A gestão de riscos sem dados é um trabalho de adivinhação. E a adivinhação mata os projectos.
Vimos empresas gastarem milhões porque não conseguiram prever os problemas. Os sinais de alerta estavam lá. Os dados existiam. Mas ninguém ligou os pontos até ser demasiado tarde.
O Power BI muda este jogo. Transforma os seus dados de risco dispersos numa bola de cristal para os seus projectos. Não é magia - apenas uma utilização inteligente da informação que já possui.
Eis como ajudamos as organizações a passar do combate reativo aos incêndios para a gestão preditiva dos riscos.
Porque é que a gestão tradicional do risco falha
A maior parte da gestão de riscos é teatral. Folhas de cálculo bonitas com cores vermelhas, amarelas e verdes. Reuniões mensais em que todos acenam com a cabeça e dizem "estamos a monitorizar a situação".
O problema? O seu registo de riscos está num documento estático. Os dados do seu projeto estão noutro sistema. Os seus dados financeiros estão escondidos num software de contabilidade. Nada se comunica com mais nada.
Quando um risco se materializa, esforça-se por perceber o que aconteceu. Obtém relatórios de cinco fontes diferentes. Quando tem respostas, os danos já estão feitos.
Vemos este padrão em todo o lado:
- Ultrapassagens orçamentais que "surgiram do nada" - só que os dados relativos às despesas revelaram a tendência três meses antes
- Escassez de recursos que "não podia ser prevista" - enquanto os relatórios de utilização lançavam avisos
- Problemas de qualidade que "apareceram de repente" - embora as taxas de defeitos estivessem a aumentar há semanas
Os dados estavam lá. A visibilidade não estava.
Power BI como a sua plataforma de inteligência de risco
O Power BI não se limita a criar gráficos bonitos. Liga os pontos de risco antes que estes se transformem em explosões de risco.
Pense nele como o seu centro de comando de riscos. Todas as fontes de dados importantes são alimentadas num único local. Ferramentas de gestão de projectos, sistemas financeiros, bases de dados de RH, métricas de qualidade - todos falam a mesma língua.
Criamos painéis de controlo que lhe mostram três coisas:
- O que está a acontecer agora - Estado do projeto em tempo real em todas as suas iniciativas
- Que padrões estão a surgir - Tendências que prevêem os problemas antes de eles surgirem
- Que acções tomar - Próximas etapas claras com base nos dados
A magia acontece quando se deixa de olhar para métricas isoladas e se começa a ver as ligações. A variação do orçamento mais a utilização de recursos mais a pressão do calendário é igual a um projeto prestes a implodir.
O Power BI torna estas ligações visíveis. E a visibilidade cria opções.
Criar o seu sistema de deteção de riscos
Não criamos painéis de controlo. Construímos sistemas de alerta precoce.
Comece pelos seus maiores problemas. Que riscos o afectam mais? Esgotamento do orçamento? Atrasos no calendário? Conflitos de recursos? Falhas de qualidade?
Para cada categoria de risco principal, identificar os principais indicadores. Não os óbvios - os sinais subtis que aparecem semanas antes da crise.
Indicadores de risco orçamental:
- Velocidade de gastos real vs. planeada
- Frequência e valor do pedido de modificação
- Atrasos no pagamento de fornecedores
- Tempo de aprovação da ordem de compra
Indicadores de risco do calendário:
- Taxas de conclusão de tarefas vs. linha de base
- Consumo de memória intermédia do percurso crítico
- Previsões de disponibilidade de recursos
- Atrasos na conclusão da dependência
Indicadores de risco de qualidade:
- Taxas de deteção de defeitos por fase
- Percentagens de retrabalho
- Testar as lacunas de cobertura
- Tendências do sentimento de feedback dos clientes
Ligamos estes indicadores a alertas automáticos. Quando os padrões se alteram para além dos limites normais, as pessoas certas são imediatamente notificadas. Não na reunião de análise de risco do próximo mês. Agora.
Transformar as ideias em acções
Os dados sem ação são apenas entretenimento dispendioso.
Concebemos as nossas soluções Power BI em torno de pontos de decisão, não apenas de pontos de dados. Cada dashboard responde a questões específicas que conduzem a acções específicas.
Perguntas sobre o painel de controlo executivo:
- Que projectos necessitam de atenção imediata?
- Onde devemos reafectar os recursos?
- Que riscos ameaçam os nossos objectivos estratégicos?
Perguntas sobre o painel de controlo do gestor de projectos:
- Que tarefas estão a ficar para trás?
- Que membros da equipa estão sobrecarregados?
- Onde estão a surgir problemas de qualidade?
Perguntas sobre o painel de controlo do Risk Manager:
- Que cenários de risco estão a tornar-se mais prováveis?
- Que estratégias de atenuação estão a funcionar?
- Onde são necessários novos controlos do risco?
Cada painel de controlo inclui acções recomendadas com base nos padrões de dados. Sem adivinhar o que fazer a seguir. Sem paralisia de análise.
Também criamos capacidades de modelação de cenários. "O que acontece ao nosso cronograma se perdermos este recurso chave?" "Como é que um corte no orçamento 20% afecta os nossos resultados?" Responda a estas perguntas antes que se tornem realidade.
Sucesso na gestão de riscos no mundo real
Um cliente industrial estava a perder dinheiro em projectos de construção. As derrapagens orçamentais atingiam em média 30%. Os atrasos nos prazos eram rotina.
Ligámos os seus dados de gestão de projectos, sistemas de aquisição e relatórios financeiros no Power BI. Os padrões tornaram-se imediatamente óbvios.
Os aumentos dos custos dos materiais só eram assinalados nas revisões orçamentais mensais. Nessa altura, as ordens de compra já tinham sido emitidas a preços inflacionados. As ordens de alteração não estavam a ser avaliadas em relação ao impacto global do projeto - apenas em relação ao impacto de tarefas individuais.
Os conflitos de recursos entre projectos só eram visíveis quando as pessoas não apareciam para trabalhar.
A solução Power BI criou visibilidade em tempo real sobre estes riscos interligados. Os alertas de custos de materiais accionaram revisões imediatas de aquisições. Os impactos das ordens de alteração foram avaliados em relação às restrições do portefólio e não apenas em relação a projectos individuais.
A afetação de recursos mostrou conflitos com semanas de antecedência, permitindo ajustes proactivos na programação.
Resultados ao fim de seis meses: As ultrapassagens orçamentais diminuíram para 8%. O desempenho do calendário melhorou 40%. Mais importante ainda, deixaram de ser surpreendidos por problemas.
Uma empresa de desenvolvimento de software utilizou abordagens semelhantes para a gestão do risco de qualidade. Em vez de encontrarem defeitos nos testes de aceitação do utilizador, identificaram padrões de degradação da qualidade durante o desenvolvimento.
As taxas de rejeição de revisão de código, as tendências de cobertura de testes unitários e as frequências de falhas de compilação previram problemas de qualidade com três sprints de antecedência. Isto deu-lhes tempo para ajustarem os processos antes de entregarem software defeituoso.
Os índices de satisfação dos clientes melhoraram 25% porque menos defeitos chegaram à produção.
Estratégia de implementação que realmente funciona
Não tente resolver todos os problemas de risco logo no primeiro dia. Essa é uma receita para um fracasso dispendioso.
Seguimos uma abordagem direcionada:
Fase 1: Escolher um grande problema
Escolha o seu risco mais caro ou mais frequente. Crie capacidades de deteção e resposta para este único problema. Ponha-as a funcionar na perfeição antes de aumentar a complexidade.
Fase 2: Ligar fontes de dados relacionadas
Quando o seu sistema principal estiver a funcionar, adicione fontes de dados que forneçam contexto adicional. Dados financeiros para riscos orçamentais. Dados de recursos para riscos de cronograma. Feedback do cliente para riscos de qualidade.
Fase 3: Expandir para riscos relacionados
Utilize a sua estrutura comprovada para lidar com a próxima categoria de risco maior. A infraestrutura existe e a mudança será mais rápida.
Fase 4: Construir modelos preditivos
Com o fluxo de dados históricos, desenvolva análises preditivas. Modelos de aprendizagem automática que prevêem a probabilidade de risco com base nas condições actuais.
Esta abordagem leva 6 a 12 meses para ser totalmente implementada. Mas os resultados da Fase 1 são visíveis em poucas semanas.
Também insistimos na gestão da mudança a par da implementação técnica. O melhor painel de controlo do mundo não funciona se as pessoas não o utilizarem. A formação, a integração de processos e a adoção cultural são tão importantes como as ligações de dados.
Medição do ROI da gestão de riscos
Uma boa gestão de riscos poupa dinheiro. Uma óptima gestão de riscos gera dinheiro.
Seguimos métricas específicas para provar o impacto do Power BI na gestão de riscos:
Poupança de custos diretos:
- Redução das derrapagens orçamentais
- Menos adições de recursos de emergência
- Menores custos de retrabalho e qualidade
- Diminuição das taxas de cancelamento de projectos
Criação indireta de valor:
- Melhoria da satisfação do cliente
- Aumento da produtividade da equipa
- Melhor utilização dos recursos
- Entrega mais rápida de projectos
Melhorias na resposta aos riscos:
- Deteção precoce de problemas
- Tomada de decisões mais rápida
- Avaliações de impacto mais exactas
- Melhor eficácia da atenuação
A maioria das organizações obtém um ROI de 3-5 vezes no primeiro ano. As poupanças aumentam ao longo do tempo à medida que as capacidades de gestão do risco amadurecem.
Mais importante ainda, dorme-se melhor à noite. Acabaram-se as surpresas desagradáveis nas reuniões de segunda-feira de manhã. Acabaram-se as explicações aos executivos porque é que os projectos falharam sem aviso prévio.
A sua gestão do risco torna-se proactiva em vez de reactiva. Previne os problemas em vez de se limitar a documentá-los.
O Power BI transforma os seus dados em previsão. E a previsão transforma a gestão de riscos de um centro de custos numa vantagem competitiva.
A questão não é saber se se pode dar ao luxo de implementar uma melhor gestão do risco. A questão é se se pode dar ao luxo de não o fazer.
Os seus concorrentes já estão a utilizar os dados para ver o que se passa nas esquinas. Ficar para trás na gestão do risco é dispendioso. Liderar o jogo é lucrativo.
