Conturi plătibile și de încasat AI

Inteligență artificială pentru conturile de plăți și de încasări: Gestionați mai multe tranzacții cu mai puțin efort

AP și AR sunt fabrici de tranzacții. Sute sau mii de facturi circulă în fiecare lună. Fiecare dintre acestea trebuie să fie înregistrată, comparată, aprobată, plătită sau colectată.

Este vorba de volum de muncă. Reguli clare. Pași specifici. Foarte puține schimbări de la o tranzacție la alta.

Echipa dvs. petrece ore întregi comparând facturile cu comenzile. Verificarea corespondenței în trei direcții. Programarea operațiunilor de plată. Trimiterea de memento-uri de încasare. Reconcilierea conturilor. Răspundeți la e-mailurile "Unde este plata mea?".

Aceasta nu este o activitate financiară strategică. Este vorba de procesarea tranzacțiilor. Iar inteligența artificială este construită exact pentru acest lucru.

AI gestionează volumul. Echipa dvs. se ocupă de excepții. În loc să proceseze 200 de tranzacții de rutină și 10 cazuri problematice, echipa dvs. se concentrează pe cele 10 cazuri care necesită de fapt o judecată umană.

Provocarea AP/AR

Volumul tranzacțiilor crește odată cu afacerea dumneavoastră. Dar echipa dvs. nu crește în același ritm.

În Conturi plătibile:

Facturile sosesc prin e-mail, poștă, portal, EDI, fax
Fiecare furnizor formatează facturile în mod diferit
Fiecare factură trebuie să corespundă comenzii și chitanței
Procesul de aprobare depinde de sumă, departament, tip de furnizor
Planificarea plăților, soldurile scadente, reducerile și poziția numerarului
Furnizorii sună și întreabă de situația plăților
Trebuie calculate provizioanele de sfârșit de lună

În Conturi de încasat:

Facturile trebuie să fie generate și trimise corect
Plățile se efectuează prin cec, ACH, transfer bancar, card de credit
Aplicația de numerar corelează plățile cu facturile
Plățile scurte și deducerile trebuie investigate
Colectarea necesită urmărirea conturilor scadente
Clienții contestă facturile și au nevoie de rezolvare
Obiectivele OSD trebuie monitorizate

Fiecare pas este simplu. Dar înmulțiți cu sute de tranzacții și veți avea locuri de muncă cu normă întreagă pentru mai multe persoane.

Atunci când volumul crește, aveți trei opțiuni: să angajați mai mulți oameni, să lucrați mai multe ore sau să lăsați lucrurile să alunece. Niciuna dintre acestea nu este grozavă.

AI vă oferă o a patra opțiune: gestionarea automată a rutinei.

Ce face AI pentru conturile de plăți

Procesează automat facturile

Sosesc facturile. IA:

Extrage toate datele:
Furnizorul, numărul facturii, data, elementele liniei, sumele, condițiile, numărul PO. Tot ce este necesar pentru procesare.

Validează factura:
Se potrivesc calculele? Furnizorul este în sistem? Adresa este corectă? Condițiile de plată sunt cele convenite?

Verifică dacă există duplicate:
Această factură a mai fost prezentată anterior? Același furnizor, aceeași sumă, aceeași dată? Încercările duplicate sunt semnalate imediat.

Creează intrarea AP:
Postează automat în sistemul ERP sau de contabilitate. Codurile GL sunt atribuite pe baza regulilor pe care le definiți.

Toate acestea se întâmplă în mai puțin de un minut. Fără tastare umană. Fără erori de introducere a datelor.

Mânere cu trei moduri de potrivire

Potrivirea în trei direcții este un control critic. Este, de asemenea, plictisitor.

Meciurile AI:

Factura la comanda de achiziție: Vânzătorul potrivit? Articolele potrivite? Prețurile potrivite?
De la factură la chitanță: Am primit de fapt ceea ce a fost facturat?
Toți trei împreună: Cantitățile și sumele sunt aliniate în toate cele trei documente?

Potrivire perfectă:
Totul se aliniază în limitele toleranțelor acceptabile. Inteligența artificială aprobă automat și se află în coada de așteptare pentru plată.

Modificare minoră:
Diferență mică în cantitate sau preț. Sub pragul dvs. de toleranță. AI semnalizează, dar poate aproba automat dacă îl configurați astfel.

Variație semnificativă:
Materialul nu se potrivește. Cantitate diferită. Preț diferit. OP lipsă. Inteligența artificială semnalează pentru examinare umană și direcționează către persoana potrivită.

Echipa ta vede doar excepțiile. 90% care se potrivesc perfect? Deja gestionate.

Rute pentru aprobare inteligentă

Fiecare companie are reguli de aprobare. IA le urmează:

Rutare bazată pe cantitate:
Sub $500? Aprobarea managerului. $500-$5,000? Aprobarea directorului. Peste $5,000? Aprobare VP. Inteligența artificială vă cunoaște matricea de aprobare.

Rutare bazată pe departamente:
Cheltuieli de marketing? Merg la managerul de marketing. Cheltuieli IT? Merg la directorul IT. Între departamente? Merge la ambele.

Rutare bazată pe furnizor:
Furnizor nou? Merge la achiziții pentru verificare. Furnizor cunoscut? Proces standard. Furnizor aflat pe lista de supraveghere? Merge la controlor.

Manipulare prioritară:
Este disponibilă o reducere pentru plata anticipată? Prioritate ridicată. Termene standard de 30 de zile? Coadă normală. Ați întârziat deja? Urgent.

Aprobatorii primesc notificări prin intermediul canalului preferat. E-mail, Slack, Teams, aplicație mobilă. Ei aprobă sau resping cu un singur clic. Nu mai caută factura prin e-mailuri.

Optimizează programarea plăților

Ce facturi ar trebui să plătiți săptămâna aceasta? Inteligența artificială vă ajută să decideți.

Acesta ia în considerare:

Datele de scadență: Ce trebuie plătit pentru a evita taxele de întârziere?
Reduceri pentru plata anticipată: Ce reduceri putem obține?
Situația numerarului: Cât ne putem permite să plătim acum?
Relațiile cu furnizorii: Cui acordăm prioritate din motive strategice?
Condiții de plată: Care este momentul optim pentru fluxul de numerar?

Inteligența artificială sugerează modalități de plată care echilibrează toți acești factori. Voi analizați. Ajustați dacă este necesar. Aprobați. Plățile se execută.

Rezultat: Mai multe reduceri pentru plata anticipată. Mai puține comisioane de întârziere. O mai bună gestionare a numerarului. Mai puțină planificare manuală.

Gestionează comunicarea cu furnizorii

Furnizorul trimite e-mailuri: "Care este situația facturii 12345?"

Înainte de IA: Cineva căuta prin sisteme și e-mailuri. Află care este situația. Scrie un răspuns. Durează 10 minute.

Cu AI: răspuns instantaneu. "Factura 12345 este aprobată și programată pentru plată pe 15 mai." AI verifică sistemul și răspunde automat.

Pentru întrebări complexe, AI apelează la un om. Dar verificările de rutină ale stării? Sunt gestionate automat. Echipa dvs. nu mai joacă rolul de intermediar între furnizori și sistemele dvs.

Ce face inteligența artificială pentru conturile de încasări

Generează și trimite facturi

Facturile trebuie să fie emise la timp. Cu informații corecte. Pentru persoana potrivită.

IA:

Creează facturi din comenzi:
Comanda îndeplinită? Factura este generată automat. Toate articolele de linie. Prețuri corecte. Termeni corespunzători. Formatul specific clientului, dacă este necesar.

Aplică reguli specifice clientului:
Unii clienți au nevoie de numere de OP pe facturi. Unii au nevoie de numere de referință specifice. Unii au nevoie ca facturile să fie trimise la billing@, nu la finance@. AI se ocupă de cerințele clienților.

Trimite prin canalele preferate:
E-mail, EDI, încărcare pe portal, corespondență tipărită. Indiferent de modul în care clientul dorește să primească facturile, AI le livrează.

Livrare trasee:
E-mail deschis? PDF descărcat? EDI confirmat? AI urmărește primirea și semnalează dacă ceva nu este livrat.

Facturile sunt emise mai rapid. Mai consistent. Cu mai puține erori. Asta înseamnă plăți mai rapide.

Aplică automat numerar

Aplicarea numerarului constă în corelarea plăților cu facturile. Concept simplu. Realitate consumatoare de timp.

Meciurile AI:

Potriviri perfecte:
Suma de plată este exact egală cu suma facturii. Numele clientului corespunde. AI se aplică automat.

Plăți parțiale:
Clientul a plătit $8,000 pentru o factură de $10,000. AI aplică plata parțială și menține soldul deschis.

Plăți multi-factură:
Un cec de $50,000 care acoperă 15 facturi. Inteligența artificială se potrivește cu facturile corecte pe baza sumelor, a numerelor de factură din referințele de plată sau a modelelor istorice.

Numerar neaplicat:
Plata nu se potrivește în mod clar cu nicio factură. Inteligența artificială o semnalează pentru o analiză umană și oferă sugestii de potrivire pe baza sumei și a istoricului clientului.

Echipa dvs. se ocupă doar de excepții. Orice altceva curge automat.

Gestionează sistematic colecțiile

Colectarea este o muncă de urmărire. AI o face în mod consecvent.

Monitorizează datele scadente:
Factură scadentă mâine? AI o notează. Depășită? Începe escaladarea.

Trimite automat memento-uri:
Memento prietenos cu 5 zile înainte de data scadenței. Un alt memento la data scadenței. Memento-uri crescătoare la 7, 14, 30 de zile de la scadență. Timpul și tonul se bazează pe regulile dvs.

Personalizează comunicațiile:
"Factura 5678 pentru $12,500 din data de 1 aprilie este acum scadentă de 15 zile. Plata era așteptată până la 30 aprilie." Detalii specifice, nu șabloane generice.

Urmează răspunsurile:
Clientul spune "cecul este în poștă"? AI îl înregistrează și îl urmărește dacă plata nu sosește. Se ridică o dispută? Trimiterea către specialistul AR.

Escaladează corespunzător:
Sumă mică, prima dată când întârzii? Memento-uri automate. Sumă mare, întârzieri repetate? Trimiterea către managerul AR. Sumă foarte mare, semnificativ întârziată? Trimiteți la CFO.

Urmărire consecventă. Fără conturi uitate. Fără conversații incomode amânate. Doar gestionarea sistematică a încasărilor.

Gestionarea litigiilor și a deducerilor

Clientul plătește $9,000 pe o factură de $10,000 și spune "eroare de preț".

IA:

Detectează plata scurtă
Verifică dacă există o notă sau un motiv de dispută
Extrage oferta, comanda și factura originale
Verifică istoricul prețurilor cu acest client
semnalează litigiul și îl direcționează către specialistul AR cu toate informațiile relevante deja colectate

Specialistul dvs. în RA investighează cu tot contextul deja furnizat. Nu trebuie să căutați prin sisteme. Nu trebuie să puneți cap la cap ce s-a întâmplat. Tot ce este necesar se află chiar acolo.

Previziuni privind încasările în numerar

Câți bani veți strânge săptămâna viitoare? Luna viitoare?

Inteligența artificială analizează:

Facturi restante și date scadente
Modele istorice de plată pe client
Tendințe sezoniere
Probleme actuale legate de colecții
Litigii nesoluționate

Rezultat: Previziuni de încasare care reflectă realitatea. Nu doar însumarea valorilor facturilor și speranța. Previziuni reale bazate pe modul în care clienții plătesc efectiv.

O mai bună previziune a numerarului înseamnă o mai bună gestionare a numerarului. Fără surprize cu privire la posibilitatea de a plăti salariile sau de a achiziționa acel echipament.

Ce face IA pentru reconciliere

Reconcilierea este o muncă de potrivire. AI excelează la potrivire.

Reconciliere bancară

IA:

Extrage tranzacțiile din fluxul băncii dvs.
Extrage tranzacțiile din sistemul dvs. de contabilitate
Se potrivește cu tot ceea ce se aliniază
Marchează ceea ce nu se potrivește
Creează un raport de reconciliere care prezintă elementele corespondente și excepțiile

Echipa dvs. analizează excepțiile. Celelalte 95% de tranzacții? Deja reconciliate.

Reconcilierea conturilor furnizorilor

Înregistrările dvs. spun că datorați Furnizorului X $25,000. Extrasul lor de cont spune că datorați $27,000. Ce este diferit?

AI compară linie cu linie:

Care facturi apar pe ambele?
Ce facturi sunt doar pe extrasul lor de cont?
Ce plăți au primit și am înregistrat?
Care este diferența și de ce?

Acesta generează un raport de reconciliere care arată că diferența de $2,000 este factura 789 pe care nu am primit-o încă. Mister rezolvat în câteva minute, nu ore.

Reconcilierea conturilor clienților

Același concept pentru AR. Clientul spune că nu datorează nimic. Sistemul dvs. afișează $15,000 restante.

AI identifică ce au plătit și nu ai aplicat încă. Ce facturi contestă. Ce credite sunt în așteptare. Prezintă o reconciliere clară, gata de discuție cu clientul.

Ce înseamnă acest lucru pentru dvs.

Pentru directorii financiari și liderii financiari

Scala fără număr proporțional de angajați:
Afacerile cresc 50%? Volumul tranzacțiilor crește 50%. Dar echipa dvs. AP/AR nu trebuie să crească cu 50%. AI se ocupă de creșterea volumului.

O mai bună gestionare a capitalului de lucru:
Obțineți mai multe reduceri pentru plata anticipată. Colectați creanțele mai rapid. Previzionarea mai bună a numerarului. Toate acestea îmbunătățesc capitalul de lucru.

Cost mai mic per tranzacție:
Procesarea manuală a unei facturi costă $10-$15. Cu AI, costurile scad la $2-$3. Același lucru pentru AR. La volume mari, acest lucru economisește bani reali.

Mai puține erori și litigii:
Procesarea consecventă înseamnă mai puține greșeli. Mai puține greșeli înseamnă mai puține litigii cu furnizorii și reclamații ale clienților.

Îmbunătățirea conformității și a controalelor:
Potrivirea în trei direcții aplicată de fiecare dată. Reguli de aprobare respectate de fiecare dată. Menținerea separării sarcinilor. Fără excepții, cu excepția cazului în care le permiteți în mod explicit.

Pentru echipele AP/AR

Nu mai introduceți date:
Nu mai trebuie să tastați datele facturii. Nu mai trebuie să căutați OP-uri corespunzătoare. Gata cu reconcilierea manuală a corespondențelor perfecte. AI se ocupă de procesarea de rutină.

Concentrați-vă pe excepții și relații:
Litigiu cu furnizorul? Problema clientului? Configurarea unui nou furnizor? Tranzacție neobișnuită? Acesta este momentul în care adăugați valoare. Tranzacțiile de rutină nu au nevoie de expertiza dumneavoastră.

Răspundeți instantaneu la întrebări:
"Unde este plata mea?" Căutați-o în câteva secunde, deoarece totul este în sistem și la zi. Servicii mai bune cu mai puțin efort.

Gestionați perioadele de vârf fără panică:
Creștere la sfârșitul lunii? Sfârșitul anului? AI-ul nu încetinește. Fără ore suplimentare. Fără întârzieri. Fără stres.

Fă o muncă care este cu adevărat interesantă:
Îmbunătățirea proceselor. Negocierea cu furnizorii. Strategia de colectare. Rezolvarea problemelor. Acest lucru este mai bun decât procesarea facturii cu numărul 847.

Pentru întreaga afacere

Furnizorii sunt plătiți în mod previzibil:
Procesare consecventă. Programe de plată clare. Mai puține plăți întârziate. Acest lucru vă face un client mai bun și poate îmbunătăți condițiile.

Clienții au o experiență mai bună:
Facturi exacte. Răspunsuri rapide la întrebări. Urmărire profesională a colectărilor. Acest lucru vă face mai ușor să faceți afaceri cu dumneavoastră.

Fluxul de numerar este mai previzibil:
O mai bună previziune a datoriilor și creanțelor înseamnă mai puține surprize legate de numerar. Știți ce urmează.

Închiderea la sfârșitul lunii este mai rapidă:
Atunci când AP și AR sunt actualizate și curate, încheierea este mai rapidă. Mai puțină agitație. Mai puțin stres.

Scenarii comune

Procesarea facturilor standard

Sosește factura de la furnizorul obișnuit. IA:

Extrage datele în 10 secunde
Se potrivește automat cu PO
Confirmă primirea în sistem
Validează alinierea tuturor elementelor
Trimiterea către manager pentru aprobare
Managerul aprobă prin intermediul telefonului mobil în 30 de secunde
Factură aflată în coada de așteptare pentru executarea plății

Timpul total de la primire la coada de plată: 2 minute. Timp uman: 30 de secunde pentru aprobare. Orice altceva este automat.

Aplicație de plată pentru clienți

Plata ACH de $47,500 sosește de la client. AI:

Vede plata în fluxul bancar
Identifică clientul din datele bancare
Găsește facturile deschise pentru clientul respectiv
Se potrivește cu trei facturi specifice în valoare totală de $47,500
Aplică automat plata
Actualizează soldul contului clientului
Trimite clientului confirmarea plății

Timp total: Sub 1 minut. Implicare umană: Niciuna. Plata a fost aplicată corect și clientul a fost notificat.

Urmărirea colecțiilor

Factura în valoare de $15,000 este acum scadentă de 10 zile. AI:

Trimite un e-mail politicos de reamintire clientului
Clientul răspunde: "Avem nevoie de o copie a chitanței de livrare semnate"
AI găsește chitanța de livrare în sistem
Îl trimite automat clientului
Clientul răspunde: "Mulțumesc, cecul va fi tăiat vineri"
AI înregistrează acest lucru în sistem și stabilește un memento pentru a urmări marți dacă plata nu a fost primită

Întreaga interacțiune este gestionată automat până la sosirea plății sau până când este necesară intervenția unei persoane.

Ce nu poate face inteligența artificială

IA gestionează cu brio tranzacțiile de rutină. Dar are limite:

Nu poate negocia:
Furnizorul dorește condiții de plată diferite? Clientul contestă valoarea unei facturi? Acestea necesită gestionarea relațiilor umane și judecată.

Nu poate lua decizii de afaceri:
Ar trebui să nu mai facem afaceri cu acest client cu întârzieri cronice? Ar trebui să plătim această factură contestată pentru a menține relația? Decizii de afaceri, nu decizii de prelucrare.

Nu poate face față situațiilor cu adevărat inedite:
Cumpărați pentru prima dată acest tip de serviciu? Categorie de furnizori complet nouă? Tranzacție complexă între mai multe părți? Acestea necesită o analiză umană.

Nu poate repara datele eronate:
Dacă masterul articolului este greșit, potrivirea va fi greșită. Dacă adresele clienților sunt depășite, facturile ajung în locuri greșite. Inteligența artificială lucrează cu datele pe care le are.

Nu poate forța conformitatea:
Inteligența artificială poate aplica regulile pe care i le dați. Dar dacă managerii ignoră cererile de aprobare sau clienții nu plătesc, aceasta nu este o problemă a AI. Este o problemă de management sau de afaceri.

Inteligența artificială este excelentă la procesarea tranzacțiilor de volum mare, bazate pe reguli. Pentru orice altceva este nevoie de echipa dumneavoastră.

Noțiuni introductive

Începeți cu zona cea mai dureroasă:

Este AP blocajul dumneavoastră?
Începeți cu automatizarea procesării facturilor. Dovediți că funcționează. Apoi adăugați rutarea aprobării. Apoi optimizarea plăților.

Este AR provocarea ta?
Începeți cu aplicarea de numerar. Dovediți că funcționează. Apoi adăugați automatizarea colectărilor. Apoi soluționarea litigiilor.

Alegeți mai întâi un subset curat:
Primii 20 de furnizori gestionează un volum de 80%? Începeți de acolo. Date curate, tranzacții previzibile. Obțineți câștiguri rapid.

Țineți oamenii la curent inițial:
Lăsați AI să proceseze, dar cereți echipei dvs. să revizuiască totul la început. Creați încredere. Ajustați regulile. Apoi, treptat, lăsați să curgă mai mult în mod automat.

Măsurați îmbunătățirea:
Urmăriți timpii de ciclu. Costul pe tranzacție. Ratele de eroare. Zile de plată restante. Zilele de vânzare restante. Documentați rezultatele.

Nu este vorba de totul sau nimic. Începeți cu puțin. Demonstrați valoarea. Creșteți.

Sunteți pregătit să gestionați mai multe tranzacții cu mai puțină muncă?

Procesele AP și AR ale fiecărei companii sunt diferite. Sisteme diferite. Fluxuri de aprobare diferite. Cerințe diferite ale furnizorilor și clienților.

Nu vindem soluții universale. Ne uităm la procesele dvs. specifice. Sistemele dumneavoastră. Punctele dvs. dureroase.

Apoi construim automatizarea AI care se potrivește modului în care lucrați de fapt. Aceleași controale. Aceleași cerințe de aprobare. Doar automatizate în loc de manuale.

Începem cu un singur domeniu. Dovedim că funcționează. Apoi ne extindem. Automatizare practică care vă face echipa mai productivă.

Discutați cu noi despre procesele dvs. AP/AR

Înapoi la Finanțe AI Prezentare generală