IA pentru procesarea documentelor financiare: Nu mai tastați. Începeți să analizați.
Echipa dvs. financiară procesează sute sau mii de documente în fiecare lună. Facturi. Chitanțe. Extrase bancare. Rapoarte de cheltuieli. Ordine de cumpărare. Contracte.
Cineva trebuie să le citească pe fiecare. Să extragă datele. Să le introducă în sistem. Verificați dacă sunt corecte. Comparați-le cu alte documente. Îndosariați-le corect.
Asta nu e muncă financiară. E introducere de date. Dar este nevoie de ore în fiecare zi.
AI citește documentele mai repede decât orice om. Extrage date fără greșeli de scriere. Nu obosește niciodată pe documentul 473. Și funcționează 24/7.
Nu este vorba despre înlocuirea echipei dumneavoastră. Este vorba despre a le elibera de procesarea documentelor, astfel încât să poată face muncă contabilă reală.
Problema documentelor în finanțe
Documentele sosesc în toate formatele imaginabile:
- Atașamente de e-mail de la sute de furnizori diferiți
- Documente de hârtie scanate din camera de corespondență
- Fotografii ale chitanțelor de la angajați
- PDF-uri care sunt de fapt imagini, nu text care poate fi căutat
- Declarații pe mai multe pagini, cu tabele și rubrici
- Note scrise de mână pe bonurile de livrare
Fiecare furnizor formatează facturile în mod diferit. Fiecare bancă are propriul model de extras de cont. Fiecare angajat fotografiază chitanțele dintr-un unghi diferit.
Echipa dvs. trebuie să se ocupe de toate acestea. Extrage informațiile cheie. Introduceți-le în sistemul ERP sau de contabilitate. Asigurați-vă că nimic nu scapă.
Nu este o muncă dificilă. Este doar consumatoare de timp. Iar atunci când volumul crește, ai nevoie de mai mulți oameni sau lucrezi mai multe ore.
Ce face inteligența artificială pentru procesarea documentelor
Citește orice format de document
Inteligența artificială nu are nevoie de șabloane. Nu are nevoie de date structurate. Ea citește:
- PDF-uri: Atât text, cât și imagini scanate
- Imagini: JPEG, PNG, TIFF din orice sursă
- Email-uri: Corp text, atașamente, semnături
- Fotografii: Chiar și chitanțe neclare de pe telefoane
- Documente cu mai multe pagini: Declarații cu zeci de pagini
Gestionează limbi diferite. Valute diferite. Diferite formate de dată. Diferite aranjamente ale documentelor.
Furnizorul dvs. își schimbă modelul de factură? Inteligența artificială se adaptează automat. Nu este nevoie de reprogramare.
Extrage exact ceea ce ai nevoie
Pentru facturi, AI extrage:
- Numele și adresa furnizorului
- Numărul și data facturii
- Data scadenței și condițiile de plată
- Posturi cu descrieri și sume
- Subtotaluri, impozit, sumă totală
- Numerele OP, dacă sunt menționate
- Detaliile contului bancar pentru plată
Pentru chitanțe, se extrage:
- Numele și locația comerciantului
- Data și ora
- Suma totală
- Valoarea impozitului
- Metoda de plată
- Achiziții detaliate
Pentru extrasele de cont, se obține:
- Numărul contului
- Perioada de declarare
- Solduri de deschidere și de închidere
- Fiecare tranzacție cu dată, descriere, sumă
- Taxe și dobânzi
Inteligența artificială nu doar găsește text. Înțelege ce înseamnă datele. Cunoaște diferența dintre un număr de factură și un număr de comandă. Între un subtotal și un total. Între un debit și un credit.
Validează automat datele
Inteligența artificială nu doar extrage și trece mai departe. Ea verifică:
Precizia matematică:
Elementele de linie se adaugă la subtotal? Subtotalul plus taxele sunt egale cu totalul? Dacă nu, documentul este marcat.
Potrivirea datelor master:
Acest furnizor se află în sistemul dumneavoastră? Se potrivește adresa? Numărul de cont este corect? Furnizorii necunoscuți sunt marcați pentru revizuire.
Validarea de referință:
Acest număr de comandă există? Este pentru acest furnizor? Suma se potrivește? Neconcordanțele declanșează alerte.
Detectarea duplicatelor:
Această factură a mai fost prezentată anterior? Același furnizor, aceeași sumă, aceeași dată? AI detectează încercările de plată duplicată.
Controale de rezonabilitate:
Această sumă este mult mai mare decât în mod normal pentru acest furnizor? Data scadenței este depășită? Ceva pare neobișnuit? Inteligența artificială semnalează valorile aberante.
Nimic nu trece fără validare. Echipa dvs. vede doar documentele care fie au trecut toate verificările, fie necesită o judecată umană specifică.
Rutează documentele în mod inteligent
Odată procesate, documentele trebuie să ajungă la locul potrivit:
Aprobarea rutei:
Cheltuieli de marketing? Merge la directorul de marketing. Peste $5,000? Se duce la director. Cheltuieli de capital? Merge la directorul financiar. AI vă cunoaște matricea de aprobare.
Alocarea departamentului:
Pe baza codurilor GL, a centrelor de costuri sau a conținutului documentelor, AI direcționează către departamentul potrivit pentru codificare și aprobare.
Gestionarea excepțiilor:
Validare eșuată? Trece la coada de așteptare a specialiștilor AP. Furnizor nou? Merge la aprovizionare. Sumă neobișnuită? Merge la controlor. Fiecare tip de excepție are propria sa cale.
Sortare prioritară:
Este disponibilă o reducere pentru plata anticipată? Prioritate ridicată. Factură scadentă? Prioritate ridicată. Termen standard de 30 de zile? Coadă normală. Inteligența artificială prioritizează ceea ce contează.
Gata cu documentele care stau în e-mailul unei persoane și așteaptă sortarea manuală. Totul curge automat către locul unde trebuie să ajungă.
Creează automat piste de audit
Pentru fiecare document, AI înregistrează:
- Când a fost primit
- Ce date au fost extrase
- Ce validări au fost efectuate
- Ce a trecut sau nu a trecut
- Cine a revizuit excepțiile
- Ce decizii au fost luate
- Când a fost postat în sistem
Documentație completă. Nu sunt necesare înregistrări manuale. Totul este gata pentru revizuirea de audit.
Ce înseamnă acest lucru pentru dvs.
Pentru directorii financiari și liderii financiari
Cost mai mic per tranzacție:
Procesarea manuală a unei facturi costă $10-$30, în funcție de complexitate. Cu AI, costurile scad la $2-$5. La scară largă, acest lucru crește rapid.
Gestionați creșterea fără creșterea numărului de angajați:
Afacerea dvs. își dublează volumul tranzacțiilor? AI-ul crește instantaneu. Fără angajări. Fără instruire. Fără timp de integrare.
Timpuri de ciclu mai rapide:
Documente procesate în aceeași zi, în loc să stea la coadă zile întregi. Scumpiri de plată mai timpurii. Vizibilitate mai bună a fluxului de numerar.
O mai bună calitate a datelor:
Fără greșeli de scriere. Fără câmpuri lipsă. Fără numere suprapuse. Date curate înseamnă o raportare mai bună și mai puține corecții.
Vizibilitate în timp real:
Vedeți exact ce se află în așteptare. Câte facturi așteaptă aprobarea? Care este răspunderea totală? Gata cu urmărirea pe foaie de calcul.
Pentru echipele AP/AR
Nu mai introduceți date:
Nu mai tastați din PDF-uri. Nu mai verificați de două ori numerele. AI se ocupă de extragere. Tu te ocupi de excepții și decizii.
Concentrați-vă pe rezolvarea problemelor:
În loc să procesați 50 de facturi standard, vă ocupați de cele 5 care necesită judecată. Dispute între furnizori. OP-uri lipsă. Întrebări privind prețurile. Chestii interesante.
Mai puțin stres repetitiv:
Tastarea a sute de facturi cauzează un efort fizic real. IA nu suferă de tunel carpian. Echipa dvs. rămâne mai sănătoasă.
Gestionați cu ușurință perioadele de vârf:
Val de sfârșit de lună? Graba de sfârșit de trimestru? AI-ul nu încetinește. Nu este nevoie de ore suplimentare. Fără stres pentru a trece de grămadă.
Răspunsuri mai rapide din partea furnizorilor:
"Unde este plata mea?" Puteți răspunde instantaneu, deoarece totul este în sistem. Nu mai căutați prin e-mail sau prin teancuri de hârtii.
Pentru întreaga afacere
Mai puține penalități de întârziere:
Documentele procesate mai rapid înseamnă plăți efectuate la timp. Gata cu taxele de întârziere $50 pentru că o factură a stat în e-mail timp de o săptămână.
Mai multe reduceri pentru plata anticipată:
Termenii "2/10 net 30" înseamnă economii reale. Inteligența artificială procesează suficient de rapid pentru a capta efectiv aceste reduceri.
Relații mai bune cu furnizorii:
Procesarea consecventă, la timp, vă face un client mai bun. Furnizorii apreciază predictibilitatea.
Rambursări mai rapide pentru angajați:
Rapoarte de cheltuieli procesate în câteva zile, nu săptămâni. Angajați mai fericiți care nu își așteaptă banii.
Scenarii comune de prelucrare a documentelor
Procesarea facturilor
Factura ajunge prin e-mail. IA:
- Extrage toate datele facturilor în câteva secunde
- Verifică vânzătorul în raport cu lista principală
- Se potrivește cu OP dacă există unul
- Validează sumele și calculele
- Rutează pentru aprobare în funcție de sumă și departament
- Creează o intrare AP în sistemul dvs.
- Notifică aprobatorul prin metoda preferată
Timp total: Sub un minut. Implicare umană: Doar decizia de aprobare.
Procesarea rapoartelor de cheltuieli
Angajatul prezintă un raport de cheltuieli cu 12 chitanțe. AI:
- Citește toate chitanțele, inclusiv fotografiile de pe hârtia mototolită
- Extrage comerciantul, data, suma din fiecare
- Verificări în raport cu politica companiei (limite de sumă, categorii permise)
- Semnalează orice elemente care nu fac parte din poliță
- Completează automat raportul de cheltuieli
- Trimiterea către manager pentru aprobare
- Cozi pentru plata rambursărilor
Angajatul nu tastează nimic. Managerul vede un rezumat curat cu toate chitanțele atașate. Rambursarea se face mai rapid.
Reconcilierea declarațiilor
Sosește extrasul de cont lunar. IA:
- Extrage fiecare tranzacție din extrasul de cont
- Se potrivește cu tranzacțiile din sistemul dvs.
- Identifică elementele nepotrivite pe ambele părți
- Semnalează tranzacțiile neobișnuite (sume mari, beneficiari necunoscuți)
- Creează un raport de reconciliere care arată ce se potrivește și ce nu
- Prezintă excepțiile pentru examinarea umană
Ceea ce înainte dura ore întregi, acum durează câteva minute. Echipa dvs. se concentrează doar pe elementele care nu se potrivesc automat.
Ce nu poate face inteligența artificială
Să fim sinceri cu privire la limitări:
Nu poate face față situațiilor cu adevărat unice:
Facturi standard? Perfect. Dar acel acord de licență unic cu condiții de plată neobișnuite? Încă mai are nevoie de revizuire umană.
Nu poate lua decizii:
Ar trebui să plătim această factură contestată? Merită menținută această relație cu furnizorul? Acestea sunt decizii de afaceri, nu decizii de prelucrare.
Nu poate citi documente complet distruse:
Dacă un om nu poate descifra numerele, nici AI-ul nu poate. Documentele grav deteriorate necesită în continuare intervenția umană.
Nu poate gestiona acordurile verbale:
"Le-am spus că vom plăti până vineri" contează doar dacă este documentat. AI lucrează cu ceea ce este scris, nu cu ceea ce a fost spus.
Are nevoie de date clare pentru a le extrage:
Dacă din document lipsesc informații esențiale, AI le va semnala, dar nu poate inventa datele. Cineva trebuie totuși să găsească numărul de factură lipsă.
Inteligența artificială gestionează cu brio procesarea de rutină. Orice altceva necesită expertiza echipei dvs.
Noțiuni introductive
Inteligența artificială pentru procesarea documentelor funcționează cel mai bine atunci când începeți să vă concentrați:
Alegeți mai întâi un tip de document:
Nu încercați să automatizați totul deodată. Începeți cu tipul de document cu cel mai mare volum. De obicei, facturi sau chitanțe de cheltuieli.
Începeți cu datele cele mai curate:
Furnizorii principali cu formatare consecventă sunt cei mai ușori. Obțineți mai întâi victorii acolo, apoi extindeți-vă la documente mai variabile.
Țineți oamenii la curent inițial:
Lăsați AI să proceseze, dar cereți echipei dvs. să revizuiască totul la început. Creați încredere în sistem. Ajustați regulile de validare.
Măsurați economiile de timp:
Urmăriți cât timp a durat procesarea înainte și după. Măsurați ratele de eroare. Documentați îmbunătățirea. Acest lucru dovedește valoarea.
Extindeți-vă treptat:
Odată ce un tip de document funcționează bine, adăugați altul. Dezvoltă-ți capacitățile de procesare automată în timp.
Acest lucru nu este totul sau nimic. Puteți începe de la mic la mare, vă puteți dovedi valoarea, apoi puteți crește.
Sunteți gata să nu mai procesați manual documentele?
Fiecare departament financiar are volume de documente, formate și fluxuri de lucru diferite. Soluțiile de tip cookie-cutter nu funcționează.
Ne uităm la documentele dvs. actuale. Sistemele dumneavoastră. Procesele dvs. de aprobare. Nevoile dvs. de gestionare a excepțiilor.
Apoi construim procesarea AI a documentelor care se potrivește modului în care lucrați de fapt. Nu teoria. Nu șabloane generice. Fluxurile dvs. de lucru specifice.
Începem cu puțin. Dovedim că funcționează. Apoi ne extindem. Fără investiții inițiale masive. Fără perturbări ale operațiunilor curente.
