Borç ve Alacak Hesapları için Yapay Zeka: Daha Az Çaba ile Daha Fazla İşlem Gerçekleştirin
AP ve AR işlem fabrikalarıdır. Her ay yüzlerce veya binlerce fatura akar. Her birinin kaydedilmesi, eşleştirilmesi, onaylanması, ödenmesi veya tahsil edilmesi gerekir.
Bu hacimli bir iş. Açık kurallar. Belirli adımlar. Bir işlemden diğerine çok az değişiklik.
Ekibiniz faturaları satın alma siparişleriyle eşleştirmek için saatler harcıyor. Üç yönlü eşleştirmeyi kontrol etmek. Ödeme işlemlerini planlamak. Tahsilat hatırlatıcıları gönderme. Hesapları uzlaştırmak. "Ödemem nerede?" e-postalarını yanıtlamak.
Bu stratejik finans işi değil. Bu bir işlem süreci. Ve yapay zeka tam da bunun için geliştirildi.
Yapay zeka hacmi yönetir. Ekibiniz istisnaları ele alır. Ekibiniz 200 rutin işlemi ve 10 sorunlu vakayı işlemek yerine, gerçekten insan kararına ihtiyaç duyan 10 tanesine odaklanır.
AP/AR Mücadelesi
İşlem hacmi işinizle birlikte büyür. Ancak ekibiniz aynı oranda büyümez.
Ödenecek Hesaplar'da:
- Faturalar e-posta, posta, portal, EDI, faks yoluyla gelir
- Her satıcı faturaları farklı biçimlendirir
- Her faturanın PO ve makbuz ile eşleştirilmesi gerekir
- Onay yönlendirmesi tutara, departmana, satıcı türüne bağlıdır
- Ödeme planlaması bakiyeleri vade tarihleri, indirimler ve nakit pozisyonu
- Satıcılar ödeme durumunu sormak için arar
- Ay sonu tahakkuklarının hesaplanması gerekir
Alacak Hesaplarında:
- Faturaların doğru şekilde oluşturulması ve gönderilmesi gerekir
- Ödemeler çek, ACH, banka havalesi, kredi kartı ile gelir
- Nakit uygulaması ödemeleri faturalarla eşleştirir
- Kısa ödemeler ve kesintilerin araştırılması gerekiyor
- Tahsilatlar, vadesi geçmiş hesapların takibini gerektirir
- Müşteriler faturalara itiraz ediyor ve çözüme ihtiyaç duyuyor
- DSO hedeflerinin izlenmesi gerekiyor
Her adım basittir. Ancak yüzlerce işlemle çarptığınızda birden fazla kişi için tam zamanlı işleriniz olur.
Hacim arttığında üç seçeneğiniz vardır: daha fazla kişiyi işe almak, daha uzun saatler çalışmak veya işleri oluruna bırakmak. Bunların hiçbiri harika değildir.
AI size dördüncü bir seçenek sunar: rutini otomatik olarak halletmek.
Yapay Zeka Ödenecek Hesaplar İçin Ne Yapar?
Faturaları Otomatik Olarak İşler
Fatura geldi. Yapay zeka:
Tüm verileri çıkarır:
Satıcı, fatura numarası, tarih, satır kalemleri, tutarlar, şartlar, PO numarası. İşlem için gereken her şey.
Faturayı doğrular:
Hesaplar tutuyor mu? Satıcı sistemde kayıtlı mı? Adres doğru mu? Ödeme koşulları kararlaştırıldığı gibi mi?
Mükerrerlikleri kontrol eder:
Bu fatura daha önce gönderildi mi? Aynı satıcı, aynı tutar, aynı tarih? Mükerrer girişimler hemen işaretlenir.
AP girişini oluşturur:
ERP veya muhasebe sisteminize otomatik olarak gönderilir. GL kodları tanımladığınız kurallara göre atanır.
Tüm bunlar bir dakikadan kısa sürede gerçekleşiyor. İnsan yazımı yok. Veri giriş hatası yok.
Üç Yönlü Eşleştirme Kolları
Üç yönlü eşleştirme kritik bir kontroldür. Aynı zamanda sıkıcıdır.
Yapay zeka eşleşiyor:
- Faturadan Satınalma Siparişine: Doğru satıcı mı? Doğru ürünler? Doğru fiyatlar?
- Faturadan Makbuza: Faturalandırılan şeyi gerçekten aldık mı?
- Üçü bir arada: Miktarlar ve tutarlar her üç belgede de uyumlu mu?
Mükemmel eşleşme:
Her şey kabul edilebilir toleranslar dahilinde hizalanır. Yapay zeka otomatik olarak onaylar ve ödeme için sıraya girer.
Küçük değişiklik:
Miktar veya fiyatta küçük fark. Tolerans eşiğinizin altında. AI işaretler ancak bu şekilde yapılandırırsanız otomatik onaylayabilir.
Anlamlı varyans:
Malzeme uyuşmazlığı. Farklı miktar. Farklı fiyat. Eksik PO. Yapay zeka, insan incelemesi için işaretler ve doğru kişiye yönlendirir.
Ekibiniz sadece istisnaları görüyor. Mükemmel eşleşen 90% mi? Çoktan halledildi.
Akıllıca Onay için Rotalar
Her şirketin onay kuralları vardır. Yapay zeka bunları takip eder:
Miktar bazlı yönlendirme:
$500 altında mı? Yönetici onayı. $500-$5,000? Müdür onayı. $5,000'in üzerinde mi? Başkan Yardımcısı onayı. Yapay zeka onay matrisinizi biliyor.
Departman bazlı yönlendirme:
Pazarlama masrafı mı? Pazarlama müdürüne gider. BT harcaması? BT direktörüne gider. Departmanlar arası mı? İkisine de gider.
Satıcı tabanlı yönlendirme:
Yeni satıcı mı? İnceleme için satın almaya gider. Bilinen satıcı mı? Standart süreç. Satıcı izleme listesinde mi? Kontrolöre gider.
Öncelikli işlem:
Erken ödeme indirimi mevcut mu? Yüksek öncelikli. Standart 30 günlük vadeler? Normal sıra. Zaten gecikmiş mi? Acil durum.
Onaylayanlar tercih ettikleri kanal üzerinden bildirim alır. E-posta, Slack, Teams, mobil uygulama. Tek bir tıklama ile onaylar veya reddederler. Fatura için e-postalar arasında arama yapmak yok.
Ödeme Planlamasını Optimize Eder
Bu hafta hangi faturaları ödemelisiniz? Yapay zeka karar vermenize yardımcı olur.
Göz önünde bulundurur:
- Son tarihler: Gecikme ücretinden kaçınmak için ne ödenmelidir?
- Erken ödeme indirimleri: Hangi indirimleri yakalayabiliriz?
- Nakit pozisyonu: Şimdi ne kadar ödeyebiliriz?
- Satıcı ilişkileri: Stratejik nedenlerle kimlere öncelik veriyoruz?
- Ödeme koşulları: Nakit akışı için en uygun zamanlama nedir?
Yapay zeka, tüm bu faktörleri dengeleyen ödeme planları önerir. Siz gözden geçirirsiniz. Gerekirse ayarlayın. Onaylayın. Ödemeler gerçekleştirilir.
Sonuç: Daha fazla erken ödeme indirimi elde edildi. Daha az gecikme ücreti. Daha iyi nakit yönetimi. Daha az manuel planlama.
Satıcı İletişimlerini Yönetir
Satıcı e-postaları: "12345 numaralı faturanın durumu nedir?"
Yapay zekadan önce: Birisi sistemler ve e-postalar arasında arama yapar. Durumu anlar. Bir yanıt yazıyor. 10 dakika sürer.
Yapay zeka ile: Anında yanıt. "12345 numaralı fatura onaylandı ve 15 Mayıs'ta ödenmesi planlanıyor." Yapay zeka sistemi kontrol eder ve otomatik olarak yanıt verir.
Karmaşık sorular için yapay zeka bir insana yönlendiriyor. Ama rutin durum kontrolleri? Otomatik olarak halledilir. Ekibiniz satıcılar ve sistemleriniz arasında aracılık yapmayı bırakır.
Yapay Zeka Alacak Hesapları İçin Ne Yapar?
Fatura Oluşturur ve Gönderir
Faturaların zamanında gönderilmesi gerekir. Doğru bilgilerle. Doğru kişiye.
Yapay zeka:
Siparişlerden fatura oluşturur:
Sipariş tamamlandı mı? Fatura otomatik olarak oluşturulur. Tüm satır öğeleri. Doğru fiyatlandırma. Uygun şartlar. Gerekirse müşteriye özel format.
Müşteriye özel kuralları uygular:
Bazı müşteriler faturalarda PO numaralarına ihtiyaç duyar. Bazıları özel referans numaralarına ihtiyaç duyar. Bazıları faturaların finans@ yerine billing@ adresine gönderilmesini ister. Yapay zeka müşteri gereksinimlerini ele alır.
Tercih edilen kanallar aracılığıyla gönderir:
E-posta, EDI, portal yüklemesi, basılı posta. Müşteri faturaları nasıl almak isterse, AI bunu sağlar.
Teslimat izleri:
E-posta açıldı mı? PDF indirildi mi? EDI onaylandı mı? AI makbuzu izler ve bir şey teslim edilmezse işaretler.
Faturalar daha hızlı gönderilir. Daha tutarlı bir şekilde. Daha az hata ile. Bu da daha hızlı ödeme anlamına gelir.
Otomatik Olarak Nakit Uygulanır
Nakit uygulaması, ödemelerin faturalarla eşleştirilmesidir. Basit bir kavram. Zaman alan gerçeklik.
Yapay zeka eşleşiyor:
Mükemmel eşleşmeler:
Ödeme tutarı tam olarak fatura tutarına eşittir. Müşteri adı eşleşiyor. AI otomatik olarak uygulanır.
Kısmi ödemeler:
Müşteri $10,000 faturaya karşılık $8,000 ödeme yapmıştır. YZ kısmi ödemeyi uygular ve bakiyeyi açık tutar.
Çoklu fatura ödemeleri:
15 faturayı kapsayan $50.000 tutarında bir çek. Yapay zeka, tutarlara, ödeme referanslarındaki fatura numaralarına veya geçmiş modellere göre doğru faturalarla eşleşir.
Uygulanmamış nakit:
Ödeme herhangi bir faturayla açıkça eşleşmiyor. Yapay zeka, insan incelemesi için işaretler ve tutar ve müşteri geçmişine göre önerilen eşleşmeler sağlar.
Ekibiniz yalnızca istisnalara dokunur. Geri kalan her şey otomatik olarak akar.
Koleksiyonları Sistematik Olarak Yönetir
Tahsilatlar takip işidir. Yapay zeka bunu tutarlı bir şekilde yapar.
Son teslim tarihlerini izler:
Fatura yarın mı ödenecek? Yapay zeka bunu not eder. Vadesi geçmiş mi? Tırmanma başlar.
Hatırlatıcıları otomatik olarak gönderir:
Son teslim tarihinden 5 gün önce dostça hatırlatma. Son ödeme tarihinde başka bir hatırlatma. Vadesi 7, 14, 30 gün geçtiğinde artan hatırlatmalar. Kurallarınıza göre zamanlama ve ton.
İletişimi kişiselleştirir:
"5678 numaralı 1 Nisan tarihli $12,500 faturasının vadesi 15 gün geçmiştir. Ödemenin 30 Nisan'a kadar yapılması bekleniyordu." Belirli ayrıntılar, genel şablonlar değil.
Yanıtları izler:
Müşteri "çek postada" mı diyor? Yapay zeka bunu kaydeder ve ödeme ulaşmazsa takip eder. Anlaşmazlık mı ortaya çıktı? AR uzmanına yönlendirir.
Uygun şekilde yükseltir:
Küçük miktar, ilk kez gecikme mi? Otomatik hatırlatmalar. Büyük miktar, tekrar tekrar gecikme? AR yöneticisine yönlendirir. Çok büyük miktar, vadesi önemli ölçüde geçmiş? CFO'ya yönlendirilir.
Tutarlı takip. Unutulan hesap yok. Geciken garip konuşmalar yok. Sadece sistematik tahsilat yönetimi.
Anlaşmazlıkları ve Kesintileri Ele Alır
Müşteri $10.000'lik fatura için $9.000 ödüyor ve "fiyatlandırma hatası" diyor.
Yapay zeka:
- Kısa ödemeyi algılar
- Bir not veya anlaşmazlık nedeni olup olmadığını kontrol eder
- Orijinal fiyat teklifi, sipariş ve faturayı çeker
- Bu müşteri ile fiyatlandırma geçmişini kontrol eder
- Anlaşmazlığı işaretler ve ilgili tüm bilgiler toplanmış olarak AR uzmanına yönlendirir
AR uzmanınız halihazırda sağlanan tüm bağlamı araştırır. Sistemler arasında avlanmak yok. Ne olduğunu bir araya getirmek yok. İhtiyaç duyulan her şey burada.
Nakit Tahsilat Tahminleri
Gelecek hafta ne kadar nakit toplayacaksınız? Gelecek ay?
Yapay zeka analiz eder:
- Ödenmemiş faturalar ve son ödeme tarihleri
- Müşteriye göre geçmiş ödeme modelleri
- Mevsimsel eğilimler
- Güncel koleksiyon sorunları
- Ödenmemiş ihtilaflar
Sonuç: Gerçeği gerçekten yansıtan nakit tahsilat tahminleri. Sadece fatura tutarlarını toplayıp umut etmek değil. Müşterilerin gerçekte nasıl ödeme yaptıklarına dayanan gerçek tahminler.
Daha iyi nakit tahmini, daha iyi nakit yönetimi demektir. Maaş bordrosu veya ekipman alımı yapıp yapamayacağınız konusunda sürprizlerle karşılaşmazsınız.
Yapay Zeka Uzlaşma İçin Ne Yapar?
Uzlaşma bir eşleştirme işidir. Yapay zeka eşleştirme konusunda çok başarılıdır.
Banka Mutabakatı
Yapay zeka:
- İşlemleri banka akışınızdan çeker
- İşlemleri muhasebe sisteminizden çeker
- Sıralanan her şeyle eşleşir
- Eşleşmeyenleri işaretler
- Eşleşen kalemleri ve istisnaları gösteren mutabakat raporu oluşturur
Ekibiniz istisnaları gözden geçirir. İşlemlerin diğer 95%'si? Zaten mutabakat sağlandı.
Satıcı Hesap Mutabakatı
Kayıtlarınıza göre Satıcı X'e $25,000 borcunuz var. Ekstre ise $27,000 borcunuz olduğunu söylüyor. Farklı olan ne?
Yapay zeka satır satır karşılaştırır:
- Her ikisinde de hangi faturalar görünüyor?
- Hangi faturalar sadece ekstre üzerinde yer alıyor?
- Kaydettiğimiz hangi ödemeleri aldılar?
- Aradaki fark nedir ve neden?
$2,000 farkın henüz almadığımız 789 numaralı fatura olduğunu gösteren mutabakat raporu oluşturur. Gizem saatler değil, dakikalar içinde çözüldü.
Müşteri Hesap Mutabakatı
AR için de aynı konsept. Müşteri hiçbir borcu olmadığını söylüyor. Sisteminiz $15,000 ödenmemiş gösteriyor.
Yapay zeka, henüz uygulamadığınız neleri ödediklerini tanımlar. Hangi faturalara itiraz ettiklerini. Hangi kredilerin beklemede olduğunu. Müşteri ile görüşmeye hazır net bir mutabakat sunar.
Bu Sizin İçin Ne Anlama Geliyor?
CFO'lar ve Finans Liderleri için
Orantılı kişi sayısı olmadan ölçeklendirme:
İş 50% büyüyor mu? İşlem hacmi 50% büyür. Ancak AP/AR ekibinizin 50% büyümesine gerek yok. Yapay zeka hacim artışını idare eder.
Daha iyi işletme sermayesi yönetimi:
Daha fazla erken ödeme indirimi yakalayın. Alacakları daha hızlı tahsil edin. Daha iyi nakit tahmini. Tüm bunlar işletme sermayesini iyileştirir.
İşlem başına daha düşük maliyet:
Bir faturanın manuel olarak işlenmesi $10-$15'e mal olur. Yapay zeka ile bu maliyet $2-$3'e düşer. AR için de aynı şey geçerli. Yüksek hacimlerde, bu gerçek para tasarrufu sağlar.
Daha az hata ve anlaşmazlık:
Tutarlı işlem, daha az hata anlamına gelir. Daha az hata, daha az satıcı anlaşmazlığı ve müşteri şikayeti anlamına gelir.
Daha iyi uyumluluk ve kontroller:
Her seferinde üç yönlü eşleştirme uygulandı. Onay kurallarına her zaman uyulur. Görevler ayrılığı korunur. Açıkça izin vermediğiniz sürece istisna yok.
AP/AR Ekipleri için
Veri girişi yapmayı bırakın:
Artık fatura verilerini yazmak yok. Artık eşleşen PO'ları aramak yok. Mükemmel eşleşmelerin manuel mutabakatı yok. Yapay zeka rutin işlemleri halleder.
İstisnalara ve ilişkilere odaklanın:
Satıcı anlaşmazlığı mı? Müşteri sorunu? Yeni satıcı kurulumu? Olağandışı işlem? İşte bu noktada değer katarsınız. Rutin işlemlerin sizin uzmanlığınıza ihtiyacı yoktur.
Soruları anında yanıtlayın:
"Ödemem nerede?" Saniyeler içinde arayın çünkü her şey sistemde ve güncel. Daha az çabayla daha iyi hizmet.
Yoğun dönemleri panik yapmadan atlatın:
Ay sonu dalgalanması? Yıl sonu kapanışı? Yapay zeka yavaşlamıyor. Fazla mesai yok. Birikmiş iş yok. Stres yok.
Gerçekten ilginç bir iş yapın:
Süreç iyileştirme. Satıcı pazarlığı. Tahsilat stratejisi. Problem çözme. Bu 847 numaralı faturayı işlemekten daha iyi.
Tüm İşletme İçin
Satıcılara öngörülebilir şekilde ödeme yapılır:
Tutarlı işlem. Net ödeme planları. Daha az geç ödeme. Bu sizi daha iyi bir müşteri yapar ve şartları iyileştirebilir.
Müşteriler daha iyi bir deneyim yaşar:
Doğru faturalar. Sorulara hızlı yanıtlar. Profesyonel tahsilat takibi. Bu, iş yapmanızı kolaylaştırır.
Nakit akışı daha öngörülebilirdir:
Borçların ve alacakların daha iyi tahmin edilmesi, daha az nakit sürprizi anlamına gelir. Ne geleceğini biliyorsunuz.
Ay sonu kapanışı daha hızlıdır:
AP ve AR güncel ve temiz olduğunda, kapanış daha hızlı olur. Daha az karıştırma. Daha az stres.
Yaygın Senaryolar
Standart Fatura İşleme
Düzenli satıcıdan fatura geldi. Yapay zeka:
- Verileri 10 saniye içinde çıkarır
- PO ile otomatik olarak eşleşir
- Sistemdeki makbuzu onaylar
- Her şeyin uyumlu olduğunu doğrular
- Onay için yöneticiye yönlendirir
- Yönetici 30 saniye içinde mobil üzerinden onay verir
- Ödeme çalışması için sıraya alınan fatura
Makbuzdan ödeme kuyruğuna kadar geçen toplam süre: 2 dakika. İnsan zamanı: Onay için 30 saniye. Geri kalan her şey otomatiktir.
Müşteri Ödeme Uygulaması
Müşteriden $47,500 tutarında ACH ödemesi geldi. Yapay zeka:
- Ödemeyi banka akışında görür
- Müşteriyi banka bilgilerinden tanımlar
- Bu müşteri için açık faturaları bulur
- Toplam $47,500 tutarındaki üç özel fatura ile eşleşir
- Ödemeyi otomatik olarak uygular
- Müşteri hesap bakiyesini günceller
- Müşteriye ödeme onayı gönderir
Toplam süre: 1 dakikadan az. İnsan müdahalesi: Hiçbiri. Ödeme doğru şekilde uygulandı ve müşteri bilgilendirildi.
Tahsilat Takibi
$15,000 tutarındaki faturanın vadesi 10 gün geçmiştir. Al:
- Müşteriye kibar bir hatırlatma e-postası gönderir
- Müşteri cevap verir: "İmzalı teslimat makbuzunun bir kopyasına ihtiyacımız var"
- Yapay zeka sistemdeki teslimat makbuzunu bulur
- Müşteriye otomatik olarak gönderir
- Müşteri cevap verir: "Teşekkürler, çek Cuma günü kesilecek"
- AI bunu sisteme kaydeder ve ödeme alınmazsa Salı günü takip etmek için hatırlatma ayarlar
Tüm etkileşim, ödeme gelene veya insan müdahalesi gerekene kadar otomatik olarak gerçekleştirilir.
Yapay Zekanın Yapamadıkları
Yapay zeka rutin işlemleri zekice hallediyor. Ancak sınırları var:
Pazarlık yapamaz:
Satıcı farklı ödeme koşulları mı istiyor? Müşteri bir fatura tutarına itiraz mı ediyor? Bunlar insan ilişkileri yönetimi ve muhakeme gerektirir.
İşle ilgili kararlar veremez:
Kronik olarak geciken bu müşteriyle iş yapmayı bırakmalı mıyız? İlişkiyi sürdürmek için bu ihtilaflı faturayı ödemeli miyiz? İş kararları, işlem kararları değil.
Gerçekten yeni durumlarla başa çıkamaz:
Bu tür bir hizmeti ilk kez mi satın alıyorsunuz? Tamamen yeni satıcı kategorisi mi? Karmaşık çok taraflı işlem? Bunlar için insan analizi gerekir.
Kötü verileri düzeltemez:
Ürün ana sayfanız yanlışsa, eşleştirme yanlış olacaktır. Müşteri adresleri güncel değilse, faturalar yanlış yerlere gider. Yapay zeka elindeki verilerle çalışır.
İtaate zorlayamaz:
Yapay zeka, ona verdiğiniz kuralları uygulayabilir. Ancak yöneticiler onay taleplerini görmezden gelirse veya müşteriler ödeme yapmazsa, bu bir yapay zeka sorunu değildir. Bu bir yönetim veya iş sorunudur.
Yapay zeka, yüksek hacimli, kural tabanlı işlemlerde mükemmeldir. Geri kalan her şey için hala ekibinize ihtiyaç var.
Başlarken
En çok ağrı çeken bölgenizle başlayın:
AP sizin darboğazınız mı?
Fatura işleme otomasyonu ile başlayın. Çalıştığını kanıtlayın. Ardından onay yönlendirmeyi ekleyin. Ardından ödeme optimizasyonu.
AR sizin için bir meydan okuma mı?
Nakit uygulamasıyla başlayın. İşe yaradığını kanıtlayın. Ardından tahsilat otomasyonunu ekleyin. Sonra anlaşmazlıkları ele alın.
Önce temiz bir alt küme seçin:
İlk 20 tedarikçiniz 80%'lik hacmi mi idare ediyor? Oradan başlayın. Temiz veri, öngörülebilir işlemler. Hızlıca kazanç elde edin.
Başlangıçta insanları döngü içinde tutun:
Yapay zekanın işlemesine izin verin, ancak önce ekibinizin her şeyi gözden geçirmesini sağlayın. Güven oluşturun. Kuralları ayarlayın. Sonra yavaş yavaş daha fazlasının otomatik olarak akmasına izin verin.
İyileştirmeyi ölçün:
Döngü sürelerini takip edin. İşlem başına maliyet. Hata oranları. Ödenmemiş borç günleri. Ödenmemiş satış günleri. Sonuçları belgeleyin.
Ya hep ya hiç değil. Küçük başlayın. Değeri kanıtlayın. Ölçeği büyütün.
Daha Az İşle Daha Fazla İşlem Yapmaya Hazır mısınız?
Her şirketin AP ve AR süreçleri farklıdır. Farklı sistemler. Farklı onay iş akışları. Farklı satıcı ve müşteri gereksinimleri.
Herkese uyan tek tip çözümler satmıyoruz. Sizin özel süreçlerinize bakıyoruz. Sistemlerinize. Sıkıntılı noktalarınıza.
Ardından, gerçekte nasıl çalıştığınıza uyan yapay zeka otomasyonu oluşturuyoruz. Aynı kontroller. Aynı onay gereksinimleri. Sadece manuel yerine otomatik.
Tek bir alanla başlayacağız. İşe yaradığını kanıtlayacağız. Sonra genişletiyoruz. Ekibinizi daha üretken hale getiren pratik otomasyon.
