AI pre nákupné požiadavky a objednávanie: Zrýchlenie nákupného procesu
Nákupné požiadavky a objednávanie by mali byť jednoduché. Niekto niečo potrebuje. Požiada o to. Žiadosť sa schváli. Objednávka sa odošle. Hotovo.
Nie je to však jednoduché. Požiadavky ležia v schránkach a čakajú na schválenie. Nákupcovia ručne spracovávajú bežné objednávky. Ľudia nevedia, ktorého dodávateľa majú použiť. Objednávky idú k nezmluvným dodávateľom, pretože schvaľovací proces je príliš pomalý.
Výsledok? Tímy verejného obstarávania sú zahltené transakčnou prácou. Maverick spending because people bypass the system. Úniky zmlúv, pretože objednávky sa neriadia dohodnutými podmienkami.
AI to napravuje. Automaticky spracúva štandardné požiadavky. Inteligentne smeruje schvaľovanie. Zabezpečuje, aby sa objednávky riadili zmluvnými podmienkami. Proces je taký rýchly, že ho ľudia skutočne používajú.
Prečo sú procesy od nákupu k platbe pomalé
Procesy od požiadavky k objednávke sú vo väčšine spoločností nefunkčné. Nie preto, že by tímy obstarávania zle vykonávali svoju prácu. Pretože tento proces vyžaduje príliš veľa manuálnej práce.
Niekto predloží žiadosť. Nákupca ju musí skontrolovať. Skontroluje, či je v súlade so zásadami. Určite, kto ju má schváliť. Presmerujte ju správnemu schvaľovateľovi. Počkajte na schválenie. Potom ručne vytvorte objednávku. Vyberte dodávateľa. Opäť zadajte všetky údaje.
Pre štandardné, bežné objednávky. Zakaždým.
Nákupcovia trávia hodiny spracúvaním požiadaviek, ktoré sa riadia rovnakými vzormi. Kancelárske potreby. Štandardné komponenty. Opakujúce sa služby. Objednávky, ktoré nepotrebujú ľudskú expertízu, ale aj tak ju dostávajú, pretože proces si vyžaduje manuálne spracovanie.
Keď je proces pomalý, ľudia ho obchádzajú. Nakupujú priamo od dodávateľov. Používajú osobné kreditné karty. Vynechávajú schvaľovanie. Maverick výdavky nie sú zlomyseľné - sú to ľudia, ktorí sa snažia urobiť svoju prácu.
A verejné obstarávanie stráca kontrolu. Zmluvní dodávatelia nedostanú objem, ktorý im bol sľúbený. Vyjednané podmienky sa nevyužívajú. Prehľad o výdavkoch sa stráca.
Čo robí AI pre požiadavky na nákup a objednávanie
Umelá inteligencia neurýchľuje len proces objednávania. Robí ho inteligentným. Tu je návod, ako na to.
Automaticky spracováva požiadavky
Umelá inteligencia dostane požiadavku. Analyzuje, čo sa požaduje.
Je to štandardná položka? Umelá inteligencia ju pozná z predchádzajúcich objednávok. Overí požiadavku podľa zásad. Skontroluje dostupnosť rozpočtu. Potvrdí, že požadované informácie sú úplné.
Ak je všetko v poriadku, umelá inteligencia ju automaticky smeruje na schválenie. Pri bežných požiadavkách nie je potrebný zásah kupujúceho.
Ak niečo nie je v poriadku, umelá inteligencia označí konkrétne problémy:
- Chýbajúce nákladové stredisko alebo GL kód
- Prekročenie rozpočtovej hranice, ktoré si vyžaduje osobitné schválenie
- Položka nezodpovedá schváleným kategóriám
- Požadovaná dokumentácia nie je priložená
- Nejasné špecifikácie, ktoré je potrebné objasniť
Žiadateľ dostane okamžite jasnú spätnú väzbu. Nie všeobecné zamietnutie. Konkrétne problémy, ktoré treba odstrániť.
Štandardné požiadavky prechádzajú systémom v priebehu niekoľkých minút. Komplexné požiadavky sa presmerujú k nákupcom s informáciami o tom, čo je potrebné skontrolovať.
Inteligentné smerovanie schvaľovania
Pracovné postupy schvaľovania sú zložité. Rôzni schvaľovatelia pre rôzne sumy. Rôzne cesty pre rôzne kategórie. Rôzne pravidlá pre rôzne oddelenia.
Ľudia sú zmätení. Požiadavky sa dostanú k nesprávnemu schvaľovateľovi. Vracajú sa späť. Odkladajú sa, kým ľudia zistia, kto ich má vlastne schváliť.
Umelá inteligencia pozná pravidlá schvaľovania:
- Smerovanie na základe množstva: Pod $1 000 pripadá na jedného schvaľovateľa. Nad $10,000 je potrebný ďalší podpis.
- Smerovanie podľa kategórií: Nákupy IT potrebujú schválenie IT. Kapitálové vybavenie potrebuje finančnú kontrolu.
- Pravidlá ministerstva: Rôzne oddelenia majú rôzne úrovne delegovania a schvaľovacie reťazce.
- Politické výnimky: Nekatalógové položky. Nezazmluvnení dodávatelia. Osobitné požiadavky na schválenie.
- Logika substitúcie: Primárny schvaľovateľ nie je k dispozícii? Automaticky sa presmeruje na určeného náhradníka.
Každá požiadavka sa dostane k správnemu schvaľovateľovi hneď na prvýkrát. Žiadne zmätky. Žiadne zdržania, kým ľudia skontrolujú, kto má čo schváliť.
A schvaľovatelia? Tí dostanú kontext s každou požiadavkou. Čo sa objednáva. Prečo. Stav rozpočtu. Súlad so zmluvou. Či ide o rutinnú záležitosť, alebo je potrebné ju skontrolovať. V prípade potreby môžu rýchlo schváliť.
Navrhuje preferovaných dodávateľov
Niekto požaduje kancelárske potreby. Ktorého dodávateľa by ste mali použiť?
Vaša spoločnosť má troch zmluvných dodávateľov kancelárskych potrieb. Každý z nich má iné ceny za rôzne položky. Rôzne dodacie lehoty. Rôzne minimálne objednávky.
Kupujúci to vedia. Vyjednávali o zmluvách. Ale žiadatelia to nevedia. A nákupcovia nechcú ručne vyhľadávať, ktorý dodávateľ je najlepší pre každú zákazku.
Umelá inteligencia automaticky odporúča dodávateľov:
- Najlepšie ceny: Porovná zmluvné ceny požadovaných položiek od rôznych dodávateľov.
- Rýchlosť dodania: Faktory naliehavosti a času realizácie dodávateľa.
- Možnosť konsolidácie: Ak existujú ďalšie otvorené objednávky, navrhnite ich kombináciu, aby ste splnili požiadavky na minimálnu objednávku.
- Dodržiavanie zmluvy: Uprednostňuje dodávateľov, u ktorých je potrebné splniť objemové záväzky.
- Výkonnosť v minulosti: Zohľadňuje spoľahlivosť dodávok a históriu kvality.
Objednávka sa zašle dodávateľovi, ktorý vám poskytne najlepšiu cenu. Nie náhodne. Nie tomu, koho žiadateľ náhodou pozná. Dodávateľovi, s ktorým bola uzavretá zmluva a ktorý má pre danú zákazku najlepšie podmienky.
Zvyšuje sa dodržiavanie zmluvy. Vaše dohodnuté podmienky sa skutočne používajú. Dodávatelia plnia objemové záväzky, pretože objednávky prúdia tam, kam majú.
Overuje objednávky na základe zmlúv
O zmluvách ste rokovali z určitého dôvodu. Lepšie ceny. Dohodnuté podmienky. Množstevné zľavy. Ak však objednávky nezodpovedajú zmluvným podmienkam, o výhody prídete.
AI overuje každú objednávku na základe zmluvných podmienok:
- Overenie ceny: Je to zmluvná cena? Ak nie, označte ju a vysvetlite odchýlku.
- Dodržiavanie termínov: Objednávame v rámci dohodnutých minimálnych/maximálnych množstiev?
- Overenie zľavy: Uplatňujú sa zmluvné zľavy? Vypočítavajú sa objemové prestávky správne?
- Zodpovedajúci výrobok: Ide o zmluvnú položku alebo podobnú náhradu za inú cenu?
- Platobné podmienky: Používame dohodnuté platobné podmienky alebo iné podmienky?
Ak sa objednávka nezhoduje so zmluvou, systém AI ju označí ešte pred odoslaním objednávky.
Možno je cena vyššia, ako bolo dohodnuté. Možno dodávateľ "omylom" odstránil zľavu. Možno niekto objednáva nezmluvnú položku, hoci existuje zmluvná alternatíva.
Zachytíte ju skôr, ako za ňu zaplatíte. Nie počas odsúhlasovania faktúr, keď je už neskoro.
Nejde o nedôveru voči dodávateľom. Ide o to, aby sa podmienky, ktoré ste vyjednali, skutočne uplatňovali na každú objednávku.
Proaktívne sleduje stav objednávky
Objednávky sa odosielajú. Potom sa začnú otázky. "Kde je moja objednávka?" "Kedy príde?" "Potvrdil ju dodávateľ?"
Kupujúci tieto otázky kladú neustále. Kontrolujú systémy. Telefonujú dodávateľom. Posielajú e-maily. Aktualizácia stavu je práca na plný úväzok.
AI automaticky monitoruje stav objednávky:
- Potvrdenie dodávateľa: Potvrdil dodávateľ objednávku? Akceptoval dátum dodania? Upozornil na akékoľvek nezrovnalosti?
- Sledovanie výroby/odosielania: Je objednávka v súlade s harmonogramom? Bola odoslaná? Kde sa nachádza na ceste?
- Monitorovanie dodávok: Očakávaný dátum dodania sa blíži. Prišiel? Bola prijatá do skladu?
- Upozornenia na výnimky: Oneskorenia. Spätné objednávky. Problémy s kvalitou označené pri príjme. Nezrovnalosti v množstve.
- Proaktívna komunikácia: Automaticky aktualizuje žiadateľov. Eskaluje na kupujúcich len vtedy, keď je potrebný zásah.
Žiadatelia dostávajú aktualizácie stavu bez požiadania. Kupujúci sa zameriavajú na výnimky, nie na rutinné kontroly stavu.
Oneskorenie objednávky? Umelá inteligencia upozorní žiadateľa a kupujúceho skôr, ako sa niekto musí opýtať. Poskytuje kontext - prečo sa oneskorila, nový očakávaný dátum, či existujú alternatívy.
Problémy sa riešia proaktívne. Neobjaví sa, keď sa niekto spýta: "Hej, kde je tá objednávka, ktorú som zadal pred tromi týždňami?"
Čo to pre vás znamená
Pre CPO a vedúcich pracovníkov v oblasti obstarávania
Získate kontrolu a prehľad nad celým procesom od nákupu po objednávku.
- Vyššia miera dodržiavania zmlúv: Objednávky smerujú k zmluvným dodávateľom. Využívajú sa dohodnuté podmienky. Objemové záväzky sa plnia.
- Menej maverick výdavkov: Ak je schválený proces rýchly, ľudia ho využívajú namiesto toho, aby ho obchádzali.
- Rýchlejšie cykly obstarávania: Štandardné objednávky sa spracúvajú v priebehu niekoľkých minút, nie dní. Rýchlejšie plnenie obchodných potrieb.
- Lepšie prideľovanie zdrojov: Nákupcovia pracujú na komplexných nákupoch a rokovaniach, nie na bežnom spracovaní objednávok.
- Viditeľnosť výdavkov: Všetky objednávky prechádzajú systémom. Úplný prehľad o tom, čo sa nakupuje a od koho.
Pre manažérov obstarávania a nákupcov
Prestanete byť centrom na spracovanie požiadaviek a stanete sa strategickou funkciou.
- Prestaňte spracovávať bežné objednávky: Štandardné požiadavky sa automaticky spracúvajú. Vyriešite len to, čo potrebuje odbornosť.
- Zamerajte sa na komplexné nákupy: Čas na vyjednávanie. Riadenie vzťahov s dodávateľmi. Strategické obstarávanie.
- Lepšie využívanie zmlúv: Objednávky sa automaticky posielajú správnym dodávateľom za správnych podmienok.
- Menej kontroly stavu: Automatické sledovanie rieši bežné otázky. Vy sa sústredíte na výnimky.
- Jasné pracovné zaťaženie: Zistite, čomu je potrebné venovať pozornosť. To, čo je rutinná záležitosť, sa vybavuje automaticky.
Pre žiadateľov a podnikových používateľov
Dostanete to, čo potrebujete, rýchlejšie a bez problémov.
- Rýchlejšie objednávky: Štandardné požiadavky schválené a objednané v priebehu niekoľkých minút. Už žiadne dni čakania na bežné položky.
- Jasný stav: Viem, kde je vaša objednávka bez toho, aby som sa pýtal. Proaktívne aktualizácie o doručení.
- Jednoduchý postup: Jasné usmernenie o tom, čo je potrebné. Okamžitá spätná väzba, ak niečo nie je v poriadku.
- Lepšie služby: Automaticky navrhnutí preferovaní dodávatelia. Najlepšie dodacie lehoty a podmienky.
- Už žiadne obchádzky: Schválený proces je dostatočne rýchly na to, aby ste ho nemuseli obchádzať.
Čo AI neurobí
Ujasnime si, čo to nie je.
AI neschvaľuje nákupy. Schvaľujú ich ľudia. Umelá inteligencia len presmeruje požiadavky na správneho schvaľovateľa so správnymi informáciami.
Umelá inteligencia nenahrádza úsudok kupujúceho pri zložitých nákupoch. Noví dodávatelia. Neštandardné položky. Kapitálové vybavenie. Strategické nákupy. Tie potrebujú ľudské odborné znalosti.
Umelá inteligencia neodstraňuje všetku manuálnu prácu. Niektoré požiadavky sú zložité. Niektoré objednávky si vyžadujú špeciálnu manipuláciu. Niektoré situácie si vyžadujú ľudský úsudok o riziku, kvalite alebo výbere dodávateľa.
Umelá inteligencia sa stará o rutinu. Štandardné príkazy, ktoré sa riadia vzormi. 80% objednávok, ktoré nepotrebujú ľudskú odbornosť, ale v minulosti ju aj tak získali, pretože proces vyžadoval manuálne spracovanie.
Vaši kupujúci sa stále rozhodujú. Len sa rozhodujú o veciach, ktoré skutočne potrebujú ich odborné znalosti.
Skutočné výsledky z požiadaviek a objednávok AI
Ako to vyzerá v praxi:
70-80% automaticky spracovaných požiadaviek: Štandardné objednávky prechádzajú bez zásahu kupujúceho. Kupujúci sa zameriavajú na 20-30%, ktoré potrebujú odborné znalosti.
Skrátenie času schvaľovacieho cyklu o 50-70%: Požiadavky sa okamžite dostanú k správnemu schvaľovateľovi. Žiadny zmätok, žiadne oneskorenia, žiadne posúvanie sa späť.
Zvyšuje sa súlad so zmluvou 15-30%: Objednávky automaticky prúdia k zmluvným dodávateľom za zmluvných podmienok. Maverick výdavky klesajú.
Uvoľnenie kapacity kupujúcich: Hodiny denne získané z bežného spracovania objednávok. Čas presunutý na strategické obstarávanie a rokovania.
Lepšia používateľská skúsenosť: Dostatočne rýchle, aby ľudia používali systém namiesto hľadania obchádzok. Vyššie prijatie znamená lepší prehľad o výdavkoch.
Nejde o znižovanie počtu zamestnancov v oblasti verejného obstarávania. Ide o to, aby obstarávanie mohlo vykonávať viac strategickej práce s rovnakými zdrojmi.
Ste pripravení zrýchliť proces od nákupu k objednávke?
Každá spoločnosť má iný proces objednávania a objednávania. Vaše pracovné postupy schvaľovania odrážajú vašu organizačnú štruktúru. Vaša dodávateľská základňa má jedinečné charakteristiky. Vaše kategórie majú rôzne požiadavky.
Nepredávame všeobecnú automatizáciu obstarávania. Pozorujeme váš špecifický proces od požiadavky po objednávku. Identifikujeme, ktoré objednávky možno automatizovať a ktoré potrebujú ľudské skúsenosti. Vytvárame systémy, ktoré zodpovedajú skutočnému fungovaniu vašej organizácie.
Nesľubujeme, že všetko bude automatizované. Len praktická umelá inteligencia, ktorá sa postará o bežné objednávky, aby sa vaši nákupcovia mohli sústrediť na strategické obstarávanie.
