A sua equipa de aprovisionamento tem demasiado trabalho. A IA pode ajudar.
O trabalho de aquisição é um trabalho de sourcing. Fornecedores. Contratos. Encomendas. Aprovações. Controlo de despesas. Um ciclo constante de procura, compra e gestão.
A maior parte segue padrões. Encontrar um fornecedor. Obter orçamentos. Processar a encomenda. Verificar a fatura. Renovar o contrato. Repetir.
A IA foi concebida para isso. Analisa os fornecedores mais rapidamente do que qualquer ser humano. Nunca perde uma renovação de contrato. Detecta oportunidades de poupança em dados que ninguém tem tempo para analisar.
Isto não substitui a sua equipa de aquisições. Torna-a mais rápida. Trata da rotina para que os seus colaboradores se possam concentrar no aprovisionamento estratégico e nas relações.
A realidade atual do trabalho de aprovisionamento
As equipas de aprovisionamento estão sobrecarregadas. Mais fornecedores. Mais requisitos de conformidade. Mais pressão para reduzir custos. Menos tempo para ser estratégico.
Os compradores gastam horas em trabalho transacional em vez de negociarem melhores negócios. As renovações de contratos atrasam-se. Os dados sobre as despesas ficam nos sistemas, mas ninguém os analisa. As despesas irregulares acontecem porque o processo é demasiado lento.
Perdem-se oportunidades de poupança. Os riscos para os fornecedores passam despercebidos. Todos estão ocupados a processar, não a otimizar.
Não porque as pessoas não sejam boas no seu trabalho. É simplesmente porque há demasiado trabalho transacional e não há tempo suficiente para a estratégia.
Onde a IA faz uma diferença real
A IA funciona melhor quando existem dados e padrões. O aprovisionamento tem ambos.
Eis cinco áreas em que a IA produz resultados reais - não é um exagero, mas sim poupanças efectivas e tempo recuperado.
1. Descoberta e avaliação de fornecedores
Encontrar bons fornecedores leva tempo. Pesquisar opções. Verificar as qualificações. Avaliar os riscos. Obter orçamentos.
E ficar com os mesmos fornecedores porque "sempre os utilizámos"? Isso é deixar dinheiro na mesa.
O que faz a IA
Identifica potenciais fornecedores.
Com base nos seus requisitos, a IA pesquisa e sugere fornecedores que talvez não tenha encontrado. Novas opções para melhores negócios.
Avalia o risco do fornecedor.
Estabilidade financeira. Histórico de conformidade. Notícias e reputação. A IA recolhe informações e assinala potenciais riscos.
Pontuação das qualificações dos fornecedores.
Certificações. Capacidades. Histórico. A IA avalia automaticamente os fornecedores em função dos seus critérios.
Compara as cotações de forma inteligente.
Não apenas preço-custo total. Condições. Indicadores de qualidade. A IA ajuda-o a comparar maçãs com maçãs.
Monitoriza a informação sobre o mercado.
Tendências de preços. Condições de oferta. Mudanças no sector. A IA acompanha os factores de mercado que afectam as suas decisões de sourcing.
O que isto significa para si
- Para os CPOs: Melhor seleção de fornecedores. Menor risco. Preços mais competitivos. Fornecimento estratégico em vez de compras reactivas.
- Para os gestores de contratos públicos: Avaliação mais rápida dos fornecedores. Confiança na escolha do fornecedor. Tempo para negociação em vez de pesquisa.
- Para o negócio: Melhores fornecedores. Melhores preços. Menos interrupções no fornecimento.
Saiba mais sobre IA para descoberta e avaliação de fornecedores →
2. Requisição de compra e encomenda
As encomendas estão sempre a chegar. Requisições de todos os departamentos. Aprovações a obter. Pedidos de compra a criar. Confirmações a seguir.
Quando o processo é lento, as pessoas contornam-no. As despesas são irregulares. A conformidade é afetada.
O que faz a IA
Processa as requisições automaticamente.
Pedido normal? A IA valida, encaminha para aprovação e cria o pedido. Não há tratamento manual para pedidos de rotina.
Encaminha as aprovações de forma inteligente.
Com base no montante, na categoria e na política, a IA envia os pedidos para os aprovadores certos. Não há confusão sobre quem aprova o quê.
Sugere fornecedores preferenciais.
Para compras comuns, a IA recomenda fornecedores contratados com as melhores condições. Conformidade incorporada.
Valida em relação aos contratos.
O preço está correto? Estamos a utilizar as condições acordadas? A IA verifica as encomendas em relação às condições contratuais.
Monitoriza o estado das encomendas.
Onde está a minha encomenda? Quando é que vai chegar? A IA monitoriza o estado e assinala proactivamente os atrasos.
O que isto significa para si
- Para os CPOs: Maior cumprimento dos contratos. Menos despesas irregulares. Ciclos de aquisição mais rápidos.
- Para os compradores: Deixe de processar manualmente as encomendas de rotina. Concentre-se nas compras complexas que necessitam de conhecimentos especializados.
- Para os requerentes: Encomendas mais rápidas. Estado claro. Processo fácil que as pessoas realmente seguem.
Saiba mais sobre a IA para requisições de compra e encomendas →
3. Gestão de contratos
Os contratos acumulam-se. Acordos com fornecedores. Contratos de serviços. Acordos de licenciamento. Cada um com diferentes termos, datas e obrigações.
As renovações não são efectuadas. Os termos são esquecidos. Ninguém sabe o que efetivamente acordámos.
O que faz a IA
Extrai termos-chave automaticamente.
Preços. Volumes. Cláusulas de rescisão. Datas de renovação. A IA lê os contratos e retira o que interessa.
Acompanha as datas de renovação.
A renovação automática está a chegar? A janela de rescisão está a fechar? A IA alerta-o antes do fim dos prazos.
Compara as condições contratuais.
Como é que este contrato se compara com outros? Com os padrões do mercado? A IA destaca os desvios.
Controlo do cumprimento das condições.
Estamos a cumprir os compromissos de volume? O fornecedor está a cumprir os SLAs? A IA monitoriza o desempenho do contrato.
Sugere pontos de negociação.
Com base na análise do contrato e nos dados de mercado, a IA identifica os termos a que se deve recorrer durante a renovação.
O que isto significa para si
- Para os CPOs: Não perder renovações. Melhor posição de negociação. Visibilidade das obrigações contratuais.
- Para os gestores de contratos públicos: Saiba o que está nos seus contratos sem ter de ler todas as páginas. Prepare-se para as renovações com dados.
- Para o negócio: Melhores condições contratuais. Responsabilização dos fornecedores. O dinheiro não é deixado em cima da mesa.
Saiba mais sobre a IA para a gestão de contratos →
4. Análise e otimização das despesas
Está a gastar dinheiro em todo o lado. Mas onde exatamente? Com que fornecedores? Em que condições? A que preços em relação ao mercado?
Sem visibilidade, não é possível otimizar. E analisar as despesas manualmente? Esse é um projeto para o qual ninguém tem tempo.
O que faz a IA
Categoriza as despesas automaticamente.
Todas as transacções classificadas. Por categoria. Por fornecedor. Por departamento. Dados limpos sem etiquetagem manual.
Identifica oportunidades de poupança.
Variações de preços para o mesmo artigo. Fornecedores que cobram mais do que outros. Possibilidades de consolidação de volumes. A IA encontra o dinheiro.
Detecta despesas irregulares.
Aquisições fora dos contratos. Fornecedores não preferenciais. Violações de políticas. A IA detecta despesas não conformes.
Comparação com o mercado.
Estamos a pagar demasiado? Como é que os nossos preços se comparam? A IA fornece contexto para as suas despesas.
Previsão de despesas futuras.
Com base em padrões e compromissos, a IA projecta o que vai gastar. Melhor orçamentação.
O que isto significa para si
- Para os CPOs: Visibilidade clara das despesas. Oportunidades de poupança quantificadas. Dados para conduzir as negociações.
- Para os gestores de contratos públicos: Saber para onde vai o dinheiro sem elaborar relatórios. Concentrar-se em categorias de grande impacto.
- Para as finanças: Melhor precisão orçamental. Investimentos em aquisições justificados. Poupanças documentadas.
Saiba mais sobre IA para análise e otimização de despesas →
5. Desempenho do fornecedor e gestão de riscos
Depende dos fornecedores. Quando eles falham, você falha. Entregas atrasadas. Problemas de qualidade. Problemas financeiros. Violações de conformidade.
Monitorizar todos os fornecedores manualmente? É impossível. Mas ignorar os riscos? É perigoso.
O que faz a IA
Monitoriza o desempenho dos fornecedores.
Entrega atempada. Métricas de qualidade. Capacidade de resposta. A IA monitoriza continuamente os dados de desempenho.
Pontua as relações com os fornecedores.
Com base no desempenho, risco e valor, a IA classifica os fornecedores. Veja quem está a cumprir e quem não está.
Detecta sinais de risco.
Problemas financeiros? Notícias negativas? Questões de conformidade? A IA monitoriza os sinais externos e alerta-o atempadamente.
Prevê interrupções no fornecimento.
Com base em padrões e factores externos, a IA assinala os fornecedores susceptíveis de terem problemas.
Acompanha o estado de conformidade.
Certificações actuais? Seguro válido? Documentos necessários em arquivo? A IA monitoriza e alerta quando as coisas expiram.
O que isto significa para si
- Para os CPOs: Gestão proactiva do risco. Responsabilidade do fornecedor com dados. Cadeia de fornecimento protegida.
- Para os gestores de contratos públicos: Saber quais os fornecedores a vigiar. Evidências para conversas difíceis com fornecedores.
- Para o negócio: Menos interrupções no fornecimento. Melhor qualidade dos fornecedores. Redução da exposição ao risco.
Importante: a IA proporciona visibilidade e análise, mas a gestão das relações com os fornecedores continua a necessitar de avaliação humana. As decisões estratégicas sobre parcerias continuam a ser da responsabilidade da sua equipa.
Saiba mais sobre IA para desempenho de fornecedores e gestão de riscos →
O que a IA não faz
Sejamos claros quanto aos limites.
A IA não substitui os profissionais de aprovisionamento. Não negoceia negócios complexos. Não gere relações estratégicas com fornecedores. Não faz juízos de valor sobre os compromissos entre preço, qualidade e risco.
Trata da rotina. A pesquisa. A análise. O acompanhamento. O processamento das transacções.
A sua equipa de aquisições continua a fazer o trabalho estratégico. Apenas o fazem melhor porque têm dados e tempo.
A linha de fundo
As equipas de aprovisionamento que utilizam bem a IA não trabalham menos. Trabalham de forma diferente.
Em vez de processar encomendas, negoceiam melhores negócios. Em vez de procurar dados, analisam e actuam. Em vez de reagir aos problemas dos fornecedores, previnem-nos.
O resultado:
- Identificação e captação de poupanças reais
- Ciclos de aquisição mais rápidos
- Menor risco para o fornecedor
- Profissionais da área das aquisições a fazer um trabalho que necessita efetivamente dos seus conhecimentos
- Fornecimento estratégico em vez de compras transaccionais
Não se trata de substituir a sua equipa. Trata-se de a tornar mais eficaz.
Pronto para ver o que é possível?
Cada equipa de compras é diferente. As suas categorias não são iguais às de todos os outros. A sua base de fornecedores tem as suas próprias caraterísticas. As suas prioridades dependem do seu negócio.
Não vendemos soluções de tamanho único. Analisamos os seus desafios de aquisição específicos. Identificamos onde a IA pode efetivamente ajudar. Criamos sistemas que se adaptam à sua forma de trabalhar.
Nada de propaganda. Sem promessas que não podemos cumprir. Apenas IA prática que torna a sua equipa de compras mais eficaz.
