\u00c9 segunda-feira de manh\u00e3. Voc\u00ea passou a maior parte da sexta-feira obtendo atualiza\u00e7\u00f5es de status de cinco gerentes de projeto diferentes, conciliando datas de marcos em tr\u00eas planilhas e convencendo um relat\u00f3rio do Power BI a fazer algo que n\u00e3o o envergonhe na frente do comit\u00ea executivo. O painel parece bom. Talvez at\u00e9 bom. E, no entanto, a primeira pergunta na reuni\u00e3o \u00e9: \"Podemos confiar nesses n\u00fameros?\"<\/p>\n
Essa pergunta \u00e9 o modo de falha silencioso da maioria das configura\u00e7\u00f5es de relat\u00f3rios de portf\u00f3lio de projetos. N\u00e3o \u00e9 um erro t\u00e9cnico. N\u00e3o h\u00e1 dados faltando. Apenas uma lenta eros\u00e3o da confian\u00e7a que torna seu relat\u00f3rio um ponto de partida para o debate, em vez de uma base para decis\u00f5es.<\/p>\n
Se isso soa familiar, \u00e9 quase certo que o problema n\u00e3o \u00e9 o Power BI. \u00c9 a forma como os relat\u00f3rios de portf\u00f3lio est\u00e3o sendo estruturados - e por que as corre\u00e7\u00f5es usuais continuam piorando as coisas.<\/p>\n
H\u00e1 um conjunto espec\u00edfico de condi\u00e7\u00f5es que transforma um painel de portf\u00f3lio do Power BI em algo que gera mais perguntas do que respostas. Nenhuma delas \u00e9 \u00f3bvia do lado de fora, o que \u00e9 parte do motivo pelo qual elas s\u00e3o t\u00e3o persistentes.<\/p>\n
1. O modelo de dados foi criado para projetos individuais, n\u00e3o para portf\u00f3lios.<\/strong> A maioria das implementa\u00e7\u00f5es do Power BI em ambientes de projeto come\u00e7a com os dados de um projeto (cronograma, or\u00e7amento, recursos) e, em seguida, \u00e9 expandida para cobrir um portf\u00f3lio, empilhando mais dos mesmos. O resultado \u00e9 um relat\u00f3rio que pode mostrar razoavelmente bem o status de um projeto individual, mas entra em colapso quando voc\u00ea tenta responder a perguntas em n\u00edvel de portf\u00f3lio: Quais programas correm o risco de n\u00e3o cumprir os compromissos do terceiro trimestre? Onde o excesso de or\u00e7amento est\u00e1 se agrupando no portf\u00f3lio? O modelo subjacente nunca foi projetado para responder a essas perguntas, e nenhuma quantidade de novas medidas consertar\u00e1 uma incompatibilidade estrutural.<\/p>\n 2. Os dados de status s\u00e3o recebidos de forma inconsistente, e ningu\u00e9m \u00e9 respons\u00e1vel pelo problema de qualidade.<\/strong> Os relat\u00f3rios de portf\u00f3lio dependem de os gerentes de projeto enviarem atualiza\u00e7\u00f5es de status honestas e em tempo h\u00e1bil. Na pr\u00e1tica, alguns enviam cedo, outros enviam tarde, outros enviam n\u00fameros otimistas para evitar escalonamento. O Power BI reporta obedientemente tudo o que recebe. O PMO acaba sendo respons\u00e1vel por um relat\u00f3rio que n\u00e3o controla totalmente - e a lideran\u00e7a acaba c\u00e9tica em rela\u00e7\u00e3o a n\u00fameros que podem ou n\u00e3o refletir a realidade. Esse n\u00e3o \u00e9 um problema de pessoas. \u00c9 um problema de processo e governan\u00e7a que a camada de relat\u00f3rios herda.<\/p>\n 3. O relat\u00f3rio est\u00e1 tentando atender a muitos p\u00fablicos ao mesmo tempo.<\/strong> Os gerentes de projetos operacionais precisam de detalhes em n\u00edvel de tarefa. Os gerentes de programa precisam do acompanhamento dos marcos. O comit\u00ea diretor precisa do status RAG do portf\u00f3lio e da exposi\u00e7\u00e3o financeira. Quando um relat\u00f3rio do Power BI tenta fazer tudo isso - geralmente por meio de um conjunto extenso de p\u00e1ginas e filtros - ele acaba n\u00e3o fazendo nada disso particularmente bem. Os usu\u00e1rios executivos param de olhar para ele porque encontrar o que precisam leva muito tempo. Os gerentes de projeto o ignoram porque os detalhes n\u00e3o s\u00e3o adequados ao seu trabalho. E o PMO fica com um relat\u00f3rio com o qual ningu\u00e9m est\u00e1 totalmente satisfeito.<\/p>\n O instinto quando um painel de portf\u00f3lio n\u00e3o est\u00e1 funcionando \u00e9 adicionar mais coisas a ele. Mais filtros. Mais detalhamentos. Colunas de status codificadas por cores que passam por tr\u00eas n\u00edveis de hierarquia. Formata\u00e7\u00e3o condicional que destaca tudo em vermelho at\u00e9 que nada se sobressaia. J\u00e1 vi relat\u00f3rios com dezessete p\u00e1ginas que os executivos navegam pedindo ao PMO para compartilhar a tela e clicar para eles.<\/p>\n A outra medida comum \u00e9 reconstruir o pipeline de dados. Nova estrutura do SharePoint. Novas transforma\u00e7\u00f5es do Power Query. \u00c0s vezes, um data warehouse adequado. Ocasionalmente, essa \u00e9 a decis\u00e3o correta, mas \u00e9 um projeto de meses que n\u00e3o aborda o motivo pelo qual o relat\u00f3rio existente n\u00e3o \u00e9 confi\u00e1vel. Voc\u00ea pode ter dados perfeitamente limpos alimentando um relat\u00f3rio que, mesmo assim, n\u00e3o consegue gerar decis\u00f5es.<\/p>\n H\u00e1 tamb\u00e9m um padr\u00e3o que vale a pena mencionar: substituir o Power BI por uma ferramenta PPM dedicada, apenas para acabar com os mesmos problemas de relat\u00f3rio em uma nova interface. A ferramenta muda. As quest\u00f5es subjacentes sobre o que a lideran\u00e7a realmente precisa ver e como os dados fluem dos projetos para o portf\u00f3lio permanecem sem solu\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Para ser sincero: n\u00e3o h\u00e1 solu\u00e7\u00e3o m\u00e1gica aqui. Os problemas de relat\u00f3rios de portf\u00f3lio s\u00e3o sempre, em parte, um problema de dados, em parte um problema de processo e em parte um problema de design. Qualquer pessoa que lhe disser o contr\u00e1rio estar\u00e1 simplificando demais. Mas a camada de design geralmente \u00e9 a mais r\u00e1pida de ser corrigida e quase sempre \u00e9 abordada por \u00faltimo.<\/p>\n A estrutura mais \u00fatil \u00e9 come\u00e7ar com as perguntas reais do comit\u00ea diretor - as tr\u00eas ou quatro coisas que eles precisam decidir ao sair de uma reuni\u00e3o - e projetar de tr\u00e1s para frente a partir da\u00ed. N\u00e3o se trata de \"quais dados temos\", mas de \"o que o propriet\u00e1rio de um portf\u00f3lio precisa ver para tomar uma decis\u00e3o de ir ou n\u00e3o ir em um programa atrasado?\"<\/p>\n Na pr\u00e1tica, isso geralmente significa uma separa\u00e7\u00e3o r\u00edgida entre a vis\u00e3o executiva e a vis\u00e3o operacional. A camada de dire\u00e7\u00e3o precisa de agrega\u00e7\u00e3o em n\u00edvel de portf\u00f3lio: integridade geral do cronograma, exposi\u00e7\u00e3o or\u00e7ament\u00e1ria por programa, um sinal claro sobre quais projetos s\u00e3o candidatos a escalonamento. Ela deve poder ser lida em menos de dois minutos sem precisar clicar em nada. A camada operacional - a que os gerentes de projeto e os l\u00edderes de programa realmente usam - pode conter os detalhes. Esses s\u00e3o dois p\u00fablicos diferentes com necessidades diferentes, e tentar atender a ambos em um \u00fanico relat\u00f3rio \u00e9 onde a maioria dos pain\u00e9is de portf\u00f3lio do Power BI d\u00e1 errado.<\/p>\n As escolhas de visualiza\u00e7\u00e3o s\u00e3o mais importantes do que a maioria dos PMOs imagina. Um status de sem\u00e1foro que n\u00e3o mostra a tend\u00eancia - se um projeto acabou de ficar \u00e2mbar ou se est\u00e1 \u00e2mbar h\u00e1 seis semanas - \u00e9 menos \u00fatil do que parece. Uma vis\u00e3o geral dos marcos no estilo Gantt que mostra o desvio do cronograma em todo o portf\u00f3lio comunica algo que uma tabela de datas n\u00e3o pode comunicar. A escolha do visual n\u00e3o \u00e9 uma quest\u00e3o de decora\u00e7\u00e3o; \u00e9 a diferen\u00e7a entre um relat\u00f3rio que induz a uma decis\u00e3o e um que induz a uma pergunta.<\/p>\n Essa \u00e9 a \u00e1rea em que os visuais do Power BI criados especificamente para contextos de gerenciamento de projetos fazem uma diferen\u00e7a real. A LeapLytics cria visuais personalizados certificados especificamente para isso - coisas como Visuais do gr\u00e1fico de Gantt<\/a> e indicadores de sem\u00e1foro projetados para relat\u00f3rios de portf\u00f3lio, n\u00e3o reaproveitados de casos de uso gen\u00e9ricos de BI. Eles n\u00e3o resolvem o problema do modelo de dados nem o problema de governan\u00e7a, mas, quando a estrutura est\u00e1 correta, tornam o resultado consideravelmente mais leg\u00edvel para as pessoas mais importantes.<\/p>\n Um PMO de infraestrutura de m\u00e9dio porte - cerca de 40 projetos ativos em quatro programas - chegou a um ponto em que a revis\u00e3o mensal do portf\u00f3lio levava tr\u00eas horas, em vez de noventa minutos, principalmente porque cada status relatado desencadeava uma discuss\u00e3o de acompanhamento sobre se os n\u00fameros estavam atualizados. Os gerentes de projeto estavam enviando atualiza\u00e7\u00f5es por e-mail. O PMO estava atualizando manualmente um arquivo mestre do Excel. O Power BI estava lendo a partir desse arquivo. A cadeia introduziu pelo menos uma semana de defasagem entre a realidade e o relat\u00f3rio.<\/p>\n O redesenho tinha tr\u00eas partes: um processo padronizado de envio de status com um limite fixo de sexta-feira que o Power BI lia diretamente, uma separa\u00e7\u00e3o clara entre um one-pager executivo (RAG do portf\u00f3lio, cinco principais riscos, varia\u00e7\u00e3o or\u00e7ament\u00e1ria por programa) e uma vis\u00e3o operacional em n\u00edvel de programa, e a substitui\u00e7\u00e3o de um gr\u00e1fico de barras empilhadas gen\u00e9rico por um visual de linha do tempo de marcos adequado que mostrava o desvio do cronograma em um relance.<\/p>\n A reuni\u00e3o de dire\u00e7\u00e3o caiu de tr\u00eas horas para setenta minutos. Mais importante ainda, a pergunta inicial deixou de ser \"podemos confiar nisso?\" e passou a ser \"o que faremos com o Programa B?\" Essa mudan\u00e7a - da valida\u00e7\u00e3o de dados para a tomada de decis\u00f5es - \u00e9 o objetivo real. Todo o resto \u00e9 infraestrutura.<\/p>\n De acordo com Pesquisa do PMI sobre a efic\u00e1cia do PMO<\/a>De acordo com o relat\u00f3rio de portf\u00f3lio, as organiza\u00e7\u00f5es com processos maduros de relat\u00f3rio de portf\u00f3lio concluem significativamente mais projetos dentro do prazo e do or\u00e7amento. O relat\u00f3rio em si n\u00e3o \u00e9 a causa disso, mas o relat\u00f3rio ruim oculta ativamente os sinais que permitiriam uma interven\u00e7\u00e3o precoce.<\/p>\n Se o seu relat\u00f3rio de portf\u00f3lio estiver gerando mais debates em reuni\u00f5es do que decis\u00f5es de dire\u00e7\u00e3o, o diagn\u00f3stico mais r\u00e1pido \u00e9 perguntar: o que o comit\u00ea executivo realmente decide com base nesse relat\u00f3rio? Se a resposta honesta for \"n\u00e3o muito\", o relat\u00f3rio n\u00e3o est\u00e1 cumprindo sua fun\u00e7\u00e3o - independentemente da solidez t\u00e9cnica da constru\u00e7\u00e3o subjacente do Power BI.<\/p>\n Comece por a\u00ed. Defina as tr\u00eas decis\u00f5es que o comit\u00ea diretor precisa tomar mensalmente. Construa de tr\u00e1s para frente. Depois, preocupe-se com os recursos visuais.<\/p>\n Se voc\u00ea j\u00e1 tiver superado isso e o gargalo for a pr\u00f3pria camada do Power BI, o Biblioteca visual do LeapLytics<\/a> vale a pena dar uma olhada - criado especificamente para contextos de relat\u00f3rios de gerenciamento de projetos, certificado pela Microsoft e dispon\u00edvel para avalia\u00e7\u00e3o direta. Inicie uma avalia\u00e7\u00e3o gratuita aqui<\/a> e test\u00e1-los em rela\u00e7\u00e3o aos dados reais de seu portf\u00f3lio.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" \u00c9 segunda-feira de manh\u00e3. 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O que realmente ajuda: Projetar para a decis\u00e3o, n\u00e3o para os dados<\/h2>\n
Antes e depois: O que muda quando o relat\u00f3rio de portf\u00f3lio realmente funciona<\/h2>\n
Por onde come\u00e7ar<\/h2>\n