Inteligența artificială pentru audit și conformitate: Monitorizare continuă în loc de panică punctuală
Auditurile sunt stresante. Auditorii vin. Trebuie să găsiți documente justificative pentru mii de tranzacții. Testați controalele. Să dovediți că procesele au fost respectate. Explicați excepțiile.
Te străduiești să aduni dovezi. Extrageți probe. Construiți dosare de audit. Răspundeți la întrebări. Speri să nu se descopere nimic major.
Controalele interne necesită o monitorizare constantă. Segregarea sarcinilor. Fluxuri de aprobare. Drepturile de acces. Revizuirea înregistrărilor în jurnal. Majoritatea companiilor verifică o dată pe an în timpul auditului. Problemele rămân nedetectate luni de zile.
Reglementările continuă să se schimbe. Noi standarde de contabilitate. Norme fiscale actualizate. Cerințe sectoriale. Cineva trebuie să urmărească ce vi se aplică și să asigure conformitatea.
Aceasta este activitatea de verificare. Detectarea tiparelor. Identificarea excepțiilor. Monitorizarea regulilor. Inteligența artificială este construită exact pentru acest lucru.
IA nu înlocuiește auditorii sau judecata. Ea monitorizează tranzacțiile în mod continuu. Semnalează excepțiile pe măsură ce acestea apar. Pregătește documentația în mod automat. Vă permite să găsiți problemele din timp, în loc să le descoperiți în timpul auditului.
Provocarea auditului și conformității
Auditul tradițional și conformitatea sunt punctuale în timp:
Audit anual:
Auditorii apar. Testați un eșantion de tranzacții. Uitați-vă la soldurile de la sfârșitul lunii sau de la sfârșitul anului. Verifică dacă procesele au fost respectate. Orice probleme pe care le descoperă s-au întâmplat cu luni în urmă. Prea târziu pentru a le rezolva cu ușurință.
Recenzii trimestriale:
Ușor mai frecvente, dar tot punctuale în timp. Privind în urmă. Descoperirea problemelor după ce acestea au avut deja un impact asupra situației financiare.
Teste de control:
Testați un eșantion de 25 sau 50 de tranzacții. Să sperăm că eșantionul reprezintă întreaga populație. Să sperăm că nimic nu s-a strecurat printre celelalte mii de tranzacții.
Monitorizare manuală:
Controlorii și managerii contabili fac verificări punctuale. Revizuiți înregistrările din jurnal. Caută tranzacții neobișnuite. Dar ei nu pot verifica totul. Ei se bazează pe eșantionare și judecată.
Urmărirea conformității:
Cineva trebuie să urmărească modificările de reglementare. Să determine impactul. Să actualizeze procesele. Să instruiască personalul. Este mult de urmărit.
Rezultatul: Problemele se ascund până la audit. Controalele ar putea să nu funcționeze conform destinației timp de luni de zile înainte ca cineva să observe. Problemele de conformitate se acumulează.
Inteligența artificială transformă acest lucru din verificare periodică în monitorizare continuă.
Ce face IA pentru audit și conformitate
Monitorizează în permanență tranzacțiile
În loc de eșantionare, AI verifică fiecare tranzacție. Nu lunar. Nu trimestrial. În mod continuu.
Monitorizare bazată pe reguli:
Tu definești regulile. AI verifică fiecare tranzacție în funcție de acestea:
- Înregistrările în jurnal de peste $50K necesită aprobare
- Rapoartele de cheltuieli care depășesc limitele politicii trebuie aprobate de director
- Plățile furnizorilor fără OP necesită explicații
- Tranzacțiile intercompanii trebuie să fie echilibrate
- Recunoașterea veniturilor trebuie să respecte criteriile
Regula a fost încălcată? AI-ul o semnalează imediat. Nu în timpul revizuirii de luna viitoare. Chiar acum.
100% testare, nu eșantionare:
Auditorii testează eșantioane deoarece este imposibil să testezi totul manual. IA testează totul. Fiecare tranzacție în parte. În fiecare zi.
Dacă există o problemă, o descoperiți imediat. Dacă nu există, aveți dovezi că controalele funcționează pentru întreaga populație, nu doar pentru un eșantion.
Alerte în timp real:
Problemă detectată? Notificarea este trimisă imediat. E-mail, Slack, Teams, push mobil. Orice funcționează pentru echipa dvs. Problemele sunt abordate în timp ce sunt proaspete și rezolvabile.
Detectează automat anomalii
Unele probleme nu încalcă reguli specifice. Ele sunt doar neobișnuite. Inteligența artificială observă.
Anomalii statistice:
Valoarea tranzacției este la 3 deviații standard de la media pentru acest cont. Ar putea fi legitim. Ar putea fi o eroare. Merită verificat.
Pauze de model:
Acest vânzător este plătit în mod normal cu $5,000-$7,000 lunar. Luna aceasta este de $25.000. Ce s-a schimbat?
Anomalii de sincronizare:
Un jurnal mare postat la ora 23:47 în ultima zi a trimestrului. Ar putea fi bine. Ar putea fi managementul câștigurilor. Marcaj pentru revizuire.
Anomalii ale relației:
Veniturile au crescut 20%, dar costurile de expediere au rămas stabile. În mod normal, acestea evoluează împreună. De ce nu și de data aceasta?
Anomalii ale comportamentului utilizatorului:
Acest utilizator postează de obicei 5-10 articole de jurnal pe lună. Luna aceasta a postat 47. Ce se întâmplă?
AI nu acuză. Ea semnalează. "Acest lucru pare neobișnuit. Cineva ar trebui să verifice." Echipa dvs. investighează și fie confirmă că este în regulă, fie descoperă o problemă.
Testează automat controalele
Controalele interne trebuie testate. De obicei, se efectuează anual sau trimestrial prin eșantionare. AI testează continuu.
Separarea sarcinilor:
AI verifică: A creat și a aprobat aceeași persoană? A comandat și a primit aceeași persoană? A introdus și a postat aceeași persoană? Încălcările sunt semnalate imediat.
Fluxuri de lucru de aprobare:
A fost obținută aprobarea înainte de prelucrare? Aprobarea a venit de la o persoană autorizată? Valoarea aprobării a fost suficientă pentru mărimea tranzacției? Fiecare tranzacție a fost verificată.
Controlul accesului:
Cine are acces la ce? S-a extins accesul cuiva dincolo de rolul său? Angajații concediați sunt încă activi în sisteme? AI monitorizează continuu.
Conformitatea reconcilierii:
Conturile sunt reconciliate la timp? Reconcilierile sunt revizuite? Elementele de reconciliere sunt eliminate prompt? AI urmărește toate acestea.
Respectarea politicii:
Politica de cheltuieli prevede ca mesele să intre sub incidența $75. Cineva depune $120. Politica prevede că o călătorie internațională necesită aprobarea VP. Cineva a făcut o rezervare fără aceasta. AI identifică încălcările politicii.
Rezultat: Știți că controalele funcționează sau știți exact care dintre ele nu funcționează și le puteți repara imediat.
Pregătește documentația de audit
La sosirea auditorilor, aceștia solicită documente. AI o are pregătită.
Piste de audit automate:
Pentru fiecare tranzacție, AI documentează:
- Cine l-a creat și când
- Cine l-a aprobat și când
- Ce documente justificative există
- Ce controale au fost testate și rezultatele
- Orice excepții și modul în care au fost rezolvate
Traseu complet. Nu este necesară înregistrarea manuală.
Dovezi organizate:
Auditorii doresc să vadă tranzacțiile pe tipuri? În funcție de sumă? După dată? Inteligența artificială organizează totul așa cum doresc ei. Nu mai trebuie să umblați prin fișiere.
Rapoarte de excepție:
Aici sunt prezentate toate tranzacțiile care au încălcat controalele. Iată cum a fost rezolvată fiecare. Iată aprobarea de a trece peste politică. Toate acestea sunt documentate și organizate.
Rezultatele testelor de control:
Ați testat fiecare tranzacție, nu un eșantion. Iată metodologia de testare. Iată rezultatele. Iată dovada că controalele funcționează. Nu este nevoie de extrapolare de la eșantioane.
Documente justificative:
Este nevoie de factură pentru această tranzacție? AI o are legată. OP? Legat. E-mail de aprobare? Legat. Chitanța? Conectată. Totul într-un singur loc.
În loc să petreceți două săptămâni adunând documente de audit, petreceți două ore revizuind ceea ce AI a compilat deja.
Urmărește modificările de reglementare
Reglementările se schimbă constant. AI vă ajută să țineți pasul.
Monitorizează sursele relevante:
Pronunțări FASB. Actualizări IRS. Anunțuri ale autorităților de reglementare din industrie. Modificări fiscale de stat. AI monitorizează sursele relevante pentru afacerea dvs.
Filtre pentru ceea ce contează:
Nu toate schimbările vă afectează. Inteligența artificială identifică ceea ce este relevant în funcție de industria, structura și operațiunile dumneavoastră.
Rezumă impactul:
Un nou standard de contabilitate a leasingului? AI rezumă ce s-a schimbat și cum ar putea afecta situația financiară. Nu este un sfat juridic, ci un rezumat informat.
Flags termene limită:
Date de intrare în vigoare. Termene de conformare. Cerințe de depunere. AI urmărește datele importante, astfel încât nimic să nu fie pierdut.
Propune modificări ale procesului:
Pe baza modificării reglementărilor, AI sugerează ce procese ar putea necesita actualizare. Punct de plecare pentru planificarea conformității echipei dvs.
Aveți în continuare nevoie de expertiză pentru interpretare și implementare. Dar inteligența artificială vă asigură că veți afla din timp despre schimbări și că nu veți pierde nimic.
Identifică indicatorii de risc de fraudă
Inteligența artificială nu poate dovedi frauda. Dar poate semnala modele care justifică investigarea.
Modele neobișnuite de tranzacții:
Facturi ale furnizorilor aflate sub pragurile de aprobare. Sumele rotunde repetate în dolari. Tranzacții efectuate în weekend sau de sărbători. Numere secvențiale de facturi de la furnizori diferiți.
Semnale de alarmă comportamentale:
Utilizatorul accesează sistemele la ore neobișnuite. Volum neobișnuit de intrări manuale în jurnal. Anulare a controalelor. Acces la sisteme în afara rolului normal.
Steaguri roșii ale furnizorilor:
Furnizor nou, fără licitație. Adresa furnizorului coincide cu adresa angajatului. Furnizori multipli cu același cont bancar. Furnizor care doar emite facturi, dar nu livrează niciodată.
Semnale de alarmă financiare:
Ajustările de inventar sunt întotdeauna diminuate, niciodată majorate. Returnează vânzările imediat după încheierea trimestrului. Reclasificări între conturi aproape de sfârșitul perioadei.
Acestea nu dovedesc nimic. Dar merită investigate. Inteligența artificială le atrage atenția, astfel încât să nu se ascundă în miile de tranzacții normale.
Ce înseamnă acest lucru pentru dvs.
Pentru directorii financiari și liderii financiari
Dormiți mai bine înainte de apelurile privind câștigurile:
Atunci când controalele sunt monitorizate în permanență și problemele sunt detectate din timp, surprizele sunt mai puține. Mai puțină panică "am găsit o problemă în timpul pregătirii auditului".
Reducerea costurilor de audit:
Atunci când documentația este organizată și controalele sunt testate continuu, auditurile sunt mai rapide. Auditurile mai rapide costă mai puțin. Unele companii economisesc 30-50% din taxele de audit.
Controale interne mai bune:
Testarea punctuală arată doar că controalele au funcționat pentru eșantion. Monitorizarea continuă arată că acestea funcționează pentru tot. Dovezi mai bune. Mai multă încredere.
Detectarea timpurie a problemelor:
Găsiți problemele în câteva zile, nu luni. Remediați-le cât timp sunt mici. Evitați deficiențele materiale care necesită divulgare.
Încredere în conformitatea cu reglementările:
Știți că sunteți la curent cu modificările relevante. Știți că termenele limită sunt urmărite. Știți că procesele sunt actualizate. Mai puțină îngrijorare că ați putea pierde ceva important.
Pentru controlori și manageri contabili
Nu vă mai agitați în timpul auditului:
Documentația este gata. Testele de control sunt efectuate. Există rapoarte de excepție. Revizuiți în loc să compilați.
Prindeți erorile din timp:
Cod GL greșit? Identificat imediat. Lipsește aprobarea? Descoperită imediat. Rezolvați problema acum în loc să o explicați auditorilor mai târziu.
Dovada că controalele funcționează:
Nu "am testat 25 de tranzacții și au trecut". În schimb, "am testat toate cele 15 000 de tranzacții în mod continuu și iată rezultatele".
Concentrați-vă pe îmbunătățire, nu pe stingerea incendiilor:
Atunci când problemele sunt semnalate imediat, soluționați cauzele de bază în loc să descoperiți constant noi probleme.
O mai bună raportare a gestiunii:
Raportați directorului financiar și comitetului de audit cu privire la eficacitatea controlului cu date reale, nu cu estimări din eșantioane.
Pentru auditori (interni și externi)
Dovezi de audit mai bune:
Testarea populației în loc de eșantionare. piste de audit complete. Documentație organizată. Aceasta este o dovadă mai bună pentru opiniile de audit.
Audituri mai rapide:
Mai puțin timp pentru colectarea informațiilor. Mai mult timp alocat judecății și zonelor de risc. Finalizarea mai rapidă a auditurilor.
Concentrați-vă asupra domeniilor de judecată:
Se efectuează teste de control de rutină. Dedicați timp estimărilor, evaluărilor, judecăților conducerii. Efectuați lucrări de audit cu valoare mai mare.
Oportunități de asigurare continuă:
Pentru auditul intern, acest lucru permite programe de asigurare continuă. Monitorizarea pe tot parcursul anului în loc de audituri periodice.
Scenarii comune de audit și conformitate
Monitorizarea segregării atribuțiilor
Politica dumneavoastră: Aceeași persoană nu poate crea și aproba facturi.
Inteligența artificială monitorizează fiecare factură:
- Factură creată de utilizatorul A
- Factură aprobată de utilizatorul A
- Încălcarea segregării sarcinilor detectată
- Alertă trimisă managerului contabil
- Managerul investighează: Utilizatorul A a înlocuit o persoană aflată în concediu și a uitat să o direcționeze pentru o aprobare diferită
- Factura este redirecționată către aprobatorul corespunzător
- Incident înregistrat pentru discutarea deficiențelor de control
Problema a fost identificată și rezolvată imediat. Nu a fost descoperită în timpul auditului de sfârșit de an.
Detectarea înregistrărilor jurnale neobișnuite
AI monitorizează intrările în jurnal:
- Înregistrare manuală mare în jurnal, înregistrată în ultima zi a trimestrului
- Înregistrarea se anulează în prima zi a trimestrului următor
- Intrarea are o documentație minimă
- Modelul se potrivește cu indicatorii de risc ai gestionării câștigurilor
- Marcat pentru revizuirea controlerului
- Controlorul investighează: Acumulare legitimă pentru cheltuieli cunoscute, documentație insuficientă
- Documente suplimentare obținute și anexate
- Înregistrare revizuită și aprobată retroactiv
Intrare legitimă, dar AI a detectat deficiențele documentației înaintea auditului.
Prevenirea fraudelor în cadrul Vendor Master
Furnizor nou adăugat la sistem:
- Inteligența artificială verifică adresele furnizorilor în raport cu adresele angajaților
- Potrivire găsită: adresa vânzătorului se potrivește cu adresa de domiciliu a funcționarului AP
- Alertă imediată către controlor și CFO
- Anchetă lansată
- Se pare că angajatul a creat un furnizor fantomă pentru a prezenta facturi false
- Frauda a fost oprită înainte de procesarea primei plăți
Fără monitorizarea AI, acest lucru ar fi putut rămâne nedetectat luni sau ani de zile.
Pregătirea auditului
Auditorii sosesc pentru auditul anual:
- Solicitați lista PBC (furnizată de client)
- AI generează automat cea mai mare parte a PBC:
- Balanța de verificare? Generat.
- Programe de plumb? Generate.
- Exemplu de tranzacții pe categorii? Generat.
- Rezultatele testelor de control? Deja efectuate pentru 100% din populație.
- Rapoarte de excepție? Sunt gata.
- Documente justificative? Organizate și legate.
Ceea ce înainte dura două săptămâni de pregătire, acum durează două zile pentru revizuire și finalizare.
Ce nu poate face inteligența artificială
IA este puternică pentru monitorizare și documentare. Dar are limite clare:
Nu poate face judecăți juridice:
Acest tratament contabil este conform cu GAAP? Ar trebui să dezvăluim acest lucru? Aceste întrebări necesită expertiză contabilă și judecată.
Nu poate proiecta controale:
AI poate testa dacă controalele funcționează. Nu poate proiecta controalele pe care ar trebui să le aveți. Acest lucru necesită înțelegerea activității și a riscurilor dumneavoastră.
Nu poate furniza opinii de audit:
Auditorii furnizează opinii bazate pe raționamentul profesional. AI furnizează dovezi și rezultate ale testelor. Avizul necesită expertiză umană.
Nu poate interpreta reglementări complexe:
Inteligența artificială poate semnala modificările de reglementare și le poate rezuma. Determinarea exactă a modului în care acestea se aplică situației dumneavoastră specifice necesită expertiză.
Nu poate dovedi frauda:
AI semnalează tipare suspecte. Investigațiile și dovezile necesită analize umane, interviuri și judecată.
Nu poate înlocui guvernanța:
Comitetele de audit. Supravegherea consiliului. Responsabilitatea conducerii. Acestea rămân funcții umane. IA le sprijină, dar nu le înlocuiește.
Inteligența artificială gestionează cu brio verificarea, monitorizarea și documentarea. Expertiza, judecata și responsabilitatea rămân în sarcina oamenilor.
Noțiuni introductive
Începeți cu zona cu cel mai mare risc sau cel mai mare efort:
Alegeți un control pe care să îl monitorizați mai întâi:
Segregarea atribuțiilor? Fluxuri de lucru de aprobare? Respectarea politicilor? Alegeți una care este importantă și clar definită. Demonstrați că monitorizarea AI funcționează.
Definiți reguli clare:
IA are nevoie de reguli clare de monitorizare. "Cheltuielile trebuie să fie rezonabile" este prea vag. "Cheltuielile de masă mai mari de $75 necesită aprobarea directorului" este clar.
Începeți cu alertele către un grup mic:
Nu inundați inițial toată lumea cu alerte. Direcționați către controlor sau către o echipă restrânsă. Reglați regulile. Reduceți falsurile pozitive. Apoi extindeți-vă.
Documentați beneficiile:
Urmăriți câte probleme au fost detectate. Cât de devreme au fost detectate. Cât timp de audit a fost economisit. Construiți un caz de afaceri pentru extindere.
Extindeți-vă treptat:
Adăugați mai multe controale pentru monitorizare. Adăugați mai multe reguli. Adăugați mai multe persoane care primesc alerte. Creați o monitorizare cuprinzătoare în timp.
Colaborarea cu auditorii:
Arătați-le ce faceți. Obțineți contribuția lor. Ei vor aprecia testarea populației în detrimentul eșantionării. Acest lucru poate reduce amploarea și costurile auditului.
Monitorizarea continuă nu se realizează peste noapte. Dar puteți începe cu puțin și puteți dezvolta în timp.
Sunteți pregătit pentru monitorizarea continuă în loc de panica punctuală?
Fiecare companie are riscuri diferite. Controale diferite. Cerințe de audit diferite. Reglementări diferite.
Noi nu vindem liste generice de verificare a conformității. Ne uităm la controalele dvs. specifice. Riscurile dumneavoastră. cerințele dvs. de audit.
Apoi construim o monitorizare AI care se potrivește mediului dumneavoastră. Aceleași controale pe care le aveți acum. Doar monitorizate continuu în loc de periodic.
Începem cu un singur domeniu. Dovedim că monitorizarea continuă funcționează. Apoi ne extindem. Automatizare practică a conformității care reduce riscurile și economisește timp.
Discutați cu noi despre nevoile dvs. de audit și conformitate
