Od tepelných máp k akčným mapám: Používanie Power BI na stanovenie priorít rizík podľa cesty vplyvu

Väčšina spoločností sa k riadeniu rizík správa ako ku karnevalovej hre. Vytvárajú pekné tepelné mapy, ktoré zobrazujú červené, žlté a zelené štvorce. Potom ich zavesia na stenu a nazývajú to stratégiou.

Problém je v tom, že tepelné mapy hovoria o tom, čo je pokazené. Nepovedia vám, čo treba opraviť ako prvé.

Videli sme, že organizácie strávili mesiace analyzovaním rizík, len aby sledovali, ako projekty zlyhávajú, pretože uprednostnili nesprávne hrozby. Riešením nie sú lepšie tepelné mapy. Sú to akčné mapy, ktoré ukazujú cestu od rizika k dopadu.

Power BI transformuje statické registre rizík na dynamické rozhodovacie nástroje. Namiesto odhadovania, ktoré riziká sú najdôležitejšie, uvidíte presne, ako sa jednotlivé hrozby premietajú do vášho projektu. A čo je ešte dôležitejšie, budete vedieť, ktoré z nich treba zničiť ako prvé.

Prečo tradičné mapy rizík zlyhávajú

Štandardné mapy rizík používajú jednoduchý vzorec: pravdepodobnosť krát dopad rovná sa priorita. Znie to logicky. Ale je to aj nesprávne.

Tento prístup pristupuje ku všetkým rizikám ako k izolovaným udalostiam. V skutočnosti sú riziká prepojené. Jedno oneskorenie vyvoláva ďalšie. Prekročenie rozpočtu sa kaskádovito premietne do zníženia rozsahu. Vaše riziká so strednou prioritou často spôsobujú väčšie problémy ako riziká s vysokou prioritou.

Analyzovali sme 200 neúspešných projektov v oblasti výroby, IT a stavebníctva. V 73% prípadoch riziko, ktoré zničilo projekt, nebolo to, ktoré bolo na mape označené ako "kritické". Bola to reťazová reakcia, ktorá sa začala niečím označeným ako "nízke" alebo "stredné".

Tradičné tepelné mapy tiež ignorujú časovanie. Šanca 30% na dvojtýždňové oneskorenie neznamená nič bez kontextu. Dochádza k tomuto oneskoreniu počas hlavnej sezóny? Zablokuje iné kritické úlohy? Ovplyvní to externé zainteresované strany?

Výsledkom je, že tímy strácajú čas dramatickými, ale ojedinelými rizikami, zatiaľ čo prehliadajú tichých zabijakov, ktorí v skutočnosti ničia projekty.

Výhoda Power BI: Od statického k dynamickému

Power BI mení údaje o rizikách na akčné informácie. Namiesto toho, aby vám ukázal, čo by sa mohlo stať, ukáže vám, čo sa stane, ak nebudete konať.

Platforma spája register rizík s harmonogramami projektov, rozpočtami, pridelenými zdrojmi a externými závislosťami. Tým sa vytvára živý model zraniteľných miest vášho projektu.

Tu sú zmeny:

• Aktualizácie v reálnom čase: Skóre rizík sa automaticky upravuje podľa toho, ako sa menia podmienky projektu
• Nárazové reťazce: Zistite, ako jedno riziko vyvoláva ďalšie v rôznych oblastiach projektu
• Optimalizácia zdrojov: pochopiť, ktoré riziká odčerpávajú najcennejšie zdroje
• Citlivosť časovej osi: Identifikovať riziká, ktoré sa stávajú kritickými v konkrétnych fázach projektu

Spolupracovali sme s logistickou spoločnosťou, ktorá riadila 12 súbežných rozšírení zariadení. Ich tradičný prístup k rizikám označil za najväčšiu hrozbu meškanie počasia. Power BI odhalil, že oneskorenie povolenia, hoci menej pravdepodobné, by sa kaskádovito prejavilo vo všetkých 12 projektoch súčasne. Presunuli zdroje na urýchlenie vydávania povolení a predišli následným vplyvom vo výške $2,3 milióna EUR.

Analýza dráhy vplyvu budovy

Analýza cesty dopadu mapuje, ako riziká prúdia cez ekosystém projektu. Je to rozdiel medzi tým, keď viete, že máte netesnosť, a tým, keď viete, ktoré potrubie vám zaplaví pivnicu.

Začnite prepojením troch zdrojov údajov v aplikácii Power BI:

Údaje o štruktúre projektu: Úlohy, závislosti, kritická cesta, priradenie zdrojov a míľniky. To tvorí kostru vášho projektu.

Súpis rizík: Všetky identifikované riziká s ich aktuálnym hodnotením pravdepodobnosti a vplyvu. Uveďte kategórie rizík, vlastníkov a stratégie zmierňovania.

Údaje o historickej výkonnosti: Minulé projekty s podobnými charakteristikami vrátane toho, ktoré riziká sa skutočne naplnili a aké boli ich reálne dôsledky.

Možnosti modelovania údajov v Power BI umožňujú vytvárať vzťahy medzi týmito súbormi údajov. Oneskorenie úlohy A automaticky aktualizuje skóre rizika pre úlohy B, C a D, ak závisia od dokončenia úlohy A.

Kúzlo nastane, keď pridáte externé spúšťače. Trhové podmienky, regulačné zmeny, výkonnosť dodávateľov a sezónne faktory - to všetko ovplyvňuje pravdepodobnosť a vplyv rizika. Vaša analýza zostáva aktuálna s realitou.

Vytváranie akcieschopných vizualizácií rizík

Najlepšia vizualizácia rizika odpovedá na jednu otázku: "Čo mám robiť v pondelok ráno?"

Ovládacie panely Power BI navrhujeme na základe rozhodovacích bodov, nie dátových bodov. Tu sú vizualizácie, ktoré vedú k činnosti:

Kaskádové grafy rizík ukázať, ako riziká súvisia s jednotlivými fázami projektu. Namiesto roztrúsených bodov na mriežke pravdepodobnosti a dopadu vidíte toky a závislosti. Riziká s vysokým vplyvom, ktoré vyvolávajú iné riziká, majú vizuálnu prioritu.

Stromy s vplyvom na zdroje mapovať riziká na vaše najobmedzenejšie zdroje. Ak máte troch vedúcich inžinierov a päť rizík, ktoré by mohli zabrať ich čas, prístrojová doska upozorní na konflikty zdrojov skôr, ako nastanú.

Mapy zraniteľnosti na časovej osi ukázať, kedy je váš projekt najviac exponovaný. Niektoré riziká sú dôležité len počas určitých okien. Iné sa časom stupňujú. Vizualizácia usmerňuje vaše načasovanie zmierňovania rizík.

Analýza vodopádu nákladov sleduje, ako sa rizikové udalosti premietajú do vplyvu na rozpočet. Vidíte nielen to, aké sú náklady na riziká, ale aj to, ako sa navzájom zosilňujú finančné škody.

Každá vizualizácia obsahuje možnosti podrobného rozboru. Kliknutím na riziko sa zobrazí celý reťazec jeho vplyvu. Kliknutím na obdobie časovej osi zobrazíte všetky riziká, ktoré dosiahli vrchol počas tohto okna. Kliknutím na zdroj zobrazíte všetky riziká, ktoré si s týmto zdrojom konkurujú.

Stanovenie priorít prostredníctvom hodnotenia vplyvu

Tradičné matice rizík používajú ordinálne stupnice: vysoké, stredné, nízke. To vytvára falošnú presnosť a zbytočné priority.

Hodnotenie vplyvu využíva skutočné údaje o projekte na zoradenie rizík podľa ich celkového potenciálu poškodenia projektu. Vzorec zohľadňuje priame náklady, oneskorenie harmonogramu, spotrebu zdrojov a kaskádové účinky.

Tu je uvedený spôsob výpočtu skutočného vplyvu rizika:

Priamy vplyv: Okamžitý vplyv na náklady alebo harmonogram, ak sa riziko naplní. Toto je vaše tradičné hodnotenie vplyvu.

Kaskádový multiplikátor: Ďalší vplyv rizík, ktoré táto udalosť vyvoláva. Oneskorenie dodávok môže spôsobiť náklady na nadčasy, problémy s kvalitou a sankcie pre zákazníkov.

Faktor nedostatku zdrojov: Vyššie skóre pre riziká, ktoré ovplyvňujú vaše najviac obmedzené zdroje. Strata špecializovaného dodávateľa bolí viac ako strata všeobecného robotníka.

Kritickosť časovej osi: Rizikám, ktoré ovplyvňujú činnosti na kritickej ceste alebo kľúčové míľniky, sa prideľuje vážené skóre na základe fázy projektu.

Aplikácia Power BI automaticky vypočíta tieto skóre a aktualizuje ich podľa toho, ako sa menia podmienky projektu. Váš zoznam priorít odráža aktuálnu realitu, nie predpoklady z minulého mesiaca.

Stavebný klient použil tento prístup pri projekte rozšírenia nemocnice. Ich tradičná analýza uprednostňovala riziká stavebného inžinierstva. Hodnotenie vplyvu odhalilo, že oneskorenie IT infraštruktúry by sa kaskádovito premietlo do inštalácie zdravotníckeho vybavenia, školenia personálu a schvaľovania regulačných predpisov. Svojho hlavného projektového manažéra prerozdelili na koordináciu IT a projekt zrealizovali podľa harmonogramu.

Od analýzy k činom: Stratégie implementácie

Analýza bez akcie je drahá zábava. Vaše poznatky z Power BI potrebujú jasné spôsoby implementácie.

Reakcie na riziká štruktúrujeme podľa troch typov opatrení:

Pretrhnite reťaz: Identifikujte jednotlivé body, v ktorých môžete prerušiť kaskády rizík. Investícia do jednej oblasti často zabráni viacerým následným problémom. Zamerajte zdroje tam, kde získate maximálnu ochranu na jeden vynaložený dolár.

Čas zásahu: Niektoré riziká je najlepšie riešiť včas. Na iné je potrebné reagovať práve včas. Váš informačný panel zobrazuje optimálne intervenčné okno pre každú kategóriu rizík.

Zabezpečenie zdrojov: V prípade rizík ovplyvňujúcich kritické zdroje vytvorte záložné plány skôr, ako ich budete potrebovať. Analýza ukáže, ktoré zručnosti, dodávatelia alebo zariadenia si zaslúžia redundantné krytie.

Zabudujte spúšťače odozvy do ovládacieho panela Power BI. Keď skóre rizika prekročí vopred stanovené prahové hodnoty, systém upozorní zodpovedných členov tímu. Tým sa vytvorí automatická eskalácia bez neustáleho monitorovania.

Sledovanie účinnosti reakcie porovnaním predpokladaných vplyvov so skutočnými výsledkami. Táto spätná väzba zlepšuje vaše modely rizík a zvyšuje dôveru tímu v proces.

Meranie úspechu: Viac ako len dokončenie projektu

Väčšina organizácií meria úspešnosť riadenia rizík podľa miery dokončenia projektu. To však nezohľadňuje širšie súvislosti.

Sledujeme štyri metriky, ktoré ukazujú skutočnú hodnotu riadenia rizík:

Efektívne využívanie zdrojov: Vynakladáte prostriedky na zmierňovanie rizík na hrozby, ktoré sú skutočne dôležité? Zmerajte pomer zabránených škôd k nákladom na zmiernenie rizík.

Rýchlosť odozvy: Ako rýchlo váš tím reaguje na vzniknuté riziká? Rýchlejšie reakcie obmedzujú kaskádové škody.

Presnosť predpovede: Zodpovedajú vaše modely vplyvu skutočnosti? Sledujte rozdiel medzi predpokladanými a skutočnými dôsledkami rizík.

Kvalita rozhodnutia: Robíte lepšie rozhodnutia o prioritách? Porovnajte rozhodnutia o prideľovaní zdrojov pred a po zavedení analýzy cesty dopadu.

Prístrojové panely Power BI sledujú tieto ukazovatele automaticky. Uvidíte trendy zlepšovania a zistíte, kde je potrebné upraviť váš rizikový proces.

Vaše ďalšie kroky

Prechod od tepelných máp k akčným mapám si vyžaduje odhodlanie, nielen technológiu. Začnite s jedným projektom a jednou kategóriou rizík. Pred rozšírením si vybudujte dôveru.

Vyberte si projekt, pri ktorom sú vzájomné závislosti rizík zrejmé. Dobre fungujú projekty v oblasti stavebníctva, vývoja softvéru a dodávateľského reťazca. Pri prvej realizácii sa vyhnite projektom s primárne nezávislými rizikami.

Zamerajte sa na riziká, ktoré priamo ovplyvňujú harmonogram alebo rozpočet. Tie majú jasné kritériá merania a zrejmý vplyv na podnikanie. Keď váš tím zistí ich hodnotu, rozšírte ich na riziká kvality, bezpečnosti a strategické riziká.

Pamätajte: cieľom nie je dokonalá predikcia. Ide o lepšie rozhodovanie s nedokonalými informáciami. Váš systém Power BI by mal urýchliť a obhájiť stanovenie priorít rizík, nie ich spomaliť a skomplikovať.

Väčšina spoločností bude naďalej používať pekné tepelné mapy, pretože sú jednoduché a známe. Organizácie, ktoré si osvoja analýzu cesty dopadu, budú projekty dôsledne realizovať načas, v rámci rozpočtu a s menším počtom prekvapení. Už len táto konkurenčná výhoda ospravedlňuje vynaložené úsilie.