AI pentru gestionarea contractelor

IA pentru gestionarea contractelor: Nu ratați niciodată o reînnoire, nu pierdeți niciodată urma termenilor

Contractele sunt peste tot în domeniul achizițiilor publice. Acorduri cu furnizorii. Contracte de servicii. Angajamente de volum. Acorduri de licențiere. Acorduri-cadru. Fiecare dintre acestea are termeni care contează.

Prețuri. Volumele. Datele de reînnoire. Clauze de reziliere. Acorduri privind nivelul serviciilor. Condiții de penalizare. Detaliile care determină dacă obțineți valoare sau dacă profitați de ele.

Dar majoritatea companiilor nu știu ce conțin contractele lor. Nu pentru că nu le pasă. Pentru că au sute de contracte și nimeni nu are timp să le citească și să le urmărească pe fiecare.

Datele de reînnoire nu sunt respectate. Reînnoirea automată are loc fără revizuire. Termenii sunt uitați. Furnizorii nu își îndeplinesc angajamentele și nimeni nu observă. Peste tot se lasă bani pe masă.

IA schimbă acest lucru. Ea citește contractele. Extrage ceea ce contează. Urmărește fiecare dată și obligație. Se asigură că știți ce ați convenit și dacă obțineți ceea ce vi se cuvine.

De ce eșuează gestionarea contractelor

Iată cum arată gestionarea contractelor în majoritatea companiilor:

Contractele sunt semnate. Cineva le arhivează. De obicei într-o unitate comună, poate într-un sistem de gestionare a contractelor, dacă aveți unul.

Ce se întâmplă apoi? Oamenii uită ce este în ele. Persoana responsabilă cu achizițiile care a negociat contractul trece la un alt rol. Contractul rămâne acolo.

Un an mai târziu, contractul se reînnoiește automat. Nimeni nu l-a revizuit. Nimeni nu a verificat dacă termenii sunt încă competitivi. Nimeni nu a verificat dacă furnizorul și-a respectat angajamentele. Sunteți blocat pentru încă un an.

Sau mai rău - nu respectați perioada de preaviz de reziliere. Ați vrut să schimbați furnizorii, dar nu i-ați notificat cu 90 de zile înainte de reînnoire. Acum sunteți blocat pentru o altă perioadă contractuală.

Între timp, comandați de la furnizori fără să știți ce ați negociat. Acesta este prețul contractat? Primim reducerile de volum pe care le-am negociat? Furnizorul își îndeplinește angajamentele de livrare?

Nimeni nu știe. Nu pentru că nu vor să știe, pentru că este imposibil să urmărească toate acestea manual.

Echipele de achiziții publice nu pot citi sute de contracte și nu își pot aminti fiecare termen. Nu pot monitoriza performanța fiecărui furnizor în raport cu fiecare obligație. Nu pot urmări zeci de date de reînnoire în timp ce fac orice altceva.

Așa că lucrurile alunecă. Se ratează reînnoirile. Termenii nu sunt respectați. Banii se irosesc.

Ce face inteligența artificială pentru gestionarea contractelor

AI nu doar stochează contractele. Le citește. Le înțelege. Le urmărește. Iată cum.

Extrage automat termenii cheie

Încărcați un contract în AI. Aceasta citește întregul document - fiecare pagină, fiecare clauză, fiecare termen.

Acesta extrage ceea ce contează:

Informații privind prețurile: Prețuri unitare. Reduceri de volum. Clauze de ajustare a prețurilor. Condiții minime și maxime de stabilire a prețurilor.
Angajamente de volum: Obligații minime de achiziție. Praguri de întrerupere a volumului. Perioade de angajament. Penalități pentru deficit.
Datele contractului: Data de începere. Data de încheiere. Data reînnoirii. Perioade de preaviz de reziliere. Termeni de reînnoire automată.
Acorduri privind nivelul serviciilor: Termene de livrare. Standardele de calitate. Timpii de răspuns. Angajamentele privind timpul de funcționare. Măsurători de performanță.
Condiții de reziliere: Cerințe de notificare. Clauze de reziliere anticipată. Condiții de nerespectare. Condiții și comisioane de ieșire.
Condiții de plată: Programe de plată. Condiții nete. Reduceri pentru plata anticipată. Penalități de întârziere.
Cerințe de conformitate: Certificări. Asigurări. Audituri. Obligații de raportare. Conformitatea cu reglementările.

Aceasta nu este o căutare prin cuvinte cheie. Inteligența artificială înțelege contextul. Știe că un termen de plată "net 30" este diferit de o "notificare de reziliere de 30 de zile". Face distincția între clauzele de escaladare a prețurilor și nivelurile de reducere a volumului.

Obțineți date structurate din contracte nestructurate. Fiecare termen cheie este extras, clasificat și gata de utilizare.

Nu mai citiți contracte de 40 de pagini pentru a găsi data reînnoirii. Nu mai căutați prin documente pentru a vă aminti perioada de preaviz de reziliere. Totul este extras și organizat.

Urmărește datele de reînnoire și nu ratează niciodată termenele limită

Cel mai costisitor eșec al gestionării contractelor? Reînnoiri ratate.

O reînnoire automată are loc fără revizuire. O perioadă de preaviz de reziliere trece neobservată. Pierdeți ocazia de a renegocia, de a schimba furnizorii sau de a ajusta condițiile.

AI urmărește fiecare dată critică:

Datele de încheiere a contractului: Când expiră acest contract?
Date de reînnoire automată: Când se va reînnoi automat acest contract dacă nu acționăm?
Termene de notificare a rezilierii: Ultima zi în care trebuie să anunțați dacă doriți să reziliați sau să renegociați.
Date de referință: Puncte de control ale angajamentului privind volumul. Datele de evaluare a performanței. Datele de ajustare a prețurilor.
Termene de conformitate: Atunci când certificările trebuie reînnoite. Când expiră documentele necesare.

Nu urmărește doar datele. Vă alertează înainte ca acestea să conteze.

Anunțul de reziliere este necesar cu 90 de zile înainte de reînnoire? Primiți o alertă cu 120 de zile înainte. Aveți timp să evaluați furnizorul, să luați în considerare alternativele și să luați o decizie.

Clauza de ajustare a prețului permite creșteri anuale? Primiți o alertă înainte ca furnizorul să o invoce. Aveți timp să negociați sau să vă pregătiți.

Perioada de angajament privind volumul se încheie? Primiți o previziune: sunteți pe cale să o îndepliniți? Dacă nu, este timpul să ajustați comanda sau să renegociați termenii.

Fără foi de calcul de întreținut. Fără intrări manuale în calendar. Fără termene limită ratate pentru că cineva a uitat să verifice.

Compararea termenilor contractuali între furnizori

Aveți cinci furnizori care furnizează produse similare. Obțineți condiții coerente? Sau unul dintre furnizori a negociat condiții mai bune care ar trebui să fie punctul de referință?

AI compară contractele:

Comparație de prețuri: Care furnizor are cele mai bune prețuri pentru produse comparabile? Unde sunt prețurile aberante?
Condiții de plată: Net 30 cu un furnizor, net 60 cu altul. De ce această diferență? Puteți standardiza?
Niveluri de servicii: Un furnizor se angajează să livreze în 48 de ore, altul în 5 zile. Plătiți la fel?
Reduceri de volum: Diferite puncte de întrerupere și rate de actualizare. Care structură este cea mai avantajoasă?
Flexibilitate de reziliere: Unele contracte au un preaviz de 90 de zile, altele au 180 de zile. Unele au taxe de ieșire, altele nu.
Alocarea riscurilor: Cine suportă riscul pentru problemele de calitate? Eșecurile de livrare? Volatilitatea prețurilor?

Vedeți tipare. Un furnizor obține în mod constant condiții mai bune. De ce? Fie aveți o relație mai puternică cu el, fie echipa dvs. a negociat mai bine. Oricum ar fi, acesta devine punctul dumneavoastră de referință pentru alți furnizori.

Identificați problemele. Un furnizor are condiții care sunt aberante - termene de plată mai rele, angajamente mai stricte, penalități mai mari. Este timpul să renegociați sau să luați în considerare alternative.

Negocierea contractelor devine strategică. Știți ce condiții sunt standard în baza dumneavoastră de furnizori. Știți unde aveți influență. Negociați dintr-o poziție de cunoaștere.

Monitorizează conformitatea cu termenii contractuali

Contractele contează doar dacă ambele părți le respectă. Dar majoritatea companiilor nu verifică dacă furnizorii își respectă angajamentele.

AI monitorizează îndeplinirea contractului:

Respectarea prețului: Ni se percepe prețul contractat? Sunt aplicate reduceri? Creșterile de preț respectă termenii conveniți?
Urmărirea angajamentelor de volum: Ne îndeplinim obligațiile minime de achiziție? Am atins praguri de volum care ar trebui să genereze prețuri mai bune?
Performanța livrării: Respectă furnizorul termenele de livrare promise? Cât de des ratează? Cu cât?
Standarde de calitate: Ratele defectelor. Ratele de returnare. Parametrii de calitate în raport cu standardele contractate.
Respectarea nivelului de servicii: Timpii de răspuns. Rezolvarea problemelor. Disponibilitatea asistenței. Orice a fost promis în SLA.
Conformitatea documentației: Certificările necesare sunt actualizate? Este menținută acoperirea de asigurare? Sunt finalizate auditurile?

Inteligența artificială conectează termenii contractuali la datele operaționale. Aceasta nu știe doar ce s-a promis, ci urmărește și dacă se livrează.

Un furnizor se angajează să livreze la timp 95%, dar livrează la timp doar 80% din timp? Inteligența artificială îl semnalează cu date. Este timpul pentru o discuție privind performanța furnizorului, susținută de fapte.

Vi se facturează mai mult decât prețul contractual? Inteligența Artificială detectează acest lucru înainte să plătiți factura, nu luni mai târziu, în timpul unui audit.

Nu este vorba despre a fi în contradictoriu cu furnizorii. Este vorba despre responsabilitate. Ambele părți au fost de acord cu termenii. AI se asigură că ambele părți le respectă.

Sugerați puncte de negociere pentru reînnoiri

Se apropie reînnoirea contractului. Este timpul să negociați. Dar ce ar trebui să negociați?

AI furnizează un dosar de negociere:

Analiza performanței: Cum a performat furnizorul? Unde și-a îndeplinit angajamentele? Unde au eșuat?
Preț de referință: Cum se compară prețurile acestui furnizor cu cele ale altora? Cu tarifele pieței? Au crescut prețurile pe parcursul perioadei contractuale?
Analiza volumului: Ne-am îndeplinit angajamentele privind volumul? Dacă le-am depășit, ar trebui să negociem tarife mai bune? Dacă nu am reușit, ar trebui să ajustăm angajamentele?
Compararea termenelor: Cum se compară condițiile acestui furnizor cu cele ale celorlalți furnizori ai dumneavoastră? Unde există oportunități de îmbunătățire?
Informații de piață: Ce se întâmplă pe piață? Se schimbă condițiile de aprovizionare? Sunt disponibili noi furnizori?
Evaluarea efectului de levier: Unde aveți pârghii de negociere? Concentrarea volumului? Furnizori alternativi? Recorduri puternice de performanță?

Intrați în negocierile de reînnoire cu date. Nu cereți doar "condiții mai bune". Cereți îmbunătățiri specifice susținute de date de performanță și de contextul pieței.

"Rata dvs. de livrare la timp a fost de 82%, sub 95% cât am contractat. Avem nevoie fie de performanțe îmbunătățite, fie de prețuri ajustate pentru a reflecta costurile suplimentare pe care acest lucru ni le provoacă."

"Ne-am depășit angajamentul de volum cu 30%. Ar trebui să discutăm despre îmbunătățirea prețurilor pentru acest volum crescut."

"Furnizorii comparabili oferă condiții net 45. Am dori să ajustăm de la net 30 pentru a corespunde standardelor pieței."

Specific. Sprijinite de date. rezonabile. Tipul de negociere care obține rezultate.

Ce înseamnă acest lucru pentru dvs.

Pentru CPO și liderii din domeniul achizițiilor

Aveți vizibilitate și control total asupra portofoliului dvs. de contracte.

Nicio reînnoire ratată: Urmărirea fiecărei date critice. Alerte înainte de trecerea termenelor limită. Timp pentru a lua decizii strategice.
O poziție de negociere mai bună: Date de performanță. Referințe de piață. Comparații între termene. Dovezi pentru negocieri.
Vizibilitate în ceea ce privește obligațiile contractuale: Știți la ce v-ați angajat. Urmăriți dacă angajamentele sunt îndeplinite.
Termeni standardizați: Vedeți unde variază condițiile între furnizori. Promovați consecvența acolo unde are sens.
Gestionarea riscurilor: Aflați unde aveți condiții nefavorabile. Identificați contractele care necesită atenție.

Pentru managerii de achiziții și cumpărători

Gestionați contracte în loc să căutați informații.

Aflați ce este prevăzut în contractele dumneavoastră: Fără a citi din nou fiecare pagină. Termeni cheie extrași și disponibili.
Pregătiți reînnoirile cu date: Analiza performanței. Contextul pieței. Puncte de negociere pregătite.
Urmăriți performanța furnizorilor: În raport cu angajamentele contractate. Dovezi pentru discuțiile cu furnizorii.
Asigurați respectarea prețurilor: Validați tarifele în raport cu termenii contractuali. Identificați suprataxele înainte de plată.
Concentrați-vă asupra contractelor strategice: Contracte de rutină monitorizate automat. Vă concentrați asupra contractelor complexe, de mare valoare.

Pentru afaceri

O mai bună gestionare a contractelor înseamnă condiții mai bune și mai puține probleme.

Condiții contractuale mai bune: Negocierile de reînnoire susținute de date au rezultate mai bune decât reînnoirile reactive.
Furnizorii sunt trași la răspundere: Urmărirea performanțelor asigură că furnizorii își îndeplinesc promisiunile.
Bani care nu sunt lăsați pe masă: Verificarea respectării prețurilor. Realizarea reducerilor de volum. Utilizarea strategică a ferestrelor de reziliere.
Reducerea riscurilor: Urmărirea obligațiilor contractuale. Monitorizarea conformității. Semnalarea timpurie a problemelor.
Flexibilitate strategică: Să știți când expiră contractele. Planificați tranzițiile către furnizori. Evitați reînnoirile automate nedorite.

Ce nu va face inteligența artificială

Să fim clari cu privire la limite.

IA nu negociază contracte. Oamenii negociază. Inteligența artificială furnizează date și analize pentru a fundamenta negocierile.

Inteligența artificială nu interpretează limbajul contractual ambiguu asupra căruia chiar și avocații nu sunt de acord. Interpretarea juridică complexă necesită în continuare expertiză umană.

AI nu ia decizii strategice cu privire la reînnoirea contractelor. Decizia de a reînnoi, de a renegocia sau de a schimba furnizorul depinde de strategia de afaceri, de relații și de factori care depășesc termenii contractuali.

Ceea ce face AI este să facă accesibile informațiile contractuale. Urmărește datele și obligațiile. Monitorizează conformitatea. Furnizează date pentru luarea deciziilor.

Echipa dvs. de achiziții ia în continuare decizii strategice. Doar că le ia cu informații mai bune și mai mult timp, deoarece nu se îneacă în administrarea contractelor.

Rezultate reale ale AI pentru gestionarea contractelor

Iată cum arată acest lucru în practică:

Zero reînnoiri ratate: Urmărirea fiecărei reînnoiri. Alerte trimise cu timp pentru a acționa strategic. Gata cu reînnoirile automate nedorite.

Condiții de reînnoire mai bune: Negocierile bazate pe date obțin în medie prețuri mai bune 5-15%. Discuțiile bazate pe performanță consolidează termenii.

Economii la respectarea prețurilor: Prin detectarea suprataxelor și a reducerilor lipsă se economisesc de obicei 2-5% din cheltuielile contractuale.

Acces mai rapid la contracte: Găsirea termenilor cheie durează câteva secunde, nu ore întregi de citit documente. Răspuns imediat la întrebări.

Responsabilitatea furnizorilor: Urmărirea performanței creează dovezi pentru discuții. Furnizorii își iau angajamentele mai în serios atunci când sunt monitorizați.

Nu este vorba despre o schimbare revoluționară. Este vorba despre gestionarea corectă a contractelor, fără a avea nevoie de o armată de oameni pentru a o face.

Sunteți gata să preluați controlul asupra contractelor dumneavoastră?

Portofoliul de contracte al fiecărei companii este diferit. Furnizori diferiți. Structuri diferite ale contractelor. Termeni diferiți care contează pentru afacerea dvs.

Noi nu vindem sisteme generice de gestionare a contractelor. Ne uităm la contractele dvs. specifice și identificăm ceea ce trebuie urmărit. Construim sisteme care extrag termenii care contează pentru dumneavoastră. Creăm alerte și rapoarte care se potrivesc cu modul de lucru al echipei dvs. de achiziții.

Nu promitem că AI va înțelege fiecare nuanță juridică. Doar instrumente practice care vă fac contractele ușor de gestionat și vă asigură că nu pierdeți ceea ce contează.

Să vorbim despre gestionarea contractelor dvs.

Înapoi la Sourcing & Achiziții AI