Analýza výdavkov a optimalizácia AI

AI pre analýzu a optimalizáciu výdavkov: Nájdite peniaze, ktoré nechávate na stole

Míňate milióny. Ale kde presne? Ktorí dodávatelia? Ktoré kategórie? Za aké ceny? V porovnaní s tým, čo by ste mali platiť?

Väčšina spoločností na tieto otázky nevie odpovedať. Nie preto, že by nesledovali výdavky. Majú ERP. Majú nákupné systémy. Majú údaje.

Údaje sú však chaotické. Rôzne formáty. Rôzne systémy. Rôzne kódovanie. Ručná analýza znamená týždne práce pri vytváraní tabuliek, ktoré sú v čase, keď ich dokončíte, už neaktuálne.

Tímy pre verejné obstarávanie teda pracujú naslepo. Poznajú celkové výdavky. Ale nevedia, kde sú možnosti úspor. Kde sú ceny príliš vysoké. Kde by sa dal objem konsolidovať. Kde dochádza k neštandardným výdavkom.

AI to napravuje. Vyčistí údaje. Automaticky kategorizuje výdavky. Identifikuje možnosti úspor. Odhaľuje nezmyselné výdavky. Poskytuje prehľad, ktorý ste nikdy nemali čas vytvoriť manuálne.

Prečo analýza výdavkov vo väčšine spoločností zlyháva

Analýza výdavkov by mala byť jednoduchá. Získajte údaje o nákupe. Analyzujte ich. Nájdite príležitosti. Konajte na ich základe.

Nie je to však jednoduché. Tu je dôvod.

Vaše údaje o výdavkoch sú všade. Rôzne systémy. Rôzne formáty. Transakcie ERP. Údaje o kartách P. Dodávateľské faktúry. Každý kódovaný inak. Každá z nich má inú štruktúru.

Ten istý dodávateľ má vo vašom systéme päť rôznych názvov. "ABC Corp." "ABC Corporation." "ABC Co." "A.B.C. Corp." "ABC - dodávateľ 12345." Sú to tí istí dodávatelia alebo rôzni? Bez manuálnej kontroly to nikto nevie.

Ten istý výrobok je rôznymi kupujúcimi kategorizovaný rôzne. Kancelárske potreby. Všeobecný spotrebný materiál. Administratívne výdavky. MRO. Sú to tie isté veci? Pravdepodobne. Dá sa to z údajov zistiť? Nie je to ľahké.

Takže potrebujete projekt. Tím. Týždne čistenia údajov. Ručné prezeranie a opravovanie záznamov. Vytváranie kategórií. Vytváranie zostáv.

Kým skončíte, údaje sú už staré. Podmienky sa zmenili. Analýza leží v PowerPointe a nikto s ňou neráta, pretože trvala príliš dlho a stála príliš veľa.

Alebo, čo je častejšie, analýzu vôbec nevykonávate. Pretože nikto nemá čas. Takže verejné obstarávanie funguje na základe inštinktu a čiastočných informácií. Príležitosti k úsporám zostávajú nevyužité. Problémy zostávajú nepovšimnuté.

Čo robí AI pre analýzu a optimalizáciu výdavkov

AI nielen urýchľuje analýzu výdavkov. Robí ju kontinuálnou. Tu je návod, ako na to.

Automaticky kategorizuje výdavky

Umelá inteligencia preberá vaše nespracované údaje o výdavkoch. Všetky. Z každého systému.

Vyčistí ho:

Normalizácia dodávateľov: Identifikuje, že "ABC Corp", "ABC Corporation" a "A.B.C. Corp" sú tí istí dodávatelia. Vytvorí hlavný zoznam dodávateľov.
Zaradenie do kategórie: Číta popisy transakcií. Automaticky priraďuje kategórie. Dôsledne.
Zoskupenie výrobkov: Skupiny podobných položiek, aj keď sú opísané odlišne. "Kopírovací papier" a "papier do tlačiarne" pravdepodobne patria k sebe.
Overenie kódu GL: Identifikuje nesprávne kódované transakcie. Navrhuje opravy na základe vzorov.
Mapovanie oddelení a nákladových stredísk: Prepojenie výdavkov s organizačnými jednotkami aj v prípade, že kódovanie nie je konzistentné.

Z neprehľadných údajov o transakciách sa stanú prehľadné a kategorizované výdavky. Nie za niekoľko týždňov. V priebehu hodín.

A nejde o jednorazové čistenie. Umelá inteligencia kategorizuje nové transakcie priebežne. Nepretržitý prehľad o výdavkoch bez neustálej manuálnej práce.

Na základné otázky môžete odpovedať okamžite:

Koľko míňame u jednotlivých dodávateľov?
Aké sú naše hlavné kategórie výdavkov?
Ktoré oddelenia vynakladajú najviac prostriedkov na jednotlivé kategórie?
Ako sa časom zmenili výdavky?

Otázky, na ktoré sa predtým potreboval dátový analytik, teraz zaberú niekoľko sekúnd.

Identifikuje možnosti úspor

Čisté údaje sú užitočné. Ale cenné sú aj poznatky. Umelá inteligencia nielen organizuje výdavky - ale aj zisťuje, kde strácate peniaze.

Analýza cenových odchýlok:

Kupujete ten istý tovar od troch dodávateľov za tri rôzne ceny. Alebo od toho istého dodávateľa za rôzne ceny v rôznych transakciách.

UI identifikuje tieto varianty:

Rovnaký výrobok, rôzne ceny u rôznych dodávateľov
Rovnaký dodávateľ, nekonzistentné ceny v rámci transakcií
Podobné produkty s nevysvetliteľnými cenovými rozdielmi
Ceny vyššie ako zmluvné sadzby
Zvýšenie cien, ktoré presahuje trhové alebo zmluvné podmienky

Vyčísľuje príležitosť: "Štandardizácia na najnižšiu cenu by ročne ušetrila $X."

Možnosti konsolidácie objemu:

Nakupujete od piatich dodávateľov, hoci by ste mohli konsolidovať s dvoma. Kupujete malé množstvá, hoci väčšie objednávky by vám umožnili získať zľavy.

Umelá inteligencia nachádza príležitosti na konsolidáciu:

Kategórie s príliš veľkým počtom dodávateľov vzhľadom na objem
Dodávatelia, u ktorých ste tesne pod prahovými hodnotami prelomenia objemu
Podobné výrobky od rôznych dodávateľov, ktoré by sa mohli štandardizovať
Geografické príležitosti na konsolidáciu regionálnych výdavkov
Zmluvy s objemovými záväzkami, ktoré neplníte

Modeluje úspory: "Konsolidácia týchto piatich dodávateľov s dodávateľom A by znížila jednotkové náklady o 12% a zjednodušila by riadenie."

Zisťovanie úniku zmluvy:

Vyjednali ste skvelú zmluvu. Ale využívate ju? Alebo ľudia stále nakupujú od starého dodávateľa?

AI sleduje využívanie zmlúv:

Výdavky na zmluvné kategórie s nezmluvnými dodávateľmi
Objem nedosahujúci zmluvné minimá (strata množstevných zliav)
Ceny, ktoré nezodpovedajú zmluvným sadzbám
Podmienky, ktoré nie sú v súlade s dohodnutými dohodami

Vyčísľuje, o čo prichádzate: "20% výdavkov na kancelárske potreby ide k nezmluvným dodávateľom za 15% vyšších priemerných cien. Potenciálne ročné úspory: $X."

Možnosti čerpania finančných prostriedkov na chvoste:

Malé nákupy u stoviek dodávateľov. Jednotlivo na nich nezáleží. Súhrnne sú to významné výdavky bez pákového efektu a s vysokými administratívnymi nákladmi.

Umelá inteligencia identifikuje vzory výdavkov na chvoste:

Kategórie s nadmernou fragmentáciou dodávateľov
Dodávatelia s minimálnymi ročnými výdavkami, ale častými transakciami
Príležitosti na presun výdavkov na chvostové produkty k preferovaným dodávateľom
Kategórie, v ktorých by katalógy alebo karty verejného obstarávania znížili fragmentáciu

Zisťuje maverick výdavky

Maverick spending je nákup, ktorý sa uskutočňuje mimo schválených postupov a dodávateľov. Nie je to zlomyseľné. Sú to ľudia, ktorí sa snažia vykonať svoju prácu, keď je schválený proces príliš pomalý.

Ale stojí to peniaze. Žiadny objemový pákový efekt. Žiadne dohodnuté podmienky. Žiadny prehľad o výdavkoch. Často vyššie ceny.

Umelá inteligencia rozpoznáva maverické vzory výdavkov:

Mimozmluvné nákupy: nákup od nepreferovaných dodávateľov, ak existujú zmluvné možnosti.
Porušenia pravidiel: Nákupy, ktoré obchádzajú požiadavky na schválenie alebo prekračujú limity delegovania.
Zneužitie karty P: Nákupy firemnou kartou pre položky, ktoré by mali prejsť verejným obstarávaním.
Duplicitní dodávatelia: Rôzne oddelenia využívajú rôznych dodávateľov rovnakých položiek.
Neschválení dodávatelia: Nákupy od dodávateľov, ktorí nie sú v zozname schválených dodávateľov.

Neoznačuje len porušenia. Analyzuje aj príčiny ich vzniku:

Je schválený proces príliš pomalý?
Nevyhovujú preferovaní dodávatelia potrebám?
Nevedia ľudia, kto sú preferovaní dodávatelia?
Existujú vo vašej dodávateľskej základni oprávnené medzery?

Získate využiteľné informácie. Nie len "maverick spending is bad", ale "maverick spending is happening in these categories for these reasons, and here's what to do about it."

Porovnávanie s trhovými sadzbami

Platíte $50 za jednotku. Ale je to dobré? Bez kontextu trhu to neviete.

UI poskytuje referenčné porovnávanie:

Porovnanie trhových cien: Ako sú vaše ceny porovnateľné s trhovými cenami podobných produktov?
Priemyselné referenčné hodnoty: Ako sú vaše výdavky porovnateľné s podobnými spoločnosťami vo vašom odvetví?
Regionálna odchýlka: Platíte v rôznych regiónoch rôzne ceny? Sú tieto rozdiely opodstatnené?
Analýza cenového vývoja: Rastú alebo klesajú trhové ceny? Pohybujú sa vaše zmluvné ceny spolu s trhom?
Modelovanie nákladov: Koľko by ste mali platiť na základe nákladov na materiál, prácu a marže?

Nie je to dokonalé. Trhové ceny sa líšia podľa objemu, špecifikácií, úrovne služieb a vzťahov. Smerové usmernenie je však cenné.

Platíte 20% nad priemerom trhu? Je čas to preskúmať. Buď vaše špecifikácie odôvodňujú vyššiu cenu, alebo máte možnosť vyjednávať.

Ceny na trhu klesli o 10%, ale vaša zmluva sa neupravila? Je čas na diskusiu s vaším dodávateľom.

Prognózy budúcich výdavkov

Zostavovanie rozpočtu je vo väčšine spoločností len odhadom. Minuloročné výdavky plus nejaké percento. Dúfam, že je to blízko.

AI predpovedá na základe skutočných modelov:

Analýza trendov: Ako sa výdavky zmenili v minulosti? Aké sú ich vzorce?
Sezónnosť: Ktoré kategórie majú sezónne výkyvy? Kedy dochádza k prudkým nárastom?
Zmluvné záväzky: Aké výdavky ste povinní vynaložiť na základe existujúcich zmlúv?
Rastové faktory: Obchodný rast. Zmeny v počte zamestnancov. Plány na rozšírenie. Ako tieto skutočnosti ovplyvňujú výdavky?
Eskalácia cien: Zmluvné zvýšenie cien. Trhové trendy. Očakávaný vplyv inflácie.
Vplyv iniciatívy: Ako ovplyvnia plánované projekty alebo zmeny výdavky?

Získate prognózy výdavkov podľa kategórií, dodávateľov a oddelení. Lepšie rozpočtovanie. Včasné varovanie, keď výdavky prekračujú prognózu. Viditeľnosť toho, čo spôsobuje zmeny.

Financie sa pýtajú: "Prečo sú výdavky za 3. štvrťrok o $200K vyššie ako rozpočet?" Môžete odpovedať pomocou údajov, nie dohadov.

Čo to pre vás znamená

Pre CPO a vedúcich pracovníkov v oblasti obstarávania

Získate viditeľnosť výdavkov, ktorú ste vždy chceli, ale nikdy ste nemali čas ju vytvoriť.

Jasný prehľad o výdavkoch: Vedieť, kam peniaze smerujú. Podľa kategórie. Podľa dodávateľa. Podľa oddelenia. V reálnom čase.
Kvantifikované možnosti úspor: Nie predtuchy. Konkrétne príležitosti s pripojenými sumami v dolároch.
Údaje na vedenie rokovaní: Referenčné hodnoty trhu. Koncentrácia výdavkov. Cenové rozdiely. Dôkazy o lepších ponukách.
Strategické riadenie kategórií: Určite, ktorým kategóriám je potrebné venovať pozornosť. Stanovte priority úsilia na základe veľkosti príležitostí.
Metriky výkonnosti verejného obstarávania: Sledujte dosiahnuté úspory. Dodržiavanie zmluvy. Maverick výdavky. Trendy v oblasti nákladov na kategóriu.

Pre manažérov obstarávania a nákupcov

Viete, na čo sa máte zamerať, aby ste dosiahli maximálny účinok.

Vedieť, kam idú peniaze: Bez toho, aby ste strávili týždne vytváraním správ. Okamžité odpovede na otázky týkajúce sa výdavkov.
Zamerajte sa na kategórie s vysokým vplyvom: Zistite, v ktorých kategóriách sú najväčšie možnosti úspor. Stanovte strategické priority.
Ciele konsolidácie dodávateľov: Zistite, kde máte príliš veľa dodávateľov a čo by sa dalo ušetriť konsolidáciou.
Viditeľnosť dodržiavania zmluvy: Pozrite sa, kde sa zmluvné podmienky nepoužívajú. Podporte prijatie.
Príprava na rokovanie: Do diskusií s dodávateľmi vstupujte s údajmi o výdavkoch a trhových súvislostiach.

Pre finančné tímy

Získate transparentnosť výdavkov a presnosť rozpočtu, akú ste nikdy nemali.

Lepšia presnosť rozpočtu: Predpovede založené na skutočných výdavkoch, nie na odhadoch.
Odôvodnené investície do verejného obstarávania: zdokumentované možnosti úspor, ktoré odôvodňujú zdroje na obstarávanie.
Zdokumentované úspory: Sledovanie realizovaných úspor z iniciatív v oblasti verejného obstarávania. Ukážte návratnosť investícií.
Analýza odchýlok: Pochopte, čo je príčinou zmien výdavkov. Skutočné dôvody, nie teórie.
Kontrola nákladov: Včasné varovanie, keď výdavky prekračujú rozpočet. Čas konať, kým nie je neskoro.

Čo AI neurobí

Ujasnime si, čo analýza výdavkov AI nie je.

Umelá inteligencia nezachytáva úspory automaticky. Identifikuje príležitosti. Ľudia musia na základe nich konať. Vyjednávať s dodávateľmi. Konsolidovať objem. Presadzovať dodržiavanie zmlúv.

Umelá inteligencia nerozumie kontextu bez ľudského vstupu. Niekedy sú vyššie ceny odôvodnené kvalitou, službami alebo strategickými vzťahmi. Niekedy fragmentácia dodávateľov slúži svojmu účelu. Umelá inteligencia označí čísla, vy použijete obchodný úsudok.

Umelá inteligencia nevyrieši zlé procesy obstarávania. Ak sú vaše procesy pomalé a ľudia ich obchádzajú, analýza výdavkov ukáže problém. Jeho náprava si však vyžaduje zlepšenie procesov, nielen analýzu.

Umelá inteligencia zviditeľňuje výdavky. Ukazuje, kde existujú príležitosti. Kvantifikovať potenciálne úspory. Sledovanie pokroku.

Váš tím pre verejné obstarávanie musí ešte vykonať prácu. Ale robia ju na základe jasných pokynov, nie dohadov.

Skutočné výsledky analýzy výdavkov pomocou umelej inteligencie

Ako to vyzerá v praxi:

Nepretržitý prehľad o výdavkoch: Už žiadne štvrťročné projekty analýzy výdavkov. Kategorizácia a vykazovanie v reálnom čase. Okamžité odpovede na otázky.

Identifikácia úspor: Typické spoločnosti nájdu 8-15% príležitosť na úspory už pri prvej analýze. Nie všetky sú realizovateľné, ale je ich dosť na to, aby ospravedlnili vynaložené úsilie.

Rýchlejšia stratégia kategórie: Identifikácia príležitostí v kategórii, ktorá trvala týždne, teraz trvá niekoľko dní. Viac strategicky riadených kategórií.

Lepšie rokovania: Kupujúci vstupujú do diskusií s údajmi. Lepšie výsledky, keď poznáte svoje výdavky, trhové sadzby a pákové efekty.

Maverick znižovanie výdavkov: Viditeľnosť je hnacím motorom zlepšovania. Keď meriate a nahlasujete maverick výdavky, znižujú sa. Zvyčajne sa časom zníži o 30-50%.

Nejde o nahradenie tímov obstarávania umelou inteligenciou. Ide o to poskytnúť im prehľad a nástroje, ktoré im umožnia byť strategickejšími.

Ste pripravení zistiť, kam idú vaše peniaze?

Údaje o výdavkoch každej spoločnosti sú iné. Rôzne systémy. Rôzne štruktúry. Rôzne kategórie, ktoré sú pre vašu firmu dôležité.

Nepredávame univerzálne nástroje na analýzu výdavkov. Skúmame vaše špecifické zdroje údajov a vzory výdavkov. Vytvoríme kategorizáciu, ktorá zodpovedá tomu, ako spravujete kategórie. Vytvárame reporty a upozornenia, ktoré odpovedajú na vaše špecifické otázky.

Nesľubujeme, že nájdete miliónové úspory. Len jasný prehľad o tom, kde míňate peniaze a kde sú príležitosti.

Porozprávajme sa o vašich potrebách v oblasti analýzy výdavkov

Späť na Sourcing & Procurement AI