IA para processamento de documentos financeiros: Pare de digitar. Comece a analisar.
A sua equipa financeira processa centenas ou milhares de documentos todos os meses. Facturas. Recibos. Extractos bancários. Relatórios de despesas. Ordens de compra. Contratos.
Alguém tem de ler cada um deles. Extrair os dados. Introduzi-los no seu sistema. Verificar se estão corretos. Fazer a correspondência com outros documentos. Arquivar corretamente.
Isso não é trabalho financeiro. É introdução de dados. Mas leva horas todos os dias.
A IA lê documentos mais depressa do que qualquer ser humano. Extrai dados sem gralhas. Nunca se cansa com o documento 473. E trabalha 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Não se trata de substituir a sua equipa. Trata-se de os libertar do processamento de documentos para que possam fazer o verdadeiro trabalho de contabilidade.
O problema dos documentos em finanças
Os documentos chegam em todos os formatos imagináveis:
- Anexos de correio eletrónico de centenas de fornecedores diferentes
- Documentos em papel digitalizados da sua sala de correio
- Fotografias dos recibos dos empregados
- PDFs que são efetivamente imagens e não texto pesquisável
- Declarações de várias páginas com quadros e rubricas
- Notas manuscritas nas guias de remessa
Cada fornecedor formata as facturas de forma diferente. Cada banco tem o seu próprio esquema de extrato. Cada empregado fotografa os recibos de um ângulo diferente.
A sua equipa tem de tratar de tudo isso. Extrair as informações essenciais. Introduzi-la no seu ERP ou sistema de contabilidade. Assegurar-se de que nada passa despercebido.
Não é um trabalho difícil. Apenas consome muito tempo. E quando o volume aumenta, são necessárias mais pessoas ou mais horas de trabalho.
O que a IA faz pelo processamento de documentos
Lê qualquer formato de documento
A IA não precisa de modelos. Não precisa de dados estruturados. Ela lê:
- PDFs: Imagens baseadas em texto e digitalizadas
- Imagens: JPEG, PNG, TIFF de qualquer fonte
- Emails: Corpo de texto, anexos, assinaturas
- Fotos: Mesmo os recibos desfocados dos telemóveis
- Documentos de várias páginas: Declarações com dezenas de páginas
Lida com diferentes idiomas. Diferentes moedas. Diferentes formatos de data. Diferentes layouts de documentos.
O seu fornecedor altera o modelo de fatura? A IA adapta-se automaticamente. Não é necessário reprogramar.
Extrai exatamente o que precisa
Para facturas, a IA extrai:
- Nome e endereço do fornecedor
- Número e data da fatura
- Data de vencimento e condições de pagamento
- Rubricas com descrições e montantes
- Subtotais, impostos, montante total
- Números de OP, se referenciados
- Dados da conta bancária para pagamento
Para os recibos, extrai:
- Nome e localização do comerciante
- Data e hora
- Montante total
- Montante do imposto
- Método de pagamento
- Compras discriminadas
No caso dos extractos bancários, é possível:
- Número de conta
- Período de declaração
- Saldos iniciais e finais
- Todas as transacções com data, descrição e montante
- Taxas e encargos com juros
A IA não se limita a encontrar texto. Compreende o significado dos dados. Sabe a diferença entre um número de fatura e um número de pedido. Entre um subtotal e um total. Entre um débito e um crédito.
Valida os dados automaticamente
A IA não se limita a extrair e seguir em frente. Ela verifica:
Exatidão matemática:
Os itens de linha somam o subtotal? O subtotal mais o imposto é igual ao total? Se não for, assinala o documento.
Correspondência de dados mestre:
Este fornecedor está no vosso sistema? O endereço corresponde? O número da conta está correto? Os fornecedores desconhecidos são assinalados para revisão.
Validação de referência:
Esse número de pedido existe? É para este fornecedor? O montante corresponde? As incompatibilidades accionam alertas.
Deteção de duplicados:
Esta fatura já foi apresentada anteriormente? O mesmo fornecedor, o mesmo montante, a mesma data? A IA detecta tentativas de pagamento duplicadas.
Controlos de razoabilidade:
Este montante é muito superior ao normal para este fornecedor? A data de vencimento já passou? Alguma coisa parece invulgar? A IA assinala os valores anómalos.
Nada passa sem validação. A sua equipa só vê documentos que passaram em todas as verificações ou que necessitam de uma avaliação humana específica.
Encaminha documentos de forma inteligente
Uma vez processados, os documentos têm de ir para o sítio certo:
Encaminhamento da aprovação:
Despesas de marketing? Vai para o diretor de marketing. Mais de $5,000? Vai para o diretor. Despesas de capital? Vai para o diretor financeiro. A IA conhece a sua matriz de aprovação.
Atribuição de departamentos:
Com base nos códigos GL, centros de custo ou conteúdo do documento, a IA encaminha para o departamento correto para codificação e aprovação.
Tratamento de excepções:
Falha na validação? Vai para a fila de especialistas de contas a pagar. Novo fornecedor? Vai para o suprimento. Montante invulgar? Vai para o controlador. Cada tipo de exceção tem o seu próprio caminho.
Classificação de prioridades:
Desconto por pagamento antecipado? Alta prioridade. Fatura em atraso? Alta prioridade. Condições normais de 30 dias? Fila de espera normal. A IA dá prioridade ao que interessa.
Acabaram-se os documentos parados no correio eletrónico de uma pessoa à espera de uma triagem manual. Tudo flui automaticamente para onde tem de ir.
Cria trilhas de auditoria automaticamente
Para cada documento, a IA regista:
- Quando foi recebido
- Que dados foram extraídos
- Que validações foram efectuadas
- O que foi aprovado ou reprovado
- Quem analisou as excepções
- Que decisões foram tomadas
- Quando foi lançado no sistema
Documentação completa. Não é necessário registo manual. Tudo pronto para revisão de auditoria.
O que isto significa para si
Para diretores financeiros e líderes financeiros
Menor custo por transação:
O processamento manual de uma fatura custa $10-$30, dependendo da complexidade. Com a IA, esse valor desce para $2-$5. À escala, este valor aumenta rapidamente.
Gerir o crescimento sem aumentar o número de efectivos:
A sua empresa duplica o volume de transacções? A IA é dimensionada instantaneamente. Sem contratações. Sem formação. Sem tempo de integração.
Tempos de ciclo mais rápidos:
Documentos processados no próprio dia em vez de ficarem em filas de espera durante dias. Descontos nos pagamentos efectuados mais cedo. Melhor visibilidade do fluxo de caixa.
Melhor qualidade dos dados:
Sem erros de digitação. Não há campos em falta. Sem números transpostos. Dados mais limpos significam melhores relatórios e menos correcções.
Visibilidade em tempo real:
Veja exatamente o que está em curso. Quantas facturas aguardam aprovação? Qual é a responsabilidade total? Acabou-se o registo em folhas de cálculo.
Para equipas AP/AR
Deixar de introduzir dados:
Chega de digitar a partir de PDFs. Acabou-se a dupla verificação de números. A IA trata da extração. Você trata das excepções e das decisões.
Concentrar-se na resolução de problemas:
Em vez de processar 50 facturas normais, trata das 5 que necessitam de avaliação. Disputas com fornecedores. Pedidos de compra em falta. Questões de preços. As coisas interessantes.
Menos stress repetitivo:
A digitação de centenas de facturas provoca um verdadeiro esforço físico. A IA não fica com túnel cárpico. A sua equipa fica mais saudável.
Lidar facilmente com os períodos de pico:
O pico do fim do mês? Trimestre? A IA não abranda. Não são necessárias horas extraordinárias. Não é preciso stress para ultrapassar a pilha.
Respostas mais rápidas dos fornecedores:
"Onde está o meu pagamento?" Pode responder instantaneamente porque tudo está no sistema. Nada de procurar no correio eletrónico ou em pilhas de papel.
Para toda a empresa
Menos penalizações por atraso nos pagamentos:
Documentos processados mais rapidamente significam pagamentos efectuados a tempo. Acabaram-se as taxas de atraso $50 porque uma fatura ficou no correio eletrónico durante uma semana.
Mais descontos para pagamentos antecipados:
Os termos "2/10 líquido 30" significam poupanças reais. A IA processa com rapidez suficiente para captar efetivamente esses descontos.
Melhores relações com os fornecedores:
Um processamento consistente e atempado torna-o um melhor cliente. Os fornecedores apreciam a previsibilidade.
Reembolsos mais rápidos aos empregados:
Relatórios de despesas processados em dias, não em semanas. Funcionários mais felizes por não estarem à espera do seu dinheiro.
Cenários comuns de processamento de documentos
Processamento de facturas
A fatura chega por correio eletrónico. A IA:
- Extrai todos os dados das facturas em segundos
- Verifica o fornecedor em relação à lista mestre
- Corresponde ao PO se existir um
- Valida montantes e cálculos
- Encaminhamentos para aprovação com base no montante e no departamento
- Cria uma entrada AP no seu sistema
- Notifica o autorizador através do seu método preferido
Tempo total: Menos de um minuto. Envolvimento humano: Apenas decisão de aprovação.
Processamento de relatórios de despesas
O empregado apresenta um relatório de despesas com 12 recibos. A IA:
- Lê todos os recibos, incluindo fotografias de papel amachucado
- Extrai o comerciante, a data e o montante de cada
- Verificações em relação à política da empresa (limites de montante, categorias permitidas)
- Assinala quaisquer itens fora da política
- Preenche automaticamente o relatório de despesas
- Encaminhamento para o gestor para aprovação
- Filas de espera para pagamento de reembolsos
O empregado não escreve nada. O gestor vê um resumo simples com todos os recibos anexados. O reembolso é mais rápido.
Reconciliação de extractos
Chegou o extrato bancário mensal. A IA:
- Extrai todas as transacções do extrato
- Corresponde a transacções no seu sistema
- Identifica itens sem correspondência em ambos os lados
- Assinala transacções pouco habituais (montantes elevados, beneficiários desconhecidos)
- Cria um relatório de reconciliação que mostra o que corresponde e o que não corresponde
- Apresenta excepções para revisão humana
O que antes demorava horas, agora demora minutos. A sua equipa concentra-se apenas nos itens que não correspondem automaticamente.
O que a IA não pode fazer
Sejamos honestos quanto às limitações:
Não consegue lidar com situações verdadeiramente únicas:
Facturas normais? Perfeito. Mas aquele acordo de licenciamento único com condições de pagamento invulgares? Ainda precisa de uma revisão humana.
Não pode fazer juízos de valor:
Devemos pagar esta fatura contestada? Vale a pena manter esta relação com o fornecedor? Estas são decisões comerciais, não decisões de processamento.
Não consegue ler documentos completamente destruídos:
Se um humano não consegue decifrar os números, a IA também não consegue. Os documentos muito danificados continuam a necessitar de intervenção humana.
Não consegue lidar com acordos verbais:
"Eu disse-lhes que pagávamos até sexta-feira" só interessa se estiver documentado. A IA trabalha com o que está escrito, não com o que foi dito.
Necessita de dados claros para a extração:
Se faltarem informações críticas no documento, a IA assinala o facto, mas não consegue inventar os dados. Alguém ainda tem de encontrar o número de fatura em falta.
A IA lida com o processamento de rotina de forma brilhante. Tudo o resto continua a necessitar dos conhecimentos da sua equipa.
Começar a trabalhar
A IA para processamento de documentos funciona melhor quando se começa a concentrar:
Escolha primeiro um tipo de documento:
Não tente automatizar tudo de uma vez. Comece pelo tipo de documento de maior volume. Normalmente, facturas ou recibos de despesas.
Comece com os seus dados mais limpos:
Os fornecedores principais com formatação consistente são os mais fáceis. Comece por ganhar, depois passe para documentos mais variáveis.
Manter os humanos informados inicialmente:
Deixe a IA processar, mas peça à sua equipa para rever tudo primeiro. Crie confiança no sistema. Ajuste as regras de validação.
Medir a poupança de tempo:
Monitorizar o tempo de processamento antes e depois. Medir as taxas de erro. Documentar a melhoria. Isto prova o valor.
Expandir gradualmente:
Quando um tipo de documento funcionar bem, adicione outro. Desenvolva as suas capacidades de processamento automático ao longo do tempo.
Não se trata de tudo ou nada. Pode começar em pequena escala, provar o valor e depois aumentar a escala.
Pronto para deixar de processar documentos manualmente?
Cada departamento financeiro tem diferentes volumes de documentos, formatos e fluxos de trabalho. As soluções padronizadas não funcionam.
Analisamos os seus documentos actuais. Os seus sistemas. Os seus processos de aprovação. As suas necessidades de tratamento de excepções.
Depois, criamos um processamento de documentos com IA que se adapta à sua forma de trabalhar. Não a teoria. Não modelos genéricos. Os seus fluxos de trabalho específicos.
Começamos com pouco. Provamos que funciona. Depois expandimos. Sem grandes investimentos iniciais. Sem interrupções nas operações em curso.
