Gestionarea riscurilor fără date înseamnă presupuneri. Iar presupunerile ucid proiectele.
Am văzut companii care au pierdut milioane de euro pentru că nu au putut anticipa problemele. Semnele de avertizare erau acolo. Datele existau. Dar nimeni nu a conectat punctele până când nu a fost prea târziu.
Power BI schimbă acest joc. Acesta transformă datele împrăștiate privind riscurile într-un glob de cristal pentru proiectele dumneavoastră. Nu este magie, ci doar o utilizare inteligentă a informațiilor pe care le aveți deja.
Iată cum ajutăm organizațiile să treacă de la stingerea reactivă a incendiilor la gestionarea predictivă a riscurilor.
De ce eșuează gestionarea tradițională a riscurilor
Cea mai mare parte a gestionării riscurilor este teatru. Foi de calcul drăguțe cu culorile roșu, galben și verde. Reuniuni lunare la care toată lumea dă din cap și spune "monitorizăm situația".
Problema? Registrul dumneavoastră de riscuri se află într-un document static. Datele proiectului dvs. se află într-un alt sistem. Datele financiare se ascund în programul de contabilitate. Nimic nu comunică cu nimic altceva.
Atunci când un risc se materializează, vă grăbiți să înțelegeți ce s-a întâmplat. Solicitați rapoarte din cinci surse diferite. În momentul în care aveți răspunsuri, răul este făcut.
Vedem acest tipar peste tot:
- Depășiri de buget care "au apărut de nicăieri" - cu excepția faptului că datele privind cheltuielile arătau tendința cu trei luni mai devreme
- Deficitul de resurse care "nu a putut fi prevăzut" - în timp ce rapoartele de utilizare strigau avertismente
- Probleme de calitate care "au apărut brusc", deși rata defectelor era în creștere de câteva săptămâni
Datele erau acolo. Vizibilitatea nu era.
Power BI ca platformă de informații privind riscurile
Power BI nu face doar grafice frumoase. Vă conectează punctele de risc înainte ca acestea să devină explozii de risc.
Gândiți-vă la el ca la centrul dumneavoastră de comandă a riscurilor. Toate sursele de date care contează intră într-un singur loc. Instrumente de gestionare a proiectelor, sisteme financiare, baze de date de resurse umane, măsurători ale calității - toate vorbesc aceeași limbă.
Construim tablouri de bord care vă arată trei lucruri:
- Ce se întâmplă acum - Starea proiectului în timp real pentru toate inițiativele dvs.
- Ce tipare apar - Tendințe care prevestesc problemele înainte ca acestea să apară
- Ce acțiuni trebuie întreprinse - Pași următori clari pe baza datelor
Magia se produce atunci când încetezi să te mai uiți la măsurători izolate și începi să vezi conexiunile. Variația bugetului plus utilizarea resurselor plus presiunea asupra calendarului echivalează cu un proiect pe cale să implodeze.
Power BI face aceste conexiuni vizibile. Iar vizibilitatea creează opțiuni.
Construirea sistemului dumneavoastră de detectare a riscurilor
Noi nu construim tablouri de bord. Noi construim sisteme de avertizare timpurie.
Începeți cu cele mai mari puncte dureroase. Ce riscuri vă afectează cel mai mult? Bugetul epuizat? Întârzieri ale programului? Conflicte legate de resurse? Eșecuri de calitate?
Pentru fiecare categorie majoră de risc, identificați indicatorii principali. Nu lucrurile evidente - semnalele subtile care apar cu câteva săptămâni înainte de criză.
Indicatori de risc bugetar:
- Viteza reală vs. planificată a cheltuielilor
- Frecvența și valoarea cererii de modificare
- Întârzieri la plata furnizorilor
- Timpul de aprobare a comenzii de achiziție
Indicatori de risc de planificare:
- Ratele de finalizare a sarcinilor față de linia de bază
- Consumul de buffer pe calea critică
- Previziuni privind disponibilitatea resurselor
- Întârzieri de finalizare a dependenței
Indicatori de risc de calitate:
- Ratele de descoperire a defectelor în funcție de fază
- Procente de refacere
- Lacune în acoperirea testelor
- Tendințele sentimentului de feedback al clienților
Noi conectăm acești indicatori la alerte automate. Atunci când tiparele depășesc limitele normale, persoanele potrivite sunt notificate imediat. Nu la ședința de analiză a riscurilor de luna viitoare. Acum.
Transformarea observațiilor în acțiuni
Datele fără acțiune sunt doar divertisment costisitor.
Ne concepem soluțiile Power BI în funcție de punctele de decizie, nu doar de punctele de date. Fiecare tablou de bord răspunde la întrebări specifice care conduc la acțiuni specifice.
Întrebări privind tabloul de bord executiv:
- Care proiecte necesită atenție imediată?
- Unde ar trebui să realocăm resursele?
- Ce riscuri ne amenință obiectivele strategice?
Întrebări privind tabloul de bord al managerului de proiect:
- Care sunt sarcinile care rămân în urmă?
- Care membri ai echipei sunt suprasolicitați?
- Unde apar probleme de calitate?
Întrebări privind tabloul de bord al managerului de risc:
- Care scenarii de risc devin mai probabile?
- Ce strategii de atenuare sunt eficiente?
- Unde avem nevoie de noi controale ale riscurilor?
Fiecare tablou de bord include acțiuni recomandate pe baza modelelor de date. Nu trebuie să ghiciți ce să faceți în continuare. Fără paralizia analizei.
De asemenea, creăm capacități de modelare a scenariilor. "Ce se întâmplă cu calendarul nostru dacă pierdem această resursă cheie?" "Cum afectează o reducere a bugetului 20% rezultatele noastre?" Răspundeți la aceste întrebări înainte ca ele să devină realitate.
Succes în gestionarea riscurilor din lumea reală
Un client din industria prelucrătoare pierdea bani cu proiectele de construcție. Depășirea bugetului era în medie de 30%. Întârzierile de program erau de rutină.
Am conectat datele lor de gestionare a proiectelor, sistemele de achiziții și rapoartele financiare în Power BI. Modelele au devenit evidente imediat.
Creșterile costurilor materialelor nu erau semnalate până la revizuirile lunare ale bugetului. Până atunci, comenzile de achiziție erau deja emise la prețuri umflate. Ordinele de modificare nu erau evaluate în funcție de impactul general al proiectului, ci doar de impactul sarcinilor individuale.
Conflictele de resurse între proiecte nu erau vizibile până când oamenii nu se prezentau la lucru.
Soluția Power BI a creat vizibilitate în timp real asupra acestor riscuri interconectate. Alertele privind costurile materialelor au declanșat revizuiri imediate ale achizițiilor. Impactul ordinelor de modificare a fost evaluat în funcție de constrângerile portofoliului, nu doar de proiectele individuale.
Alocarea resurselor a arătat conflictele cu săptămâni în avans, permițând ajustări proactive ale programării.
Rezultate după șase luni: Depășirea bugetului a scăzut la 8%. Performanța programului s-a îmbunătățit cu 40%. Mai important, nu au mai fost surprinși de probleme.
O companie de dezvoltare de software a utilizat abordări similare pentru gestionarea riscurilor legate de calitate. În loc să găsească defecte în testele de acceptare de către utilizatori, au identificat modele de degradare a calității în timpul dezvoltării.
Ratele de respingere a revizuirii codului, tendințele de acoperire a testelor unitare și frecvențele eșecurilor de compilare au prezis problemele de calitate cu trei sprinturi mai devreme. Acest lucru le-a dat timp să ajusteze procesele înainte de a livra software defectuos.
Scorurile de satisfacție a clienților s-au îmbunătățit 25% deoarece mai puține defecte au ajuns în producție.
Strategia de implementare care funcționează cu adevărat
Nu încercați să rezolvați toate problemele legate de riscuri în prima zi. Aceasta este o rețetă pentru un eșec costisitor.
Urmăm o abordare concentrată:
Faza 1: Alegeți o problemă majoră
Alegeți riscul cel mai costisitor sau cel mai frecvent. Creați capacități de detectare și răspuns pentru această problemă unică. Obțineți o funcționare perfectă înainte de a adăuga complexitate.
Faza 2: Conectarea surselor de date conexe
Odată ce sistemul de bază funcționează, adăugați surse de date care oferă un context suplimentar. Date financiare pentru riscurile bugetare. Date privind resursele pentru riscurile legate de program. Feedback-ul clientului pentru riscurile legate de calitate.
Faza 3: Extinderea la riscuri conexe
Utilizați cadrul dvs. dovedit pentru a aborda următoarea categorie de risc majoră. Vă veți mișca mai repede pentru că infrastructura există.
Faza 4: Crearea de modele predictive
Cu ajutorul datelor istorice, dezvoltați analize predictive. Modele de învățare automată care prevăd probabilitatea de risc pe baza condițiilor actuale.
Această abordare necesită 6-12 luni pentru implementarea completă. Dar rezultatele din faza 1 se văd în câteva săptămâni.
De asemenea, insistăm asupra gestionării schimbării, alături de implementarea tehnică. Cel mai bun tablou de bord din lume eșuează dacă oamenii nu îl folosesc. Formarea, integrarea proceselor și adoptarea culturală sunt la fel de importante ca și conexiunile de date.
Măsurarea rentabilității investițiilor în gestionarea riscurilor
O bună gestionare a riscurilor economisește bani. O bună gestionare a riscurilor face bani.
Urmărim metrici specifice pentru a dovedi impactul Power BI asupra gestionării riscurilor:
Reducerea costurilor directe:
- Reducerea depășirilor de buget
- Mai puține suplimentări ale resurselor de urgență
- Reducerea costurilor de refacere și de calitate
- Scăderea ratelor de anulare a proiectelor
Crearea indirectă de valoare:
- Îmbunătățirea satisfacției clienților
- Sporirea productivității echipei
- O mai bună utilizare a resurselor
- Livrarea mai rapidă a proiectelor
Îmbunătățiri ale răspunsului la riscuri:
- Detectarea mai timpurie a problemelor
- Luarea mai rapidă a deciziilor
- Evaluări de impact mai precise
- O mai bună eficacitate a atenuării
Majoritatea organizațiilor înregistrează un randament al investiției de 3-5 ori în primul an. Economiile cresc în timp, pe măsură ce capacitățile de gestionare a riscurilor se dezvoltă.
Mai important, veți dormi mai bine noaptea. Gata cu surprizele neplăcute în cadrul întâlnirilor de luni dimineața. Nu veți mai explica directorilor de ce proiectele au eșuat fără avertisment.
Gestionarea riscurilor devine proactivă în loc de reactivă. Preveniți problemele în loc să le documentați.
Power BI vă transformă datele în previziune. Iar previziunile transformă gestionarea riscurilor dintr-un centru de costuri într-un avantaj competitiv.
Întrebarea nu este dacă vă puteți permite să implementați o mai bună gestionare a riscurilor. Întrebarea este dacă vă puteți permite să nu o faceți.
Concurenții dvs. folosesc deja datele pentru a vedea pe lângă colțuri. Recuperarea întârzierilor în gestionarea riscurilor este costisitoare. A conduce jocul este profitabil.
