Ponedeljek zjutraj. Ve\u010dji del petka ste porabili za pridobivanje posodobitev stanja od petih razli\u010dnih vodij projektov, za usklajevanje datumov mejnikov v treh preglednicah in za pripravo poro\u010dila Power BI v obliki, ki vas ne bo osramotila pred izvr\u0161nim odborom. Nadzorna plo\u0161\u010da je videti v redu. Morda celo dobro. In vendar - prvo vpra\u0161anje na sestanku je: \"Ali lahko zaupamo tem \u0161tevilkam?\"<\/p>\n
To vpra\u0161anje je tihi razlog za neuspeh ve\u010dine nastavitev poro\u010danja o projektnem portfelju. Ne gre za tehni\u010dno napako. Ne gre za manjkajo\u010de podatke. Le po\u010dasna erozija zaupanja, zaradi katere va\u0161e poro\u010dilo postane izhodi\u0161\u010de za razpravo in ne podlaga za odlo\u010ditve.<\/p>\n
\u010ce se vam to zdi znano, te\u017eava skoraj zagotovo ni v programu Power BI. Gre za to, kako je strukturirano poro\u010danje o portfelju - in zakaj obi\u010dajni popravki stvari \u0161e poslab\u0161ajo.<\/p>\n
Obstaja poseben niz pogojev, ki spremenijo nadzorno plo\u0161\u010do portfelja Power BI v nekaj, kar ustvarja ve\u010d vpra\u0161anj kot odgovorov. Nobeden od njih ni o\u010diten od zunaj, kar je del razloga, zakaj so tako vztrajni.<\/p>\n
1. Podatkovni model je zasnovan za posamezne projekte in ne za portfelje.<\/strong> Ve\u010dina implementacij Power BI v projektnih okoljih se za\u010dne s podatki enega projekta - \u010dasovnim na\u010drtom, prora\u010dunom, viri -, nato pa se raz\u0161iri na portfelj z zlaganjem ve\u010d enakih podatkov. Rezultat je poro\u010dilo, ki lahko dobro prika\u017ee stanje posameznega projekta, vendar se sesuje, ko posku\u0161ate odgovoriti na vpra\u0161anja na ravni portfelja: Kateri programi so izpostavljeni tveganju, da ne bodo izpolnili obveznosti v tretjem \u010detrtletju? Kje se prekora\u010ditev prora\u010duna kopi\u010di po portfelju? Osnovni model ni bil nikoli zasnovan tako, da bi odgovarjal na ta vpra\u0161anja, in noben nov ukrep ne bo odpravil strukturnega neskladja.<\/p>\n 2. Podatki o stanju prihajajo nedosledno in nih\u010de ni odgovoren za te\u017eave s kakovostjo.<\/strong> Poro\u010danje o portfelju je odvisno od vodij projektov, ki pravo\u010dasno predlo\u017eijo po\u0161tene posodobitve stanja. V praksi jih nekateri predlo\u017eijo zgodaj, nekateri pozno, nekateri pa predlo\u017eijo optimisti\u010dne \u0161tevilke, da bi se izognili eskalaciji. Program Power BI vestno poro\u010da o vsem, kar prejme. Na koncu je PMO odgovoren za poro\u010dilo, ki ga ni v celoti nadzoroval, vodstvo pa je skepti\u010dno do \u0161tevilk, ki lahko odra\u017eajo realnost ali pa je tudi ne. To ni te\u017eava ljudi. Gre za problem procesa in upravljanja, ki ga podeduje raven poro\u010danja.<\/p>\n 3. Poro\u010dilo posku\u0161a slu\u017eiti prevelikemu \u0161tevilu ob\u010dinstev hkrati.<\/strong> Operativni vodje projektov potrebujejo podrobnosti na ravni nalog. Vodje programov potrebujejo sledenje mejnikov. Usmerjevalni odbor potrebuje status RAG na ravni portfelja in finan\u010dno izpostavljenost. Kadar posku\u0161a eno poro\u010dilo Power BI opraviti vse to - obi\u010dajno z obse\u017enim naborom strani in filtrov - na koncu ne opravi ni\u010desar od tega posebej dobro. Izvr\u0161ni uporabniki ga nehajo pregledovati, ker iskanje potrebnega traja predolgo. Vodje projektov ga ignorirajo, ker podrobnosti niso primerne za njihovo delo. In PMO ostane pri poro\u010dilu, s katerim nih\u010de ni popolnoma zadovoljen.<\/p>\n Kadar nadzorna plo\u0161\u010da portfelja ne deluje, jo je treba po navadi \u0161e dopolniti. Ve\u010d filtrov. Ve\u010d pregledov. Barvno ozna\u010deni stolpci stanja, ki so kaskadno razporejeni po treh ravneh hierarhije. Pogojno oblikovanje, ki vse ozna\u010di z rde\u010do barvo, dokler ni\u010d ne izstopa. Videl sem poro\u010dila s sedemnajstimi stranmi, po katerih so se vodje orientirali tako, da so prosili PMO, naj jim deli zaslon in klikne namesto njih.<\/p>\n Druga pogosta poteza je ponovna vzpostavitev podatkovnega cevovoda. Nova struktura SharePoint. Nove transformacije Power Query. V\u010dasih ustrezno podatkovno skladi\u0161\u010de. Ob\u010dasno je to prava odlo\u010ditev - vendar gre za ve\u010dmese\u010dni projekt, ki ne odpravlja vzrokov, zakaj obstoje\u010de poro\u010dilo ni zaupanja vredno. Lahko imate popolnoma \u010diste podatke, ki napajajo poro\u010dilo, ki \u0161e vedno ne omogo\u010da sprejemanja odlo\u010ditev.<\/p>\n Obstaja tudi vzorec, ki ga je vredno poimenovati: zamenjava orodja Power BI z namenskim orodjem PPM, da bi na koncu imeli enake te\u017eave s poro\u010danjem v novem vmesniku. Orodje se spremeni. Temeljna vpra\u0161anja o tem, kaj vodstvo dejansko potrebuje videti in kako se podatki pretakajo od projektov do portfelja, ostanejo nere\u0161ena.<\/p>\n \u010ce smo iskreni: tu ni nobene srebrne pu\u0161\u010dice. Te\u017eave pri poro\u010danju o portfelju so vedno delno problem podatkov, delno problem procesa in delno problem zasnove. Vsakdo, ki vam pravi druga\u010de, preve\u010d poenostavlja. Vendar pa je obi\u010dajno najhitreje odpraviti oblikovalski problem, ki se ga skoraj vedno lotimo kot zadnjega.<\/p>\n Bolj uporaben okvir je za\u010deti z dejanskimi vpra\u0161anji usmerjevalnega odbora - s tremi ali \u0161tirimi stvarmi, o katerih se morajo odlo\u010diti na sestanku - in od tam oblikovati nazaj. Ne \"katere podatke imamo\", ampak \"kaj mora lastnik portfelja videti, da se odlo\u010di za odlo\u017eeni program?\"<\/p>\n V praksi to obi\u010dajno pomeni strogo lo\u010ditev med pogledom vodstva in operativnim pogledom. Upravljalni nivo potrebuje agregacijo na ravni portfelja: splo\u0161no stanje \u010dasovnega na\u010drta, izpostavljenost prora\u010duna po programih, jasen signal o tem, kateri projekti so kandidati za eskalacijo. Pregledati ga je treba v manj kot dveh minutah, ne da bi kar koli kliknili. Operativna raven - tista, ki jo vodje projektov in vodje programov dejansko uporabljajo - lahko vsebuje podrobnosti. To sta dve razli\u010dni javnosti z razli\u010dnimi potrebami, pri \u010demer se ve\u010dina nadzornih plo\u0161\u010d portfelja Power BI zmoti, ko posku\u0161a z enim poro\u010dilom zadovoljiti obe.<\/p>\n Izbira vizualizacije je pomembnej\u0161a, kot se ve\u010dina PMO-jev zaveda. Stanje na semaforju, ki ne prikazuje trenda - ali je projekt pravkar postal oran\u017eni ali je bil oran\u017eni \u017ee \u0161est tednov -, je manj uporabno, kot je videti. Pregled mejnikov v slogu Gantta, ki prikazuje odstopanja od \u010dasovnega na\u010drta v celotnem portfelju, sporo\u010da nekaj, \u010desar tabela z datumi ne more. Izbira vizualnega prikaza ni okras, temve\u010d razlika med poro\u010dilom, ki spodbudi odlo\u010ditev, in poro\u010dilom, ki spodbudi vpra\u0161anje.<\/p>\n To je podro\u010dje, na katerem so namensko izdelane vizualizacije Power BI za kontekst projektnega vodenja resni\u010dno pomembne. Podjetje LeapLytics posebej za to gradi certificirane vizualizacije po meri, kot so Vizualizacije Ganttovega grafa<\/a> in indikatorje semaforja, ki so zasnovani za poro\u010danje o portfelju in niso uporabljeni iz splo\u0161nih primerov uporabe BI. Ne re\u0161ujejo te\u017eav s podatkovnim modelom ali upravljanjem, vendar pa ob pravilni strukturi omogo\u010dajo, da je rezultat bistveno bolj razumljiv za ljudi, ki so najbolj pomembni.<\/p>\n Srednje velik infrastrukturni PMO - pribli\u017eno 40 aktivnih projektov v \u0161tirih programih - je pri\u0161el do to\u010dke, ko je mese\u010dni pregled portfelja trajal tri ure namesto devetdeset minut, predvsem zato, ker je vsak sporo\u010deni status spro\u017eil nadaljnjo razpravo o tem, ali so \u0161tevilke aktualne. Vodje projektov so posodobitve po\u0161iljali po elektronski po\u0161ti. PMO je ro\u010dno posodabljal glavno datoteko Excel. Program Power BI je bral iz te datoteke. Ta veriga je povzro\u010dila vsaj teden dni zamika med dejanskim stanjem in poro\u010dilom.<\/p>\n Prenova je bila sestavljena iz treh delov: standardiziranega postopka predlo\u017eitve statusa s fiksnim petkovim rokom, ki ga Power BI bere neposredno, jasnega lo\u010devanja med vodstvenim pregledom (portfelj RAG, pet najve\u010djih tveganj, odstopanje prora\u010duna po programih) in operativnim pregledom na ravni programa ter zamenjave splo\u0161nega zlo\u017eenega stolp\u010dnega grafa z ustreznim vizualnim \u010dasovnim razporedom mejnikov, ki na prvi pogled prikazuje odstopanje od na\u010drta.<\/p>\n Usmerjevalni sestanek se je s treh ur skraj\u0161al na sedemdeset minut. \u0160e pomembneje pa je, da se je uvodno vpra\u0161anje prenehalo glasiti \"ali lahko temu zaupamo?\" in se je za\u010delo glasiti \"kaj bomo naredili s programom B?\". Ta premik - od potrjevanja podatkov k sprejemanju odlo\u010ditev - je dejanski cilj. Vse drugo je infrastruktura.<\/p>\n Po podatkih Raziskava PMI o u\u010dinkovitosti PMO<\/a>organizacije z razvitimi postopki poro\u010danja o portfeljih izvedejo bistveno ve\u010d projektov pravo\u010dasno in v okviru prora\u010duna. Poro\u010danje samo po sebi ni vzrok za to, vendar slabo poro\u010danje aktivno prikriva signale, ki bi omogo\u010dili zgodnej\u0161e ukrepanje.<\/p>\n \u010ce va\u0161e poro\u010dilo o portfelju povzro\u010da ve\u010d razprav na sestankih kot odlo\u010ditev o usmerjanju, je najhitrej\u0161a diagnostika vpra\u0161anje: o \u010dem se izvr\u0161ni odbor dejansko odlo\u010da na podlagi tega poro\u010dila? \u010ce je iskren odgovor \"ne veliko\", poro\u010dilo ne opravlja svojega dela - ne glede na to, kako tehni\u010dno zanesljiva je osnovna sestava Power BI.<\/p>\n Za\u010dnite tam. Opredelite tri odlo\u010ditve, ki jih mora usmerjevalni odbor sprejemati mese\u010dno. Gradite za nazaj. Nato poskrbite za vizualno podobo.<\/p>\n \u010ce ste to \u017ee presegli in je ozko grlo sama plast Power BI, je Vizualna knji\u017enica LeapLytics<\/a> je vreden ogleda - zasnovan je za poro\u010danje o vodenju projektov, certificiran s strani Microsofta in na voljo za neposredno preizku\u0161anje. Za\u010detek brezpla\u010dnega presku\u0161anja tukaj<\/a> in jih preizkusite na podlagi dejanskih podatkov o portfelju.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Ponedeljek zjutraj. Ve\u010dji del petka ste porabili za pridobivanje posodobitev stanja od petih razli\u010dnih vodij projektov, za usklajevanje datumov mejnikov v treh preglednicah in za pripravo poro\u010dila Power BI v obliki, ki vas ne bo osramotila pred izvr\u0161nim odborom. Nadzorna plo\u0161\u010da je videti v redu. Morda celo dobro. In vendar - prvo vpra\u0161anje ... <\/p>","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-14620","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-news","latest_post"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.leaplytics.de\/sl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/14620","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.leaplytics.de\/sl\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.leaplytics.de\/sl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.leaplytics.de\/sl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.leaplytics.de\/sl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=14620"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/www.leaplytics.de\/sl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/14620\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":14622,"href":"https:\/\/www.leaplytics.de\/sl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/14620\/revisions\/14622"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.leaplytics.de\/sl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=14620"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.leaplytics.de\/sl\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=14620"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.leaplytics.de\/sl\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=14620"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}Kaj ve\u010dina PMO-jev najprej poskusi - in zakaj to ne deluje<\/h2>\n
Kaj dejansko pomaga: Oblikovanje za odlo\u010ditev, ne za podatke<\/h2>\n
Pred in po: Kaj se spremeni, ko poro\u010danje o portfelju dejansko deluje<\/h2>\n
Kje za\u010deti<\/h2>\n