\u00c9 segunda-feira de manh\u00e3. Passou a maior parte da sexta-feira a obter actualiza\u00e7\u00f5es de estado de cinco gestores de projectos diferentes, a reconciliar datas de marcos em tr\u00eas folhas de c\u00e1lculo e a convencer um relat\u00f3rio do Power BI a fazer algo que n\u00e3o o envergonhe perante a comiss\u00e3o executiva. O painel de controlo tem bom aspeto. Talvez at\u00e9 bom. E, no entanto, a primeira pergunta na reuni\u00e3o \u00e9: \"Podemos confiar nestes n\u00fameros?\"<\/p>\n
Esta pergunta \u00e9 o modo de falha silencioso da maioria das configura\u00e7\u00f5es de relat\u00f3rios da carteira de projectos. N\u00e3o \u00e9 um erro t\u00e9cnico. N\u00e3o s\u00e3o dados em falta. Apenas uma lenta eros\u00e3o da confian\u00e7a que faz do seu relat\u00f3rio um ponto de partida para o debate e n\u00e3o uma base para decis\u00f5es.<\/p>\n
Se isto lhe soa familiar, o problema quase de certeza n\u00e3o \u00e9 o Power BI. \u00c9 a forma como os relat\u00f3rios de portef\u00f3lio est\u00e3o a ser estruturados - e porque \u00e9 que as correc\u00e7\u00f5es habituais continuam a piorar as coisas.<\/p>\n
H\u00e1 um conjunto espec\u00edfico de condi\u00e7\u00f5es que transforma um painel de portf\u00f3lio do Power BI em algo que gera mais perguntas do que respostas. Nenhuma delas \u00e9 \u00f3bvia do exterior, o que \u00e9 parte da raz\u00e3o pela qual s\u00e3o t\u00e3o persistentes.<\/p>\n
1. O modelo de dados foi concebido para projectos individuais e n\u00e3o para carteiras.<\/strong> A maioria das implementa\u00e7\u00f5es do Power BI em ambientes de projeto come\u00e7am com os dados de um projeto - calend\u00e1rio, or\u00e7amento, recursos - e depois s\u00e3o expandidos para cobrir um portf\u00f3lio, empilhando mais do mesmo. O resultado \u00e9 um relat\u00f3rio que pode mostrar razoavelmente bem o estado de um projeto individual, mas que entra em colapso quando se tenta responder a quest\u00f5es ao n\u00edvel do portf\u00f3lio: Que programas est\u00e3o em risco de falhar os compromissos do terceiro trimestre? Onde \u00e9 que a derrapagem or\u00e7amental se concentra na carteira? O modelo subjacente nunca foi concebido para responder a estas quest\u00f5es e nenhuma quantidade de novas medidas ir\u00e1 corrigir um desajuste estrutural.<\/p>\n 2. Os dados de estado chegam de forma inconsistente e ningu\u00e9m \u00e9 respons\u00e1vel pelo problema da qualidade.<\/strong> Os relat\u00f3rios da carteira dependem de os gestores de projeto apresentarem actualiza\u00e7\u00f5es de estado atempadas e honestas. Na pr\u00e1tica, alguns enviam mais cedo, outros enviam mais tarde, outros enviam n\u00fameros optimistas para evitar o escalonamento. O Power BI reporta obedientemente tudo o que recebe. O PMO acaba por ser respons\u00e1vel por um relat\u00f3rio que n\u00e3o controla totalmente - e a lideran\u00e7a acaba por ficar c\u00e9tica em rela\u00e7\u00e3o a n\u00fameros que podem ou n\u00e3o refletir a realidade. Este n\u00e3o \u00e9 um problema de pessoas. \u00c9 um problema de processo e de governa\u00e7\u00e3o que a camada de relat\u00f3rios herda.<\/p>\n 3. O relat\u00f3rio est\u00e1 a tentar servir demasiados p\u00fablicos ao mesmo tempo.<\/strong> Os gestores de projectos operacionais precisam de detalhes ao n\u00edvel das tarefas. Os gestores de programas precisam de acompanhar as etapas. O comit\u00e9 de dire\u00e7\u00e3o precisa do estado RAG do portf\u00f3lio e da exposi\u00e7\u00e3o financeira. Quando um relat\u00f3rio do Power BI tenta fazer tudo isto - normalmente atrav\u00e9s de um conjunto extenso de p\u00e1ginas e filtros - acaba por n\u00e3o fazer nada disto particularmente bem. Os utilizadores executivos deixam de olhar para ele porque encontrar o que precisam demora demasiado tempo. Os gestores de projeto ignoram-no porque o detalhe n\u00e3o se adequa ao seu trabalho. E o PMO fica a manter um relat\u00f3rio com o qual ningu\u00e9m est\u00e1 totalmente satisfeito.<\/p>\n O instinto, quando um painel de controlo de portef\u00f3lio n\u00e3o est\u00e1 a funcionar, \u00e9 acrescentar-lhe mais. Mais filtros. Mais pesquisas. Colunas de status codificadas por cores que passam por tr\u00eas n\u00edveis de hierarquia. Formata\u00e7\u00e3o condicional que destaca tudo em vermelho at\u00e9 que nada se destaque. J\u00e1 vi relat\u00f3rios com dezassete p\u00e1ginas que os executivos navegam pedindo ao PMO para partilhar o seu ecr\u00e3 e clicar por eles.<\/p>\n A outra a\u00e7\u00e3o comum consiste em reconstruir o pipeline de dados. Nova estrutura do SharePoint. Novas transforma\u00e7\u00f5es do Power Query. Por vezes, um armaz\u00e9m de dados adequado. Ocasionalmente, esta \u00e9 a decis\u00e3o certa - mas \u00e9 um projeto de meses que n\u00e3o resolve a raz\u00e3o pela qual o relat\u00f3rio existente n\u00e3o \u00e9 fi\u00e1vel. \u00c9 poss\u00edvel ter dados perfeitamente limpos que alimentam um relat\u00f3rio que, mesmo assim, n\u00e3o \u00e9 capaz de orientar as decis\u00f5es.<\/p>\n H\u00e1 tamb\u00e9m um padr\u00e3o que vale a pena mencionar: substituir o Power BI por uma ferramenta PPM dedicada, apenas para acabar com os mesmos problemas de relat\u00f3rios numa nova interface. A ferramenta muda. As quest\u00f5es subjacentes sobre o que a lideran\u00e7a realmente precisa de ver, e como os dados fluem dos projectos para o portf\u00f3lio - essas ficam por resolver.<\/p>\n Para ser sincero: n\u00e3o existe uma solu\u00e7\u00e3o milagrosa. Os problemas dos relat\u00f3rios de portef\u00f3lio s\u00e3o sempre, em parte, um problema de dados, em parte um problema de processo e em parte um problema de conce\u00e7\u00e3o. Qualquer pessoa que lhe diga o contr\u00e1rio est\u00e1 a simplificar demasiado. Mas a camada de conce\u00e7\u00e3o \u00e9 normalmente a mais r\u00e1pida de resolver e \u00e9 quase sempre abordada em \u00faltimo lugar.<\/p>\n O quadro mais \u00fatil \u00e9 partir das quest\u00f5es reais do comit\u00e9 de dire\u00e7\u00e3o - as tr\u00eas ou quatro coisas que precisam de decidir ao sa\u00edrem de uma reuni\u00e3o - e conceber de tr\u00e1s para a frente a partir da\u00ed. N\u00e3o \u00e9 \"que dados temos\", mas \"o que \u00e9 que o propriet\u00e1rio de uma carteira precisa de ver para tomar uma decis\u00e3o sobre um programa atrasado?\"<\/p>\n Na pr\u00e1tica, isto significa normalmente uma separa\u00e7\u00e3o r\u00edgida entre a vis\u00e3o executiva e a vis\u00e3o operacional. A camada de dire\u00e7\u00e3o necessita de agrega\u00e7\u00e3o ao n\u00edvel da carteira: estado geral do calend\u00e1rio, exposi\u00e7\u00e3o or\u00e7amental por programa, um sinal claro sobre quais os projectos que s\u00e3o candidatos a escalonamento. Deve poder ser lida em menos de dois minutos sem clicar em nada. O n\u00edvel operacional - aquele que os gestores de projeto e os chefes de programa realmente utilizam - pode conter os pormenores. Estas s\u00e3o duas audi\u00eancias diferentes com necessidades diferentes, e tentar servir ambas num \u00fanico relat\u00f3rio \u00e9 onde a maioria dos dashboards de portf\u00f3lio do Power BI correm mal.<\/p>\n As escolhas de visualiza\u00e7\u00e3o s\u00e3o mais importantes do que a maioria dos PMOs se apercebe. Um estado de sem\u00e1foro que n\u00e3o mostre a tend\u00eancia - se um projeto acabou de ficar \u00e2mbar ou se tem estado \u00e2mbar h\u00e1 seis semanas - \u00e9 menos \u00fatil do que parece. Uma vis\u00e3o geral das etapas ao estilo de Gantt que mostre o desvio do calend\u00e1rio em toda a carteira comunica algo que uma tabela de datas n\u00e3o consegue. A escolha do aspeto visual n\u00e3o \u00e9 uma quest\u00e3o de decora\u00e7\u00e3o; \u00e9 a diferen\u00e7a entre um relat\u00f3rio que induz a uma decis\u00e3o e um que induz a uma pergunta.<\/p>\n Esta \u00e9 a \u00e1rea em que os visuais do Power BI criados especificamente para contextos de gest\u00e3o de projectos fazem uma verdadeira diferen\u00e7a. A LeapLytics constr\u00f3i visuais personalizados certificados especificamente para este efeito - coisas como Gr\u00e1ficos de Gantt<\/a> e indicadores de sem\u00e1foro concebidos para a elabora\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios de carteira, e n\u00e3o adaptados a partir de casos de utiliza\u00e7\u00e3o gen\u00e9ricos de BI. N\u00e3o resolvem o problema do modelo de dados nem o problema da governa\u00e7\u00e3o, mas quando a estrutura \u00e9 correta, tornam os resultados consideravelmente mais leg\u00edveis para as pessoas mais importantes.<\/p>\n Um PMO de infra-estruturas de m\u00e9dia dimens\u00e3o - cerca de 40 projectos activos em quatro programas - chegou a um ponto em que a revis\u00e3o mensal do seu portf\u00f3lio demorava tr\u00eas horas em vez de noventa minutos, sobretudo porque cada estado comunicado desencadeava uma discuss\u00e3o de acompanhamento sobre se os n\u00fameros estavam actualizados. Os gestores de projeto enviavam actualiza\u00e7\u00f5es por e-mail. O PMO estava a atualizar manualmente um ficheiro Excel principal. O Power BI estava a ler a partir desse ficheiro. A cadeia introduzia pelo menos uma semana de desfasamento entre a realidade e o relat\u00f3rio.<\/p>\n O redesenho tinha tr\u00eas partes: um processo de submiss\u00e3o de estado normalizado com um corte fixo \u00e0s sextas-feiras que o Power BI lia diretamente, uma separa\u00e7\u00e3o clara entre um one-pager executivo (RAG do portf\u00f3lio, cinco principais riscos, varia\u00e7\u00e3o or\u00e7amental por programa) e uma vis\u00e3o operacional ao n\u00edvel do programa, e a substitui\u00e7\u00e3o de um gr\u00e1fico de barras empilhadas gen\u00e9rico por um visual de cronologia de marcos adequado que mostrava o desvio do calend\u00e1rio num relance.<\/p>\n A reuni\u00e3o de dire\u00e7\u00e3o passou de tr\u00eas horas para setenta minutos. Mais importante ainda, a pergunta de abertura deixou de ser \"podemos confiar nisto?\" e passou a ser \"o que fazemos em rela\u00e7\u00e3o ao Programa B?\" Essa mudan\u00e7a - da valida\u00e7\u00e3o de dados para a tomada de decis\u00f5es - \u00e9 o verdadeiro objetivo. Tudo o resto s\u00e3o infra-estruturas.<\/p>\n De acordo com Investiga\u00e7\u00e3o do PMI sobre a efic\u00e1cia do PMO<\/a>Em termos gerais, as organiza\u00e7\u00f5es com processos maduros de elabora\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios de carteira concluem significativamente mais projectos dentro do prazo e do or\u00e7amento. N\u00e3o s\u00e3o os relat\u00f3rios em si que causam isso - mas os maus relat\u00f3rios escondem ativamente os sinais que permitiriam uma interven\u00e7\u00e3o precoce.<\/p>\n Se o seu relat\u00f3rio de portf\u00f3lio estiver a gerar mais debates em reuni\u00f5es do que decis\u00f5es de dire\u00e7\u00e3o, o diagn\u00f3stico mais r\u00e1pido \u00e9 perguntar: o que \u00e9 que o comit\u00e9 executivo decide realmente com base neste relat\u00f3rio? Se a resposta honesta for \"n\u00e3o muito\", o relat\u00f3rio n\u00e3o est\u00e1 a fazer o seu trabalho - independentemente da solidez t\u00e9cnica da constru\u00e7\u00e3o subjacente do Power BI.<\/p>\n Comece por a\u00ed. Defina as tr\u00eas decis\u00f5es que o comit\u00e9 de dire\u00e7\u00e3o tem de tomar mensalmente. Construa de tr\u00e1s para a frente. Depois, preocupe-se com o aspeto visual.<\/p>\n Se j\u00e1 tiver ultrapassado isso e o estrangulamento for a pr\u00f3pria camada do Power BI, o Biblioteca visual do LeapLytics<\/a> vale a pena dar uma vista de olhos - concebido especificamente para contextos de elabora\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios de gest\u00e3o de projectos, certificado pela Microsoft e dispon\u00edvel para avalia\u00e7\u00e3o direta. Iniciar um teste gratuito aqui<\/a> e test\u00e1-los em rela\u00e7\u00e3o aos dados reais da sua carteira.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" \u00c9 segunda-feira de manh\u00e3. Passou a maior parte da sexta-feira a obter actualiza\u00e7\u00f5es de estado de cinco gestores de projectos diferentes, a reconciliar datas de marcos em tr\u00eas folhas de c\u00e1lculo e a convencer um relat\u00f3rio do Power BI a fazer algo que n\u00e3o o envergonhe perante a comiss\u00e3o executiva. O painel de controlo tem bom aspeto. Talvez at\u00e9 bom. 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O que realmente ajuda: Conceber para a decis\u00e3o, n\u00e3o para os dados<\/h2>\n
Antes e depois: O que muda quando o relat\u00f3rio de carteira realmente funciona<\/h2>\n
Por onde come\u00e7ar<\/h2>\n