AI pre audit a dodržiavanie predpisov: Priebežné monitorovanie namiesto paniky v čase
Audity sú stresujúce. Audítori prichádzajú. Musíte nájsť podpornú dokumentáciu k tisícom transakcií. Testujte kontroly. Dokázať, že boli dodržané procesy. Vysvetliť výnimky.
Snažíte sa zhromaždiť dôkazy. Vytiahnite vzorky. Vytvorte audítorské súbory. Odpovedajte na otázky. Dúfajte, že sa nič závažné nezistí.
Vnútorné kontroly je potrebné neustále monitorovať. Rozdelenie povinností. Pracovné postupy schvaľovania. Prístupové práva. Preskúmanie záznamov v denníku. Väčšina spoločností kontroluje raz ročne počas auditu. Problémy sa neodhalia celé mesiace.
Predpisy sa neustále menia. Nové účtovné štandardy. Aktualizované daňové predpisy. Odvetvové požiadavky. Niekto musí sledovať, čo sa vás týka, a zabezpečiť ich dodržiavanie.
Ide o kontrolnú prácu. Detekcia vzorov. Identifikácia výnimiek. Monitorovanie pravidiel. Umelá inteligencia je vytvorená presne na toto.
AI nenahrádza audítorov ani úsudok. Priebežne monitoruje transakcie. Označuje výnimky, keď k nim dôjde. Automaticky pripravuje dokumentáciu. Umožňuje nájsť problémy včas namiesto ich objavenia počas auditu.
Výzva auditu a dodržiavania predpisov
Tradičný audit a dodržiavanie súladu s predpismi sa vykonáva v čase:
Ročný audit:
Objavia sa audítori. Otestujte vzorku transakcií. Pozrite sa na zostatky na konci mesiaca alebo roka. Skontrolujte, či boli dodržané procesy. Všetky problémy, ktoré zistia, sa stali pred niekoľkými mesiacmi. Je už neskoro na jednoduchú nápravu.
Štvrťročné recenzie:
O niečo častejšie, ale stále v čase. Pohľad späť. Zisťovanie problémov po tom, čo už ovplyvnili vaše finančné výsledky.
Kontrolné testovanie:
Otestujte vzorku 25 alebo 50 transakcií. Dúfajte, že vzorka reprezentuje celú populáciu. Dúfajte, že v ostatných tisícoch transakcií nič neprešlo.
Manuálne monitorovanie:
Kontrolóri a účtovní manažéri vykonávajú námatkovú kontrolu. Skontrolujte záznamy v denníku. Hľadajte neobvyklé transakcie. Nemôžu však skontrolovať všetko. Spoliehajú sa na výber vzoriek a úsudok.
Sledovanie súladu:
Niekto musí sledovať regulačné zmeny. Určiť vplyv. Aktualizovať procesy. Vyškoliť zamestnancov. Je toho veľa, s čím treba držať krok.
Výsledok: Problémy sa skrývajú až do auditu. Kontroly nemusia fungovať tak, ako mali, celé mesiace, kým si to niekto všimne. Problémy so súladom sa hromadia.
Umelá inteligencia to mení z pravidelnej kontroly na nepretržité monitorovanie.
Čo robí AI pre audit a dodržiavanie predpisov
Priebežné monitorovanie transakcií
Namiesto výberu vzoriek kontroluje umelá inteligencia každú transakciu. Nie mesačne. Nie štvrťročne. Priebežne.
Monitorovanie založené na pravidlách:
Definujete pravidlá. Umelá inteligencia podľa nich kontroluje každú transakciu:
- Zápisy v denníku nad $50K potrebujú schválenie
- Správy o výdavkoch presahujúce limity politiky musia byť podpísané riaditeľom
- Platby predajcom bez PO potrebujú vysvetlenie
- Vnútropodnikové transakcie musia byť vyvážené
- Vykazovanie výnosov sa musí riadiť kritériami
Porušené pravidlo? AI ho okamžite označí. Nie počas kontroly v nasledujúcom mesiaci. Práve teraz.
100% testovanie, nie odber vzoriek:
Audítori testujú vzorky, pretože manuálne testovanie všetkého je nemožné. Umelá inteligencia testuje všetko. Každú jednu transakciu. Každý deň.
Ak sa vyskytne problém, okamžite ho nájdete. Ak nie je, máte dôkaz, že kontroly fungujú pre celú populáciu, nielen pre vzorku.
Upozornenia v reálnom čase:
Zistený problém? Oznámenie sa odošle okamžite. E-mail, Slack, Teams, mobilný push. Čokoľvek, čo vyhovuje vášmu tímu. Problémy sa riešia, kým sú čerstvé a dajú sa opraviť.
Automaticky detekuje anomálie
Niektoré problémy neporušujú konkrétne pravidlá. Sú len nezvyčajné. Umelá inteligencia si ich všimne.
Štatistické anomálie:
Výška transakcie je 3 štandardné odchýlky od priemeru pre tento účet. Mohlo by to byť legitímne. Môže ísť o chybu. Stojí za to to skontrolovať.
Zlomy vzorov:
Tomuto dodávateľovi sa zvyčajne vypláca $5,000-$7,000 mesačne. Tento mesiac je to $25,000. Čo sa zmenilo?
Časové anomálie:
Veľký záznam v denníku uverejnený v posledný deň štvrťroka o 23:47. Mohlo by to byť v poriadku. Môže ísť o riadenie zisku. Označte na preskúmanie.
Anomálie vo vzťahoch:
Príjmy sa zvýšili o 20%, ale náklady na prepravu zostali nezmenené. Zvyčajne sa pohybujú spoločne. Prečo nie tentoraz?
Anomálie v správaní používateľov:
Tento používateľ zvyčajne uverejňuje 5 až 10 záznamov do denníka za mesiac. Tento mesiac ich zverejnil 47. Čo sa deje?
AI neobviňuje. Označuje. "Toto vyzerá nezvyčajne. Niekto by to mal skontrolovať." Váš tím to prešetrí a buď potvrdí, že je to v poriadku, alebo zachytí problém.
Automatické testy kontrol
Vnútorné kontroly je potrebné testovať. Zvyčajne sa vykonáva raz ročne alebo štvrťročne výberom vzoriek. UI sa testuje priebežne.
Rozdelenie povinností:
Umelá inteligencia kontroluje: Vytvorila a schválila to tá istá osoba? Objednávala a prijímala tá istá osoba? Zadala a zaúčtovala rovnaká osoba? Porušenia sú okamžite označené.
Pracovné postupy schvaľovania:
Bol pred spracovaním získaný súhlas? Vydala súhlas oprávnená osoba? Bola suma schválenia dostatočná vzhľadom na veľkosť transakcie? Každá transakcia sa skontrolovala.
Kontrola prístupu:
Kto má k čomu prístup? Rozšíril sa niekomu prístup nad rámec jeho úlohy? Sú prepustení zamestnanci stále aktívni v systémoch? AI monitoruje nepretržite.
Zosúladenie s predpismi:
Sú účty odsúhlasované včas? Sú odsúhlasenia kontrolované? Sú odsúhlasované položky okamžite zúčtované? AI to všetko sleduje.
Súlad s politikou:
V zásadách výdavkov je uvedené stravovanie v rámci $75. Niekto predloží $120. Zásady hovoria, že zahraničné cesty musia byť schválené viceprezidentom. Niekto si ju zaúčtuje bez neho. UI zachytí porušenie zásad.
Výsledok: Výsledok: Viete, že ovládacie prvky fungujú, alebo presne viete, ktoré nefungujú, a môžete ich okamžite opraviť.
Pripravuje dokumentáciu k auditu
Keď prídu audítori, požiadajú o dokumentáciu. AI ju má pripravenú.
Automatické auditné záznamy:
Pri každej transakcii AI dokumentuje:
- Kto a kedy ho vytvoril
- Kto a kedy ju schválil
- Aké podklady existujú
- Aké kontroly boli testované a aké boli ich výsledky
- Všetky výnimky a spôsob ich riešenia
Kompletná trasa. Nie je potrebné ručné zaznamenávanie.
Organizované dôkazy:
Audítori chcú vidieť transakcie podľa typu? Podľa sumy? Podľa dátumu? UI všetko usporiada tak, ako chcú. Žiadne prehrabávanie sa v súboroch.
Správy o výnimkách:
Tu sú uvedené všetky transakcie, ktoré porušili kontroly. Tu je uvedené, ako bola každá z nich vyriešená. Tu je schválenie zrušenia zásad. Všetko zdokumentované a usporiadané.
Výsledky kontrolných testov:
Testovali ste každú transakciu, nie vzorku. Tu je metodika testovania. Tu sú výsledky. Tu je dôkaz, že kontroly fungujú. Nie je potrebná extrapolácia zo vzoriek.
Podporné dokumenty:
Je pre túto transakciu potrebná faktúra? AI ju má prepojenú. PO? Prepojená. Schvaľovací e-mail? Prepojené. Potvrdenie o prijatí? Prepojené. Všetko na jednom mieste.
Namiesto dvoch týždňov strávených zhromažďovaním audítorskej dokumentácie strávite dve hodiny preskúmaním toho, čo už AI zostavila.
Sleduje regulačné zmeny
Predpisy sa neustále menia. AI vám pomôže držať krok.
Monitoruje relevantné zdroje:
Výroky FASB. Aktualizácie IRS. Oznámenia regulátora odvetvia. Štátne daňové zmeny. AI monitoruje zdroje relevantné pre vaše podnikanie.
Filtre pre to, čo je dôležité:
Nie všetky zmeny sa vás týkajú. AI identifikuje, čo je relevantné na základe vášho odvetvia, štruktúry a operácií.
Zhrnutie vplyvu:
Nový štandard účtovania lízingu? AI sumarizuje, čo sa zmenilo a ako to môže ovplyvniť vaše finančné výsledky. Nie je to právne poradenstvo, ale informované zhrnutie.
Vlajky termíny:
Dátumy účinnosti. Lehoty na dosiahnutie súladu. Požiadavky na podanie. AI sleduje dôležité dátumy, aby sa nič nezmeškalo.
Navrhuje zmeny procesov:
Na základe regulačných zmien umelá inteligencia navrhuje, ktoré procesy by mohli vyžadovať aktualizáciu. Východiskový bod pre plánovanie súladu vášho tímu.
Na interpretáciu a implementáciu stále potrebujete odborné znalosti. Ale umelá inteligencia vám zaručí, že sa o zmenách dozviete včas a nič vám neunikne.
Identifikuje indikátory rizika podvodu
Umelá inteligencia nemôže dokázať podvod. Môže však označiť vzory, ktoré si vyžadujú vyšetrovanie.
Neobvyklé modely transakcií:
Faktúry predajcov tesne pod prahovými hodnotami na schválenie. Opakované zaokrúhlené sumy v dolároch. Transakcie počas víkendov alebo sviatkov. Poradové čísla faktúr od rôznych dodávateľov.
Behaviorálne červené vlajky:
Prístup používateľa k systémom v neobvyklom čase. Neobvyklý objem manuálnych záznamov v denníku. Prekonanie kontrolných mechanizmov. Prístup do systémov nad rámec bežnej úlohy.
Červené vlajky predajcu:
Nový dodávateľ bez výberového konania. Adresa dodávateľa sa zhoduje s adresou zamestnanca. Viacero dodávateľov s rovnakým bankovým účtom. Dodávateľ, ktorý len vystavuje faktúry, ale nikdy nedodáva.
Finančné varovné signály:
Úpravy zásob sa vždy zapisujú nadol, nikdy nie nahor. Vrátenie tržieb hneď po skončení štvrťroka. Reklasifikácie medzi účtami ku koncu obdobia.
Tie nič nedokazujú. Ale stojí za to ich preskúmať. UI na ne upozorňuje, aby sa neskrývali v tisícoch bežných transakcií.
Čo to pre vás znamená
Pre finančných riaditeľov a vedúcich pracovníkov
Lepšie sa vyspite pred výzvami na predloženie výsledkov:
Ak sa kontroly monitorujú priebežne a problémy sa zachytia včas, je menej prekvapení. Menej paniky typu "počas prípravy auditu sme našli problém".
Nižšie náklady na audit:
Ak je dokumentácia usporiadaná a kontroly sa priebežne testujú, audity sú rýchlejšie. Rýchlejšie audity stoja menej. Niektoré spoločnosti ušetria 30-50% na poplatkoch za audit.
Lepšie interné kontroly:
Point-in-time testovanie zobrazuje len kontroly, ktoré fungovali pre vzorku. Priebežné monitorovanie ukazuje, že fungujú pre všetko. Lepšie dôkazy. Vyššia dôvera.
Včasné odhalenie problému:
Problémy nájdete za niekoľko dní, nie mesiacov. Opravte ich, kým sú malé. Vyhnite sa závažným nedostatkom, ktoré si vyžadujú zverejnenie.
Dôvera v dodržiavanie právnych predpisov:
Vedzte, že ste si vedomí príslušných zmien. Viete, že sa sledujú termíny. Vedieť, že procesy sú aktualizované. Menej obáv, že niečo dôležité zmeškáte.
Pre kontrolórov a manažérov účtovníctva
Prestaňte sa počas auditu hádať:
Dokumentácia je pripravená. Kontrolné testovanie je hotové. Existujú správy o výnimkách. Namiesto kompilácie vykonáte kontrolu.
Včasné zachytenie chýb:
Nesprávny kód GL? Okamžite zachytené. Chýba schválenie? Zachytené okamžite. Opravte to hneď namiesto neskoršieho vysvetľovania audítorom.
Dôkazy, že kontroly fungujú:
Nie "otestovali sme 25 transakcií a prešli". Namiesto toho "testovali sme všetkých 15 000 transakcií a tu sú výsledky."
Zamerajte sa na zlepšovanie, nie na hasenie požiarov:
Ak sú problémy označené okamžite, odstraňujete ich základné príčiny namiesto neustáleho objavovania nových problémov.
Lepšie podávanie správ manažmentu:
Predkladať finančnému riaditeľovi a výboru pre audit správy o účinnosti kontroly na základe skutočných údajov, nie odhadov zo vzoriek.
Pre audítorov (interných a externých)
Lepšie dôkazy z auditu:
Testovanie populácie namiesto odberu vzoriek. Úplné auditné záznamy. Organizovaná dokumentácia. Ide o lepšie dôkazy pre audítorské stanoviská.
Rýchlejšie audity:
Menej času na zhromažďovanie informácií. Viac času na posúdenie a rizikové oblasti. Audity sa dokončia rýchlejšie.
Zamerajte sa na oblasti posudzovania:
Vykonáva sa rutinné kontrolné testovanie. Venujte čas odhadom, oceňovaniu, oblastiam manažérskeho posúdenia. Vykonávajte audítorskú prácu s vyššou hodnotou.
Možnosti priebežného overovania:
Pre interný audit to umožňuje programy nepretržitého uisťovania. Monitorovanie počas celého roka namiesto pravidelných auditov.
Bežné scenáre auditu a dodržiavania predpisov
Monitorovanie oddelenia povinností
Vaše zásady: Tá istá osoba nemôže vytvárať a schvaľovať faktúry.
AI monitoruje každú faktúru:
- Faktúra vytvorená používateľom A
- Faktúra schválená používateľom A
- Zistené porušenie oddelenia povinností
- Upozornenie odoslané správcovi účtovníctva
- Manažér vyšetruje: Používateľ A zastúpil niekoho na dovolenke a zabudol na iné schválenie
- Faktúra presmerovaná príslušnému schvaľovateľovi
- Incident zaznamenaný na účely diskusie o kontrolných nedostatkoch
Problém bol zachytený a okamžite odstránený. Nezistený počas auditu na konci roka.
Zisťovanie neobvyklých záznamov v denníku
UI monitoruje záznamy v denníku:
- Veľký ručný záznam v denníku zaúčtovaný v posledný deň štvrťroka
- Zápis sa zruší prvý deň nasledujúceho štvrťroka
- Vstup má minimálnu dokumentáciu
- Vzor zodpovedá ukazovateľom rizika riadenia zisku
- Označené na preskúmanie kontrolórom
- Kontrolór vyšetruje: Oprávnené časové rozlíšenie známeho výdavku, nedostatočná dokumentácia
- Získaná a priložená dodatočná dokumentácia
- Záznam skontrolovaný a schválený so spätnou platnosťou
Legitímny vstup, ale AI zachytila nedostatky v dokumentácii skôr ako audit.
Predchádzanie podvodom u hlavného predajcu
Do systému bol pridaný nový predajca:
- Umelá inteligencia kontroluje adresu dodávateľa s adresami zamestnancov
- Nájdená zhoda: adresa predajcu sa zhoduje s domácou adresou úradníka AP
- Okamžité upozornenie kontrolóra a finančného riaditeľa
- Začalo sa vyšetrovanie
- Ukázalo sa, že zamestnanec vytvoril falošného dodávateľa, aby predložil falošné faktúry
- Podvody zastavené pred spracovaním prvej platby
Bez monitorovania umelou inteligenciou by to mohlo zostať neodhalené celé mesiace alebo roky.
Príprava auditu
Audítori prichádzajú na ročný audit:
- Žiadosť o zoznam PBC (poskytnutý klientom)
- AI generuje väčšinu PBC automaticky:
- Skúšobná bilancia? Vygenerované.
- Vedúce rozvrhy? Vytvorené.
- Vzorka transakcií podľa kategórie? Generované.
- Výsledky kontrolných testov? Už sa vykonali pre 100% populácie.
- Správy o výnimkách? Pripravené.
- Podporná dokumentácia? Usporiadaná a prepojená.
To, čo predtým trvalo dva týždne, sa teraz skontroluje a dokončí za dva dni.
Čo AI nedokáže
Umelá inteligencia je výkonná pri monitorovaní a dokumentácii. Má však jasné limity:
Nemôže vynášať právne rozsudky:
Je toto účtovanie v súlade s GAAP? Mali by sme to zverejniť? Tieto otázky si vyžadujú účtovné odborné znalosti a úsudok.
Nemôže navrhnúť ovládacie prvky:
Umelá inteligencia môže otestovať, či kontroly fungujú. Nemôže navrhnúť, aké ovládacie prvky by ste mali mať. To si vyžaduje pochopenie vášho podnikania a rizík.
Nemôže poskytovať audítorské stanoviská:
Audítori poskytujú stanoviská na základe odborného úsudku. AI poskytuje dôkazy a výsledky testovania. Stanovisko si vyžaduje ľudskú odbornosť.
Nedokáže interpretovať zložité predpisy:
Umelá inteligencia dokáže označiť regulačné zmeny a zhrnúť ich. Presné určenie toho, ako sa vzťahujú na vašu konkrétnu situáciu, si vyžaduje odborné znalosti.
Nemôže dokázať podvod:
AI označuje podozrivé vzory. Vyšetrovanie a dokazovanie si vyžaduje ľudskú analýzu, rozhovory a úsudok.
Nemôže nahradiť riadenie:
Výbory pre audit. Dohľad správnej rady. Zodpovednosť manažmentu. Tieto funkcie zostávajú ľudskými funkciami. Umelá inteligencia ich podporuje, ale nenahrádza.
AI výborne zvláda kontrolu, monitorovanie a dokumentáciu. Odborné znalosti, úsudok a zodpovednosť zostávajú na ľuďoch.
Začíname
Začnite s oblasťou s najvyšším rizikom alebo najvyšším úsilím:
Najskôr vyberte jednu kontrolu, ktorú budete monitorovať:
Rozdelenie povinností? Pracovné postupy schvaľovania? Súlad s politikou? Vyberte si jednu z nich, ktorá je dôležitá a jasne definovaná. Dokážte, že monitorovanie AI funguje.
Definujte jasné pravidlá:
AI potrebuje jasné pravidlá na monitorovanie. "Výdavky by mali byť primerané" je príliš vágne. "Výdavky na stravovanie nad $75 vyžadujú súhlas riaditeľa" je jasné.
Začnite s upozorneniami pre malú skupinu:
Na začiatku nezaplavujte všetkých upozorneniami. Upozornenia smerujte na kontrolóra alebo malý tím. Vylaďte pravidlá. Znížte počet falošných poplachov. Potom ich rozšírte.
Zdokumentujte výhody:
Sledujte, koľko problémov bolo zachytených. Ako skoro boli zachytené. Koľko času sa ušetrilo pri audite. Zostavte obchodný prípad pre rozšírenie.
Postupne sa rozširujte:
Pridanie ďalších ovládacích prvkov na monitorovanie. Pridajte ďalšie pravidlá. Pridajte viac osôb prijímajúcich upozornenia. Vytvorte komplexné monitorovanie v priebehu času.
Spolupráca s audítormi:
Ukážte im, čo robíte. Získajte ich podnety. Ocenia populačné testovanie viac ako výber vzoriek. To môže znížiť rozsah auditu a náklady.
Priebežné monitorovanie sa neuskutoční zo dňa na deň. Môžete však začať s malými krokmi a postupne ich budovať.
Ste pripravení na nepretržité monitorovanie namiesto paniky v čase?
Každá spoločnosť má iné riziká. Rôzne kontroly. Rôzne požiadavky na audit. Rôzne predpisy.
Nepredávame všeobecné kontrolné zoznamy zhody. Venujeme sa vašim konkrétnym kontrolám. Vaše riziká. Vaše požiadavky na audit.
Potom vytvoríme monitorovanie AI, ktoré vyhovuje vášmu prostrediu. Rovnaké ovládacie prvky, aké máte teraz. Len monitorované nepretržite namiesto pravidelných kontrol.
Začneme jednou oblasťou. Dokážeme, že nepretržité monitorovanie funguje. Potom ho rozšírime. Praktická automatizácia dodržiavania predpisov, ktorá znižuje riziko a šetrí čas.
Poraďte sa s nami o vašich potrebách v oblasti auditu a dodržiavania predpisov
