IA para a gestão de contratos: Nunca perca uma renovação, nunca perca o controlo dos termos
Os contratos estão por todo o lado nas aquisições. Acordos com fornecedores. Contratos de serviços. Compromissos de volume. Acordos de licenciamento. Acordos-quadro. Cada um deles tem termos importantes.
Preços. Volumes. Datas de renovação. Cláusulas de rescisão. Acordos de nível de serviço. Termos de penalização. Os pormenores que determinam se está a obter valor ou a ser enganado.
Mas a maioria das empresas não sabe o que está nos seus contratos. Não porque não lhes interesse. É que têm centenas de contratos e ninguém tem tempo para os ler e seguir cada um deles.
As datas de renovação não são cumpridas. As renovações automáticas ocorrem sem revisão. Os termos são esquecidos. Os fornecedores não cumprem os compromissos e ninguém dá por isso. Dinheiro deixado na mesa em todo o lado.
A IA muda isso. Lê os contratos. Extrai o que interessa. Regista todas as datas e obrigações. Garante que sabe o que acordou e se o está a receber.
Porque é que a gestão de contratos falha
Eis o aspeto da gestão de contratos na maioria das empresas:
Os contratos são assinados. Alguém os arquiva. Normalmente numa unidade partilhada, talvez num sistema de gestão de contratos, se tiver um.
E depois? As pessoas esquecem-se do que está lá dentro. O responsável pelas compras que negociou o acordo muda de função. O contrato fica lá.
Um ano depois, o contrato é renovado automaticamente. Ninguém o reviu. Ninguém verificou se as condições continuam a ser competitivas. Ninguém verificou se o fornecedor cumpriu os seus compromissos. Está preso por mais um ano.
Ou, pior ainda, não cumpriu o prazo de pré-aviso de rescisão. Queria mudar de fornecedor, mas não o notificou 90 dias antes da renovação. Agora está preso a outro período de contrato.
Entretanto, está a encomendar aos fornecedores sem saber o que negociou. Este é o preço contratado? Estamos a obter os descontos por volume que negociámos? O fornecedor está a cumprir os compromissos de entrega?
Ninguém sabe. Não porque não queiram - porque registar tudo isto manualmente é impossível.
As equipas de compras não podem ler centenas de contratos e lembrar-se de todos os termos. Não podem monitorizar o desempenho de cada fornecedor em relação a cada obrigação. Não podem seguir dezenas de datas de renovação enquanto fazem tudo o resto.
Por isso, as coisas escorregam. As renovações não são efectuadas. Os termos não são cumpridos. O dinheiro é desperdiçado.
O que a IA faz pela gestão de contratos
A IA não se limita a armazenar contratos. Lê-os. Compreende-os. Rastreia-os. Eis como.
Extrai termos-chave automaticamente
Carregue um contrato na IA. Lê todo o documento - todas as páginas, todas as cláusulas, todos os termos.
Extrai o que interessa:
- Informações sobre preços: Preços unitários. Descontos por volume. Cláusulas de ajustamento dos preços. Condições de preços mínimos e máximos.
- Compromissos de volume: Obrigações de compra mínimas. Limiares de quebra de volume. Períodos de compromisso. Sanções por incumprimento.
- Datas do contrato: Data de início. Data de fim. Data de renovação. Períodos de pré-aviso de rescisão. Condições de renovação automática.
- Acordos de nível de serviço: Prazos de entrega. Normas de qualidade. Tempos de resposta. Compromissos de tempo de atividade. Métricas de desempenho.
- Condições de cessação: Requisitos de notificação. Cláusulas de rescisão antecipada. Condições de incumprimento. Condições e taxas de saída.
- Condições de pagamento: Planos de pagamento. Condições líquidas. Descontos por pagamento antecipado. Sanções por atraso de pagamento.
- Requisitos de conformidade: Certificações. Seguros. Auditorias. Obrigações de comunicação. Conformidade regulamentar.
Isto não é uma pesquisa por palavras-chave. A IA compreende o contexto. Sabe que um termo de pagamento "líquido 30" é diferente de um "aviso de rescisão de 30 dias". Distingue entre cláusulas de escalonamento de preços e níveis de desconto por volume.
Obtém dados estruturados a partir de contratos não estruturados. Todos os termos-chave extraídos, categorizados e prontos a utilizar.
Acabou-se a leitura de contratos de 40 páginas para encontrar a data de renovação. Já não é preciso procurar nos documentos para se lembrar do prazo de rescisão. Está tudo extraído e organizado.
Acompanha as datas de renovação e nunca perde os prazos
O fracasso mais dispendioso da gestão de contratos? As renovações não efectuadas.
Uma renovação automática ocorre sem revisão. Um período de pré-aviso de rescisão passa despercebido. Perde-se a oportunidade de renegociar, mudar de fornecedor ou ajustar as condições.
A IA monitoriza todas as datas críticas:
- Datas de fim do contrato: Quando é que este contrato expira?
- Datas de renovação automática: Quando é que este contrato será renovado automaticamente se não agirmos?
- Prazos de rescisão: Último dia para notificar a intenção de rescindir ou renegociar o contrato.
- Datas de referência: Pontos de controlo do compromisso de volume. Datas de revisão do desempenho. Datas de ajustamento de preços.
- Prazos de cumprimento: Quando as certificações precisam de ser renovadas. Quando os documentos necessários expiram.
Não se limita a registar datas. Alerta-o antes de estas serem importantes.
É necessário um aviso de rescisão 90 dias antes da renovação? Recebe um alerta 120 dias antes. Tempo para avaliar o fornecedor, considerar alternativas e tomar uma decisão.
A cláusula de ajustamento de preços permite aumentos anuais? Recebe um alerta antes de o fornecedor a invocar. É altura de negociar ou de se preparar.
O período de compromisso de volume está a terminar? Recebe uma previsão: está no bom caminho para a cumprir? Se não, é altura de ajustar as encomendas ou renegociar as condições.
Sem folhas de cálculo para manter. Sem registos manuais no calendário. Sem prazos não cumpridos porque alguém se esqueceu de verificar.
Compara as condições contratuais entre fornecedores
Tem cinco fornecedores que fornecem produtos semelhantes. Está a obter condições consistentes? Ou um fornecedor negociou melhores condições que deveriam ser a sua referência?
A IA compara contratos:
- Comparação de preços: Que fornecedor tem os melhores preços para produtos comparáveis? Onde se encontram os preços anómalos?
- Condições de pagamento: Líquido 30 com um fornecedor, líquido 60 com outro. Porquê a diferença? É possível normalizar?
- Níveis de serviço: Um fornecedor compromete-se a efetuar entregas em 48 horas, outro em 5 dias. Está a pagar o mesmo?
- Descontos por volume: Diferentes pontos de rutura e taxas de desconto. Qual é a estrutura mais vantajosa?
- Flexibilidade de cessação: Alguns contratos têm um pré-aviso de 90 dias, outros têm 180 dias. Alguns têm taxas de saída, outros não.
- Afetação dos riscos: Quem assume o risco de problemas de qualidade? Falhas na entrega? Volatilidade dos preços?
Vêem-se padrões. Um fornecedor obtém sistematicamente melhores condições. Porquê? Ou porque tem uma relação mais forte com ele ou porque a sua equipa negociou melhor. Seja como for, esse fornecedor torna-se a sua referência para outros fornecedores.
Detecta problemas. Um fornecedor tem condições que são anómalas - piores condições de pagamento, compromissos mais rigorosos, penalizações mais elevadas. É altura de renegociar ou considerar alternativas.
A negociação de contratos torna-se estratégica. Sabe quais são as condições habituais na sua base de fornecedores. Sabe onde tem influência. Negoceia a partir de uma posição de conhecimento.
Monitoriza o cumprimento das condições contratuais
Os contratos só são importantes se ambas as partes os honrarem. Mas a maioria das empresas não controla se os fornecedores estão a cumprir os compromissos.
A IA monitoriza o desempenho do contrato:
- Conformidade de preços: Está a ser cobrado o preço contratado? Estão a ser aplicados descontos? Os aumentos de preços estão a seguir as condições acordadas?
- Acompanhamento do compromisso de volume: Estamos a cumprir as obrigações mínimas de compra? Atingimos quebras de volume que deveriam desencadear melhores preços?
- Desempenho de entrega: O fornecedor está a cumprir os prazos de entrega acordados? Com que frequência é que não cumprem? Em que medida?
- Normas de qualidade: Taxas de defeitos. Taxas de devolução. Métricas de qualidade em relação aos padrões contratados.
- Cumprimento do nível de serviço: Tempos de resposta. Resolução de problemas. Disponibilidade do suporte. Tudo o que foi prometido no SLA.
- Conformidade da documentação: As certificações exigidas estão actualizadas? A cobertura de seguro é mantida? As auditorias são efectuadas?
A IA liga os termos do contrato aos dados operacionais. Não se limita a saber o que foi prometido - verifica se está a ser cumprido.
Um fornecedor compromete-se a cumprir 95% de entregas atempadas, mas só cumpre 80% das vezes? A IA assinala-o com dados. Está na altura de discutir o desempenho do fornecedor com base em factos.
Estão a cobrar-lhe mais do que o preço do contrato? A IA detecta-o antes de pagar a fatura, e não meses mais tarde, durante uma auditoria.
Não se trata de ser contraditório com os fornecedores. Trata-se de responsabilidade. Ambas as partes concordaram com os termos. A IA garante que ambas as partes os cumprem.
Sugere pontos de negociação para renovações
A renovação do contrato está a aproximar-se. É altura de negociar. Mas o que é que deve negociar?
A IA fornece um resumo da negociação:
- Análise do desempenho: Como é que o fornecedor se comportou? Onde é que cumpriu os seus compromissos? Onde é que não cumpriu?
- Preço de referência: Como é que os preços deste fornecedor se comparam com os de outros? Com os preços de mercado? Os preços aumentaram durante o período do contrato?
- Análise de volume: Cumprimos os compromissos de volume? Se os ultrapassámos, devemos negociar melhores preços? Se não conseguimos, devemos ajustar os compromissos?
- Comparação de termos: Como é que as condições deste fornecedor se comparam às dos seus outros fornecedores? Quais são as oportunidades de melhoria?
- Inteligência de mercado: O que está a acontecer no mercado? As condições de fornecimento estão a mudar? Há novos fornecedores disponíveis?
- Avaliação do efeito de alavanca: Onde é que tem poder de negociação? Concentração de volumes? Fornecedores alternativos? Forte registo de desempenho?
As negociações de renovação são feitas com dados. Não se trata apenas de pedir "melhores condições". Pedir melhorias específicas apoiadas por dados de desempenho e contexto de mercado.
"A vossa taxa de entrega atempada foi de 82%, abaixo dos 95% que contratámos. Precisamos de um melhor desempenho ou de um preço ajustado para refletir o custo adicional que isto nos causa."
"Excedemos o nosso compromisso de volume em 30%. Deveríamos discutir melhores preços para este aumento de volume."
"Os fornecedores comparáveis estão a oferecer condições líquidas de 45. Gostaríamos de ajustar de 30 líquidos para corresponder aos padrões do mercado."
Específico. Baseado em dados. Razoável. O tipo de negociação que obtém resultados.
O que isto significa para si
Para CPOs e líderes de compras
Obtém total visibilidade e controlo sobre a sua carteira de contratos.
- Não há renovações em falta: Controlo de todas as datas críticas. Alertas antes do fim dos prazos. Tempo para tomar decisões estratégicas.
- Melhor posição negocial: Dados de desempenho. Referências de mercado. Comparações de prazos. Provas para negociação.
- Visibilidade das obrigações contratuais: Saber com o que se comprometeu. Verificar se os compromissos estão a ser cumpridos.
- Termos normalizados: Veja onde os termos variam entre fornecedores. Promover a coerência onde faz sentido.
- Gestão dos riscos: Saber onde existem condições desfavoráveis. Identificar os contratos que precisam de atenção.
Para gestores de aquisições e compradores
Gere contratos em vez de andar à procura de informações.
- Saiba o que está previsto nos seus contratos: Sem ter de voltar a ler todas as páginas. Termos-chave extraídos e disponíveis.
- Preparar as renovações com dados: Análise do desempenho. Contexto de mercado. Pontos de negociação prontos.
- Acompanhar o desempenho dos fornecedores: Em relação aos compromissos contratados. Provas para as discussões com os fornecedores.
- Assegurar a conformidade dos preços: Validar os encargos em relação às condições contratadas. Detetar cobranças excessivas antes do pagamento.
- Concentrar-se nos contratos estratégicos: Contratos de rotina monitorizados automaticamente. O utilizador concentra-se em contratos complexos e de elevado valor.
Para a empresa
Uma melhor gestão dos contratos significa melhores condições e menos problemas.
- Melhores condições contratuais: As negociações de renovação apoiadas em dados obtêm melhores resultados do que as renovações reactivas.
- Responsabilização dos fornecedores: O controlo do desempenho garante que os fornecedores cumprem o que prometem.
- Dinheiro não deixado em cima da mesa: Controlo da conformidade dos preços. Realização de descontos por volume. Janelas de rescisão utilizadas estrategicamente.
- Redução dos riscos: Acompanhamento das obrigações contratuais. Controlo da conformidade. Problemas detectados precocemente.
- Flexibilidade estratégica: Saber quando terminam os contratos. Planear transições de fornecedores. Evitar renovações automáticas indesejadas.
O que a IA não faz
Sejamos claros quanto aos limites.
A IA não negoceia contratos. São os humanos que negoceiam. A IA fornece dados e análises para informar as negociações.
A IA não interpreta uma linguagem contratual ambígua sobre a qual nem mesmo os advogados estão de acordo. A interpretação jurídica complexa continua a necessitar de conhecimentos humanos.
A IA não toma decisões estratégicas sobre renovações de contratos. A renovação, renegociação ou mudança de fornecedor depende da estratégia empresarial, das relações e de factores que vão para além dos termos do contrato.
O que a IA faz é tornar acessíveis as informações sobre os contratos. Regista datas e obrigações. Controla a conformidade. Fornece dados para a tomada de decisões.
A sua equipa de compras continua a tomar decisões estratégicas. Apenas as tomam com melhor informação e mais tempo, porque não estão a afogar-se na administração de contratos.
Resultados reais da IA na gestão de contratos
Eis o que isto parece na prática:
Zero renovações não efectuadas: Cada renovação é monitorizada. Alertas enviados com tempo para agir estrategicamente. Acabaram-se as renovações automáticas indesejadas.
Melhores condições de renovação: As negociações baseadas em dados obtêm, em média, preços 5-15% melhores. As discussões baseadas no desempenho reforçam os termos.
Poupanças no cumprimento dos preços: A deteção de sobretaxas e de descontos em falta permite, normalmente, poupar 2-5% das despesas contratuais.
Acesso mais rápido aos contratos: Encontrar termos-chave demora segundos, e não horas de leitura de documentos. Perguntas respondidas imediatamente.
Responsabilidade do fornecedor: O acompanhamento do desempenho cria provas para as discussões. Os fornecedores levam os compromissos mais a sério quando são acompanhados.
Não se trata de uma mudança revolucionária. Trata-se de fazer uma gestão de contratos correta sem precisar de um exército de pessoas para o fazer.
Pronto para assumir o controlo dos seus contratos?
A carteira de contratos de cada empresa é diferente. Diferentes fornecedores. Estruturas contratuais diferentes. Diferentes termos que interessam à sua empresa.
Não vendemos sistemas genéricos de gestão de contratos. Analisamos os seus contratos específicos e identificamos o que precisa de ser acompanhado. Criamos sistemas que extraem os termos que são importantes para si. Criamos alertas e relatórios que correspondem à forma como a sua equipa de aquisições trabalha.
Não prometemos que a IA compreenderá todas as nuances jurídicas. Apenas ferramentas práticas que tornam os seus contratos mais fáceis de gerir e garantem que não perde o que é importante.
