Inteligența artificială pentru analiza și optimizarea cheltuielilor: Găsiți banii pe care îi lăsați pe masă
Cheltuiți milioane. Dar unde anume? Care furnizori? Ce categorii? La ce prețuri? Comparativ cu ceea ce ar trebui să plătiți?
Majoritatea companiilor nu pot răspunde la aceste întrebări. Nu pentru că nu urmăresc cheltuielile. Au ERP-uri. Au sisteme de achiziții. Au date.
Dar datele sunt dezordonate. Formate diferite. Sisteme diferite. Coduri diferite. Analizarea manuală a acestora înseamnă săptămâni de muncă pentru crearea de foi de calcul care sunt depășite în momentul în care terminați.
Așadar, echipele de achiziții operează orbește. Ele cunosc cheltuielile totale. Dar nu știu unde sunt oportunitățile de economisire. Unde prețurile sunt prea mari. Unde volumul ar putea fi consolidat. Unde au loc cheltuieli nebunești.
Inteligența artificială rezolvă acest lucru. Curăță datele. Categorizează automat cheltuielile. Identifică oportunitățile de economisire. Depistează cheltuielile neconformiste. Vă oferă vizibilitate pe care nu ați avut niciodată timp să o creați manual.
De ce eșuează analiza cheltuielilor la majoritatea companiilor
Analiza cheltuielilor ar trebui să fie simplă. Extrageți datele privind achizițiile. Analizați-le. Găsiți oportunități. Acționați asupra acestora.
Dar nu este simplu. Iată de ce.
Datele dvs. privind cheltuielile sunt peste tot. Sisteme diferite. Diferite formate. Tranzacții ERP. Date P-card. Facturi ale furnizorilor. Fiecare codificate diferit. Fiecare structurat diferit.
Același furnizor are cinci nume diferite în sistemul dvs. "ABC Corp." "ABC Corporation." "ABC Co." "A.B.C. Corp." "ABC - Furnizor 12345". Sunt aceștia același furnizor sau diferiți? Nimeni nu știe fără o verificare manuală.
Același produs este clasificat diferit de către diferiți cumpărători. Rechizite de birou. Consumabile generale. Cheltuieli administrative. MRO. Sunt acestea același lucru? Probabil că da. Vă puteți da seama din date? Nu cu ușurință.
Deci ai nevoie de un proiect. O echipă. Săptămâni întregi de curățare a datelor. Revizuirea și corectarea manuală a înregistrărilor. Crearea de categorii. Crearea de rapoarte.
În momentul în care terminați, datele sunt vechi. Condițiile s-au schimbat. Analiza se află într-un PowerPoint pe baza căruia nimeni nu acționează pentru că a durat prea mult și a costat prea mult.
Sau, mai frecvent, nu faceți deloc analiza. Pentru că nimeni nu are timp. Așa că achizițiile funcționează pe baza instinctului și a informațiilor parțiale. Oportunitățile de economisire nu sunt descoperite. Problemele trec neobservate.
Ce face AI pentru analiza și optimizarea cheltuielilor
Inteligența artificială nu doar accelerează analiza cheltuielilor. O face continuă. Iată cum.
Categorizează automat cheltuielile
Inteligența artificială preia datele dvs. brute privind cheltuielile. Toate datele. Din fiecare sistem.
Îl curăță:
- Normalizarea furnizorilor: Identifică faptul că "ABC Corp", "ABC Corporation" și "A.B.C. Corp" sunt același furnizor. Creează o listă principală de furnizori.
- Clasificarea pe categorii: Citește descrierile tranzacțiilor. Atribuie categorii în mod automat. În mod consecvent.
- Gruparea produselor: Grupează articole similare chiar dacă sunt descrise diferit. "Hârtia pentru copiatoare" și "hârtia pentru imprimantă" aparțin probabil aceluiași grup.
- Validarea codului GL: Identifică tranzacțiile codificate greșit. Propune corecții pe baza modelelor.
- Cartografierea departamentelor și a centrelor de costuri: Leagă cheltuielile de unitățile organizaționale chiar și atunci când codificarea este inconsecventă.
Treceți de la date dezordonate privind tranzacțiile la cheltuieli curate și categorizate. Nu în săptămâni. În ore.
Și nu este o curățare unică. Inteligența artificială clasifică noile tranzacții pe măsură ce acestea au loc. Vizibilitate continuă a cheltuielilor fără muncă manuală continuă.
Puteți răspunde imediat la întrebări de bază:
- Cât cheltuim cu fiecare furnizor?
- Care sunt principalele noastre categorii de cheltuieli?
- Care departamente cheltuiesc cel mai mult pe fiecare categorie?
- Cum s-au schimbat cheltuielile de-a lungul timpului?
Întrebările care înainte necesitau un analist de date durează acum câteva secunde.
Identifică oportunitățile de economisire
Datele curate sunt utile. Dar cunoștințele sunt valoroase. Inteligența artificială nu doar organizează cheltuielile, ci descoperă și unde pierdeți bani.
Analiza variației prețurilor:
Cumpărați același articol de la trei furnizori la trei prețuri diferite. Sau de la același furnizor la prețuri diferite în tranzacții diferite.
AI identifică aceste variații:
- Același produs, prețuri diferite între furnizori
- Același furnizor, prețuri inconsecvente între tranzacții
- Produse similare cu diferențe de preț inexplicabile
- Prețuri mai mari decât ratele contractate
- Creșteri de prețuri care depășesc condițiile de piață sau contractuale
Acesta cuantifică oportunitatea: "Standardizarea la cel mai mic preț ar economisi $X anual."
Oportunități de consolidare a volumului:
Cumpărați de la cinci furnizori, când ați putea să vă consolidați cu doi. Cumpărați cantități mici, în timp ce comenzile mai mari ar debloca reduceri.
Inteligența artificială găsește oportunități de consolidare:
- Categorii cu prea mulți furnizori pentru volum
- Furnizori la care sunteți chiar sub pragurile de spargere a volumului
- Produse similare de la furnizori diferiți care ar putea fi standardizate
- Oportunități geografice de consolidare a cheltuielilor regionale
- Contracte cu angajamente de volum pe care nu le respectați
Acesta modelează economiile: "Consolidarea acestor cinci furnizori cu furnizorul A ar reduce costul unitar cu 12% și ar simplifica gestionarea."
Detectarea scurgerilor din contracte:
Ați negociat un contract excelent. Dar îl folosiți? Sau oamenii continuă să cumpere de la vechiul furnizor?
AI urmărește utilizarea contractelor:
- Cheltuieli cu furnizorii necontractanți pentru categoriile contractate
- Volumul nu atinge minimele contractate (pierderea reducerilor de volum)
- Prețuri care nu corespund tarifelor contractate
- Condiții care nu corespund acordurilor negociate
Acesta cuantifică ceea ce pierdeți: "20% din cheltuielile cu furnituri de birou se îndreaptă către furnizori fără contract, la prețuri medii cu 15% mai mari. Economii anuale potențiale: $X".
Oportunități de cheltuire a cozii:
Achiziții mici cu sute de furnizori. Individual, acestea nu contează. Colectiv, reprezintă cheltuieli semnificative, fără efect de pârghie și cu costuri administrative ridicate.
Inteligența artificială identifică modelele de cheltuieli:
- Categorii cu fragmentare excesivă a furnizorilor
- Furnizori cu cheltuieli anuale minime, dar tranzacții frecvente
- Oportunități de a transfera cheltuielile cu coada către furnizorii preferați
- Categorii în care cataloagele sau cardurile de achiziții ar reduce fragmentarea
Detectează cheltuielile neserioase
Cheltuielile Maverick sunt achiziții care au loc în afara proceselor și furnizorilor aprobați. Nu sunt rău intenționate. Sunt oameni care încearcă să își facă treaba atunci când procesul aprobat este prea lent.
Dar costă bani. Nu există pârghii de volum. Fără condiții negociate. Nu există vizibilitate a cheltuielilor. Prețuri adesea mai mari.
Inteligența artificială identifică modelele de cheltuieli neconformiste:
- Achiziții în afara contractului: Achiziționarea de la furnizori nepreferați atunci când există opțiuni contractuale.
- Încălcări ale politicii: Achiziții care ocolesc cerințele de aprobare sau depășesc limitele de delegare.
- Utilizarea abuzivă a cardului P: Achiziții de carduri corporative pentru articole care ar trebui să treacă prin achiziții.
- Furnizori duplicați: departamente diferite utilizează furnizori diferiți pentru aceleași articole.
- Furnizori neaprobați: Achiziții de la furnizori care nu figurează pe lista de furnizori aprobată.
Nu doar semnalează încălcările. Analizează de ce au loc:
- Procesul de aprobare este prea lent?
- Furnizorii preferați nu răspund nevoilor?
- Oamenii nu știu cine sunt furnizorii preferați?
- Există lacune legitime în baza dumneavoastră de furnizori?
Veți obține informații concrete. Nu doar "cheltuielile neconformiste sunt rele", ci "cheltuielile neconformiste au loc în aceste categorii, din aceste motive, și iată ce trebuie făcut în această privință".
Comparații cu ratele pieței
Plătiți $50 pe unitate. Dar este asta bine? Nu poți ști fără contextul pieței.
Inteligența Artificială oferă benchmarking:
- Compararea prețurilor de piață: Cum se compară prețurile dvs. cu ratele pieței pentru produse similare?
- Repere din industrie: Cum se compară cheltuielile dvs. cu cele ale companiilor similare din sectorul dvs. de activitate?
- Variație regională: Plătiți prețuri diferite în regiuni diferite? Sunt justificate aceste diferențe?
- Analiza tendințelor prețurilor: Prețurile pieței sunt în creștere sau în scădere? Prețurile contractate de dvs. evoluează odată cu piața?
- Modelarea ar trebui-cost: Pe baza costurilor materialelor, a forței de muncă și a marjelor, cât ar trebui să plătiți?
Acest lucru nu este perfect. Prețurile pieței variază în funcție de volum, specificații, niveluri de servicii și relații. Dar orientarea este valoroasă.
Plătiți 20% peste media pieței? Este timpul să investigați. Fie specificațiile dvs. justifică un cost mai ridicat, fie aveți ocazia să negociați.
Prețurile de pe piață au scăzut 10%, dar contractul dvs. nu a fost ajustat? Este timpul pentru o discuție cu furnizorul dumneavoastră.
Previziuni Cheltuieli viitoare
În majoritatea companiilor, elaborarea bugetului este o presupunere. Cheltuielile de anul trecut plus un anumit procent. Să sperăm că este aproape.
Inteligența artificială face previziuni bazate pe modele reale:
- Analiza tendințelor: Cum s-au schimbat cheltuielile de-a lungul istoriei? Care sunt modelele?
- Sezonalitate: Ce categorii au variații sezoniere? Când apar vârfurile?
- Angajamente contractuale: Cât sunteți obligat să cheltuiți pe baza contractelor existente?
- Factori de creștere: Creșterea activității. Schimbări de personal. Planuri de expansiune. Cum afectează acestea cheltuielile?
- Escaladarea prețurilor: Creșteri contractuale ale prețurilor. Tendințele pieței. Impactul preconizat al inflației.
- Impactul inițiativei: Cum vor afecta cheltuielile proiectele sau schimbările planificate?
Obțineți previziuni ale cheltuielilor pe categorii, pe furnizori, pe departamente. O mai bună elaborare a bugetului. Avertizare timpurie atunci când cheltuielile depășesc previziunile. Vizibilitate asupra a ceea ce determină schimbările.
Finanțele întreabă: "De ce cheltuielile din trimestrul al treilea sunt cu $200K peste buget?" Puteți răspunde cu date, nu cu presupuneri.
Ce înseamnă acest lucru pentru dvs.
Pentru CPO și liderii din domeniul achizițiilor
Veți obține vizibilitatea cheltuielilor pe care v-ați dorit-o întotdeauna, dar nu ați avut timp să o creați.
- Vizibilitate clară a cheltuielilor: Aflați unde se duc banii. Pe categorii. Pe furnizor. Pe departamente. În timp real.
- Oportunități cuantificate de economisire: Nu bănuieli. Oportunități specifice însoțite de sume în dolari.
- Date pentru a conduce negocierile: Repere de piață. Concentrarea cheltuielilor. Variațiile de preț. Dovezi pentru oferte mai bune.
- Managementul strategic al categoriilor: Identificați categoriile care necesită atenție. Prioritizați eforturile în funcție de mărimea oportunității.
- Măsurători de performanță în domeniul achizițiilor publice: Urmărirea economiilor realizate. Respectarea contractului. Cheltuieli nebunești. Tendințele costurilor pe categorii.
Pentru managerii de achiziții și cumpărători
Știți unde să vă concentrați eforturile pentru un impact maxim.
- Știți unde se duc banii: Fără a petrece săptămâni întregi construind rapoarte. Răspunsuri imediate la întrebările privind cheltuielile.
- Concentrați-vă pe categoriile cu impact ridicat: Vedeți care sunt categoriile cu cele mai mari oportunități de economisire. Prioritizați strategic.
- Obiective de consolidare a furnizorilor: Identificați unde aveți prea mulți furnizori și ce ar putea economisi consolidarea.
- Vizibilitatea respectării contractului: Vedeți unde nu sunt utilizați termenii contractați. Stimulați adoptarea.
- Pregătirea pentru negociere: Participați la discuțiile cu furnizorii cu date privind cheltuielile și contextul pieței.
Pentru echipele financiare
Veți obține transparența cheltuielilor și acuratețea bugetului pe care nu le-ați avut niciodată.
- O mai bună acuratețe a bugetului: Previziuni bazate pe modele reale de cheltuieli, nu pe presupuneri.
- Investiții justificate în achiziții publice: Oportunități de economisire documentate care justifică resursele de achiziție.
- Economii documentate: Urmăriți economiile realizate din inițiativele de achiziții. Afișați ROI.
- Analiza varianței: Înțelegeți de ce se modifică cheltuielile. Motivele reale, nu teoriile.
- Controlul costurilor: Avertizare timpurie atunci când cheltuielile depășesc bugetul. Este timpul să acționați înainte de a fi prea târziu.
Ce nu va face inteligența artificială
Să clarificăm ce nu este inteligența artificială în analiza cheltuielilor.
Inteligența artificială nu captează economii în mod automat. Ea identifică oportunitățile. Oamenii trebuie să acționeze pe baza acestora. Negociați cu furnizorii. Consolidarea volumului. Să impună respectarea contractelor.
Inteligența artificială nu înțelege contextul fără aportul uman. Uneori, prețurile mai mari sunt justificate de calitate, servicii sau relații strategice. Uneori, fragmentarea furnizorilor servește unui scop. Inteligența artificială semnalează cifrele; tu aplici raționamentul comercial.
Inteligența artificială nu rezolvă procesele de achiziții defectuoase. Dacă procesele dvs. sunt lente și oamenii le ocolesc, analiza cheltuielilor va arăta problema. Dar remedierea acesteia necesită îmbunătățirea proceselor, nu doar analiza.
Ceea ce face AI este să facă cheltuielile vizibile. Arată unde există oportunități. Cuantificarea economiilor potențiale. Urmărește progresul.
Echipa dvs. de achiziții trebuie în continuare să facă munca. Dar o face cu o direcție clară, nu prin presupuneri.
Rezultate reale ale AI pentru analiza cheltuielilor
Iată cum arată acest lucru în practică:
Vizibilitate continuă a cheltuielilor: Gata cu proiectele trimestriale de analiză a cheltuielilor. Categorizare și raportare în timp real. Răspuns imediat la întrebări.
Identificarea economiilor: Companiile tipice găsesc oportunități de economisire 8-15% în prima analiză. Nu toate sunt realizabile, dar suficiente pentru a justifica efortul.
Strategie de categorie mai rapidă: Identificarea oportunităților pentru categorii, care dura săptămâni, durează acum câteva zile. Mai multe categorii gestionate strategic.
Negocieri mai bune: Cumpărătorii încep discuțiile cu date. Obțineți rezultate mai bune atunci când vă cunoașteți cheltuielile, ratele pieței și punctele de influență.
Reducerea cheltuielilor de tip Maverick: Vizibilitatea determină îmbunătățiri. Atunci când măsurați și raportați cheltuielile neconformiste, acestea scad. De obicei, reducerea este de 30-50% în timp.
Nu este vorba despre înlocuirea echipelor de achiziții cu AI. Este vorba despre a le oferi vizibilitate și instrumente pentru a fi mai strategice.
Sunteți gata să vedeți unde se duc banii dumneavoastră?
Datele de cheltuieli ale fiecărei companii sunt diferite. Sisteme diferite. Structuri diferite. Categorii diferite care contează pentru afacerea dvs.
Nu vindem instrumente unice de analiză a cheltuielilor. Ne uităm la sursele dvs. de date specifice și la modelele de cheltuieli. Construim o categorizare care se potrivește cu modul în care gestionați categoriile. Creăm rapoarte și alerte care răspund întrebărilor dvs. specifice.
Nu promitem că veți găsi milioane de economii. Doar o vizibilitate clară a locului în care cheltuiți banii și a oportunităților existente.
