AI pre nástup zamestnancov: Urobte skvelý prvý dojem vo veľkom meradle
Na prvom dojme záleží. Keď nový zamestnanec nastúpi, prvý týždeň mu povie všetko o vašej spoločnosti.
Hladký nástup na palubu? Profesionál. Organizovaný. Majú pocit, že sa rozhodli správne.
Chaotický nástup na palubu? Stratené. Zmätený. Premýšľajú, do čoho sa dostali. Niektorí odchádzajú skôr, ako skutočne začnú.
Problém: onboarding sa opakuje, ale je podrobný. Rovnaký proces pre každého zamestnanca. Ale každý z nich má papierovanie, prístup do systémov, vybavenie, školenie, predstavenie. Ak niečo vynecháte, vzniknú problémy.
AI to zvláda dokonale. Zakaždým postupuje rovnako. Nikdy nezabudne na žiadny krok. Sleduje, čo je hotové a čo je v štádiu riešenia. Na otázky nových zamestnancov odpovedá okamžite.
Váš tím prestane naháňať papierovanie a začne prijímať ľudí.
Prečo je nástup na palubu ťažší, ako by mal byť
Onboarding vyzerá na papieri jednoducho. Nový zamestnanec. Papierová práca. Školenie. Hotovo.
Skutočnosť je chaotickejšia.
Formuláre sa doručujú neúplné. Prístup k IT sa oneskorí, pretože niekto zabudol odoslať lístok. Školenia sa zadávajú manuálne - niekto musí vyhľadať, čo sa vyžaduje pre každú rolu. Objednávky na vybavenie prepadávajú. Noví zamestnanci majú otázky, ale oddelenie ľudských zdrojov je zaneprázdnené inými problémami.
Nový zamestnanec sedí a čaká. Možno na prístup do systému. Možno na vybavenie. Možno na to, aby mu niekto povedal, čo má robiť. Nie je to dobrý začiatok.
Váš tím ľudských zdrojov vie, že je to zlé. Nie sú leniví ani neschopní. Sú preťažení. Každý nový zamestnanec znamená viac ako 20 úloh vo viacerých systémoch. Vynásobte to každým náborom za mesiac a vznikne chaos.
Niektorí noví zamestnanci majú skvelý nástup, pretože im pomohla správna osoba. Iní majú hrozné skúsenosti, pretože začali počas rušného týždňa. Konzistentnosť je nemožná, keď je všetko manuálne.
Toto nie je problém ľudí. Je to problém procesu. A umelá inteligencia je vytvorená pre procesy.
Čo robí umelá inteligencia pri nástupe na palubu
Umelá inteligencia nenahrádza ľudské zdroje pri nástupe do zamestnania. Zabezpečuje, aby nič neprepadlo. Tu je návod, ako na to.
Spracovanie dokumentov, ktoré skutočne funguje
Noví zamestnanci predkladajú formuláre. Daňové doklady. Informácie o priamych vkladoch. Kontakty pre prípad núdze. Prihlásenie sa na dávky. Potvrdenia o prijatí politiky.
Každý formulár musí niekto skontrolovať. Výpis údajov. Vložiť ich do systémov. Založiť dokumenty. Uistite sa, že nič nechýba.
AI to robí automaticky.
Príde formulár. AI vyberie informácie. Overí, či sú požadované polia vyplnené. Presmeruje údaje do správnych systémov - HRIS, mzdy, platforma pre benefity. Dokument založí do záznamu zamestnanca. Označí všetko, čo chýba alebo je nesprávne.
Žiadne manuálne zadávanie údajov. Žiadne chyby pri prepise. Žiadne formuláre stratené v niečej schránke. Len spracované a hotovo.
Ak sú formuláre neúplné, AI okamžite informuje nového zamestnanca: "Vo vašom formulári na priame platby chýba číslo účtu. Prosím, predložte ho znova." Nie o tri dni neskôr, keď ho personálne oddelenie konečne skontroluje - okamžite.
To samo o sebe šetrí hodiny na jedného nového zamestnanca. Pri desiatkach alebo stovkách náborov ročne sa to rýchlo spočíta.
Zadanie školenia, ktoré je skutočne prispôsobené na mieru
Každá úloha si vyžaduje školenie. Školenie o dodržiavaní predpisov. Systémové školenie. Školenie špecifické pre danú rolu. Orientácia na oddelenie.
Ručné priraďovanie je zdĺhavé. Pozrite si, čo sa pre túto úlohu vyžaduje. Skontrolujte požiadavky špecifické pre dané miesto. Pridajte obsah špecifický pre dané oddelenie. Vytvorte plán školení. Zapíšte osobu. Sledujte dokončenie.
AI to zvláda.
Údaje o novom zamestnancovi sa zadávajú do systému - úloha, oddelenie, miesto. Umelá inteligencia vie, aké školenie je potrebné pre každú kombináciu. Automaticky vytvorí personalizovaný plán nástupu. Zapíše nového zamestnanca do správnych kurzov. Nastaví termíny na základe priority.
Obchodný zástupca v Kalifornii? Absolvujú školenie o predaji, školenie o dodržiavaní predpisov v Kalifornii, školenie o spoločnosti a školenie CRM. Softvérový inžinier v Nemecku? Iné dodržiavanie predpisov, iné nástroje, iný spôsob nástupu.
Rovnaká kvalita pre všetkých. Nič nechýba. Žiadne ručné vyhľadávanie.
Sledovanie dokončenia, ktoré udržuje veci v pohybe
Onboarding nie je jedna úloha - je to 30 úloh. Niektoré sú rýchle. Niektoré trvajú niekoľko dní. Niektoré závisia od toho, či sa najprv vykonajú iné úlohy.
Kto to všetko sleduje? Zvyčajne koordinátor ľudských zdrojov s tabuľkou. "Nastavilo IT oddelenie ich účet? Absolvovali školenie o dodržiavaní predpisov? Odovzdali svoje I-9? Naplánoval ich manažér kontrolu?"
AI všetko sleduje automaticky.
Každá úloha má svoj stav. Nespustená. Prebieha. Dokončená. Oneskorená. UI to všetko sleduje v reálnom čase.
Keď je niečo po termíne, umelá inteligencia pošle pripomenutie. Novému zamestnancovi, ak má niečo urobiť. Personálnemu oddeleniu, ak sa niečo zaseklo. Manažérom, ak musia prijať opatrenia.
Nič neprepadne. Nikto nemusí ručne sledovať 30 úloh pre 10 nových zamestnancov. Systém to zvládne.
Personálne oddelenie vidí prehľad: stav nástupu každého nového zamestnanca na prvý pohľad. Kto je na ceste. Kto je zablokovaný. Čo si vyžaduje pozornosť. To je všetko.
Podpora pre nových zamestnancov, ktorá je vždy k dispozícii
Noví zamestnanci majú otázky. Je ich veľa.
"Kde mám zaparkovať?" "Ako si nastavím e-mail?" "Kedy sa začínajú dávky?" "Kde nájdem príručku pre zamestnancov?" "Aký je dress code?" "Ako môžem predložiť výdavky?"
Ide o jednoduché otázky. Ale niekto na ne musí odpovedať. A noví zamestnanci ich často riešia mimo pracovného času - napríklad v nedeľu večer pred pondelkovým nástupom.
Chatbot s umelou inteligenciou to zvládne. 24/7. Okamžite.
Pozná vaše zásady. Pozná vaše postupy. Pozná bežné otázky nových zamestnancov. Odpovedá presne a okamžite.
V prípade zložitých alebo citlivých otázok sa obráti na človeka s kontextom. Ale v prípade bežných otázok 80% ich rieši bez zapojenia personálneho oddelenia.
Noví zamestnanci majú pocit podpory. Personalisti sa nemusia opakovane pýtať na tie isté otázky. Všetci sú spokojnejší.
Konzistentné skúsenosti bez ohľadu na objem
Tu je skutočný problém s manuálnym nástupom: kvalita sa líši.
Jeden nový zamestnanec nastúpi, keď je personálny útvar ticho. Dostanú služby v bielych rukavičkách. Všetko je perfektné. Ďalší zamestnanec nastúpi počas rušného týždňa. Uponáhľaný nástup. Niečo sa zmešká. Horšie skúsenosti.
S umelou inteligenciou má každý nový zamestnanec rovnakú kvalitu. Rovnaký proces. Rovnaká úplnosť. Rovnaká schopnosť reagovať.
Nezáleží na tom, či v danom týždni prijímate 1 osobu alebo 20 ľudí. Umelá inteligencia to zvládne rovnako kvalitne.
To je obzvlášť dôležité pre spoločnosti s premenlivými nábormi - sezónne nárasty, fázy rastu, zmrazenie náboru. AI sa okamžite škáluje.
Čo to pre vás znamená
Pre riaditeľov ľudských zdrojov a vedúcich pracovníkov
- Konzistentný onboarding vo veľkom meradle. Rovnaká kvalita bez ohľadu na to, či v danom mesiaci zamestnávate 2 alebo 20 ľudí.
- Rýchlejšie dosiahnutie produktivity. Noví zamestnanci majú všetko, čo potrebujú, od prvého dňa. Žiadne čakanie na prístup alebo informácie.
- Lepšie udržanie nových zamestnancov. Dobré skúsenosti s nástupom priamo súvisia s udržaním zamestnancov. Ľudia, ktorí cítia podporu na začiatku, zostávajú dlhšie.
- Nižšia administratívna záťaž v oblasti ľudských zdrojov. Menej času na naháňanie formulárov. Menej času na sledovanie dokončenia. Menej času na odpovedanie na bežné otázky.
- Prehľad o kvalite onboardingu. Údaje o miere dokončenia, úzkych miestach, čase na dosiahnutie produktivity. Môžete vidieť, čo funguje a čo nie.
- Lepšia značka zamestnávateľa. Hovoria noví zamestnanci. Dobrý nástup do zamestnania vytvára pozitívny ohlas. Zlý onboarding spôsobuje pravý opak.
Pre manažérov a koordinátorov ľudských zdrojov
- Prestaňte sa naháňať za papierovaním. Umelá inteligencia spracováva dokumenty automaticky. Vy kontrolujete len výnimky.
- Prestaňte ručne sledovať úlohy. Systém sleduje všetko. Vidíte, čomu treba venovať pozornosť, nie každý detail.
- Prestaňte odpovedať na rovnaké otázky. AI vybavuje bežné otázky. Vy riešite zložité alebo citlivé otázky.
- Viac času na ľudské veci. Zabezpečenie toho, aby sa noví zamestnanci cítili vítaní. Riešenie problémov. Budovanie vzťahov. To, na čom skutočne záleží.
- Menej stresu počas rušných období. Pri náraste počtu zamestnancov sa umelá inteligencia zmenšuje. Nebudete sa topiť v administratíve pri nástupe.
Pre nových zamestnancov
- Jasný proces od prvého dňa. Viete, čo máte robiť. Kedy to urobiť. Čo je potrebné. Žiadne zmätky.
- Rýchle odpovede na otázky. Na jednoduché informácie nečakajte niekoľko dní. AI reaguje okamžite.
- Všetko, čo potrebujete, keď to potrebujete. Prístup k systému. Vybavenie. Školenie. Žiadne čakanie na veci, ktoré by už mali byť pripravené.
- Odborné skúsenosti. Toto je spoločnosť, o ktorej ste si mysleli, že do nej nastupujete. Organizovaná, efektívna, profesionálna.
- Zamerajte sa na učenie sa práce. Nie na zháňanie formulárov alebo riešenie základnej logistiky. Môžete sa sústrediť na skutočnú produktivitu.
Čo AI neurobí
Buďme realistickí, pokiaľ ide o limity.
Umelá inteligencia nenahradí človeka. Nemá manažéra na odbavenie. Nevytvára vzťahy v tíme. Nevycíti, keď má nový zamestnanec problémy a potrebuje podporu.
Zabezpečuje administratívny proces. Formuláre. Pridelenie školení. Sledovanie úloh. Rutinné otázky.
Ľudské spojenie stále pochádza od ľudí. Rozhovor typu "Ako sa udomácňuješ?". Tímový obed. Mentorstvo. Prenos kultúry.
Umelá inteligencia sa stará o to, aby administratívne záležitosti nestáli v ceste ľudským záležitostiam. Keď noví zamestnanci nečakajú na prístup do systému alebo nie sú zmätení z formulárov, váš tím sa môže sústrediť na ich skutočné prijatie.
Umelá inteligencia tiež nedokáže napraviť zlý proces nástupu do zamestnania. Ak je váš proces onboardingu od základu nefunkčný, umelá inteligencia bude len efektívnejšie vykonávať nefunkčný proces. Najprv musíte opraviť proces a potom použiť umelú inteligenciu na jeho dôsledné vykonávanie.
Vplyv na reálny svet
Ako to vyzerá v praxi?
Rastúca spoločnosť zavádza umelú inteligenciu pre onboarding. Predtým: onboarding trval koordinátorom ľudských zdrojov 6-8 hodín na jedného nového zamestnanca. Po: 2 hodiny. To je úspora 4-6 hodín na osobu.
Pre spoločnosť, ktorá zamestnáva 5 ľudí mesačne, je to 20-30 hodín mesačne. To je polovica plného pracovného úväzku len z automatizácie.
Znižuje sa čas potrebný na dosiahnutie produktivity nových zamestnancov. Predtým trvalo v priemere 8 dní, kým noví zamestnanci získali všetky potrebné prístupy a absolvovali povinné školenia. Po: 3 dni. To je 5 dní zvýšenia produktivity na jedného zamestnanca.
Zlepšujú sa výsledky spokojnosti nových zamestnancov. Rýchle reakcie. Jasný proces. Profesionálne skúsenosti. Ľudia majú dobrý pocit zo svojho rozhodnutia nastúpiť.
90-dňová retencia sa zlepšuje o 8%. Ak je nástup do zamestnania bezproblémový, v prvých mesiacoch odchádza menej ľudí.
Nie je to teoretické. Toto sa stane, keď umelá inteligencia správne zvládne administratívu pri nástupe.
Začíname
Nemusíte automatizovať všetko naraz. Začnite s najväčšou bolesťou.
Pre väčšinu spoločností je to spracovanie dokumentov. Formuláre prichádzajú neúplné. Ručné zadávanie údajov. Strata vecí. Začnite tam.
Alebo je to možno tréningová úloha. Príliš manuálne. Veci sa prehliadajú. Rôzni ľudia dostávajú rôznu kvalitu. Najskôr napravte toto.
Alebo sú to otázky týkajúce sa nových zamestnancov. Stále tie isté otázky. Pomalé reakcie. Nechajte to na AI.
Vyberte si jedno úzke miesto. Implementujte umelú inteligenciu. Zmerajte vplyv. Potom rozšírte na ďalšie časti onboardingu.
Nástup do každej spoločnosti je iný. Vaše formuláre sú jedinečné. Vaše systémy majú špecifické požiadavky. Váš proces má určité fázy.
To je dôvod, prečo nasadenie umelej inteligencie nie je "plug-and-play". Musí sa prispôsobiť vášmu aktuálnemu pracovnému postupu. Vaše skutočné nástroje. Vaše skutočné požiadavky.
Spodná hranica
Na nástupe do zamestnania záleží. Ovplyvňuje udržanie zamestnancov, čas potrebný na dosiahnutie produktivity a skúsenosti zamestnancov. Zlý onboarding je drahý - ľudia odchádzajú alebo zostávajú, ale trvá im dlhšie, kým sa stanú produktívnymi.
Umelá inteligencia nenahrádza ľudskú stránku nástupu do zamestnania. Zvládne administratívnu stránku, aby sa váš tím mohol sústrediť na ľudskú stránku.
Výsledkom je konzistentná kvalita, rýchlejšia produktivita, lepšie udržanie zamestnancov a tímy ľudských zdrojov, ktoré sa v období rastu netopia v papieroch.
To nie je humbuk. To je to, čo AI robí pre onboarding, keď sa robí správne.
Ste pripravení zlepšiť svoj nástup na palubu?
Nepredávame všeobecnú umelú inteligenciu pre onboarding. Pozeráme sa na váš konkrétny proces. Vaše formuláre. Vaše systémy. Vaše požiadavky. Váš objem.
Potom vytvoríme umelú inteligenciu, ktorá sa hodí na to, ako v skutočnosti nastupujete na palubu. Nie nejaký idealizovaný proces - váš skutočný proces.
Žiadny humbuk. Žiadne predražovanie. Len praktická umelá inteligencia, vďaka ktorej je onboarding lepší pre všetkých.
