Váš tím obstarávania má príliš veľa práce. AI môže pomôcť.
Práca v oblasti obstarávania je práca sourcingu. Dodávatelia. Zmluvy. Objednávky. Schvaľovanie. Sledovanie výdavkov. Neustály cyklus hľadania, nákupu a riadenia.
Väčšina z nich sa riadi vzormi. Nájdite dodávateľa. Získajte cenové ponuky. Spracujte objednávku. Skontrolujte faktúru. Obnovenie zmluvy. Opakujte.
Umelá inteligencia je na to stvorená. Analyzuje dodávateľov rýchlejšie ako človek. Nikdy nezmešká obnovenie zmluvy. Všimne si možnosti úspor v údajoch, ktoré nikto nemá čas preskúmať.
Nenahrádza to váš tím pre verejné obstarávanie. Vďaka nemu je rýchlejší. Zvládne rutinu, takže sa vaši ľudia môžu sústrediť na strategické obstarávanie a vzťahy.
Realita práce vo verejnom obstarávaní v súčasnosti
Tímy verejného obstarávania sú vyťažené. Viac dodávateľov. Viac požiadaviek na dodržiavanie predpisov. Väčší tlak na znižovanie nákladov. Menej času na strategickú prácu.
Kupujúci trávia hodiny transakčnou prácou namiesto vyjednávania o lepších ponukách. Obnovenie zmlúv sa plíži. Údaje o výdavkoch ležia v systémoch, ale nikto ich neanalyzuje. Maverick spending happens because the process is too slow.
Príležitosti na úsporu sa premárnia. Dodávateľské riziká zostávajú nepovšimnuté. Všetci sú zaneprázdnení spracovaním, nie optimalizáciou.
Nie preto, že by ľudia neboli dobrí vo svojej práci. Pretože je jednoducho príliš veľa transakčnej práce a málo času na stratégiu.
Kde AI prináša skutočný rozdiel
Umelá inteligencia funguje najlepšie tam, kde sú k dispozícii údaje a vzory. Verejné obstarávanie má oboje.
Tu je päť oblastí, v ktorých umelá inteligencia prináša skutočné výsledky - nie humbuk, ale skutočné úspory a návrat času.
1. Zisťovanie a hodnotenie dodávateľov
Nájdenie dobrých dodávateľov si vyžaduje čas. Preskúmanie možností. Overenie kvalifikácie. Posúdenie rizík. Získanie cenových ponúk.
A zostať pri tých istých dodávateľoch, pretože "sme ich vždy používali"? To je ponechávanie peňazí na stole.
Čo robí umelá inteligencia
identifikuje potenciálnych dodávateľov.
Na základe vašich požiadaviek umelá inteligencia vyhľadá a navrhne dodávateľov, ktorých by ste možno nenašli. Nové možnosti pre lepšie ponuky.
Posudzuje riziko dodávateľa.
Finančná stabilita. História dodržiavania predpisov. Novinky a reputácia. Umelá inteligencia zhromažďuje informácie a označuje potenciálne riziká.
Skóre kvalifikácie dodávateľa.
Certifikáty. Schopnosti. Záznamy o dosiahnutých výsledkoch. AI automaticky vyhodnocuje dodávateľov na základe vašich kritérií.
Inteligentne porovnáva ponuky.
Nielen cena - celkové náklady. Podmienky. Ukazovatele kvality. Umelá inteligencia vám pomáha porovnávať jablká s jablkami.
monitoruje informácie o trhu.
Cenové trendy. Podmienky ponuky. Zmeny v odvetví. Umelá inteligencia sleduje trhové faktory, ktoré ovplyvňujú vaše rozhodnutia o zásobovaní.
Čo to pre vás znamená
- Pre CPO: Lepší výber dodávateľov. Nižšie riziko. Konkurencieschopnejšie ceny. Strategické obstarávanie namiesto reaktívneho nákupu.
- Pre manažérov verejného obstarávania: Rýchlejšie hodnotenie dodávateľov. Dôvera vo výber dodávateľa. Čas na vyjednávanie namiesto prieskumu.
- Pre podnik: Lepší dodávatelia. Lepšie ceny. Menej výpadkov dodávok.
Ďalšie informácie o AI pre vyhľadávanie a hodnotenie dodávateľov →
2. Požiadavky na nákup a objednávanie
Objednávky neustále prúdia. Požiadavky z každého oddelenia. Schvaľovanie, ktoré treba sledovať. Zákazky, ktoré treba vytvoriť. Potvrdenia, ktoré treba sledovať.
Ak je proces pomalý, ľudia ho obchádzajú. Stáva sa, že sa míňajú peniaze. Trpí dodržiavanie predpisov.
Čo robí umelá inteligencia
Automaticky spracováva požiadavky.
Štandardná požiadavka? AI overí, zašle na schválenie a vytvorí PO. Pri bežných objednávkach sa nevykonáva žiadna manuálna manipulácia.
Inteligentné smerovanie schvaľovania.
Na základe sumy, kategórie a zásad posiela AI žiadosti správnym schvaľovateľom. Žiadne nejasnosti v tom, kto čo schvaľuje.
Navrhuje preferovaných dodávateľov.
Pri bežných nákupoch odporúča AI zmluvných dodávateľov s najlepšími podmienkami. Integrovaná funkcia dodržiavania predpisov.
Overuje sa na základe zmlúv.
Je táto cena správna? Používame dohodnuté podmienky? UI kontroluje objednávky podľa zmluvných podmienok.
Sleduje stav objednávky.
Kde je moja objednávka? Kedy príde? Umelá inteligencia sleduje stav a aktívne upozorňuje na oneskorenie.
Čo to pre vás znamená
- Pre CPO: Vyššia miera dodržiavania zmlúv. Menej svojvoľných výdavkov. Rýchlejšie cykly obstarávania.
- Pre kupujúcich: Prestaňte spracovávať bežné objednávky manuálne. Zamerajte sa na zložité nákupy, ktoré si vyžadujú odborné znalosti.
- Pre žiadateľov: Rýchlejšie objednávky. Jasný stav. Jednoduchý proces, ktorý ľudia skutočne dodržiavajú.
Ďalšie informácie o AI pre nákupné požiadavky a objednávanie →
3. Riadenie zmlúv
Zmluvy sa hromadia. Zmluvy s dodávateľmi. Zmluvy o poskytovaní služieb. Licenčné zmluvy. Každá s inými podmienkami, dátumami a záväzkami.
Obnovenie sa zmešká. Na podmienky sa zabúda. Nikto nevie, na čom sme sa vlastne dohodli.
Čo robí umelá inteligencia
Automaticky extrahuje kľúčové výrazy.
Ceny. Zväzky. Doložky o ukončení zmluvy. Dátumy obnovenia. Umelá inteligencia číta zmluvy a vyberá to, čo je dôležité.
Sleduje dátumy obnovenia.
Blíži sa automatické obnovenie? Uzatvára sa okno na ukončenie zmluvy? AI vás upozorní pred uplynutím termínov.
Porovnáva zmluvné podmienky.
Ako sa táto zmluva porovnáva s ostatnými? S trhovými štandardmi? UI upozorňuje na odchýlky.
monitoruje dodržiavanie podmienok.
Plníme objemové záväzky? Dodržiava dodávateľ SLA? AI sleduje plnenie zmluvy.
Navrhuje body na rokovanie.
Na základe analýzy zmluvy a údajov o trhu identifikuje umelá inteligencia podmienky, ktoré je potrebné počas predlžovania presadiť.
Čo to pre vás znamená
- Pre CPO: Žiadne zmeškané obnovenie. Lepšia vyjednávacia pozícia. Prehľad o zmluvných záväzkoch.
- Pre manažérov verejného obstarávania: Zistite, čo obsahujú vaše zmluvy bez toho, aby ste museli čítať každú stranu. Pripravte sa na obnovenie zmlúv pomocou údajov.
- Pre podnik: Lepšie zmluvné podmienky. Zodpovednosť dodávateľov. Peniaze nezostávajú na stole.
Ďalšie informácie o AI pre správu zmlúv →
4. Analýza a optimalizácia výdavkov
Všade míňate peniaze. Ale kde presne? U ktorých dodávateľov? Za akých podmienok? Za aké ceny v porovnaní s trhom?
Bez viditeľnosti nemôžete optimalizovať. A manuálna analýza výdavkov? Na to nemá nikto čas.
Čo robí umelá inteligencia
Automaticky kategorizuje výdavky.
Každá transakcia je klasifikovaná. Podľa kategórií. Podľa dodávateľa. Podľa oddelenia. Čisté údaje bez manuálneho označovania.
Identifikuje možnosti úspor.
Rozdiely v cene tej istej položky. Dodávatelia si účtujú viac ako ostatní. Možnosti konsolidácie objemu. Umelá inteligencia nájde peniaze.
Zisťuje maverick výdavky.
Nákupy mimo zmlúv. Nepreferovaní dodávatelia. Porušenia pravidiel. UI odhalí výdavky, ktoré nie sú v súlade s predpismi.
Porovnanie s trhom.
Platíme príliš veľa? Ako sú na tom naše ceny? AI poskytuje kontext pre vaše výdavky.
Predpovede budúcich výdavkov.
Na základe vzorov a záväzkov umelá inteligencia odhaduje, koľko miniete. Lepšie zostavovanie rozpočtu.
Čo to pre vás znamená
- Pre CPO: Jasný prehľad o výdavkoch. Kvantifikované možnosti úspor. Údaje na vedenie rokovaní.
- Pre manažérov verejného obstarávania: Vedieť, kam idú peniaze, bez toho, aby ste museli podávať správy o stavbe. Zamerajte sa na kategórie s vysokým vplyvom.
- V oblasti financií: Lepšia presnosť rozpočtu. Oprávnené investície do obstarávania. Zdokumentované úspory.
Ďalšie informácie o AI pre analýzu a optimalizáciu výdavkov →
5. Výkonnosť dodávateľa a riadenie rizík
Ste závislí od dodávateľov. Keď zlyhajú oni, zlyháte aj vy. Oneskorené dodávky. Problémy s kvalitou. Finančné problémy. Porušovanie predpisov.
Manuálne monitorovanie každého dodávateľa? Nemožné. Ale ignorovať riziká? Nebezpečné.
Čo robí umelá inteligencia
monitoruje výkonnosť dodávateľov.
Dodanie načas. Metriky kvality. Reakcia. UI nepretržite sleduje údaje o výkonnosti.
Hodnotí vzťahy s dodávateľmi.
Na základe výkonnosti, rizika a hodnoty AI hodnotí dodávateľov. Zistite, kto plní a kto nie.
Zisťuje rizikové signály.
Finančné problémy? Negatívne správy? Problémy s dodržiavaním predpisov? AI monitoruje externé signály a včas vás upozorní.
Predpovedá prerušenie dodávok.
Na základe vzorov a vonkajších faktorov označí umelá inteligencia dodávateľov, ktorí majú pravdepodobne problémy.
Sleduje stav súladu.
Certifikáty sú aktuálne? Platné poistenie? Sú v súbore požadované dokumenty? AI monitoruje a upozorňuje na vypršanie platnosti.
Čo to pre vás znamená
- Pre CPO: Proaktívne riadenie rizík. Zodpovednosť dodávateľa na základe údajov. Chránený dodávateľský reťazec.
- Pre manažérov verejného obstarávania: Zistite, ktorých dodávateľov treba sledovať. Dôkazy pre náročné rozhovory s dodávateľmi.
- Pre podnik: Menej prerušení dodávok. Lepšia kvalita dodávateľov. Zníženie vystavenia riziku.
Dôležité: Umelá inteligencia poskytuje prehľad a analýzu, ale riadenie vzťahov s dodávateľmi stále vyžaduje ľudský úsudok. Strategické rozhodnutia o partnerstvách zostávajú na vašom tíme.
Ďalšie informácie o AI pre riadenie výkonnosti a rizík dodávateľov →
Čo AI neurobí
Ujasnime si limity.
AI nenahrádza odborníkov na verejné obstarávanie. Nevyjednáva zložité obchody. Nespravuje strategické vzťahy s dodávateľmi. Nerobí úsudky o kompromisoch medzi cenou, kvalitou a rizikom.
Zvládne rutinu. Výskum. Analýzu. Monitorovanie. Spracovanie transakcií.
Váš tím pre verejné obstarávanie stále vykonáva strategickú prácu. Len ju robia lepšie, pretože majú k dispozícii údaje a čas.
Spodná hranica
Tímy verejného obstarávania, ktoré dobre využívajú AI, nepracujú menej. Pracujú inak.
Namiesto vybavovania objednávok vyjednávajú lepšie ponuky. Namiesto hľadania údajov analyzujú a konajú. Namiesto reagovania na problémy dodávateľov im predchádza.
Výsledok:
- Identifikované a zachytené skutočné úspory
- Rýchlejšie cykly obstarávania
- Nižšie riziko dodávateľa
- Odborníci na verejné obstarávanie vykonávajúci prácu, ktorá skutočne potrebuje ich odborné znalosti
- Strategické obstarávanie namiesto transakčného nákupu
Nejde o výmenu vášho tímu. Ide o to, aby bol efektívnejší.
Ste pripravení zistiť, čo je možné?
Každý tím obstarávania je iný. Vaše kategórie nie sú rovnaké ako kategórie všetkých ostatných. Vaša dodávateľská základňa má svoje vlastné charakteristiky. Vaše priority závisia od vášho podnikania.
Nepredávame univerzálne riešenia. Venujeme sa vašim špecifickým výzvam v oblasti obstarávania. Identifikujeme, kde môže umelá inteligencia skutočne pomôcť. Vytvárame systémy, ktoré sa prispôsobia tomu, ako pracujete.
Žiadny humbuk. Žiadne sľuby, ktoré nemôžeme splniť. Len praktická umelá inteligencia, vďaka ktorej bude váš tím obstarávania efektívnejší.
Poďme si pohovoriť o vašich operáciách v oblasti obstarávania
