IA para desempenho de fornecedores e gestão de riscos: Conheça seus fornecedores antes que eles causem problemas
A sua empresa depende dos fornecedores. Eles fornecem os materiais de que necessita. Os componentes com que constrói. Os serviços que mantêm as operações a funcionar.
Quando os fornecedores têm um bom desempenho, não se pensa neles. Quando eles falham, tudo pára.
Os atrasos nas entregas atrasam a produção. Problemas de qualidade geram retrabalho e reclamações dos clientes. Problemas financeiros causam interrupções no fornecimento. As violações de conformidade criam exposição legal. Os pequenos problemas dos fornecedores tornam-se grandes problemas para a empresa.
Mas a maioria das empresas não monitoriza sistematicamente o desempenho dos fornecedores. Não porque não se preocupem. Porque é impossível monitorizar manualmente centenas de fornecedores.
Apercebe-se dos problemas depois de eles o afectarem. O atraso na entrega que pára a produção. O problema de qualidade que atinge os clientes. A falência do fornecedor que o deixa à procura de alternativas.
A IA altera esta situação. Monitoriza continuamente o desempenho dos fornecedores. Segue os sinais de risco de várias fontes. Alerta-o para os problemas antes que estes afectem as operações. Transforma o combate reativo aos incêndios numa gestão proactiva dos riscos.
Porque é que a gestão do desempenho dos fornecedores falha
A maioria das empresas tem alguma forma de controlo do desempenho dos fornecedores. Quadros de pontuação. Revisões trimestrais da atividade. Avaliações anuais.
Mas estes são retrospectivos e periódicos. Dizem-nos o que aconteceu no último trimestre. Não nos dizem o que está a acontecer agora ou que problemas estão para vir.
O desempenho de um fornecedor em termos de entregas parece bom na revisão trimestral. Mas, nas últimas três semanas, falhou metade das suas entregas. Ninguém dá por isso até a produção ser afetada.
As finanças de um fornecedor pareciam estar bem na revisão anual. Mas acabou de perder o seu maior cliente. Quando se fica a saber, eles estão em apuros e a sua cadeia de abastecimento também.
E isso é para os fornecedores críticos, onde são efectuadas análises formais. Para os restantes 80% da sua base de fornecedores? São monitorizados apenas quando os problemas se tornam óbvios.
A monitorização manual não é escalável. Não é possível acompanhar o desempenho de entrega de 300 fornecedores. Não pode monitorizar as notícias financeiras de todas as empresas a quem compra. Não é possível verificar continuamente o estado de conformidade.
Por isso, monitoriza-se os grandes fornecedores e espera-se que os outros não causem problemas. A esperança não é uma estratégia de gestão de riscos.
O que a IA faz pelo desempenho do fornecedor e pela gestão de riscos
A IA não se limita a seguir o desempenho dos fornecedores. Prevê problemas. Eis como.
Monitoriza continuamente o desempenho dos fornecedores
A IA monitoriza os dados de desempenho dos fornecedores em tempo real. Não são revisões trimestrais. Monitorização contínua de todas as transacções.
Acompanhamento da entrega atempada:
- Todas as encomendas. Cada entrega. Foi pontual? Cedo? Atrasada? Por quanto?
- Desempenho de entrega por fornecedor, por categoria, por período de tempo.
- Tendências: O desempenho está a melhorar ou a diminuir?
- Variabilidade: Desempenho consistente ou imprevisível?
- Compromissos: Desempenho efetivo vs. níveis de serviço contratados.
O desempenho global de um fornecedor pode ser aceitável, mas o seu desempenho em itens críticos é fraco. A IA vê isso. A média de um fornecedor mostra 95% dentro do prazo, mas o desempenho recente caiu para 80%. A IA detecta a tendência.
Métricas de qualidade:
- Taxas de defeitos. Taxas de devolução. Requisitos de retrabalho.
- Incidentes de qualidade por gravidade e frequência.
- Conformidade com as especificações e normas.
- Reclamações de clientes relacionadas com problemas de fornecedores.
- Custos de qualidade: inspeção, retrabalho, devoluções, pedidos de garantia.
Os problemas de qualidade revelam frequentemente padrões antes de se tornarem óbvios. As taxas de defeitos aumentam lentamente. Linhas de produtos específicas com problemas. A IA identifica estes padrões numa fase inicial.
Capacidade de resposta e serviço:
- Tempo de resposta a pedidos de informação e problemas.
- Rapidez e eficácia na resolução de problemas.
- Flexibilidade no tratamento de alterações ou pedidos urgentes.
- Qualidade da comunicação e proactividade.
- Apoio técnico e conhecimentos especializados.
Desempenho comercial:
- Exatidão das facturas. Problemas e erros de faturação.
- Coerência dos preços com os contratos.
- Cumprimento das condições de pagamento.
- Prazo de entrega dos orçamentos e competitividade.
A IA não se limita a recolher dados. Analisa-os. Mostra tendências. Compara fornecedores. Assinala a degradação do desempenho antes que se torne crítica.
Pontua as relações com os fornecedores
Tem centenas de fornecedores. Quais são os que merecem atenção? Quais têm um bom desempenho? Quais necessitam de discussões de melhoria?
A IA classifica cada fornecedor em várias dimensões:
Pontuação de desempenho:
- Combinação ponderada de métricas de entrega, qualidade, capacidade de resposta e comerciais.
- Ajustado em função da importância: Os fornecedores críticos foram objeto de uma classificação mais rigorosa.
- Em comparação com os compromissos contratados e o desempenho dos seus pares.
Pontuação de risco:
- Risco financeiro. Risco de conformidade. Risco operacional. Risco geográfico.
- Dependências de fonte única. Risco de concentração.
- Factores externos: geopolíticos, regulamentares, condições de mercado.
Pontuação de valor:
- Competitividade em termos de custos. Contribuição para a inovação. Valor estratégico.
- Facilidade de fazer negócios. Flexibilidade e abordagem de parceria.
- Valor total para além do preço.
Classificação geral do fornecedor:
- Visão combinada do desempenho, risco e valor.
- Segmentação: parceiros estratégicos, fornecedores preferenciais, fornecedores aceitáveis, fornecedores em risco.
- Recomendações de ação baseadas na classificação e nas tendências.
Obtém uma lista de fornecedores prioritários. Quem precisa de uma discussão sobre o desempenho? Quem merece mais negócios? Quem precisa de um plano de transição?
Não com base na intuição ou em quem se queixou mais alto. Baseado em dados abrangentes e objectivos.
Detecta sinais de risco precocemente
Os problemas dos fornecedores não aparecem de repente. Há sinais de aviso. A IA está atenta a eles.
Sinais de risco financeiro:
- Descida da notação de crédito. Deterioração das demonstrações financeiras.
- Problemas de pagamento: atrasos nos pagamentos aos seus fornecedores, penhoras fiscais, sentenças judiciais.
- Perdas importantes de clientes. Concentração ou diminuição das receitas.
- Despedimentos, encerramento de instalações, anúncios de reestruturação.
- Mudanças de propriedade, rotação da direção, pedidos de falência.
Sinais de risco operacional:
- Degradação do desempenho de entrega. Aumento dos prazos de entrega.
- Aumento da frequência ou da gravidade dos problemas de qualidade.
- Restrições de capacidade. Problemas de produção.
- Saída de pessoal-chave. Problemas laborais ou greves.
- Questões da cadeia de abastecimento que afectam os seus fornecedores.
Risco de conformidade e reputação:
- Infracções à regulamentação. Incidentes de segurança. Questões ambientais.
- Problemas jurídicos: acções judiciais, inquéritos, multas.
- Cobertura noticiosa negativa. Mudanças de opinião nas redes sociais.
- Queixas de clientes. Mudanças na reputação do sector.
- Caducidade da certificação. Problemas com seguros ou licenças.
Risco externo e de mercado:
- Questões geopolíticas que afectam a localização dos fornecedores.
- Catástrofes naturais, fenómenos meteorológicos, problemas de infra-estruturas.
- Alterações regulamentares que afectam as operações dos fornecedores.
- Perturbações do mercado no sector do fornecedor.
- Volatilidade dos preços dos produtos de base que afecta os custos dos fornecedores.
A IA monitoriza notícias, bases de dados financeiras, registos regulamentares, relatórios do sector e dados internos de desempenho. Liga sinais que não seriam detectados isoladamente.
Um fornecedor tem pequenos atrasos na entrega. Isso é um sinal. O mesmo fornecedor acaba de despedir 10% de pessoal. Esse é outro sinal. Em conjunto, sugerem a emergência de um problema maior.
Recebe um aviso prévio. É altura de diversificar as fontes de abastecimento. Criar reservas de inventário. Criar alternativas. Gerir o risco de forma proactiva em vez de reagir a crises.
Prevê interrupções no fornecimento
Alguns problemas dos fornecedores são previsíveis. A IA identifica padrões que precedem as perturbações.
Padrões de degradação do desempenho:
Desempenho de entrega em declínio. Qualidade em queda. Prolongamento dos prazos de entrega. Estes padrões precedem frequentemente problemas maiores.
A IA aprende quais os padrões que se correlacionam com as perturbações. Assinala os fornecedores que apresentam estes padrões antes de a perturbação ocorrer.
Acumulação de factores de risco:
O aparecimento simultâneo de vários sinais de risco aumenta a probabilidade de perturbação.
Stress financeiro + problemas operacionais + recessão do sector = elevada probabilidade de falha do fornecedor. A IA quantifica este risco.
Controlo de factores externos:
Padrões climáticos que afectam as colheitas dos fornecedores agrícolas. Prazos regulamentares que criam restrições de capacidade. Congestionamento dos portos que afecta os prazos de entrega.
A IA monitoriza factores externos que prevêem perturbações na cadeia de abastecimento. Não na perfeição, mas com antecedência suficiente para se preparar.
Análise da capacidade e da procura:
Fornecedor com capacidade de 90%. Procura crescente no sector. O seu volume está a aumentar. A matemática prevê problemas de capacidade.
A IA modela a capacidade do fornecedor em função da procura. Assinala situações em que é provável que a oferta seja limitada.
A previsão de perturbações não é perfeita. Mas mesmo uma precisão de 70% com aviso prévio é valiosa. Não é possível evitar todas as perturbações. Mas pode preparar-se para as que vê chegar.
Monitoriza o estado de conformidade
Os fornecedores têm requisitos de conformidade. Certificações. Seguros. Documentação. Registos de segurança. Licenças ambientais.
Estes expiram. Os fornecedores esquecem-se de renovar. Ou não o informam quando há problemas.
A IA monitoriza o estado de conformidade:
Documentação necessária:
- Certificados de seguro. Montantes de cobertura e datas de expiração.
- Certificações de qualidade (ISO, específicas do sector). Estado atual e datas de renovação.
- Certificações de segurança e resultados de auditorias.
- Declarações financeiras e informações sobre o crédito.
- Licenças, autorizações, registos.
Conformidade regulamentar:
- Cumprimento da regulamentação do sector. Resultados da inspeção.
- Conformidade ambiental. Emissões, resíduos, relatórios.
- Regulamentação em matéria de trabalho e segurança. Constatações de auditoria.
- Conformidade das importações/exportações. Restrições comerciais.
- Conformidade da privacidade e segurança dos dados para fornecedores de TI.
Cumprimento contratual:
- Certificações exigidas nos termos do contrato.
- Requisitos de comunicação. Direitos de auditoria.
- Compromissos em matéria de diversidade e sustentabilidade.
- Reconhecimento e adesão ao código de conduta.
A IA controla o que é necessário. Monitoriza o estado. Alerta antes das expirações. Sinaliza problemas de conformidade.
O seguro expirou há três meses e ninguém reparou? A IA detecta-o. A certificação não foi renovada? Alerta enviado antes que se torne um problema.
O controlo da conformidade não é excitante. Mas a não conformidade é dispendiosa. Exposição legal. Constatações de auditoria. Violações de contratos com clientes. A IA evita estes problemas.
O que isto significa para si
Para CPOs e líderes de compras
Passa-se de uma gestão reactiva para uma gestão proactiva do risco do fornecedor.
- Gestão proactiva dos riscos: Problemas assinalados antes de perturbarem as operações. Tempo para se preparar, em vez de se mexer.
- Responsabilidade do fornecedor com dados: Discussões sobre o desempenho apoiadas por métricas objectivas. Expectativas claras e medição.
- Cadeia de abastecimento protegida: Sistema de alerta precoce para problemas com os fornecedores. Redução do impacto das perturbações.
- Melhoria contínua: O acompanhamento sistemático do desempenho conduz à melhoria do fornecedor ao longo do tempo.
- Gestão estratégica de fornecedores: Saber quais os fornecedores que merecem investimento e parceria. Quais precisam de melhorar o desempenho. Quais precisam de ser substituídos.
Para gestores de aquisições e compradores
Sabe quais os fornecedores a vigiar e tem provas para conversas difíceis.
- Saber quais os fornecedores a vigiar: Lista de prioridades baseada no desempenho e no risco. Concentre a atenção onde é importante.
- Provas para as conversações com os fornecedores: Debates sobre o desempenho com base em dados. Questões específicas com métricas claras.
- Alerta precoce de problemas: Resolver os problemas antes que se tornem críticos. Gestão proactiva.
- Acompanhamento simplificado do desempenho: Acabaram-se os scorecards manuais. Recolha e análise de dados automatizadas.
- Verificação da conformidade: Conhecer o estado de conformidade do fornecedor sem ter de seguir manualmente os documentos.
Para Operações e Cadeia de Fornecimento
Obtém um fornecimento fiável com menos interrupções.
- Menos interrupções no fornecimento: O alerta precoce permite a preparação. Inventário de proteção, fontes alternativas, planos de emergência.
- Melhor qualidade dos fornecedores: A monitorização e o feedback contínuos promovem a melhoria. Problemas detectados precocemente.
- Redução da exposição ao risco: Falhas financeiras, violações de conformidade, problemas operacionais detectados antes de o afectarem.
- Fornecimento previsível: Melhor visibilidade da capacidade e do risco dos fornecedores. Menos surpresas.
- Resolução mais rápida de problemas: Problemas identificados e escalonados imediatamente. Menos tempo a descobrir problemas.
O que a IA não faz
Sejamos claros quanto aos limites.
A IA proporciona visibilidade e alerta precoce. Não gere as relações com os fornecedores. Isso continua a ser trabalho humano.
A IA não consegue prever todas as perturbações. Alguns problemas surgem subitamente sem sinais de aviso. Alguns factores de risco não aparecem nas fontes de dados que a IA monitoriza.
A IA não pode tomar decisões estratégicas sobre as relações com os fornecedores. A decisão de trabalhar com um fornecedor para melhorar o desempenho ou de o substituir depende de outros factores para além dos dados: importância estratégica, historial da relação, alternativas disponíveis, estratégia empresarial.
O que a IA faz é tornar os problemas visíveis numa fase inicial. Fornecer dados objectivos de desempenho. Seguir os sinais de risco de várias fontes. Criar tempo e informação para melhores decisões.
A sua equipa de compras continua a gerir as relações com os fornecedores. Continua a tomar decisões estratégicas. Apenas o fazem com melhor informação e aviso prévio em vez de reação após o facto.
Resultados reais da IA de gestão de risco e desempenho de fornecedores
Eis o que isto parece na prática:
Prevenção de perturbações: O alerta precoce permite a preparação. As perturbações que teriam parado a produção causam, em vez disso, pequenos atrasos porque as alternativas estavam preparadas.
Melhoria do desempenho: A monitorização contínua e as discussões baseadas em dados impulsionam a melhoria dos fornecedores. Melhoria típica do desempenho de entrega de 5-10 pontos percentuais.
Evitar o risco: Falhas financeiras, violações de conformidade e crises de qualidade detectadas precocemente. Os problemas são tratados antes de se tornarem críticos.
Poupança de tempo: O controlo automatizado do desempenho substitui os scorecards manuais. Os compradores passam o tempo a gerir excepções e não a recolher dados.
Melhores relações com os fornecedores: Os dados objectivos eliminam as emoções das discussões sobre o desempenho. Os fornecedores respeitam a medição e respondem aos factos.
Não se trata de eliminar todos os riscos para os fornecedores. O risco existe. Mas o risco gerido é diferente do risco não gerido. A visibilidade e o alerta precoce transformam a gestão do risco de reactiva em proactiva.
Pronto para obter o controlo do risco do fornecedor?
A base de fornecedores de cada empresa é diferente. Diferentes fornecedores. Riscos diferentes. Diferentes métricas de desempenho que são importantes para as suas operações.
Não vendemos sistemas genéricos de gestão de fornecedores. Analisamos a sua base de fornecedores específica e os factores de risco. Identificamos os indicadores de desempenho importantes para a sua empresa. Criamos monitorização e alertas que correspondem à sua tolerância ao risco e às suas necessidades operacionais.
Não há promessas de que a IA irá prever todos os problemas. Apenas ferramentas práticas que tornam o desempenho dos fornecedores visível e fornecem um alerta precoce sobre os riscos antes de se tornarem crises.
