Stefan Preusler, CEO LeapLytics
Iată o declarație pe care o susțin întru totul: majoritatea tablourilor de bord de risc Power BI aflate în producție în prezent nu modifică nicio decizie. Acestea sunt deschise înainte de o reuniune, afișate pe un ecran și închise din nou. Deciziile au fost deja luate - într-o conversație separată, pe coridor, într-un fir de e-mail. Decizia Tablou de bord al riscurilor Power BI a fost tapetul.
Trei lucruri pe care le văd în practică și pe care nimeni nu vrea să le spună cu voce tare
În primul rând: Majoritatea tablourilor de bord privind riscurile sunt create pentru constructor, nu pentru cel care ia decizii. Am participat la suficiente apeluri ale clienților pentru a recunoaște tiparul. Un analist BI își petrece trei săptămâni construind ceva cu adevărat impresionant - gradienți de culoare, indicatori cheie de performanță animați, un grafic de dispersie care se apropie de o matrice de risc dacă te uiți mai atent la el. Arată impecabil. Problema este că persoanele care trebuie să acționeze pe baza datelor - directorul de program, directorul financiar, președintele comitetului de audit - nu le pot citi fără un tur ghidat. Complexitatea menită să demonstreze capacitatea analitică este opusul unui instrument de guvernanță util.
În al doilea rând: absența interactivității ucide întrebarea de urmărire. Cel mai important moment al unei revizuiri a riscurilor nu este acela în care cineva spune "Văd că scorul general al riscurilor este galben". Este momentul în care se întreabă "ce riscuri specifice au determinat acest lucru?" și "s-au înrăutățit de luna trecută?" Un tablou de bord static - chiar și unul frumos - nu poate răspunde la aceste întrebări în cameră. Analistul promite să urmărească situația. Urmărirea devine un alt pachet de diapozitive. Ciclul se repetă. Real vizualizarea datelor luarea deciziilor necesită ca instrumentul să poată fi interogat în direct, de către persoana care pune întrebarea, fără un intermediar tehnic.
În al treilea rând: Cadența actualizărilor este întreruptă. Întâlnesc în mod regulat tablouri de bord ale riscurilor care sunt actualizate lunar, manual sau "când cineva își amintește". Un risc care a crescut marți nu este vizibil până în a treia joi a lunii următoare. În acel moment, tabloul de bord nu mai este un instrument de gestionare a riscurilor - este o înregistrare istorică. Există o diferență semnificativă între aceste două lucruri, iar majoritatea organizațiilor au acceptat în liniște una greșită.
Contraargumentul - și de ce nu este valabil
Reacția pe care o aud cel mai des este următoarea: "Părțile noastre interesate nu doresc să interacționeze cu tablourile de bord. Ei vor un rezumat". Înțeleg de ce oamenii cred acest lucru. Liderii seniori sunt ocupați. Aceștia au spus - probabil de mai multe ori - că vor un simplu "one-pager", nu un instrument pe care trebuie să îl învețe.
Dar priviți ce se întâmplă atunci când puneți pentru prima dată în fața unui director de program o matrice de risc bine concepută și cu adevărat interactivă - una în care acesta poate face clic pe un cadran și să vadă instantaneu ce riscuri se află acolo, să filtreze în funcție de fluxul de lucru și să gliseze o axă a timpului pentru a vedea cum s-a schimbat imaginea. Ei nu se dezangajează. Ei se implică. Preferința "Vreau doar un rezumat" este, în mare parte, un răspuns condiționat la ani de zile în care au primit instrumente care erau prea complexe sau prea statice pentru a merita să se implice. Nu este o preferință înnăscută pentru mai puține informații.
Cercetarea Gartner privind adoptarea datelor și analizei arată în mod constant că decalajul dintre disponibilitatea tablourilor de bord și procesul decizional bazat pe acestea nu este o problemă tehnologică, ci o problemă de proiectare și de utilizare. Instrumentul există. Datele există. Deficiența constă în modul în care cele două sunt conectate la persoanele care trebuie să acționeze.
Ce ar trebui să se schimbe de fapt
Nu mai evaluați tablourile de bord de risc după cum arată într-o captură de ecran. Începeți să le evaluați în funcție de întrebarea la care pot răspunde în mai puțin de 30 de secunde - fără sprijinul unui analist, în cadrul unei întâlniri live, de către persoana care trebuie să dea un telefon.
Concret, aceasta înseamnă trei lucruri:
- Proiectați pentru cea mai puțin tehnică parte interesată din cameră, nu cel mai capabil analist din echipa dumneavoastră. Dacă președintele comitetului de audit nu poate să navigheze singur în acest sistem, acesta nu și-a atins scopul principal - indiferent de cât de sofisticat este modelul de date care stă la baza sa.
- Creați interactivitate încă de la început. Drill-down de la cadranul de risc la detalii privind riscul individual, filtrarea tendințelor în funcție de timp și vizualizările de stare la nivel de flux de lucru nu sunt caracteristici avansate - acestea reprezintă baza pentru o tablou de bord pentru gestionarea riscurilor care își câștigă locul în cadrul unui proces de guvernanță. Instrumente precum Matricea de risc LeapLytics pentru Power BI există tocmai pentru că elementele vizuale native nu oferă acest lucru din start.
- Tratați un ciclu lunar de actualizare ca pe un defect, nu ca pe o caracteristică. Dacă datele privind riscurile se modifică mai rapid decât se actualizează tabloul de bord - și așa se întâmplă - raportați istoricul, nu gestionați riscurile. Actualizarea automată conectată la surse de date vii nu este un lux; este standardul minim viabil pentru un instrument care pretinde că susține guvernanța în timp real.
Întrebarea la care mi-ar plăcea să primesc răspuns
Când a fost ultima dată când un tablou de bord al riscurilor - nu o conversație, nu un raport, nu un e-mail de urmărire, ci tabloul de bord în sine - a schimbat în mod direct o decizie în organizația dumneavoastră?
Dacă trebuie să vă gândiți mai mult de câteva secunde, aș spune că acesta este cel mai sincer punct de vedere pe care îl aveți despre configurația dvs. actuală.
Stefan Preusler este co-fondator și CEO al LeapLytics, o companie de software specializată în vizualizări personalizate Power BI pentru gestionarea riscurilor și guvernanța proiectelor. El construiește instrumente de vizualizare a datelor pentru industriile reglementate din 2020.
