As requisi\u00e7\u00f5es de compra e as encomendas devem ser simples. Algu\u00e9m precisa de algo. Fazem o pedido. O pedido \u00e9 aprovado. A encomenda \u00e9 efectuada. Est\u00e1 feito.<\/p>\n
Mas n\u00e3o \u00e9 simples. As requisi\u00e7\u00f5es ficam nas caixas de entrada \u00e0 espera de aprova\u00e7\u00e3o. Os compradores processam manualmente as encomendas de rotina. As pessoas n\u00e3o sabem a que fornecedor recorrer. As encomendas v\u00e3o para fornecedores n\u00e3o contratados porque o processo de aprova\u00e7\u00e3o \u00e9 demasiado lento.<\/p>\n
O resultado? Equipas de compras enterradas em trabalho transacional. Despesas irregulares porque as pessoas contornam o sistema. Fuga de contratos porque as encomendas n\u00e3o seguem os termos negociados.<\/p>\n
A IA resolve este problema. Processa automaticamente as requisi\u00e7\u00f5es normais. Encaminha as aprova\u00e7\u00f5es de forma inteligente. Assegura que as encomendas seguem os termos contratados. Torna o processo t\u00e3o r\u00e1pido que as pessoas o utilizam efetivamente.<\/p>\n\n\n
Os processos de requisi\u00e7\u00e3o de encomendas est\u00e3o avariados na maioria das empresas. N\u00e3o porque as equipas de compras sejam m\u00e1s no seu trabalho. \u00c9 porque o processo exige demasiado trabalho manual.<\/p>\n
Algu\u00e9m submete uma requisi\u00e7\u00e3o. Um comprador tem de a rever. Verificar se ela segue a pol\u00edtica. Determinar quem deve aprov\u00e1-la. Encaminh\u00e1-la para o aprovador correto. Aguardar a aprova\u00e7\u00e3o. Em seguida, criar manualmente um pedido de compra. Selecionar um fornecedor. Introduzir novamente todos os detalhes.<\/p>\n
Para encomendas normais e de rotina. Sempre.<\/p>\n
Os compradores passam horas a processar requisi\u00e7\u00f5es que seguem os mesmos padr\u00f5es. Material de escrit\u00f3rio. Componentes standard. Servi\u00e7os recorrentes. Encomendas que n\u00e3o necessitam de conhecimentos humanos, mas que os recebem na mesma porque o processo requer um manuseamento manual.<\/p>\n
Quando o processo \u00e9 lento, as pessoas contornam-no. Compram diretamente aos fornecedores. Utilizam cart\u00f5es de cr\u00e9dito pessoais. Saltam as aprova\u00e7\u00f5es. As despesas irregulares n\u00e3o s\u00e3o maliciosas - s\u00e3o pessoas a tentar fazer o seu trabalho.<\/p>\n
E o aprovisionamento perde o controlo. Os fornecedores contratados n\u00e3o obt\u00eam o volume que lhes foi prometido. Os termos negociados n\u00e3o s\u00e3o utilizados. A visibilidade dos gastos desaparece.<\/p>\n\n\n
A IA n\u00e3o se limita a acelerar o processo de requisi\u00e7\u00e3o. Torna-o inteligente. Eis como.<\/p>\n\n\n
A IA recebe uma requisi\u00e7\u00e3o. Analisa o que est\u00e1 a ser pedido.<\/p>\n
Este \u00e9 um item padr\u00e3o? A IA reconhece-o a partir de encomendas anteriores. Valida o pedido em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 pol\u00edtica. Verifica a disponibilidade or\u00e7amental. Confirma que as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias est\u00e3o completas.<\/p>\n
Se tudo estiver correto, a IA encaminha-o automaticamente para aprova\u00e7\u00e3o. N\u00e3o \u00e9 necess\u00e1ria qualquer interven\u00e7\u00e3o do comprador para os pedidos de rotina.<\/p>\n
Se algo estiver errado, a IA assinala problemas espec\u00edficos:<\/p>\n
O requerente recebe imediatamente um feedback claro. N\u00e3o \u00e9 uma rejei\u00e7\u00e3o gen\u00e9rica. Problemas espec\u00edficos a corrigir.<\/p>\n
As requisi\u00e7\u00f5es padr\u00e3o passam pelo sistema em minutos. As requisi\u00e7\u00f5es complexas s\u00e3o encaminhadas para os compradores com contexto sobre o que precisa de ser revisto.<\/p>\n\n\n
Os fluxos de trabalho de aprova\u00e7\u00e3o s\u00e3o complexos. Aprovadores diferentes para montantes diferentes. Caminhos diferentes para categorias diferentes. Diferentes regras para diferentes departamentos.<\/p>\n
As pessoas ficam confusas. As requisi\u00e7\u00f5es v\u00e3o para o aprovador errado. S\u00e3o devolvidas. Atrasadas enquanto as pessoas descobrem quem deve efetivamente aprovar.<\/p>\n
A IA conhece as regras de aprova\u00e7\u00e3o:<\/p>\n
Cada requisi\u00e7\u00e3o vai para o aprovador certo \u00e0 primeira vez. Sem confus\u00e3o. Sem atrasos enquanto as pessoas verificam quem deve aprovar o qu\u00ea.<\/p>\n
E os aprovadores? Eles recebem o contexto de cada pedido. O que est\u00e1 a ser pedido. Porqu\u00ea. Estado do or\u00e7amento. Conformidade com o contrato. Se o pedido \u00e9 de rotina ou se precisa de ser examinado. Podem aprovar rapidamente quando necess\u00e1rio.<\/p>\n\n\n
Algu\u00e9m pede material de escrit\u00f3rio. A que fornecedor deve recorrer?<\/p>\n
A sua empresa tem tr\u00eas fornecedores de material de escrit\u00f3rio contratados. Cada um tem pre\u00e7os diferentes para artigos diferentes. Tempos de entrega diferentes. Pedidos m\u00ednimos diferentes.<\/p>\n
Os compradores sabem-no. Eles negociaram os contratos. Mas os requisitantes n\u00e3o sabem. E os compradores n\u00e3o querem procurar manualmente qual \u00e9 o melhor fornecedor para cada encomenda.<\/p>\n
A IA recomenda automaticamente os fornecedores:<\/p>\n
A ordem de compra vai para o fornecedor que lhe oferece o melhor valor. N\u00e3o de forma aleat\u00f3ria. N\u00e3o para quem o requisitante por acaso conhece. Para o fornecedor contratado com as melhores condi\u00e7\u00f5es para essa encomenda espec\u00edfica.<\/p>\n
O cumprimento dos contratos aumenta. Os termos negociados s\u00e3o efetivamente utilizados. Os fornecedores cumprem os compromissos de volume porque as encomendas chegam onde devem chegar.<\/p>\n\n\n
Os contratos s\u00e3o negociados por uma raz\u00e3o. Melhores pre\u00e7os. Termos acordados. Descontos por volume. Mas se as encomendas n\u00e3o corresponderem aos termos do contrato, perde os benef\u00edcios.<\/p>\n
A IA valida todas as encomendas em rela\u00e7\u00e3o aos termos do contrato:<\/p>\n
Se uma encomenda n\u00e3o corresponder ao contrato, a IA assinala-o antes de o pedido ser emitido.<\/p>\n
Talvez o pre\u00e7o seja superior ao contratado. Talvez o fornecedor tenha \"acidentalmente\" retirado um desconto. Talvez algu\u00e9m esteja a encomendar um artigo n\u00e3o contratado quando existe uma alternativa contratada.<\/p>\n
Apanhamo-lo antes de o pagar. N\u00e3o durante a reconcilia\u00e7\u00e3o das facturas, quando j\u00e1 \u00e9 demasiado tarde.<\/p>\n
N\u00e3o se trata de desconfiar dos fornecedores. Trata-se de garantir que as condi\u00e7\u00f5es que negociou s\u00e3o efetivamente aplicadas a todas as encomendas.<\/p>\n\n\n
As encomendas s\u00e3o feitas. Depois come\u00e7am as perguntas. \"Onde est\u00e1 a minha encomenda?\" \"Quando \u00e9 que chega?\" \"O fornecedor confirmou-a?\"<\/p>\n
Os compradores colocam constantemente estas quest\u00f5es. Verificam os sistemas. Telefonam aos fornecedores. Enviam e-mails. As actualiza\u00e7\u00f5es de estado s\u00e3o um trabalho a tempo inteiro.<\/p>\n
A IA monitoriza automaticamente o estado das encomendas:<\/p>\n
Os requisitantes obt\u00eam actualiza\u00e7\u00f5es de estado sem pedir. Os compradores concentram-se nas excep\u00e7\u00f5es e n\u00e3o nas verifica\u00e7\u00f5es de estado de rotina.<\/p>\n
Uma encomenda est\u00e1 atrasada? A IA alerta o requerente e o comprador antes de algu\u00e9m ter de perguntar. Fornece o contexto - porque \u00e9 que est\u00e1 atrasada, nova data prevista, se existem alternativas.<\/p>\n
Os problemas s\u00e3o resolvidos de forma proactiva. N\u00e3o s\u00e3o descobertos quando algu\u00e9m pergunta: \"Ei, onde est\u00e1 a encomenda que fiz h\u00e1 tr\u00eas semanas?\"<\/p>\n\n\n
Obt\u00e9m controlo e visibilidade sobre todo o processo de compra at\u00e9 \u00e0 encomenda.<\/p>\n
Deixamos de ser um centro de processamento de requisi\u00e7\u00f5es e passamos a ser uma fun\u00e7\u00e3o estrat\u00e9gica.<\/p>\n
Obt\u00e9m o que precisa, mais rapidamente e com menos complica\u00e7\u00f5es.<\/p>\n
Vamos ser claros sobre o que isto n\u00e3o \u00e9.<\/p>\n
A IA n\u00e3o aprova compras. S\u00e3o os humanos que aprovam. A IA apenas encaminha os pedidos para o aprovador correto com as informa\u00e7\u00f5es corretas.<\/p>\n
A IA n\u00e3o substitui o julgamento do comprador para compras complexas. Novos fornecedores. Artigos n\u00e3o normalizados. Equipamento de capital. Compras estrat\u00e9gicas. Estas necessitam de conhecimentos humanos.<\/p>\n
A IA n\u00e3o elimina todo o trabalho manual. Algumas requisi\u00e7\u00f5es s\u00e3o complexas. Algumas encomendas necessitam de um tratamento especial. Algumas situa\u00e7\u00f5es requerem um julgamento humano sobre o risco, a qualidade ou a sele\u00e7\u00e3o de fornecedores.<\/p>\n
O que a IA faz \u00e9 lidar com a rotina. As encomendas normalizadas que seguem padr\u00f5es. O 80% de requisi\u00e7\u00f5es que n\u00e3o necessitam de conhecimentos humanos mas que, historicamente, os recebiam na mesma porque o processo exigia um tratamento manual.<\/p>\n
Os seus compradores continuam a tomar decis\u00f5es. Apenas tomam decis\u00f5es sobre coisas que precisam efetivamente dos seus conhecimentos.<\/p>\n\n\n
Eis o que isto parece na pr\u00e1tica:<\/p>\n\n
70-80% das requisi\u00e7\u00f5es processadas automaticamente:<\/strong> As encomendas normais s\u00e3o efectuadas sem interven\u00e7\u00e3o do comprador. Os compradores concentram-se nos 20-30% que necessitam de conhecimentos especializados.<\/p>\n\n Redu\u00e7\u00e3o do tempo de ciclo de aprova\u00e7\u00e3o em 50-70%:<\/strong> As requisi\u00e7\u00f5es v\u00e3o imediatamente para o aprovador correto. Sem confus\u00e3o, sem atrasos, sem idas e vindas.<\/p>\n\n O cumprimento do contrato aumenta 15-30%:<\/strong> As encomendas chegam automaticamente aos fornecedores contratados nas condi\u00e7\u00f5es contratadas. As despesas irreflectidas diminuem.<\/p>\n\n Capacidade de compra libertada:<\/strong> Horas por dia recuperadas do processamento de encomendas de rotina. Tempo reafectado ao sourcing estrat\u00e9gico e \u00e0s negocia\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n Melhor experi\u00eancia do utilizador:<\/strong> Suficientemente r\u00e1pido para que as pessoas utilizem o sistema em vez de encontrarem solu\u00e7\u00f5es alternativas. Uma maior ado\u00e7\u00e3o significa uma melhor visibilidade das despesas.<\/p>\n\n N\u00e3o se trata de reduzir o n\u00famero de efectivos das aquisi\u00e7\u00f5es. Trata-se de permitir que as aquisi\u00e7\u00f5es fa\u00e7am um trabalho mais estrat\u00e9gico com os mesmos recursos.<\/p>\n\n\n O processo de requisi\u00e7\u00e3o e de encomenda de cada empresa \u00e9 diferente. Os seus fluxos de trabalho de aprova\u00e7\u00e3o reflectem a sua estrutura organizacional. A sua base de fornecedores tem carater\u00edsticas \u00fanicas. As suas categorias t\u00eam requisitos diferentes.<\/p>\n N\u00e3o vendemos automatiza\u00e7\u00e3o gen\u00e9rica de aquisi\u00e7\u00f5es. Analisamos o seu processo espec\u00edfico de requisi\u00e7\u00e3o para encomenda. Identificamos quais as encomendas que podem ser automatizadas e quais as que necessitam de conhecimentos humanos. Criamos sistemas que correspondem \u00e0 forma como a sua organiza\u00e7\u00e3o funciona efetivamente.<\/p>\n N\u00e3o h\u00e1 promessas de que tudo ser\u00e1 automatizado. Apenas uma IA pr\u00e1tica que trata das encomendas de rotina para que os seus compradores se possam concentrar nas aquisi\u00e7\u00f5es estrat\u00e9gicas.<\/p>\n\n Vamos falar sobre o seu processo de requisi\u00e7\u00e3o<\/a><\/p>\n\n
\n\n\n\nPronto para acelerar o seu processo de compra por encomenda?<\/h3>\n\n\n