IA pentru administrarea și conformitatea resurselor umane: Nu vă mai îngrijorați de audituri
Resursele umane se bazează pe documente și reguli. Contracte cu angajații. Certificări de formare. Recunoașterea politicilor. Formulare I-9. Verificări ale antecedentelor. Planuri de îmbunătățire a performanțelor. Fiecare angajat are un dosar. Fiecare dosar are cerințe.
Ați ratat ceva? Aceasta este o încălcare a conformității. Audit eșuat. Proces potențial. Amendă costisitoare.
Ținerea evidenței manual este imposibilă. Foile de calcul se strică. Oamenii uită. Cerințele se schimbă. Statele au norme diferite. Certificatele expiră. Formarea devine tardivă.
Resursele umane petrec foarte mult timp doar urmărind și urmărind. "A semnat toată lumea manualul actualizat?" "Toate permisele de manipulare a alimentelor sunt la zi?" "Care angajați trebuie să participe la cursuri de formare privind hărțuirea?"
AI se ocupă de acest lucru. Urmărește fiecare document. Monitorizează fiecare cerință. Semnalează fiecare lacună. Trimite fiecare memento. Generează fiecare raport. Automat.
Echipa dvs. nu mai urmărește hârtiile și nu mai joacă în defensivă. Auditurile devin simple. Conformitatea devine ușor de gestionat. Riscul scade.
De ce administrarea resurselor umane este atât de stresantă
Administrarea resurselor umane este o muncă de detaliu. Dacă ratați un detaliu, există consecințe.
Fiecare angajat are nevoie de anumite documente. Contract de muncă. Formulare fiscale. Verificarea I-9. Verificarea antecedentelor. Recunoașterea politicii. Descrierea postului. Certificări, dacă sunt necesare. Dosare de formare.
Acestea nu trebuie doar să existe - ele trebuie să fie actuale. Complete. Îndosariate corespunzător. Accesibile atunci când este necesar. Păstrate pentru perioade de timp specifice pe baza reglementărilor.
Într-o companie mică, o singură persoană poate gestiona acest lucru. Într-o companie în creștere? Imposibil. Prea mulți angajați. Prea multe cerințe. Prea multe schimbări.
Documentele trăiesc în locuri diferite. Unele în HRIS. Unele în e-mail. Unele în unități partajate. Unele în dosarele managerilor. Găsirea a ceea ce vă trebuie în timpul unui audit este un coșmar.
Cerințele de conformitate se schimbă în mod constant. O nouă lege a muncii? Actualizați politicile. O nouă cerință de certificare? Urmăriți-o. Un nou mandat de formare? Atribuiți-l. Cine se asigură că toate acestea se întâmplă? De obicei, un manager de resurse umane copleșit cu o foaie de calcul.
Apoi sunt expirările. Certificatele expiră. Verificările de cazier expiră. Formarea devine tardivă. Dacă nu țineți cont de acestea, nu sunteți în conformitate. Cum le prindeți? Urmărire manuală. Amintiri în calendar. Sper să nu pierdeți nimic.
Auditurile induc panică. "Arătați-mi documentele I-9 pentru toți angajații angajați în ultimii trei ani". Le puteți găsi pe toate? Sunt ele complete? Sunt completate corect? Dacă nu, vin amenzile.
Aceasta nu este o problemă pentru că HR nu își face treaba cum trebuie. Este o problemă pentru că urmărirea manuală nu poate fi extinsă. IA rezolvă această problemă.
Ce face IA pentru administrarea resurselor umane
IA nu înlocuiește administratorii de resurse umane. Ea elimină stresul constant de a urmări totul manual. Iată cum.
Organizarea documentelor care chiar funcționează
AI organizează automat fiecare document al angajatului.
Documentul sosește - încărcat de angajat, trimis de manager, scanat de HR, transmis prin e-mail. Inteligența artificială îl înghite. Îl citește. Înțelege despre ce este vorba. Îl arhivează în dosarul corect al angajatului, la categoria corectă.
Contract de muncă? Filed under contracte. Certificat de formare? Îndosariat la Dezvoltare, cu data de finalizare extrasă. Recunoașterea politicii? Filed under compliance with signature date captured.
AI extrage datele cheie: date, nume, numere de certificare, date de expirare, semnături. Aceste date pot fi căutate și raportate.
Trebuie să găsiți toți angajații ale căror permise de manipulator de alimente expiră în următoarele 30 de zile? Căutarea durează trei secunde. Trebuie să extrageți toate evaluările de performanță din 2023? Se face instantaneu. Trebuie să afișați I-9 pentru o anumită perioadă de angajare? Gata imediat.
Gata cu săpăturile prin dosare. Gata cu "Știu că avem documentul acela undeva". Totul este organizat, poate fi căutat și este accesibil instantaneu.
Acest lucru surprinde și problemele. AI observă: "Acestui I-9 îi lipsește semnătura de la secțiunea 2." "Acest contract nu are o dată de începere". "Această certificare încărcată este ilizibilă". O semnalizează imediat, astfel încât departamentul de resurse umane să o poată rezolva cât mai este timp.
Urmărirea cerințelor de conformitate
Rolurile diferite au cerințe diferite. Locațiile diferite au reglementări diferite. Urmărirea manuală este o muncă cu normă întreagă.
AI urmărește toate acestea în mod automat.
Configurați regulile o singură dată: "Toți angajații din California trebuie să participe la cursuri de prevenire a hărțuirii sexuale la fiecare doi ani." "Toți șoferii trebuie să aibă permisele valabile verificate anual." "Toți managerii au nevoie de formare documentată privind managementul performanței în termen de 90 de zile de la promovare."
Inteligența artificială monitorizează conformitatea fiecărui angajat cu fiecare cerință.
Acesta știe: "Permisul de manipulator de alimente al acestui angajat expiră în 45 de zile." "Acest manager nu a finalizat formarea necesară în intervalul de 90 de zile". "Verificarea antecedentelor acestui contractant este mai veche decât permite politica".
Alertează înainte ca lucrurile să devină întârziate. Nu în ziua limită, când este prea târziu. Cu 60 de zile înainte. Cu 30 de zile înainte. Cu 14 zile înainte. Rapoarte crescânde până când se rezolvă problema.
Acesta urmărește ce a fost completat: "23 de angajați au completat confirmarea manualului actualizat. 7 în așteptare." Puteți vedea exact cine mai trebuie să facă ce.
În timpul auditurilor, puteți dovedi instantaneu conformitatea. "Arătați-mi că toți angajații au urmat cursurile de formare necesare." Gata. Scoateți raportul. Iată-l, cu datele de finalizare și certificatele.
Monitorizarea modificărilor de reglementare
Legislația muncii se schimbă constant. Cerințe noi. Reglementări actualizate. Norme diferite în jurisdicții diferite.
Cum vă mențineți la curent? De obicei, nu o faci, până când nu apare ceva într-un audit sau până când un avocat nu semnalează acest lucru.
AI monitorizează modificările de reglementare relevante pentru afacerea dumneavoastră.
Urmărește actualizările legislației muncii în locațiile dumneavoastră. Identifică modificările care vă afectează politicile sau practicile. Vă alertează: "Noua lege din California impune dezvăluirea intervalului salarial în anunțurile de angajare începând cu 1 ianuarie."
Nu oferă consiliere juridică - pentru asta aveți nevoie în continuare de consiliere juridică. Dar vă oferă conștientizare, astfel încât să puteți acționa proactiv în loc să fiți prinși cu garda jos.
Acest lucru este deosebit de important pentru companiile internaționale sau cu mai multe state. Reglementările din fiecare locație sunt diferite. Încercarea de a le urmări manual pe toate? Imposibil. AI o face automat.
Generarea de rapoarte HR
Rapoartele sunt constante în HR. Rapoarte privind efectivele. Analiza fluctuației de personal. Metrici privind diversitatea. Situația conformității. Finalizarea formării. Timpul până la angajare. Costul per angajare. Înscrierea la beneficii.
Fiecare raport necesită extragerea datelor din sisteme. Curățarea acestora. Calcularea parametrilor. Formatarea acestora. Acest lucru durează ore întregi. În momentul în care terminați, datele sunt deja depășite.
AI generează rapoarte în mod automat.
Definiți o singură dată de ce aveți nevoie. Inteligența artificială extrage datele. Calculează parametrii. Generează raportul. În funcție de program - săptămânal, lunar, trimestrial, indiferent de ce aveți nevoie.
Raport privind efectivele în fiecare luni dimineața? Se face automat. Analiza fluctuației de personal la sfârșitul fiecărei luni? Generată fără ca cineva să o atingă. Tablou de bord de conformitate actualizat zilnic? Întotdeauna la zi.
Rapoartele sunt exacte, deoarece nu există introducere manuală a datelor. Sunt oportune pentru că sunt automatizate. Iar HR nu petrece ore întregi creându-le de fiecare dată.
Atunci când directorii sau membrii consiliului de administrație doresc măsurători privind resursele umane, le aveți pregătite. Nu "lăsați-mă să le pun cap la cap și să vă răspund într-o săptămână". Doar "iată-le".
Auditul documentației și detectarea lacunelor
Sunt complete toate dosarele angajaților? Sunt obținute semnăturile necesare? Documentele sunt păstrate în mod corespunzător?
Verificarea manuală a acestui lucru este anevoioasă. Ar trebui să examinați fiecare dosar al angajatului. Să verificați fiecare cerință. Să semnalați fiecare lacună. Majoritatea companiilor nu fac acest lucru până când nu este anunțat un audit. Atunci intră în panică.
AI verifică continuu documentația.
Verifică fiecare dosar al angajatului în raport cu cerințele. Semnalează lacunele: "15 angajați nu au scrisori de ofertă semnate". "8 angajați au certificate de formare care expiră în următoarele 30 de zile." "Lipsesc 3 dosare I-9 secțiunea 2".
Acesta prioritizează problemele în funcție de risc. Lipsește I-9? Risc ridicat, semnalizare imediată. Evaluarea performanțelor vechi nu a fost scanată? Risc scăzut, adăugați la lista de curățare.
În loc să intrați în panică înaintea auditurilor, aveți vizibilitate continuă. Puteți vedea: "Documentația angajaților este completă 94%. Iată care sunt lacunele de 6%". Și le puteți rezolva sistematic.
Atunci când are loc un audit real, sunteți pregătiți. Dosarele sunt complete. Documentația este actualizată. Totul este ușor de găsit. Auditurile trec de la stres la rutină.
Ce înseamnă acest lucru pentru dvs.
Pentru directorii de resurse umane și liderii de personal
- Înregistrări pregătite pentru audit. Oricând. Fără panică. Dosarele sunt complete și organizate. Documentația poate fi găsită instantaneu.
- Reducerea riscului de conformitate. Monitorizarea continuă surprinde lacunele înainte ca acestea să devină încălcări. Nimic nu cade prin fisuri.
- Vizibilitate clară a indicatorilor de resurse umane. Rapoarte generate automat. Întotdeauna actuale. Fără extragere manuală a datelor.
- Reducerea cheltuielilor administrative generale. Mai puțin timp pentru arhivarea și urmărirea documentelor. Mai mult timp pentru activitatea strategică de resurse umane.
- Dormiți mai bine. Serios. Atunci când știți că conformitatea este monitorizată și că documentele sunt organizate, stresul scade dramatic.
- Scalabilitate. Compania își dublează dimensiunea? AI se ocupă de asta. Aceeași calitate a documentației și urmărirea conformității.
Pentru managerii și administratorii de resurse umane
- Nu mai căutați documente. Totul este organizat și poate fi căutat. Găsiți ceea ce vă trebuie în câteva secunde.
- Aveți încredere că conformitatea este monitorizată. Sistemul monitorizează totul. Veți primi alerte cu privire la ceea ce necesită atenție, nu griji constante.
- Mai puțin timp pentru introducerea manuală a datelor. Documente prelucrate automat. Extragerea automată a datelor. Reducerea drastică a erorilor.
- Concentrați-vă pe oameni, nu pe hârtii. Sarcina administrativă scade. Vă puteți ocupa de activitatea reală de resurse umane, nu de urmărirea nesfârșită a documentelor.
- Gata cu panica înainte de audit. Fișierele sunt întotdeauna pregătite. Documentația este întotdeauna actualizată. Auditurile devin o rutină.
Pentru afaceri
- Reducerea riscului juridic. Conformitatea urmărită în mod corespunzător. Documentație completă. Șanse mai mici de încălcări și amenzi.
- Documentație adecvată în litigii. Dacă există un litigiu între angajați sau o problemă juridică, aveți documentația. Completă și organizată.
- Dovezi ale bunelor practici. În litigii sau audituri, puteți dovedi că ați procedat corect. Înregistrări clare. Procese adecvate.
- Date mai bune privind resursele umane pentru luarea deciziilor. Măsurători precise privind numărul de angajați, cifra de afaceri, diversitatea, formarea. Luați decizii bazate pe date, nu pe presupuneri.
- Utilizarea eficientă a resurselor de resurse umane. Mai puțin timp pentru administrație înseamnă mai mult timp pentru programele care dezvoltă talente și îmbunătățesc cultura.
Ce nu va face inteligența artificială
Să clarificăm ce nu poate gestiona AI.
Inteligența artificială nu oferă consultanță juridică. Poate urmări cerințele și semnala lacunele, dar nu vă poate spune cum să interpretați reglementări complexe. Pentru asta aveți nevoie în continuare de consiliere juridică.
AI nu ia decizii cu privire la politicile de resurse umane. Ar trebui să prelungiți contractul de muncă al unei persoane? Aceasta este o decizie de afaceri, nu o decizie a AI. Inteligența artificială se asigură doar că documentația este gestionată în mod corespunzător odată ce ați luat decizia.
Inteligența artificială nu poate repara procesele defectuoase. Dacă procesul dvs. de documentare a resurselor umane este fundamental defectuos - documente împrăștiate peste tot, fără proceduri coerente, fără cerințe clare - AI nu va rezolva asta ca prin magie. Mai întâi trebuie să stabiliți procese adecvate. Apoi, AI face aceste procese scalabile și fiabile.
Iar inteligența artificială necesită în continuare supraveghere umană. Poate semnala faptul că lipsește un document, dar cineva trebuie să îl urmărească și să îl obțină. Poate avertiza că instruirea este întârziată, dar cineva trebuie să se asigure că angajatul o finalizează.
AI se ocupă de urmărire și organizare. Oamenii se ocupă de judecată și urmărire.
Impact în lumea reală
Cum arată acest lucru în practică?
O companie în creștere implementează AI pentru administrarea resurselor umane. Înainte: Resursele umane alocau 15-20 de ore pe săptămână pentru organizarea documentelor, urmărirea conformității și raportare. După: 3-5 ore. Asta înseamnă 10-15 ore pe săptămână economisite. Practic, o jumătate de FTE.
În timpul unui audit DOL neașteptat, ei sunt pregătiți. I-9-uri complete extrase în câteva minute. Înregistrările de instruire sunt întocmite imediat. Auditorul comentează cât de organizate sunt înregistrările lor. Nu se constată încălcări. Fără amenzi.
Lacunele de conformitate scad de la "zeci despre care probabil nu știm" la "trei elemente restante semnalate de sistem, care sunt deja abordate".
Rapoarte de resurse umane a căror compilare dura o zi întreagă? Generate automat. Directorii primesc tabloul de bord lunar privind resursele umane fără ca departamentul de resurse umane să piardă timp creându-l.
Completarea documentației pentru noii angajați se îmbunătățește de la 85% (prea multe lucruri trec prin fisuri) la 98% (sistemul urmărește și reamintește până când este gata).
Acest lucru nu este ipotetic. Aceasta este ceea ce se întâmplă atunci când AI gestionează corect administrarea resurselor umane.
Noțiuni introductive
Nu trebuie să automatizați totul deodată. Începeți cu cea mai mare durere.
Pentru majoritatea companiilor, aceasta este organizarea documentelor. Organizați și căutați mai întâi documentele. Numai acest lucru oferă o valoare uriașă.
Sau poate este vorba de urmărirea conformității. Alegeți o cerință critică - certificări, instruire, I-9s - și puneți AI să o urmărească. Demonstrați valoarea. Apoi extindeți-vă.
Sau poate este vorba de raportare. Automatizați mai întâi raportul care vă consumă cel mai mult timp. Demonstrați că funcționează. Apoi adăugați mai multe.
Alegeți o piesă. Puneți-o în aplicare. Măsurați timpul economisit și riscul redus. Apoi extindeți sistematic.
Administrarea resurselor umane ale fiecărei companii este diferită. Documentele dvs. au anumite formate. Cerințele dvs. de conformitate sunt specifice industriei și locațiilor dvs. Nevoile dvs. de raportare sunt unice pentru afacerea dvs.
Acesta este motivul pentru care inteligența artificială pentru administrarea resurselor umane nu este o soluție universală. Trebuie să fie configurată pentru cerințele dvs. reale. Fluxurile dvs. de lucru reale. Documentele și sistemele dvs. actuale.
Linia de fund
Administrarea resurselor umane nu este fascinantă. Dar este esențială. Administrarea defectuoasă duce la încălcări ale conformității, riscuri juridice, audituri eșuate și pierdere de timp.
IA nu elimină administrarea resurselor umane. O face mai ușor de gestionat. Documentele sunt organizate automat. Monitorizarea continuă a conformității. Lacunele sunt semnalate înainte ca acestea să devină probleme. Rapoarte generate fără efort manual.
Rezultatul: riscuri reduse, mai puțin stres, mai mult timp pentru activitatea strategică și încrederea că lucrurile sunt gestionate corespunzător.
Asta nu este o exagerare. Aceasta este ceea ce AI face pentru administrarea resurselor umane atunci când este implementată în mod corespunzător.
Sunteți gata să nu vă mai faceți griji cu privire la conformitatea resurselor umane?
Noi nu vindem sisteme generice de gestionare a documentelor. Ne uităm la cerințele dvs. specifice de conformitate. Tipurile dvs. de documente. Nevoile dvs. de raportare. Domeniile dvs. de risc.
Apoi construim un AI care se potrivește provocărilor dvs. reale de administrare a resurselor umane. Nu un sistem generic, ci unul configurat pentru modul în care funcționează de fapt afacerea dumneavoastră.
Fără hype. Fără supralicitări. Doar inteligență artificială practică care face administrarea resurselor umane mai puțin stresantă și mai fiabilă.
Să discutăm despre provocările dvs. legate de administrarea resurselor umane
