IA para planeamento e previsão financeiros: Menos mecânica, mais estratégia
O planeamento financeiro demora uma eternidade. Recolher contributos de todos os departamentos. Construir o modelo de orçamento. Consolidar tudo. Verificar se existem erros e inconsistências. Executar cenários. Apresentar à direção. Obter feedback. Rever. Repetir.
Quando terminar, os pressupostos terão mudado.
A previsão é o mesmo ciclo, apenas mais frequente. Atualizar o modelo. Explicar as variações do plano. Ajustar as projecções. Apresentar resultados. Uma e outra vez.
A maior parte do tempo vai para a mecânica. Recolha de dados. Consolidação de folhas de cálculo. Atualização de fórmulas. Corrigir links quebrados. Reformatação para apresentação.
O trabalho mais valioso é pensar no negócio. Quais são os principais factores? O que é que pode mudar? Para que cenários nos devemos preparar? Como devemos afetar os recursos?
A IA não faz o pensamento estratégico. Faz a mecânica. A recolha de dados. A consolidação. A construção de cenários. O primeiro rascunho.
A sua equipa concentra-se na estratégia e na avaliação. A IA trata do trabalho de folha de cálculo.
O problema do planeamento e da previsão
O planeamento e a previsão são essenciais. Mas também consomem imenso tempo.
O ciclo orçamental anual:
- Começa meses antes do final do ano
- Cada departamento elabora o seu orçamento na sua própria folha de cálculo
- As finanças recolhem e consolidam todas as entradas
- Detecta erros, incoerências e pressupostos irrealistas
- Regressa aos serviços para correcções
- Consolida-se novamente
- Os líderes querem cenários diferentes
- Reconstrução para cada cenário
- Obter finalmente a aprovação em dezembro para um orçamento que começa em janeiro
Previsões mensais ou trimestrais:
- Atualizar os dados reais do período mais recente
- Ajustar as projecções com base nas tendências recentes
- Recolher contributos actualizados das unidades empresariais
- Consolidar e verificar a razoabilidade
- Calcular os desvios em relação à previsão e ao orçamento anteriores
- Escrever um comentário que explique as alterações
- Apresentar à direção
- Colocam questões que exigem uma análise mais aprofundada
- Repetição de ciclos
Planeamento de cenários ad hoc:
"E se as vendas crescerem 5% em vez de 10%? E se nos expandirmos para o Canadá? E se os custos aumentarem 15%? Consegue fazer esses cenários?"
Cada cenário corresponde a horas de trabalho. Ajustar os pressupostos. Recalcular tudo. Verificar se há erros. Quando termina, a direção quer ver cenários diferentes.
O resultado: As equipas de FP&A gastam 80% do seu tempo em mecânica e 20% em análise. Deveria ser o contrário.
O que a IA faz pelo planeamento e previsão
Análise de padrões históricos
Antes de prever o futuro, é preciso compreender o passado. A IA é excelente no reconhecimento de padrões.
Identificação de tendências:
Qual é a taxa de crescimento subjacente depois de eliminar o ruído? A IA separa o sinal do ruído. Crescimento real vs. eventos pontuais.
Deteção de sazonalidade:
O quarto trimestre é sempre forte. julho é sempre lento. A IA quantifica os padrões sazonais para que as previsões os reflictam.
Análise de correlação:
Quando as vendas aumentam, o que acontece aos custos de envio? Quando o número de efectivos aumenta, como se alteram as despesas de escritório? A IA encontra relações entre os factores.
Identificação do condutor:
O que é que realmente gera receitas? Mix de produtos? Preços? Volume? Condições de mercado? A IA analisa quais os factores mais importantes.
Identificação de anomalias:
Aquele pico enorme no segundo trimestre do ano passado foi uma encomenda única de um cliente. Não o utilize para prever o segundo trimestre deste ano. A IA identifica quais pontos de dados históricos são representativos e quais são discrepantes.
Esta análise costumava demorar dias a analisar os dados. A IA fá-lo em minutos e mostra-lhe o que é importante.
Cria previsões automaticamente
Uma vez compreendidos os padrões, a IA elabora as previsões iniciais:
Previsão estatística:
Com base em tendências históricas, sazonalidade e taxas de crescimento, a IA projecta períodos futuros. Esta é a linha de base.
Previsão baseada no condutor:
Os condutores são fornecidos por si. "Estamos a contratar 10 pessoas no próximo trimestre. Estamos a lançar-nos em dois novos estados." A IA calcula o impacto com base em relações históricas.
Métodos múltiplos combinados:
A IA não se baseia apenas num método de previsão. Utiliza várias abordagens e pondera-as com base nas que têm sido historicamente mais exactas.
Intervalos de confiança:
Não apenas um número. "A receita será de $10-12M com 80% de confiança, mais provavelmente $11M." Isto mostra a gama de resultados possíveis.
Actualizações automáticas:
À medida que os resultados reais chegam, a IA actualiza automaticamente as previsões. Não é necessário esperar pelo final do mês para efetuar uma revisão. Previsão contínua.
Continua a rever e a ajustar. Mas começa com uma base sólida em vez de uma folha de cálculo em branco.
Consolida planos automaticamente
O pesadelo da orçamentação: recolher e consolidar os contributos de todos.
A IA ajuda:
Modelos consistentes:
Todos utilizam o mesmo formato e as mesmas definições. A IA impõe a coerência.
Consolidação automática:
À medida que os departamentos apresentam dados, a IA consolida-os automaticamente. Sem copiar-colar manual. Sem fórmulas quebradas.
Verificação de erros:
O plano de efectivos do departamento A não coincide com o plano dos RH. O pressuposto de receitas do Departamento B não corresponde ao plano das Vendas. A IA assinala imediatamente as inconsistências.
Controlos de razoabilidade:
O orçamento de marketing aumentou 300% sem qualquer explicação. Provavelmente um erro de digitação. O plano para o número de efectivos inclui 50 novas contratações, mas o plano para as instalações não inclui mais espaço. Isso não funciona. A IA assinala os problemas antes de os descobrirmos manualmente.
Controlo de versões:
Acabou-se o "Orçamento_Final_v7_FINAL_revisto.xlsx". A IA regista automaticamente as versões. Todos trabalham a partir da versão atual.
Resultado: A consolidação que demorava dias agora demora horas. Mais tempo para detetar problemas antes da apresentação, menos tempo para os corrigir depois.
Executa cenários instantaneamente
Os líderes querem ver diferentes cenários. Antes da IA: horas de trabalho cada. Com a IA: minutos.
Alterações de parâmetros:
"Mostre-me um crescimento de receitas de 5%, 10% e 15%." A IA recalcula tudo instantaneamente para cada cenário.
Mudanças de condutor:
"E se contratarmos 20 pessoas em vez de 10? E se abrirmos dois novos locais?" A IA calcula automaticamente todos os impactos a jusante.
Análise de sensibilidade:
Que pressupostos são mais importantes? A IA mostra-lhe quais as variáveis que têm o maior impacto nos resultados. Concentre a discussão naquilo que realmente faz mexer a agulha.
Cenários de risco:
Melhor caso, caso esperado, pior caso. A IA constrói os três e mostra o leque de possibilidades.
Resultados ponderados em função da probabilidade:
Não apenas "aqui estão três cenários". Mas "há 20% de hipóteses no melhor dos casos, 60% de hipóteses no caso esperado, 20% de hipóteses no pior dos casos". Mais útil para a tomada de decisões.
Quando os cenários são rápidos, exploram-se mais opções. As melhores decisões resultam da consideração de mais possibilidades.
Explica os desvios automaticamente
Os resultados efectivos foram diferentes dos previstos. O que é que mudou?
A IA analisa:
Análise da variância do condutor:
"Previmos receitas de $10M, mas atingimos $11M. A variação deve-se a: aumento do volume de 8% (+$800K), aumento do preço de 2% (+$200K), impacto neutro do mix."
Não apenas "ultrapassámos a previsão em $1M". Mas exatamente porquê.
Explicações da cascata:
Começar com a previsão. Acrescentar o impacto de cada fator. Termine com o real. Uma cascata visual que mostra como se passou do plano à realidade.
Geração de comentários:
O IA escreve o primeiro rascunho: "A receita excedeu a previsão em 10%, impulsionada principalmente por uma demanda mais forte do que o esperado na região Sudeste e valores médios de pedidos mais altos."
Revê-se e aperfeiçoa-se. Mas não se está a começar do zero.
Impacto futuro:
Esta variação sugere que as previsões para o resto do ano devem ser ajustadas. A IA sugere a revisão das projecções com base no que realmente aconteceu.
A análise de variância que levava horas agora leva minutos. Mais tempo para compreender as implicações, menos tempo para calcular as diferenças.
Melhora com o tempo
A IA aprende com a experiência.
Controlo da exatidão das previsões:
Que métodos de previsão foram mais exactos? Que pressupostos eram realistas ou optimistas? A IA regista o que funcionou.
Deteção de desvios:
As vendas fazem sempre previsões optimistas. As operações têm sempre uma margem de segurança nas suas estimativas. A IA detecta os desvios e ajusta-os.
Refinamento do modelo:
À medida que se acumulam mais dados, a IA aperfeiçoa a sua compreensão das relações e dos factores determinantes. As previsões melhoram com o tempo.
Teste de hipóteses:
"Assumimos que o aumento de preço de 5% não teria impacto no volume. Na verdade, o volume caiu 3%". A IA capta este facto e melhora a modelação de cenários futuros.
O seu processo de previsão torna-se mais inteligente a cada ciclo.
O que isto significa para si
Para diretores financeiros e líderes financeiros
Melhores previsões:
Projecções mais precisas porque se baseiam numa análise abrangente de padrões e factores, e não apenas na intuição e em simples tendências.
Ciclos de planeamento mais rápidos:
O orçamento anual, que demorava três meses, demora agora seis semanas. A previsão mensal, que demorava uma semana, demora agora dois dias. Mais ciclos significam mais oportunidades de ajustamento.
Mais exploração de cenários:
Quando os cenários são rápidos, exploram-se mais possibilidades antes de assumir compromissos. As melhores decisões resultam da consideração de mais opções.
Melhores discussões estratégicas:
Menos tempo de reunião a debater se a matemática está correta. Mais tempo para discutir a estratégia e a afetação de recursos.
Planeamento contínuo:
Em vez de orçamentos anuais que ficam desactualizados em fevereiro, atualização contínua com base na realidade. O plano mantém-se relevante durante todo o ano.
Para equipas de FP&A
Deixem de ser mecânicos de folhas de cálculo:
Menos tempo a consolidar e a verificar erros. Mais tempo a analisar e a aconselhar.
Concentrar-se no discernimento e na estratégia:
A IA trata de "quanto". O utilizador lida com "isto é realista" e "o que devemos fazer em relação a isto".
Responder a perguntas mais rapidamente:
As análises ad hoc que demoravam dias, agora demoram horas. Seja reativo em vez de dizer "deixe-me responder-lhe na próxima semana".
Melhor parceria comercial:
Quando se pode modelar rapidamente diferentes opções, ajuda-se os líderes empresariais a tomar melhores decisões. Torna-se um consultor estratégico em vez de um coletor de dados.
Fazer um trabalho que seja realmente interessante:
Não entrou no departamento de FP&A para consolidar folhas de cálculo. Queria ajudar a impulsionar a estratégia empresarial. A IA permite-lhe concentrar-se nisso.
Para líderes empresariais
Melhor visibilidade para o futuro:
Previsões que reflectem a realidade. Uma gama clara de resultados possíveis. Confiança nos números.
Respostas mais rápidas às perguntas "e se":
Não espere dias pela análise do cenário. Explore as opções na mesma reunião.
Melhor afetação dos recursos:
Quando se pode ver rapidamente o impacto financeiro de diferentes escolhas, tomam-se melhores decisões em termos de recursos.
Menos tempo nas reuniões orçamentais:
Mais tempo para gerir a empresa, menos tempo para debater pormenores da folha de cálculo.
Cenários comuns de planeamento e previsão
Atualização da previsão mensal
O mês acabou de fechar. É altura de atualizar a previsão.
A IA:
- Extrai automaticamente os resultados reais
- Calcula o desvio para a previsão anterior
- Identifica os factores de variação
- Actualiza as projecções dos restantes meses com base nas tendências recentes
- Gera comentário de desvio
- Cria um pacote de previsões atualizado
- Assinala os domínios em que os pressupostos devem ser reconsiderados
Análises de analistas de FP&A. Ajusta quando o conhecimento do negócio sugere pressupostos diferentes dos indicados pelas tendências. Aprova a previsão actualizada. Tempo total: Duas horas em vez de dois dias.
Planeamento de cenários estratégicos
O diretor financeiro pergunta: "Estamos a considerar a aquisição de um concorrente. Pode modelar o impacto financeiro em diferentes cenários de integração?"
A IA:
- O analista fornece os principais pressupostos (receitas, custos, calendário, sinergias)
- A IA cria um modelo financeiro para cada cenário
- Calcula as finanças pro forma, os rácios, o impacto do fluxo de caixa
- Mostra o tempo de equilíbrio e o ROI para cada cenário
- Gera um resumo da comparação
- Cria uma análise de sensibilidade que mostra quais os pressupostos mais importantes
Tempo total: Três horas em vez de três dias. A decisão pode ser tomada esta semana em vez de no próximo mês.
Consolidação orçamental anual
Todos os serviços apresentaram contributos orçamentais. É altura de consolidar.
A IA:
- Consolida automaticamente todas as submissões departamentais
- Sinais de 15 incoerências: o número de efectivos não corresponde aos planos dos RH e dos departamentos, os pressupostos de receitas diferem do plano de vendas, os pedidos de investimento não estão alinhados com o plano de infra-estruturas de TI
- Envia perguntas específicas a cada departamento
- Recebe correcções
- Reconsolida com correcções
- Gera um pacote orçamental completo com contas de resultados, balanço, fluxo de caixa
- Cria análises de desvios em relação ao ano anterior e aos objectivos iniciais
O diretor de FP&A analisa o orçamento consolidado. Discute com o CFO. Apresenta à liderança. A consolidação que levava duas semanas agora leva dois dias.
O que a IA não pode fazer
A IA é poderosa para planear a mecânica. Mas o futuro é incerto e requer um julgamento humano.
Não se pode prever o imprevisível:
Novo concorrente entra no mercado. O principal cliente vai à falência. A pandemia encerra tudo. A IA faz previsões com base em padrões. Os eventos verdadeiramente sem precedentes não estão nos padrões.
Não pode fazer escolhas estratégicas:
Devemos expandir-nos para novos mercados? Devemos investir em I&D ou em vendas? A IA pode modelar o impacto financeiro de cada escolha. A escolha em si requer uma estratégia empresarial.
Não pode avaliar o realismo dos pressupostos:
As vendas querem assumir o crescimento do 50%. Será isso realista, tendo em conta as condições do mercado, a concorrência e a capacidade? Isso requer um julgamento comercial, não matemática.
Não pode ter em conta as acções de gestão:
As previsões indicam que não atingirá os objectivos. Por isso, toma medidas. Cortar custos, aumentar as vendas, ajustar a estratégia. A IA não pode prever quais as acções a tomar ou a sua eficácia.
Não pode substituir a negociação:
Os orçamentos implicam negociações entre os serviços e a direção. Os recursos são limitados. As prioridades entram em conflito. A IA pode informar essas discussões, mas não as pode resolver.
Não pode garantir a exatidão:
Nenhuma previsão é perfeita. A IA melhora a precisão mas não elimina a incerteza. O futuro continua a ser incerto.
A IA lida com a mecânica analítica de forma brilhante. O discernimento empresarial, a estratégia e a tomada de decisões continuam a ser trabalho humano.
Começar a trabalhar
Comece pelo seu processo de planeamento mais doloroso:
Escolher primeiro uma previsão:
Previsão mensal de receitas? Planeamento de efectivos? Orçamentação de Capex? Escolha uma que seja importante e baseada em dados.
Limpe os seus dados históricos:
A IA aprende com o historial. Certifique-se de que os seus dados históricos estão limpos e categorizados corretamente. O tempo investido aqui compensa.
Comece com a análise de padrões:
Antes de automatizar as previsões, peça à IA que analise os seus padrões históricos. Saiba o que impulsiona o seu negócio. Isto aumenta a confiança e o conhecimento.
Elaborar previsões de base:
Deixe a IA criar previsões estatísticas. Compare com o seu método atual. Aperfeiçoe a abordagem até que a precisão seja comparável ou melhor.
Acrescente a sua opinião:
A linha de base da IA mais o seu conhecimento do negócio equivale a uma melhor previsão. Nunca confie apenas na IA sem revisão.
Precisão da medição:
Acompanhar as previsões em relação ao real. Medir a melhoria ao longo do tempo. Documentar onde a IA acrescenta valor.
Expandir gradualmente:
Uma previsão está a funcionar bem? Acrescente outra. Em seguida, adicione capacidades de cenário. Depois, a automatização da consolidação. Desenvolver capacidades ao longo do tempo.
O planeamento não se transforma de um dia para o outro. Comece por se concentrar. Prove o valor. Expandir.
Pronto para perder menos tempo a planear a mecânica?
Cada empresa tem processos de planeamento diferentes. Diferentes factores. Sistemas diferentes. Complexidade diferente.
Não vendemos modelos de planeamento genéricos. Analisamos os seus processos específicos. Os seus dados. As suas necessidades.
Depois, criamos um planeamento baseado em IA que se adapta à sua forma de trabalhar. O mesmo rigor. Os mesmos controlos. Apenas mais rápido e mais automatizado.
Começamos com uma área. Provamos que melhora a precisão e poupa tempo. Depois expandimos. Automatização prática do planeamento que torna a sua equipa mais estratégica.
