?
Gera um relatório de reconciliação que mostra que a diferença de $2.000 é a fatura 789 que ainda não recebemos. Mistério resolvido em minutos, não em horas.
Reconciliação de contas de clientes
O mesmo conceito para o AR. O cliente diz que não deve nada. O seu sistema mostra $15,000 por pagar.
A IA identifica o que pagaram e que ainda não aplicou. Quais as facturas que contestam. Que créditos estão pendentes. Apresenta uma reconciliação clara e pronta a ser discutida com o cliente.
O que isto significa para si
Para diretores financeiros e líderes financeiros
Escala sem número proporcional de efectivos:
O negócio cresce 50%? O volume de transacções cresce 50%. Mas a sua equipa AP/AR não precisa de aumentar 50%. A IA lida com o aumento do volume.
Melhor gestão do fundo de maneio:
Obter mais descontos por pagamento antecipado. Cobrar as contas a receber mais rapidamente. Melhor previsão de caixa. Tudo isto melhora o fundo de maneio.
Menor custo por transação:
O processamento manual de uma fatura custa $10-$15. Com a IA, desce para $2-$3. O mesmo se aplica à AR. Em grandes volumes, isto poupa dinheiro a sério.
Menos erros e litígios:
Um processamento consistente significa menos erros. Menos erros significam menos disputas com fornecedores e reclamações de clientes.
Melhor conformidade e controlos:
A correspondência tripartida é sempre aplicada. As regras de aprovação são sempre respeitadas. Manutenção da separação de funções. Não há excepções, a não ser que as autorize explicitamente.
Para equipas AP/AR
Deixar de introduzir dados:
Não é mais necessário digitar dados de facturas. Acabou-se a procura de OPs correspondentes. Não há mais reconciliação manual de correspondências perfeitas. A IA encarrega-se do processamento de rotina.
Concentrar-se nas excepções e nas relações:
Litígio com o fornecedor? Problema com o cliente? Configuração de um novo fornecedor? Transação invulgar? É aqui que acrescenta valor. As transacções de rotina não necessitam da sua experiência.
Responder a perguntas instantaneamente:
"Onde está o meu pagamento?" Procure-o em segundos porque tudo está no sistema e atualizado. Melhor serviço com menos esforço.
Lidar com períodos de pico sem entrar em pânico:
Aumento no final do mês? Fecho do ano? A IA não abranda. Não há horas extraordinárias. Sem atrasos. Sem stress.
Fazer um trabalho que seja realmente interessante:
Melhoria dos processos. Negociação com fornecedores. Estratégia de cobrança. Resolução de problemas. Isto é melhor do que processar a fatura número 847.
Para toda a empresa
Os fornecedores são pagos de forma previsível:
Processamento consistente. Calendários de pagamento claros. Menos pagamentos em atraso. Isto torna-o um melhor cliente e pode melhorar as condições.
Os clientes têm uma melhor experiência:
Facturas exactas. Respostas rápidas às perguntas. Acompanhamento profissional das cobranças. Assim, é mais fácil fazer negócio consigo.
O fluxo de caixa é mais previsível:
Uma melhor previsão das contas a pagar e a receber significa menos surpresas de dinheiro. Sabe o que está para vir.
O fecho do mês é mais rápido:
Quando o AP e o AR estão actualizados e limpos, o fecho é mais rápido. Menos confusão. Menos stress.
Cenários comuns
Processamento de facturas standard
Chega a fatura do fornecedor habitual. A IA:
- Extrai dados em 10 segundos
- Corresponde automaticamente à OP
- Confirmação da receção no sistema
- Valida tudo o que está alinhado
- Encaminhamento para o gestor para aprovação
- O gestor aprova através de telemóvel em 30 segundos
- Fatura em fila de espera para execução de pagamento
Tempo total desde a receção até à fila de pagamento: 2 minutos. Tempo humano: 30 segundos para aprovação. Tudo o resto é automático.
Aplicação de pagamento do cliente
O pagamento ACH de $47.500 chega do cliente. O IA:
- Vê o pagamento no feed do banco
- Identifica o cliente a partir dos dados bancários
- Encontra facturas em aberto para esse cliente
- Corresponde a três facturas específicas num total de $47.500
- Aplica o pagamento automaticamente
- Actualiza o saldo da conta do cliente
- Envia a confirmação do pagamento ao cliente
Tempo total: Menos de 1 minuto. Envolvimento humano: Nenhum. Pagamento aplicado corretamente e cliente notificado.
Acompanhamento das cobranças
A fatura de $15.000 está vencida há 10 dias. O IA:
- Envia uma mensagem de correio eletrónico de lembrete educado ao cliente
- O cliente responde: "Precisamos de uma cópia do recibo de entrega assinado"
- A IA encontra o recibo de entrega no sistema
- Envia-o automaticamente ao cliente
- O cliente responde: "Obrigado, o cheque será cortado na sexta-feira"
- A IA regista este facto no sistema e define um lembrete para acompanhar na terça-feira se o pagamento não for recebido
Toda a interação é gerida automaticamente até à chegada do pagamento ou até ser necessária uma intervenção humana.
O que a IA não pode fazer
A IA lida de forma brilhante com as transacções de rotina. Mas tem limites:
Não pode negociar:
O fornecedor pretende condições de pagamento diferentes? O cliente contesta o montante de uma fatura? Estas questões requerem uma gestão das relações humanas e uma avaliação.
Não pode tomar decisões comerciais:
Devemos deixar de fazer negócio com este cliente que se atrasa cronicamente? Devemos pagar esta fatura contestada para manter a relação? Decisões comerciais, não decisões de processamento.
Não consegue lidar com situações verdadeiramente novas:
É a primeira vez que adquire este tipo de serviço? Categoria de fornecedor completamente nova? Transação complexa com várias partes? Estas questões requerem uma análise humana.
Não pode corrigir dados incorrectos:
Se o seu mestre de artigos estiver errado, a correspondência será incorrecta. Se os endereços dos clientes estiverem desactualizados, as facturas vão para locais errados. A IA trabalha com os dados de que dispõe.
Não pode forçar o cumprimento:
A IA pode fazer cumprir as regras que lhe são impostas. Mas se os gestores ignorarem os pedidos de aprovação ou os clientes não pagarem, isso não é um problema da IA. É um problema de gestão ou de negócio.
A IA é excelente no processamento de transacções de grande volume e baseadas em regras. Tudo o resto continua a precisar da sua equipa.
Começar a trabalhar
Comece pela zona mais dolorosa:
O AP é o seu ponto de estrangulamento?
Comece com a automatização do processamento de facturas. Prove que funciona. Em seguida, adicione o encaminhamento de aprovações. Depois, a otimização dos pagamentos.
A RA é o seu desafio?
Comece com uma aplicação em dinheiro. Prove que funciona. Depois, adicione a automatização das cobranças. Depois, o tratamento de litígios.
Escolha primeiro um subconjunto limpo:
Os seus 20 principais fornecedores lidam com um volume de 80%? Comece por aí. Dados limpos, transacções previsíveis. Obtenha vitórias rapidamente.
Manter os humanos informados inicialmente:
Deixe a IA processar, mas peça à sua equipa para rever tudo primeiro. Crie confiança. Afine as regras. Depois, gradualmente, deixe que mais coisas fluam automaticamente.
Medir a melhoria:
Controlo dos tempos de ciclo. Custo por transação. Taxas de erro. Dias de contas a pagar pendentes. Dias de vendas pendentes. Documentar os resultados.
Não se trata de tudo ou nada. Comece com pouco. Prove o valor. Aumentar a escala.
Pronto para tratar de mais transacções com menos trabalho?
Os processos de contas a pagar e a receber de cada empresa são diferentes. Sistemas diferentes. Fluxos de trabalho de aprovação diferentes. Diferentes requisitos de fornecedores e clientes.
Não vendemos soluções de tamanho único. Analisamos os seus processos específicos. Os seus sistemas. Os seus pontos fracos.
Depois, criamos uma automatização de IA que se adapta à sua forma de trabalhar. Os mesmos controlos. Os mesmos requisitos de aprovação. Apenas automatizados em vez de manuais.
Começamos com uma área. Provamos que funciona. Depois expandimos. Automação prática que torna a sua equipa mais produtiva.
