IA para requisições de compra e encomendas: Acelerar o processo de compra
As requisições de compra e as encomendas devem ser simples. Alguém precisa de algo. Fazem o pedido. O pedido é aprovado. A encomenda é efectuada. Está feito.
Mas não é simples. As requisições ficam nas caixas de entrada à espera de aprovação. Os compradores processam manualmente as encomendas de rotina. As pessoas não sabem a que fornecedor recorrer. As encomendas vão para fornecedores não contratados porque o processo de aprovação é demasiado lento.
O resultado? Equipas de compras enterradas em trabalho transacional. Despesas irregulares porque as pessoas contornam o sistema. Fuga de contratos porque as encomendas não seguem os termos negociados.
A IA resolve este problema. Processa automaticamente as requisições normais. Encaminha as aprovações de forma inteligente. Assegura que as encomendas seguem os termos contratados. Torna o processo tão rápido que as pessoas o utilizam efetivamente.
Porque é que os processos Purchase-to-Pay são lentos
Os processos de requisição de encomendas estão avariados na maioria das empresas. Não porque as equipas de compras sejam más no seu trabalho. É porque o processo exige demasiado trabalho manual.
Alguém submete uma requisição. Um comprador tem de a rever. Verificar se ela segue a política. Determinar quem deve aprová-la. Encaminhá-la para o aprovador correto. Aguardar a aprovação. Em seguida, criar manualmente um pedido de compra. Selecionar um fornecedor. Introduzir novamente todos os detalhes.
Para encomendas normais e de rotina. Sempre.
Os compradores passam horas a processar requisições que seguem os mesmos padrões. Material de escritório. Componentes standard. Serviços recorrentes. Encomendas que não necessitam de conhecimentos humanos, mas que os recebem na mesma porque o processo requer um manuseamento manual.
Quando o processo é lento, as pessoas contornam-no. Compram diretamente aos fornecedores. Utilizam cartões de crédito pessoais. Saltam as aprovações. As despesas irregulares não são maliciosas - são pessoas a tentar fazer o seu trabalho.
E o aprovisionamento perde o controlo. Os fornecedores contratados não obtêm o volume que lhes foi prometido. Os termos negociados não são utilizados. A visibilidade dos gastos desaparece.
O que a IA faz pela requisição de compra e encomenda
A IA não se limita a acelerar o processo de requisição. Torna-o inteligente. Eis como.
Processa automaticamente as requisições
A IA recebe uma requisição. Analisa o que está a ser pedido.
Este é um item padrão? A IA reconhece-o a partir de encomendas anteriores. Valida o pedido em relação à política. Verifica a disponibilidade orçamental. Confirma que as informações necessárias estão completas.
Se tudo estiver correto, a IA encaminha-o automaticamente para aprovação. Não é necessária qualquer intervenção do comprador para os pedidos de rotina.
Se algo estiver errado, a IA assinala problemas específicos:
- Centro de custo ou código GL em falta
- Excesso de orçamento que requer aprovação especial
- O item não corresponde às categorias aprovadas
- Documentação necessária não anexada
- Especificações pouco claras que precisam de ser clarificadas
O requerente recebe imediatamente um feedback claro. Não é uma rejeição genérica. Problemas específicos a corrigir.
As requisições padrão passam pelo sistema em minutos. As requisições complexas são encaminhadas para os compradores com contexto sobre o que precisa de ser revisto.
Encaminha as aprovações de forma inteligente
Os fluxos de trabalho de aprovação são complexos. Aprovadores diferentes para montantes diferentes. Caminhos diferentes para categorias diferentes. Diferentes regras para diferentes departamentos.
As pessoas ficam confusas. As requisições vão para o aprovador errado. São devolvidas. Atrasadas enquanto as pessoas descobrem quem deve efetivamente aprovar.
A IA conhece as regras de aprovação:
- Encaminhamento baseado na quantidade: Menos de $1,000 vai para um aprovador. Mais de $10,000 precisa de aprovação adicional.
- Encaminhamento baseado em categorias: As aquisições informáticas necessitam de aprovação informática. O equipamento de capital necessita de uma análise financeira.
- Regras do departamento: Os diferentes departamentos têm diferentes níveis de delegação e cadeias de aprovação.
- Excepções políticas: Artigos não incluídos no catálogo. Fornecedores não contratados. Requisitos especiais de aprovação.
- Lógica de substituição: O aprovador principal não está disponível? Encaminhar automaticamente para o suplente designado.
Cada requisição vai para o aprovador certo à primeira vez. Sem confusão. Sem atrasos enquanto as pessoas verificam quem deve aprovar o quê.
E os aprovadores? Eles recebem o contexto de cada pedido. O que está a ser pedido. Porquê. Estado do orçamento. Conformidade com o contrato. Se o pedido é de rotina ou se precisa de ser examinado. Podem aprovar rapidamente quando necessário.
Sugere fornecedores preferenciais
Alguém pede material de escritório. A que fornecedor deve recorrer?
A sua empresa tem três fornecedores de material de escritório contratados. Cada um tem preços diferentes para artigos diferentes. Tempos de entrega diferentes. Pedidos mínimos diferentes.
Os compradores sabem-no. Eles negociaram os contratos. Mas os requisitantes não sabem. E os compradores não querem procurar manualmente qual é o melhor fornecedor para cada encomenda.
A IA recomenda automaticamente os fornecedores:
- Melhor preço: Compara os preços contratados entre fornecedores para os itens solicitados.
- Velocidade de entrega: Factores de urgência e prazos de entrega dos fornecedores.
- Oportunidade de consolidação: Se existirem outras encomendas em aberto, sugerir uma combinação para satisfazer os requisitos mínimos de encomenda.
- Cumprimento dos contratos: Dá prioridade aos fornecedores que têm compromissos de volume a cumprir.
- Desempenho anterior: Considera a fiabilidade da entrega e o historial de qualidade.
A ordem de compra vai para o fornecedor que lhe oferece o melhor valor. Não de forma aleatória. Não para quem o requisitante por acaso conhece. Para o fornecedor contratado com as melhores condições para essa encomenda específica.
O cumprimento dos contratos aumenta. Os termos negociados são efetivamente utilizados. Os fornecedores cumprem os compromissos de volume porque as encomendas chegam onde devem chegar.
Valida ordens em relação a contratos
Os contratos são negociados por uma razão. Melhores preços. Termos acordados. Descontos por volume. Mas se as encomendas não corresponderem aos termos do contrato, perde os benefícios.
A IA valida todas as encomendas em relação aos termos do contrato:
- Validação do preço: É este o preço contratado? Se não for, assinale-o e explique a variação.
- Cumprimento do prazo: Estamos a encomendar dentro das quantidades mínimas/máximas acordadas?
- Verificação de desconto: Os descontos contratados estão a ser aplicados? As quebras de volume foram calculadas corretamente?
- Correspondência de produtos: Trata-se de um artigo contratado ou de um substituto semelhante a um preço diferente?
- Condições de pagamento: Estamos a utilizar as condições de pagamento negociadas ou condições diferentes?
Se uma encomenda não corresponder ao contrato, a IA assinala-o antes de o pedido ser emitido.
Talvez o preço seja superior ao contratado. Talvez o fornecedor tenha "acidentalmente" retirado um desconto. Talvez alguém esteja a encomendar um artigo não contratado quando existe uma alternativa contratada.
Apanhamo-lo antes de o pagar. Não durante a reconciliação das facturas, quando já é demasiado tarde.
Não se trata de desconfiar dos fornecedores. Trata-se de garantir que as condições que negociou são efetivamente aplicadas a todas as encomendas.
Acompanha o estado das encomendas de forma proactiva
As encomendas são feitas. Depois começam as perguntas. "Onde está a minha encomenda?" "Quando é que chega?" "O fornecedor confirmou-a?"
Os compradores colocam constantemente estas questões. Verificam os sistemas. Telefonam aos fornecedores. Enviam e-mails. As actualizações de estado são um trabalho a tempo inteiro.
A IA monitoriza automaticamente o estado das encomendas:
- Confirmação do fornecedor: O fornecedor aceitou a encomenda? Aceitou a data de entrega? Assinalou alguma discrepância?
- Acompanhamento da produção/expedição: A encomenda está dentro do prazo? Já foi expedida? Onde é que se encontra em trânsito?
- Controlo da entrega: Aproxima-se a data prevista de entrega. Chegou? Foi recebido no inventário?
- Alertas de exceção: Atrasos. Encomendas em atraso. Problemas de qualidade assinalados na receção. Discrepâncias de quantidade.
- Comunicação proactiva: Actualiza os requisitantes automaticamente. Só encaminha para os compradores quando é necessária uma intervenção.
Os requisitantes obtêm actualizações de estado sem pedir. Os compradores concentram-se nas excepções e não nas verificações de estado de rotina.
Uma encomenda está atrasada? A IA alerta o requerente e o comprador antes de alguém ter de perguntar. Fornece o contexto - porque é que está atrasada, nova data prevista, se existem alternativas.
Os problemas são resolvidos de forma proactiva. Não são descobertos quando alguém pergunta: "Ei, onde está a encomenda que fiz há três semanas?"
O que isto significa para si
Para CPOs e líderes de compras
Obtém controlo e visibilidade sobre todo o processo de compra até à encomenda.
- Maior cumprimento dos contratos: As encomendas chegam aos fornecedores contratados. As condições negociadas são utilizadas. Os compromissos de volume são cumpridos.
- Menos despesas irregulares: Quando o processo de aprovação é rápido, as pessoas utilizam-no em vez de o contornarem.
- Ciclos de aquisição mais rápidos: Encomendas standard processadas em minutos, não em dias. Necessidades comerciais satisfeitas mais rapidamente.
- Melhor afetação dos recursos: Os compradores trabalham em compras e negociações complexas e não no processamento de encomendas de rotina.
- Visibilidade das despesas: Todas as encomendas passam pelo sistema. Visibilidade total do que está a ser comprado e a quem.
Para gestores de aquisições e compradores
Deixamos de ser um centro de processamento de requisições e passamos a ser uma função estratégica.
- Deixar de processar encomendas de rotina: As requisições standard fluem automaticamente. O utilizador trata apenas do que necessita de conhecimento especializado.
- Concentrar-se nas compras complexas: Tempo de negociação. Gestão das relações com os fornecedores. Fornecimento estratégico.
- Melhor utilização dos contratos: As encomendas vão automaticamente para os fornecedores certos nas condições certas.
- Menos verificação do estado: O acompanhamento automatizado trata das questões de rotina. O utilizador concentra-se nas excepções.
- Carga de trabalho clara: Saiba o que precisa da sua atenção. O que é rotina é tratado automaticamente.
Para requerentes e utilizadores profissionais
Obtém o que precisa, mais rapidamente e com menos complicações.
- Encomendas mais rápidas: Requisições padrão aprovadas e encomendadas em minutos. Acabaram-se os dias de espera para os artigos de rotina.
- Estado de limpeza: Saiba onde está a sua encomenda sem perguntar. Actualizações proactivas sobre a entrega.
- Processo fácil: Orientação clara sobre o que é necessário. Feedback imediato se algo estiver errado.
- Melhor serviço: Fornecedores preferidos sugeridos automaticamente. Melhores prazos e condições de entrega.
- Acabaram-se as soluções alternativas: O processo de aprovação é suficientemente rápido para que não seja necessário contorná-lo.
O que a IA não faz
Vamos ser claros sobre o que isto não é.
A IA não aprova compras. São os humanos que aprovam. A IA apenas encaminha os pedidos para o aprovador correto com as informações corretas.
A IA não substitui o julgamento do comprador para compras complexas. Novos fornecedores. Artigos não normalizados. Equipamento de capital. Compras estratégicas. Estas necessitam de conhecimentos humanos.
A IA não elimina todo o trabalho manual. Algumas requisições são complexas. Algumas encomendas necessitam de um tratamento especial. Algumas situações requerem um julgamento humano sobre o risco, a qualidade ou a seleção de fornecedores.
O que a IA faz é lidar com a rotina. As encomendas normalizadas que seguem padrões. O 80% de requisições que não necessitam de conhecimentos humanos mas que, historicamente, os recebiam na mesma porque o processo exigia um tratamento manual.
Os seus compradores continuam a tomar decisões. Apenas tomam decisões sobre coisas que precisam efetivamente dos seus conhecimentos.
Resultados reais da IA para requisições e encomendas
Eis o que isto parece na prática:
70-80% das requisições processadas automaticamente: As encomendas normais são efectuadas sem intervenção do comprador. Os compradores concentram-se nos 20-30% que necessitam de conhecimentos especializados.
Redução do tempo de ciclo de aprovação em 50-70%: As requisições vão imediatamente para o aprovador correto. Sem confusão, sem atrasos, sem idas e vindas.
O cumprimento do contrato aumenta 15-30%: As encomendas chegam automaticamente aos fornecedores contratados nas condições contratadas. As despesas irreflectidas diminuem.
Capacidade de compra libertada: Horas por dia recuperadas do processamento de encomendas de rotina. Tempo reafectado ao sourcing estratégico e às negociações.
Melhor experiência do utilizador: Suficientemente rápido para que as pessoas utilizem o sistema em vez de encontrarem soluções alternativas. Uma maior adoção significa uma melhor visibilidade das despesas.
Não se trata de reduzir o número de efectivos das aquisições. Trata-se de permitir que as aquisições façam um trabalho mais estratégico com os mesmos recursos.
Pronto para acelerar o seu processo de compra por encomenda?
O processo de requisição e de encomenda de cada empresa é diferente. Os seus fluxos de trabalho de aprovação reflectem a sua estrutura organizacional. A sua base de fornecedores tem caraterísticas únicas. As suas categorias têm requisitos diferentes.
Não vendemos automatização genérica de aquisições. Analisamos o seu processo específico de requisição para encomenda. Identificamos quais as encomendas que podem ser automatizadas e quais as que necessitam de conhecimentos humanos. Criamos sistemas que correspondem à forma como a sua organização funciona efetivamente.
Não há promessas de que tudo será automatizado. Apenas uma IA prática que trata das encomendas de rotina para que os seus compradores se possam concentrar nas aquisições estratégicas.
