AI pre záväzky a pohľadávky: Zvládnite viac transakcií s menším úsilím
AP a AR sú továrne na transakcie. Mesačne cez ne prúdia stovky alebo tisíce faktúr. Každú z nich je potrebné zaznamenať, porovnať, schváliť, zaplatiť alebo vybrať.
Je to objemová práca. Jasné pravidlá. Konkrétne kroky. Veľmi málo zmien medzi jednotlivými transakciami.
Váš tím strávi hodiny porovnávaním faktúr s objednávkami. Kontrola trojstranného párovania. Plánovanie priebehu platieb. Odosielanie upomienok na inkaso. odsúhlasovanie účtov. Odpovedanie na e-maily typu "kde je moja platba?".
Toto nie je strategická finančná práca. Je to spracovanie transakcií. A práve na to je umelá inteligencia stvorená.
AI sa stará o hlasitosť. Výnimky rieši váš tím. Namiesto spracovania 200 bežných transakcií a 10 problémových prípadov sa váš tím sústredí na 10 prípadov, ktoré skutočne potrebujú ľudské posúdenie.
Výzva AP/AR
Objem transakcií rastie spolu s vaším podnikaním. Ale váš tím nerastie rovnakým tempom.
V časti Záväzky:
- Faktúry prichádzajú e-mailom, poštou, cez portál, EDI, faxom
- Každý predajca formátuje faktúry inak
- Každá faktúra sa musí zhodovať s PO a potvrdenkou
- Smerovanie schvaľovania závisí od sumy, oddelenia, typu dodávateľa
- Dátumy splatnosti zostatkov, zľavy a stav hotovosti pri plánovaní platieb
- Dodávatelia volajú a pýtajú sa na stav platby
- Je potrebné vypočítať časové rozlíšenie ku koncu mesiaca
V časti Pohľadávky:
- Faktúry sa musia správne generovať a odosielať
- Platby šekom, ACH, prevodom, kreditnou kartou
- Hotovostná aplikácia priraďuje platby k faktúram
- Krátke mzdy a zrážky je potrebné prešetriť
- Vymáhanie pohľadávok si vyžaduje sledovanie účtov po splatnosti
- Zákazníci spochybňujú faktúry a potrebujú riešenie
- Ciele DSO je potrebné monitorovať
Každý krok je jednoduchý. Ak však vynásobíte stovky transakcií, získate prácu na plný úväzok pre viacerých ľudí.
Keď sa zvýši objem práce, máte tri možnosti: zamestnať viac ľudí, pracovať dlhšie alebo nechať veci na pokoji. Ani jedna z týchto možností nie je dobrá.
Umelá inteligencia vám ponúka štvrtú možnosť: spracovať rutinu automaticky.
Čo robí umelá inteligencia pre záväzky z účtovníctva
Automaticky spracováva faktúry
Príde faktúra. AI:
Extrahuje všetky údaje:
Predajca, číslo faktúry, dátum, položky, sumy, podmienky, číslo OP. Všetko potrebné na spracovanie.
Potvrdzuje faktúru:
Súhlasí matematika? Je predajca v systéme? Je adresa správna? Sú platobné podmienky v súlade s dohodou?
Kontroluje duplicity:
Bola táto faktúra predložená už skôr? Ten istý dodávateľ, tá istá suma, ten istý dátum? Duplicitné pokusy sa okamžite označia.
Vytvorí položku AP:
Automatické odosielanie do systému ERP alebo účtovného systému. GL kódy priradené na základe vami definovaných pravidiel.
To všetko sa udeje za menej ako minútu. Bez ľudského písania. Žiadne chyby pri zadávaní údajov.
Zvládne trojcestné porovnávanie
Trojcestné párovanie je kritickou kontrolou. Je tiež zdĺhavé.
Zápasy AI:
- Faktúra k objednávke: Správny predajca? Správne položky? Správne ceny?
- Faktúra na príjem: Dostali sme skutočne to, čo bolo vyúčtované?
- Všetci traja spolu: Sú množstvá a sumy vo všetkých troch dokumentoch v súlade?
Perfektná zhoda:
Všetko je v rámci prijateľných tolerancií. Umelá inteligencia automaticky schvaľuje a zaraďuje do frontu na platbu.
Menšia odchýlka:
Malý rozdiel v množstve alebo cene. Pod hranicou vašej tolerancie. Umelá inteligencia označí, ale môže automaticky schváliť, ak ju tak nakonfigurujete.
Významná odchýlka:
Nesúlad materiálu. Rozdielne množstvo. Iná cena. Chýbajúca PO. Umelá inteligencia označí, aby ju skontroloval človek, a pošle ju správnej osobe.
Váš tím vidí len výnimky. 90%, ktoré sa dokonale zhodujú? Už je spracovaný.
Trasy pre inteligentné schvaľovanie
Každá spoločnosť má pravidlá schvaľovania. AI sa nimi riadi:
Smerovanie na základe množstva:
Pod $500? Schválenie manažéra. $500-$5,000? Schválenie riaditeľom. Viac ako $5,000? Schválenie viceprezidentom. UI pozná vašu schvaľovaciu maticu.
Smerovanie podľa oddelení:
Výdavky na marketing? Ide na účet marketingového manažéra. Výdavky na IT? Patrí riaditeľovi IT. Medzi oddeleniami? Patrí obom.
Smerovanie podľa dodávateľa:
Nový predajca? Prejde do verejného obstarávania na preverenie. Známy dodávateľ? Štandardný postup. Predajca na zozname sledovaných? Postúpi kontrolórovi.
Prioritné spracovanie:
Je k dispozícii zľava za skorú platbu? Vysoká priorita. Štandardné 30-dňové podmienky? Bežná fronta. Už ste v omeškaní? Naliehavé.
Schvaľovatelia dostávajú oznámenia prostredníctvom preferovaného kanála. E-mail, Slack, Teams, mobilná aplikácia. Schvália alebo zamietnu jedným kliknutím. Žiadne hľadanie faktúry v e-mailoch.
Optimalizuje plánovanie platieb
Ktoré faktúry by ste mali zaplatiť tento týždeň? AI vám pomôže rozhodnúť sa.
Zohľadňuje:
- Dátumy splatnosti: Čo treba zaplatiť, aby ste sa vyhli poplatkom za omeškanie?
- Zľavy za predčasnú platbu: Aké zľavy môžeme získať?
- Stav hotovosti: Čo si môžeme dovoliť zaplatiť teraz?
- Vzťahy s predajcami: Koho uprednostňujeme zo strategických dôvodov?
- Platobné podmienky: Aké je optimálne načasovanie peňažných tokov?
Umelá inteligencia navrhuje priebeh platieb, ktoré vyvažujú všetky tieto faktory. Preskúmate. V prípade potreby ich upravte. Schváliť. Platby sa vykonajú.
Výsledok: Viac zachytených zliav pri predčasnom zaplatení. Menej poplatkov za omeškanie. Lepšie riadenie hotovosti. Menej manuálneho plánovania.
Spracováva komunikáciu s predajcami
E-maily predajcu: "Aký je stav faktúry 12345?"
Pred AI: Niekto prehľadáva systémy a e-maily. Zistí stav. Napíše odpoveď. Trvá to 10 minút.
S AI: okamžitá odozva. "Faktúra 12345 je schválená a jej úhrada je naplánovaná na 15. mája." AI skontroluje systém a automaticky odpovie.
V prípade zložitých otázok sa AI obráti na človeka. Ale bežné kontroly stavu? Tie sa vykonávajú automaticky. Váš tím prestane hrať úlohu sprostredkovateľa medzi dodávateľmi a vašimi systémami.
Čo robí AI pre pohľadávky
Generuje a odosiela faktúry
Faktúry musia byť odoslané včas. So správnymi informáciami. Správnej osobe.
Umelá inteligencia:
Vytvára faktúry z objednávok:
Objednávka splnená? Faktúra sa vygeneruje automaticky. Všetky položky. Správne ceny. Správne podmienky. V prípade potreby formát špecifický pre zákazníka.
Uplatňuje pravidlá špecifické pre zákazníka:
Niektorí zákazníci potrebujú na faktúrach čísla OP. Niektorí potrebujú špecifické referenčné čísla. Niektorí potrebujú faktúry posielať na fakturáciu@, nie na financie@. AI spracúva požiadavky zákazníkov.
Odosiela prostredníctvom preferovaných kanálov:
E-mail, EDI, nahratie na portál, tlačená pošta. Akokoľvek chce zákazník dostávať faktúry, AI mu ich doručí.
Dodávka tratí:
Otvorený e-mail? Stiahnutý PDF súbor? Potvrdené EDI? AI sleduje prijatie a označí, ak niečo nie je doručené.
Faktúry sa odosielajú rýchlejšie. Dôslednejšie. S menším počtom chýb. To znamená rýchlejšie platby.
Automatické použitie hotovosti
Pri použití hotovosti sa platby priraďujú k faktúram. Jednoduchý koncept. Časovo náročná realita.
Zápasy AI:
Perfektné zápasy:
Suma platby sa presne rovná sume faktúry. Názov zákazníka sa zhoduje. AI sa uplatňuje automaticky.
Čiastočné platby:
Zákazník zaplatil $8,000 oproti faktúre $10,000. UI uplatní čiastočnú platbu a zostatok ponechá otvorený.
Platby na viacero faktúr:
Jeden šek na $50 000 pokrývajúci 15 faktúr. Umelá inteligencia priraďuje k správnym faktúram na základe súm, čísel faktúr v referenciách platieb alebo historických vzorov.
Nevyužitá hotovosť:
Platba sa jednoznačne nezhoduje so žiadnou faktúrou. Umelá inteligencia ju označí na preskúmanie človekom a poskytne navrhované zhody na základe sumy a histórie zákazníka.
Váš tím sa dotýka len výnimiek. Všetko ostatné prechádza automaticky.
Systematická správa zbierok
Zbery sú následnou prácou. AI ju vykonáva dôsledne.
Monitoruje termíny splatnosti:
Faktúra splatná zajtra? AI si to všimne. Po splatnosti? Začína sa eskalácia.
Automaticky odosiela pripomenutia:
Priateľská pripomienka 5 dní pred dátumom splatnosti. Ďalšia pripomienka v deň splatnosti. Eskalujúce upomienky po 7, 14 a 30 dňoch po splatnosti. Načasovanie a tón podľa vašich pravidiel.
Personalizuje komunikáciu:
"Faktúra 5678 na $12 500 z 1. apríla je teraz 15 dní po splatnosti. Úhrada sa očakávala do 30. apríla." Konkrétne údaje, nie všeobecné šablóny.
Odpovede na skladby:
Zákazník hovorí "šek je v pošte"? UI to zaznamená a sleduje, či platba nedorazí. Vzniká spor? Presmeruje sa na špecialistu AR.
Vhodne eskaluje:
Malá suma, prvýkrát neskoro? Automatické upomienky. Veľká suma, opakované meškanie? Presmerovanie na správcu AR. Veľmi veľká suma, výrazne po splatnosti? Odosiela sa finančnému riaditeľovi.
Dôsledné sledovanie. Žiadne zabudnuté účty. Žiadne nepríjemné oneskorené rozhovory. Len systematické riadenie vymáhania pohľadávok.
Rieši spory a zrážky
Zákazník zaplatí $9,000 na faktúru $10,000 a povie "chyba v cene".
Umelá inteligencia:
- Zisťuje krátku výplatu
- Skontroluje, či existuje poznámka alebo dôvod sporu.
- Vytiahne pôvodnú cenovú ponuku, objednávku a faktúru
- Skontroluje históriu cien s týmto zákazníkom
- označí spor a pošle ho špecialistovi na AR so všetkými relevantnými informáciami, ktoré už boli zhromaždené.
Váš špecialista na rozšírenú realitu skúma všetky už poskytnuté súvislosti. Žiadne hľadanie v systémoch. Žiadne skladanie dohromady, čo sa stalo. Všetko potrebné je k dispozícii.
Prognózy výberu hotovosti
Koľko peňazí vyberiete budúci týždeň? Budúci mesiac?
AI analyzuje:
- Neuhradené faktúry a dátumy splatnosti
- Historické vzory platieb podľa zákazníkov
- Sezónne trendy
- Aktuálne otázky týkajúce sa zberu
- Nevyriešené spory
Výsledok: Odhady výberu hotovosti, ktoré skutočne odrážajú realitu. Nie len sčítanie fakturovaných súm a dúfanie. Reálne predpovede založené na tom, ako zákazníci skutočne platia.
Lepšie predpovedanie hotovosti znamená lepšie riadenie hotovosti. Žiadne prekvapenia, či budete môcť vyplatiť mzdy alebo nakúpiť zariadenie.
Čo robí umelá inteligencia pre zmierenie
Zmierenie je zodpovedajúca práca. Umelá inteligencia je v párovaní vynikajúca.
Zosúladenie bankových účtov
Umelá inteligencia:
- Stiahne transakcie z vášho bankového kanála
- Stiahne transakcie z vášho účtovného systému
- Zodpovedá všetkému, čo je v línii
- Označí, čo sa nezhoduje
- Vytvára správu o zosúhlasení, v ktorej sa zobrazujú zhodné položky a výnimky.
Váš tím preskúma výnimky. Ostatné transakcie 95%? Už boli odsúhlasené.
Zosúladenie účtov predajcov
Podľa vašich záznamov dlhujete dodávateľovi X $25 000. Ich výpis hovorí, že dlhujete $27,000. V čom je rozdiel?
Umelá inteligencia porovnáva riadok po riadku:
- Ktoré faktúry sa zobrazujú na oboch?
- Ktoré faktúry sú uvedené len vo výpise?
- Ktoré platby, ktoré sme zaznamenali, dostali?
- Aký je v tom rozdiel a prečo?
Vygeneruje sa správa o odsúhlasení, v ktorej sa uvádza, že rozdiel $2,000 je faktúra 789, ktorú sme ešte nedostali. Záhada vyriešená za niekoľko minút, nie hodín.
Zosúhlasenie zákazníckych účtov
Rovnaký koncept platí aj pre AR. Zákazník tvrdí, že nič nedlží. Váš systém ukazuje $15,000 neuhradených.
Umelá inteligencia identifikuje, čo zaplatili a čo ste ešte neuplatnili. Aké faktúry spochybňujú. Aké dobropisy čakajú na vybavenie. Predkladá prehľadné odsúhlasenie pripravené na diskusiu so zákazníkom.
Čo to pre vás znamená
Pre finančných riaditeľov a vedúcich pracovníkov
Škálovanie bez pomerného počtu zamestnancov:
Rastie obchod 50%? Objem transakcií rastie 50%. Ale váš tím AP/AR nemusí rásť 50%. UI zvládne nárast objemu.
Lepšie riadenie pracovného kapitálu:
Získajte viac zliav pri predčasnom splatení. Rýchlejšie vymáhanie pohľadávok. Lepšie predpovedanie hotovosti. To všetko zlepšuje prevádzkový kapitál.
Nižšie náklady na transakciu:
Ručné spracovanie faktúry stojí $10-$15. S umelou inteligenciou klesne na $2-$3. To isté platí pre AR. Pri vysokých objemoch sa tým ušetria skutočné peniaze.
Menej chýb a sporov:
Dôsledné spracovanie znamená menej chýb. Menej chýb znamená menej sporov s dodávateľmi a sťažností zákazníkov.
Lepšie dodržiavanie predpisov a kontroly:
Vždy sa presadzuje trojstranná zhoda. Pravidlá schvaľovania sa vždy dodržiavajú. Dodržiavanie oddelenia povinností. Žiadne výnimky, pokiaľ ich výslovne nepovolíte.
Pre tímy AP/AR
Prestaňte zadávať údaje:
Už žiadne zadávanie údajov na faktúre. Už žiadne hľadanie zodpovedajúcich faktúr. Už žiadne manuálne odsúhlasovanie dokonalých zhodných faktúr. Umelá inteligencia sa postará o rutinné spracovanie.
Zamerajte sa na výnimky a vzťahy:
Spor s predajcom? Problém so zákazníkom? Nastavenie nového predajcu? Neobvyklá transakcia? Práve tu môžete pridať hodnotu. Bežné transakcie nepotrebujú vaše odborné znalosti.
Okamžite odpovedajte na otázky:
"Kde je moja platba?" Vyhľadajte ju v priebehu niekoľkých sekúnd, pretože všetko je v systéme a aktuálne. Lepšie služby s menším úsilím.
Zvládnite špičky bez paniky:
Nárast na konci mesiaca? Koncoročná uzávierka? Umelá inteligencia sa nespomalí. Žiadne nadčasy. Žiadne nevyriešené úlohy. Žiadny stres.
Robte prácu, ktorá je skutočne zaujímavá:
Zlepšovanie procesov. Vyjednávanie s dodávateľmi. Stratégia vymáhania pohľadávok. Riešenie problémov. Je to lepšie ako spracovanie faktúry č. 847.
Pre celú firmu
Dodávatelia dostávajú platby predvídateľne:
Dôsledné spracovanie. Jasné harmonogramy platieb. Menej oneskorených platieb. To z vás robí lepšieho zákazníka a môže zlepšiť podmienky.
Zákazníci majú lepšie skúsenosti:
Presné faktúry. Rýchle odpovede na otázky. Profesionálne sledovanie vymáhania pohľadávok. Vďaka tomu sa s vami ľahšie obchoduje.
Tok hotovosti je predvídateľnejší:
Lepšie predpovedanie záväzkov a pohľadávok znamená menej prekvapení v hotovosti. Viete, čo príde.
Uzávierka na konci mesiaca je rýchlejšia:
Ak sú AP a AR aktuálne a čisté, uzatváranie je rýchlejšie. Menej škrípania. Menej stresu.
Bežné scenáre
Štandardné spracovanie faktúr
Príde faktúra od bežného dodávateľa. AI:
- Extrahuje údaje za 10 sekúnd
- Automaticky zodpovedá PO
- Potvrdzuje prijatie v systéme
- Overuje, či je všetko v súlade
- Smeruje na schválenie manažérovi
- Manažér schvaľuje cez mobil do 30 sekúnd
- Faktúra zaradená do frontu na úhradu
Celkový čas od prijatia do frontu platieb: 2 minúty. Ľudský čas: 30 sekúnd na schválenie. Všetko ostatné je automatické.
Aplikácia pre platby zákazníkov
Od zákazníka prichádza platba ACH vo výške $47,500. AI:
- Vidí platbu v bankovom kanáli
- Identifikuje zákazníka na základe bankových údajov
- vyhľadá otvorené faktúry pre daného zákazníka
- Zodpovedá trom konkrétnym faktúram v celkovej výške $47,500
- Automaticky aplikuje platbu
- Aktualizuje zostatok na účte zákazníka
- Odoslanie potvrdenia o platbe zákazníkovi
Celkový čas: Čas: menej ako 1 minúta. Zapojenie ľudí: Žiadne. Platba bola vykonaná správne a zákazník bol informovaný.
Sledovanie zberu
Faktúra za $15 000 je teraz 10 dní po splatnosti. AI:
- Odošle zákazníkovi zdvorilý e-mail s pripomienkou
- Zákazník reaguje: "Potrebujeme kópiu podpísaného potvrdenia o doručení"
- AI nájde v systéme potvrdenie o doručení
- Odošle ho zákazníkovi automaticky
- Zákazník reaguje: "Ďakujem, šek bude odrezaný v piatok"
- AI to zaznamená do systému a nastaví pripomienku na utorok, ak platba nebola prijatá.
Celá interakcia prebieha automaticky, kým nepríde platba alebo kým nie je potrebná eskalácia zo strany človeka.
Čo AI nedokáže
AI skvele zvláda bežné transakcie. Má však svoje limity:
Nemôže vyjednávať:
Predajca chce iné platobné podmienky? Zákazník spochybňuje fakturovanú sumu? To si vyžaduje riadenie vzťahov s ľuďmi a ich posúdenie.
Nemôže prijímať obchodné rozhodnutia:
Mali by sme s týmto chronicky meškajúcim zákazníkom prestať obchodovať? Mali by sme túto spornú faktúru zaplatiť, aby sme si udržali vzťah? Obchodné rozhodnutia, nie rozhodnutia o spracovaní.
Nedokáže riešiť skutočne nové situácie:
Kupujete tento typ služby prvýkrát? Úplne nová kategória predajcov? Zložitá transakcia s viacerými stranami? To si vyžaduje ľudskú analýzu.
Nedokáže opraviť zlé údaje:
Ak je vaša hlavná položka nesprávna, porovnávanie bude nesprávne. Ak sú adresy zákazníkov neaktuálne, faktúry pôjdu na nesprávne miesta. Umelá inteligencia pracuje s údajmi, ktoré má k dispozícii.
Nemôže si vynútiť dodržiavanie predpisov:
Umelá inteligencia môže presadzovať pravidlá, ktoré jej zadáte. Ale ak manažéri ignorujú žiadosti o schválenie alebo zákazníci neplatia, nie je to problém AI. Je to problém manažmentu alebo podniku.
Umelá inteligencia je vynikajúca pri spracovaní transakcií s veľkým objemom a na základe pravidiel. Všetko ostatné stále potrebuje váš tím.
Začíname
Začnite od oblasti s najväčšou bolesťou:
Je AP vaším úzkym miestom?
Začnite s automatizáciou spracovania faktúr. Dokážte, že to funguje. Potom pridajte smerovanie schvaľovania. Potom optimalizácia platieb.
Je AR vašou výzvou?
Začnite žiadosťou o hotovosť. Dokážte, že to funguje. Potom pridajte automatizáciu inkasa. Potom riešenie sporov.
Najprv vyberte čistú podmnožinu:
Vašich 20 najlepších dodávateľov zvládne 80% objemu? Začnite tam. Čisté údaje, predvídateľné transakcie. Získajte výhry rýchlo.
Spočiatku informujte ľudí:
Nechajte umelú inteligenciu pracovať, ale najprv nechajte svoj tím všetko skontrolovať. Vybudujte si dôveru. Vylaďte pravidlá. Potom postupne nechajte viac prúdiť automaticky.
Zmerajte zlepšenie:
Sledovanie časov cyklu. Náklady na transakciu. Miera chybovosti. Počet dní splatných záväzkov. Dni neuhradených tržieb. Zdokumentujte výsledky.
Nie je to všetko alebo nič. Začnite v malom. Dokážte hodnotu. Rozšírte sa.
Ste pripravení spracovať viac transakcií s menším množstvom práce?
Procesy AP a AR sú v každej spoločnosti iné. Rôzne systémy. Rôzne pracovné postupy schvaľovania. Rôzne požiadavky dodávateľov a zákazníkov.
Nepredávame univerzálne riešenia. Venujeme sa vašim špecifickým procesom. Vaše systémy. Vaše boľavé miesta.
Potom vytvoríme automatizáciu s umelou inteligenciou, ktorá sa prispôsobí tomu, ako skutočne pracujete. Rovnaké ovládacie prvky. Rovnaké požiadavky na schvaľovanie. Len automatizované namiesto manuálnych.
Začneme jednou oblasťou. Dokážte, že to funguje. Potom to rozšírte. Praktická automatizácia, vďaka ktorej bude váš tím produktívnejší.
