Inteligență artificială pentru cereri de cumpărare și comenzi: Accelerarea procesului de cumpărare
Cererile de cumpărare și comenzile ar trebui să fie simple. Cineva are nevoie de ceva. Se solicită. Se aprobă. Comanda este trimisă. S-a făcut.
Dar nu este simplu. Cererile stau în cutiile poștale de primire în așteptarea aprobării. Cumpărătorii procesează manual comenzile de rutină. Oamenii nu știu ce furnizor să folosească. Comenzile ajung la furnizori necontractanți deoarece procesul de aprobare este prea lent.
Rezultatul? Echipe de achiziții îngropate în munca tranzacțională. Cheltuieli nesăbuite, deoarece oamenii ocolesc sistemul. Scurgeri de contracte deoarece comenzile nu respectă termenii negociați.
AI rezolvă această problemă. Procesează automat rechizițiile standard. Direcționează aprobările în mod inteligent. Se asigură că comenzile respectă termenii contractuali. Face procesul atât de rapid încât oamenii chiar îl folosesc.
De ce procesele Purchase-to-Pay sunt lente
Procesele de la solicitare la comandă sunt defectuoase în majoritatea companiilor. Nu pentru că echipele de achiziții nu își fac treaba bine. Pentru că procesul necesită prea multă muncă manuală.
Cineva depune o cerere. Un cumpărător trebuie să o examineze. Verifică dacă respectă politica. Să stabilească cine ar trebui să o aprobe. O direcționează către persoana care trebuie să o aprobe. Așteaptă aprobarea. Apoi creează manual o comandă de achiziție. Selectați un furnizor. Introduceți din nou toate detaliile.
Pentru comenzi standard, de rutină. De fiecare dată.
Cumpărătorii petrec ore întregi procesând cereri care urmează aceleași tipare. Rechizite de birou. Componente standard. Servicii recurente. Comenzile care nu au nevoie de expertiză umană, dar care o primesc oricum, deoarece procesul necesită manipulare manuală.
Atunci când procesul este lent, oamenii îl ocolesc. Ei cumpără direct de la furnizori. Folosesc carduri de credit personale. Sar peste aprobări. Cheltuielile neconformiste nu sunt rău intenționate - sunt oameni care încearcă să își facă treaba.
Iar achizițiile pierd controlul. Furnizorii contractați nu obțin volumul care le-a fost promis. Condițiile negociate nu sunt utilizate. Vizibilitatea cheltuielilor dispare.
Ce face inteligența artificială pentru solicitarea de achiziții și comenzi
Inteligența artificială nu doar accelerează procesul de solicitare. Îl face inteligent. Iată cum.
Procesează automat rechizițiile
Inteligența artificială primește o solicitare. Analizează ceea ce este solicitat.
Este acesta un articol standard? AI îl recunoaște din comenzile anterioare. Validează cererea în raport cu politica. Verifică disponibilitatea bugetului. Confirmă că informațiile solicitate sunt complete.
Dacă totul se verifică, AI o direcționează automat spre aprobare. Nu este necesară intervenția cumpărătorului pentru cererile de rutină.
Dacă ceva nu este în regulă, AI semnalează probleme specifice:
- Lipsește centrul de cost sau codul GL
- Depășirea pragului bugetar care necesită o aprobare specială
- Articolul nu corespunde categoriilor aprobate
- Documentele necesare nu sunt atașate
- Specificații neclare care necesită clarificări
Solicitantul primește imediat un feedback clar. Nu o respingere generică. Probleme specifice de rezolvat.
Solicitările standard trec prin sistem în câteva minute. Cererile complexe sunt direcționate către cumpărători cu informații contextuale despre ceea ce trebuie revizuit.
Rutează aprobările în mod inteligent
Fluxurile de aprobare sunt complexe. Aprobatori diferiți pentru sume diferite. Căi diferite pentru categorii diferite. Reguli diferite pentru departamente diferite.
Oamenii devin confuzi. Cererile ajung la aprobatorul greșit. Sunt returnate. Întârziate în timp ce oamenii își dau seama cine ar trebui să aprobe de fapt.
AI cunoaște regulile de aprobare:
- Rutare bazată pe cantitate: Sub $1,000 merge la un singur aprobator. Peste $10,000 necesită o aprobare suplimentară.
- Rutare bazată pe categorii: Achizițiile IT necesită aprobarea IT. Echipamentele de capital au nevoie de revizuire financiară.
- Normele departamentului: Diferitele departamente au diferite niveluri de delegare și lanțuri de aprobare.
- Excepții de politică: Articole necatalogate. Furnizori necontractanți. Cerințe speciale de aprobare.
- Logica substituției: Aprobatorul principal nu este disponibil? Direcționați automat către înlocuitorul desemnat.
Fiecare solicitare ajunge de prima dată la aprobatorul potrivit. Fără confuzii. Fără întârzieri în timp ce oamenii verifică cine trebuie să aprobe ce.
Și aprobatorii? Ei primesc contextul fiecărei cereri. Ce este comandat. De ce. Situația bugetului. Respectarea contractului. Dacă este vorba de rutină sau dacă trebuie analizată. Ei pot aproba rapid atunci când este cazul.
Sugerați furnizori preferați
Cineva solicită consumabile de birou. Ce furnizor ar trebui să folosiți?
Compania dvs. are trei furnizori de materiale de birou contractați. Fiecare are prețuri diferite pentru articole diferite. Termene de livrare diferite. comenzi minime diferite.
Cumpărătorii știu acest lucru. Ei au negociat contractele. Dar solicitanții nu știu. Iar cumpărătorii nu vor să caute manual care este cel mai bun furnizor pentru fiecare comandă.
Inteligența artificială recomandă furnizorii în mod automat:
- Cele mai bune prețuri: Compară prețurile contractate între furnizori pentru articolele solicitate.
- Viteza de livrare: Factorii de urgență și termenele de livrare ale furnizorilor.
- Oportunitate de consolidare: Dacă există alte comenzi deschise, propuneți combinarea pentru a îndeplini cerințele minime de comandă.
- Respectarea contractului: Prioritizează furnizorii pentru care aveți angajamente de volum de îndeplinit.
- Performanțe anterioare: ia în considerare fiabilitatea livrării și istoricul calității.
Comanda merge la furnizorul care vă oferă cea mai bună valoare. Nu aleatoriu. Nu oricui se întâmplă să cunoască solicitantul. La furnizorul contractat cu cele mai bune condiții pentru comanda respectivă.
Respectarea contractului crește. Termenii dvs. negociați sunt efectiv utilizați. Furnizorii își îndeplinesc angajamentele privind volumul, deoarece comenzile curg acolo unde trebuie.
Validează comenzile în raport cu contractele
Ai negociat contracte pentru un motiv. Prețuri mai bune. Condiții convenite. Reduceri de volum. Dar dacă comenzile nu corespund condițiilor contractuale, pierdeți beneficiile.
AI validează fiecare comandă în raport cu termenii contractuali:
- Validarea prețului: Este acesta prețul contractat? Dacă nu, marcați-l și explicați abaterea.
- Respectarea termenelor: Comandăm în limita cantităților minime/maximale convenite?
- Verificarea reducerilor: Sunt aplicate reducerile contractate? Pauzele de volum sunt calculate corect?
- Potrivirea produsului: Este vorba de un articol contractat sau de un înlocuitor similar la un preț diferit?
- Condiții de plată: Utilizăm condițiile de plată negociate sau condiții diferite?
Dacă o comandă nu se potrivește cu contractul, AI o semnalizează înainte de emiterea OP.
Poate că prețul este mai mare decât cel contractat. Poate că furnizorul a eliminat "din greșeală" o reducere. Poate că cineva comandă un articol care nu face obiectul contractului, când există o alternativă contractată.
Îl depistați înainte de a plăti pentru el. Nu în timpul reconcilierii facturilor, când este prea târziu.
Nu este vorba despre neîncrederea în furnizori. Este vorba despre a vă asigura că termenii pe care i-ați negociat se aplică efectiv la fiecare comandă.
Urmărirea proactivă a situației comenzilor
Ordinele sunt transmise. Apoi încep întrebările. "Unde este comanda mea?" "Când va sosi?" "A confirmat-o furnizorul?"
Cumpărătorii răspund constant la aceste întrebări. Ei verifică sistemele. Sună furnizorii. Trimit e-mailuri. Actualizările de stare reprezintă o muncă cu normă întreagă.
AI monitorizează automat starea comenzilor:
- Confirmarea furnizorului: Furnizorul a confirmat comanda? A acceptat data livrării? A semnalat eventualele discrepanțe?
- Urmărirea producției/expedierilor: Comanda este în grafic? A fost expediată? Unde se află în tranzit?
- Monitorizarea livrărilor: Se apropie data de livrare așteptată. A sosit? A fost primit în stoc?
- Alerte de excepție: Întârzieri. Comenzi întârziate. Probleme de calitate semnalate la recepție. Discrepanțe de cantitate.
- Comunicare proactivă: Actualizează automat solicitanții. Trimite la cumpărători doar atunci când este necesară intervenția.
Solicitanții primesc actualizări de stare fără să ceară. Cumpărătorii se concentrează asupra excepțiilor, nu asupra verificărilor de rutină ale situației.
O comandă este întârziată? AI-ul alertează solicitantul și cumpărătorul înainte ca cineva să fie nevoit să întrebe. Oferă contextul - de ce este întârziată, noua dată preconizată, dacă există alternative.
Problemele sunt abordate proactiv. Nu sunt descoperite atunci când cineva întreabă: "Hei, unde este comanda pe care am făcut-o acum trei săptămâni?"
Ce înseamnă acest lucru pentru dvs.
Pentru CPO și liderii din domeniul achizițiilor
Obțineți control și vizibilitate asupra întregului proces de la achiziție la comandă.
- respectarea mai strictă a contractelor: Comenzile ajung la furnizorii contractați. Se utilizează condițiile negociate. Se respectă angajamentele privind volumul.
- Mai puține cheltuieli nonconformiste: Atunci când procesul de aprobare este rapid, oamenii îl folosesc în loc să îl ocolească.
- Cicluri de achiziții mai rapide: Comenzi standard procesate în câteva minute, nu zile. Nevoi de afaceri îndeplinite mai rapid.
- O mai bună alocare a resurselor: Cumpărătorii lucrează la achiziții și negocieri complexe, nu la procesarea comenzilor de rutină.
- Vizibilitatea cheltuielilor: Toate comenzile trec prin sistem. Vizibilitate completă a ceea ce se cumpără și de la cine.
Pentru managerii de achiziții și cumpărători
Încetați să mai fiți un centru de procesare a cererilor și deveniți o funcție strategică.
- Opriți procesarea comenzilor de rutină: Cererile standard curg automat. Vă ocupați doar de ceea ce necesită expertiză.
- Concentrați-vă asupra achizițiilor complexe: Timpul pentru negociere. Gestionarea relațiilor cu furnizorii. Aprovizionare strategică.
- O mai bună utilizare a contractelor: Comenzile ajung automat la furnizorii potriviți, la termenele potrivite.
- Mai puțină verificare a stării: Urmărirea automatizată se ocupă de întrebările de rutină. Tu te concentrezi asupra excepțiilor.
- Volum de lucru clar: Știți ce necesită atenția dumneavoastră. Ceea ce este de rutină este gestionat automat.
Pentru solicitanți și utilizatori de afaceri
Obțineți ceea ce vă trebuie, mai repede, cu mai puține probleme.
- Comenzi mai rapide: Rechizite standard aprobate și comandate în câteva minute. Gata cu zilele de așteptare pentru articole de rutină.
- Stare clară: Știți unde se află comanda dvs. fără să întrebați. Actualizări proactive cu privire la livrare.
- Proces ușor: Îndrumare clară cu privire la ceea ce este necesar. Feedback imediat dacă ceva nu este în regulă.
- Servicii mai bune: Furnizori preferați sugerați automat. Cele mai bune termene și condiții de livrare.
- Nu mai există soluții de avarie: Procesul de aprobare este suficient de rapid încât să nu fie nevoie să îl ocoliți.
Ce nu va face inteligența artificială
Să clarificăm ce nu este asta.
AI nu aprobă achizițiile. Oamenii aprobă. Inteligența artificială doar direcționează solicitările către persoana care aprobă cu informațiile corecte.
IA nu înlocuiește judecata cumpărătorului în cazul achizițiilor complexe. Furnizori noi. Articole non-standard. Echipamente de capital. Achiziții strategice. Acestea necesită expertiză umană.
IA nu elimină toată munca manuală. Unele rechiziții sunt complexe. Unele comenzi necesită o manipulare specială. Unele situații necesită o judecată umană cu privire la risc, calitate sau selectarea furnizorului.
Ceea ce face AI este să se ocupe de rutină. Comenzile standard care urmează tipare. 80% de solicitări care nu au nevoie de expertiză umană, dar care, din punct de vedere istoric, au primit-o oricum, deoarece procesul necesita manipulare manuală.
Cumpărătorii dvs. încă iau decizii. Doar că ei iau decizii cu privire la lucruri care au nevoie de expertiza lor.
Rezultate reale ale AI pentru rechiziții și comenzi
Iată cum arată acest lucru în practică:
70-80% de rechiziții prelucrate automat: Comenzile standard trec fără intervenția cumpărătorului. Cumpărătorii se concentrează pe 20-30% care necesită expertiză.
Durata ciclului de aprobare redusă cu 50-70%: Cererile ajung imediat la aprobatorul potrivit. Fără confuzii, fără întârzieri, fără schimburi.
Creșterea gradului de conformitate a contractului 15-30%: Comenzile ajung automat la furnizorii contractați, la termenele contractate. Cheltuielile de tip Maverick scad.
Se eliberează capacitatea cumpărătorului: Ore pe zi recuperate din procesarea de rutină a comenzilor. Timp realocat pentru aprovizionarea strategică și negocieri.
Experiență mai bună pentru utilizatori: Suficient de rapid pentru ca oamenii să utilizeze sistemul în loc să găsească soluții alternative. O adopție mai mare înseamnă o vizibilitate mai bună a cheltuielilor.
Nu este vorba despre reducerea numărului de angajați din domeniul achizițiilor. Este vorba despre a permite achizițiilor să desfășoare activități mai strategice cu aceleași resurse.
Sunteți gata să vă accelerați procesul de achiziție la comandă?
Procesul de solicitare și comandă al fiecărei companii este diferit. Fluxurile dvs. de aprobare reflectă structura dvs. organizațională. Baza dvs. de furnizori are caracteristici unice. Categoriile dvs. au cerințe diferite.
Nu vindem automatizare generică a achizițiilor. Ne uităm la procesul dvs. specific de la solicitare la comandă. Identificăm ce comenzi pot fi automatizate și care necesită expertiză umană. Construim sisteme care se potrivesc cu modul în care funcționează de fapt organizația dumneavoastră.
Nu promitem că totul va fi automatizat. Doar un AI practic care se ocupă de comenzile de rutină, astfel încât cumpărătorii dvs. să se poată concentra pe achiziții strategice.
