AI pre spracovanie finančných dokumentov: Prestaňte písať. Začnite analyzovať.
Váš finančný tím spracúva stovky alebo tisíce dokumentov mesačne. Faktúry. Účtovné doklady. Bankové výpisy. Výkazy výdavkov. Objednávky na nákup. Zmluvy.
Niekto musí prečítať každú z nich. Získajte údaje. Zadajte ich do systému. Skontrolujte, či sú správne. Priraďte ich k iným dokumentom. Správne ich založte do spisu.
To nie je práca v oblasti financií. Je to zadávanie údajov. Ale každý deň to trvá niekoľko hodín.
Umelá inteligencia číta dokumenty rýchlejšie ako človek. Vyťahuje údaje bez preklepov. Nikdy sa neunaví na dokumente 473. A pracuje 24 hodín denne, 7 dní v týždni.
Nejde o výmenu vášho tímu. Ide o to, aby ste ich oslobodili od spracovania dokumentov a oni mohli robiť skutočnú účtovnícku prácu.
Problém dokumentov vo financiách
Dokumenty prichádzajú vo všetkých možných formátoch:
- Prílohy e-mailov od stoviek rôznych dodávateľov
- naskenované papierové dokumenty z podateľne
- Fotografie potvrdení od zamestnancov
- PDF súbory, ktoré sú v skutočnosti obrázky, a nie text, v ktorom sa dá vyhľadávať
- Viacstranové výkazy s tabuľkami a riadkovými položkami
- Ručne písané poznámky na dodacích listoch
Každý predajca formátuje faktúry inak. Každá banka má vlastné usporiadanie výpisov. Každý zamestnanec fotí účtenky z iného uhla.
Váš tím musí všetko zvládnuť. Získajte kľúčové informácie. Zapíšte ich do systému ERP alebo účtovného systému. Uistite sa, že nič neprepadne.
Nie je to náročná práca. Je len časovo náročná. A keď sa zvýši objem, potrebujete viac ľudí alebo pracovať dlhšie.
Čo robí umelá inteligencia pri spracovaní dokumentov
Číta akýkoľvek formát dokumentu
Umelá inteligencia nepotrebuje šablóny. Nepotrebuje štruktúrované údaje. Číta:
- PDF súbory: Textové aj naskenované obrázky
- Obrázky: JPEG, PNG, TIFF z akéhokoľvek zdroja
- E-maily: Text tela, prílohy, podpisy
- Fotografie: Dokonca aj rozmazané účtenky z telefónov
- Viacstranové dokumenty: Výpisy s desiatkami strán
Zvládne rôzne jazyky. Rôzne meny. Rôzne formáty dátumov. Rôzne rozloženia dokumentov.
Váš dodávateľ zmenil šablónu faktúry? AI sa prispôsobí automaticky. Nie je potrebné žiadne preprogramovanie.
Extrahuje presne to, čo potrebujete
V prípade faktúr sa z UI vytiahne:
- Názov a adresa predajcu
- Číslo a dátum faktúry
- Dátum splatnosti a platobné podmienky
- Riadkové položky s popisom a sumami
- Medzisúčty, daň, celková suma
- Čísla objednávok, ak sa na ne odkazuje
- Údaje o bankovom účte na platbu
Pri účtenkách sa vyťahuje:
- Názov a umiestnenie obchodníka
- Dátum a čas
- Celková suma
- Výška dane
- Spôsob platby
- Nákupy v položkách
V prípade bankových výpisov je to:
- Číslo účtu
- Výkazové obdobie
- Počiatočné a konečné zostatky
- Každá transakcia s dátumom, popisom a sumou
- Poplatky a úroky
Umelá inteligencia nevyhľadáva len text. Chápe, čo tieto údaje znamenajú. Pozná rozdiel medzi číslom faktúry a číslom zákazky. Medzi medzisúčtom a celkovým súčtom. Medzi debetom a kreditom.
Automaticky overuje údaje
Umelá inteligencia sa len tak nevytiahne a nejde ďalej. Kontroluje:
Presnosť matematiky:
Sčítajú sa položky do medzisúčtu? Rovná sa medzisúčet plus daň celkovej sume? Ak nie, dokument sa označí.
Porovnávanie základných údajov:
Je tento dodávateľ vo vašom systéme? Zodpovedá adresa? Je číslo účtu správne? Neznámi dodávatelia sa označia na preskúmanie.
Referenčná validácia:
Existuje toto číslo objednávky? Je určené pre tohto dodávateľa? Zodpovedá suma? Nesúlad vyvolá upozornenia.
Detekcia duplikátov:
Bola táto faktúra predložená už skôr? Ten istý dodávateľ, tá istá suma, ten istý dátum? UI zachytáva duplicitné pokusy o platbu.
Kontroly primeranosti:
Je táto suma oveľa vyššia, ako je pre tohto dodávateľa bežné? Je dátum splatnosti v minulosti? Vyzerá niečo nezvyčajne? Umelá inteligencia označí odľahlé hodnoty.
Bez potvrdenia nič neprejde. Váš tím uvidí len dokumenty, ktoré buď prešli všetkými kontrolami, alebo potrebujú špecifické ľudské posúdenie.
Inteligentné smerovanie dokumentov
Po spracovaní musia dokumenty putovať na správne miesto:
Smerovanie schvaľovania:
Výdavky na marketing? Ide na účet marketingového manažéra. Viac ako $5,000? Ide na účet riaditeľa. Kapitálové výdavky? Ide na finančného riaditeľa. UI pozná vašu schvaľovaciu maticu.
Pridelenie prostriedkov oddeleniu:
Na základe GL kódov, nákladových stredísk alebo obsahu dokumentu AI smeruje na správne oddelenie na kódovanie a schválenie.
Spracovanie výnimiek:
Neúspešná validácia? Prejde do frontu špecialistov AP. Nový dodávateľ? Prejde do verejného obstarávania. Neobvyklá suma? Prejde na kontrolóra. Každý typ výnimky má svoju vlastnú cestu.
Prioritné triedenie:
Je k dispozícii zľava za skorú platbu? Vysoká priorita. Faktúra po splatnosti? Vysoká priorita. Štandardné 30-dňové podmienky? Bežná fronta. Umelá inteligencia uprednostňuje to, čo je dôležité.
Už žiadne dokumenty, ktoré ležia v e-mailovej schránke jednej osoby a čakajú na ručné triedenie. Všetko automaticky putuje tam, kam má.
Automaticky vytvára auditné záznamy
Pre každý dokument AI zaznamenáva:
- Keď ho dostali
- Aké údaje boli získané
- Aké validácie boli vykonané
- Čo prešlo alebo neprešlo
- Kto preskúmal výnimky
- Aké rozhodnutia boli prijaté
- Keď bola odoslaná do systému
Kompletná dokumentácia. Nie je potrebné ručné zaznamenávanie. Všetko je pripravené na kontrolu auditu.
Čo to pre vás znamená
Pre finančných riaditeľov a vedúcich pracovníkov
Nižšie náklady na transakciu:
Ručné spracovanie faktúry stojí $10-$30 v závislosti od zložitosti. S umelou inteligenciou klesne na $2-$5. Pri väčšom rozsahu sa to rýchlo sčítava.
Zvládnite rast bez nárastu počtu zamestnancov:
Vaša firma zdvojnásobuje objem transakcií? AI sa okamžite rozšíri. Žiadne najímanie. Žiadne školenie. Žiadny čas potrebný na nástup.
Rýchlejší čas cyklu:
Dokumenty spracované v ten istý deň namiesto toho, aby stáli v radoch niekoľko dní. Zľavy za skoršie platby. Lepší prehľad o peňažných tokoch.
Lepšia kvalita údajov:
Žiadne preklepy. Žiadne chýbajúce polia. Žiadne transponované čísla. Čistejšie údaje znamenajú lepšie vykazovanie a menej opráv.
Viditeľnosť v reálnom čase:
Pozrite si, čo presne sa pripravuje. Koľko faktúr čaká na schválenie? Aký je celkový záväzok? Už žiadne sledovanie v tabuľkách.
Pre tímy AP/AR
Prestaňte zadávať údaje:
Už žiadne prepisovanie zo súborov PDF. Už žiadna dvojitá kontrola čísel. O extrakciu sa postará umelá inteligencia. Vy sa postaráte o výnimky a rozhodnutia.
Zamerajte sa na riešenie problémov:
Namiesto spracovania 50 štandardných faktúr spracujete 5 faktúr, ktoré je potrebné posúdiť. Spory s dodávateľmi. Chýbajúce PO. Otázky týkajúce sa cien. Zaujímavé veci.
Menej opakovaného stresu:
Písanie stoviek faktúr spôsobuje skutočnú fyzickú záťaž. Umelá inteligencia nemá karpálny tunel. Váš tím zostane zdravší.
Ľahko zvládne špičkové obdobia:
Nárast na konci mesiaca? Nápor na konci štvrťroka? Umelá inteligencia sa nespomalí. Nie sú potrebné žiadne nadčasy. Žiadny stres z toho, či sa dostanete cez hromadu.
Rýchlejšie reakcie predajcov:
"Kde je moja platba?" Môžete odpovedať okamžite, pretože všetko je v systéme. Žiadne hľadanie v e-mailoch alebo hromadách papierov.
Pre celú firmu
Menej pokút za oneskorené platby:
Rýchlejšie spracované dokumenty znamenajú platby uskutočnené načas. Už žiadne $50 poplatky za omeškanie, pretože faktúra zostala týždeň v e-maile.
Viac zliav pri predčasnej platbe:
"2/10 netto 30" znamená reálne úspory. Umelá inteligencia spracúva informácie dostatočne rýchlo na to, aby tieto zľavy skutočne zachytila.
Lepšie vzťahy s dodávateľmi:
Dôsledné a včasné spracovanie z vás robí lepšieho zákazníka. Predajcovia oceňujú predvídateľnosť.
Rýchlejšie úhrady zamestnancom:
Správy o výdavkoch sa spracúvajú v priebehu dní, nie týždňov. Šťastnejší zamestnanci, ktorí nečakajú na svoje peniaze.
Bežné scenáre spracovania dokumentov
Spracovanie faktúr
Faktúra príde e-mailom. AI:
- Výpis všetkých údajov z faktúr v priebehu niekoľkých sekúnd
- Kontroluje predajcu podľa hlavného zoznamu
- Zodpovedá PO, ak existuje
- Overuje sumy a výpočty
- Spôsoby schvaľovania na základe sumy a oddelenia
- Vytvorí záznam AP v systéme
- oznamuje schvaľovateľovi prostredníctvom jeho uprednostňovaného spôsobu.
Celkový čas: Čas: menej ako jedna minúta. Ľudská účasť: Iba rozhodnutie o schválení.
Spracovanie správ o výdavkoch
Zamestnanec predloží správu o výdavkoch s 12 potvrdeniami. AI:
- Číta všetky účtenky vrátane fotografií pokrčeného papiera
- z každého obchodníka, dátumu a sumy
- Kontrola dodržiavania zásad spoločnosti (limity súm, povolené kategórie)
- Označí všetky položky mimo politiky
- Automaticky vyplní správu o výdavkoch
- Smeruje na schválenie manažérovi
- Fronty na platbu úhrady
Zamestnanec nič nepíše. Manažér vidí čistý prehľad so všetkými priloženými účtenkami. Úhrada prebehne rýchlejšie.
Zosúladenie výkazov
Príde mesačný výpis z účtu. AI:
- Výpis každej transakcie z výpisu
- Zodpovedá transakciám vo vašom systéme
- Identifikuje nezhodnuté položky na oboch stranách
- upozorňuje na neobvyklé transakcie (veľké sumy, neznámi príjemcovia).
- Vytvára správu o zosúladení, ktorá ukazuje, čo sa zhoduje a čo nie.
- Predkladá výnimky pre ľudskú kontrolu
To, čo predtým trvalo hodiny, teraz trvá niekoľko minút. Váš tím sa sústredí len na položky, ktoré sa nezhodujú automaticky.
Čo AI nedokáže
Povedzme si úprimne, čo sa týka obmedzení:
Nedokáže riešiť skutočne jedinečné situácie:
Štandardné faktúry? Perfektné. Ale tá jednorazová licenčná zmluva s neobvyklými platobnými podmienkami? Stále potrebuje ľudskú kontrolu.
Nemôže rozhodovať:
Mali by sme túto spornú faktúru zaplatiť? Stojí tento vzťah s dodávateľom za udržiavanie? To sú obchodné rozhodnutia, nie rozhodnutia o spracovaní.
Nedokáže prečítať úplne zničené dokumenty:
Ak čísla nedokáže rozoznať človek, nedokáže ich rozoznať ani umelá inteligencia. Silne poškodené dokumenty stále potrebujú ľudský zásah.
Nezvládne ústne dohody:
"Povedal som im, že zaplatíme do piatku" má význam len vtedy, ak je to zdokumentované. UI pracuje s tým, čo je napísané, nie s tým, čo bolo povedané.
Na extrakciu potrebuje jasné údaje:
Ak v dokumente chýbajú dôležité informácie, umelá inteligencia ich označí, ale nedokáže údaje vymyslieť. Niekto musí ešte nájsť chýbajúce číslo faktúry.
Umelá inteligencia zvláda rutinné spracovanie skvele. Všetko ostatné si však vyžaduje odborné znalosti vášho tímu.
Začíname
Umelá inteligencia pri spracovaní dokumentov funguje najlepšie, keď sa začnete sústrediť:
Najprv vyberte jeden typ dokumentu:
Nesnažte sa automatizovať všetko naraz. Začnite s typom dokumentu s najväčším objemom. Zvyčajne ide o faktúry alebo potvrdenia o výdavkoch.
Začnite s najčistejšími údajmi:
Najjednoduchšie sú hlavní dodávatelia s konzistentným formátovaním. Najskôr v nich získajte výhry a potom ich rozšírte na variabilnejšie dokumenty.
Spočiatku informujte ľudí:
Nechajte umelú inteligenciu pracovať, ale najprv nechajte svoj tím všetko skontrolovať. Vybudujte si dôveru v systém. Vylaďte pravidlá overovania.
Zmerajte úsporu času:
Sledujte, ako dlho trvalo spracovanie pred a po ňom. Merajte chybovosť. Zdokumentujte zlepšenie. To dokazuje hodnotu.
Postupne sa rozširujte:
Keď jeden typ dokumentu funguje dobre, pridajte ďalší. Postupne budujte možnosti automatizovaného spracovania.
Nie je to všetko alebo nič. Môžete začať v malom, preukázať hodnotu a potom ju zvýšiť.
Ste pripravení prestať spracovávať dokumenty ručne?
Každé finančné oddelenie má iné objemy dokumentov, formáty a pracovné postupy. Jednotlivé riešenia nefungujú.
Pozrieme sa na vaše skutočné dokumenty. Vaše systémy. Vaše schvaľovacie procesy. Vaše potreby týkajúce sa spracovania výnimiek.
Potom vytvoríme spracovanie dokumentov s umelou inteligenciou, ktoré zodpovedá tomu, ako skutočne pracujete. Nie teóriu. Nie všeobecné šablóny. Vaše konkrétne pracovné postupy.
Začíname v malom. Dokážeme, že to funguje. Potom to rozšírime. Žiadne obrovské počiatočné investície. Žiadne narušenie prebiehajúcej prevádzky.
