Çalışan İşe Alımında Yapay Zeka: Büyük Ölçekte Harika İlk İzlenimler Yaratın
İlk izlenimler önemlidir. Yeni bir çalışan işe başladığında, ilk hafta ona şirketiniz hakkında her şeyi anlatır.
Sorunsuz işe alım mı? Profesyonel. Düzenli. Doğru seçimi yaptıklarından emin hissediyorlar.
Dağınık işe alım mı? Kayıp. Kafası karışmış. Kendilerini neyin içine soktuklarını merak ediyorlar. Bazıları gerçekten başlamadan bırakıyor.
Sorun: işe alıştırma tekrarlı ama ayrıntılıdır. Her işe alım için aynı süreç. Ancak her birinin evrak işleri, sistemlere erişimi, ekipmanı, eğitimi, tanıtımları vardır. Bir şeyi gözden kaçırırsanız sorun yaratırsınız.
Yapay zeka bunu mükemmel bir şekilde halleder. Her seferinde aynı süreci takip eder. Hiçbir adımı unutmaz. Neyin yapıldığını ve neyin beklemede olduğunu takip eder. Yeni işe alınanların sorularını anında yanıtlar.
Ekibiniz evrak işlerini takip etmeyi bırakır ve insanları karşılamaya başlar.
İşe Alıştırma Neden Olması Gerektiğinden Daha Zor
İşe alım kağıt üzerinde basit görünüyor. Yeni işe alım. Evrak işleri. Eğitim. Bitti.
Gerçek daha karmaşıktır.
Formlar eksik geliyor. Birisi bileti göndermeyi unuttuğu için BT erişimi gecikiyor. Eğitim atamaları manueldir - birisinin her rol için neyin gerekli olduğuna bakması gerekir. Ekipman siparişleri gözden kaçıyor. Yeni işe alınanların soruları var ancak İK diğer yangınlarla meşgul.
Yeni çalışan oturup bekler. Belki sistem erişimi için. Belki ekipman için. Belki de birinin onlara ne yapmaları gerektiğini söylemesini. İyi bir başlangıç değil.
İK ekibiniz bunun kötü olduğunu biliyor. Tembel ya da beceriksiz değiller. Bunalmış durumdalar. Her yeni işe alım, birden fazla sistemde 20'den fazla görev anlamına geliyor. Bunu ayda her işe alımla çarpın ve kaos ortaya çıkar.
Bazı yeni işe alınanlar, doğru kişi onlara yardımcı olduğu için harika bir işe alım süreci geçirir. Diğerleri ise yoğun bir haftada başladıkları için berbat bir deneyim yaşarlar. Her şey manuel olduğunda tutarlılık imkansızdır.
Bu bir insan sorunu değil. Bu bir süreç sorunu. Ve yapay zeka süreçler için geliştirilmiştir.
Yapay Zeka İşe Alımda Ne İşe Yarar?
Yapay zeka, işe alımda İK'nın yerini almaz. Hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlar. İşte böyle.
Gerçekten İşe Yarayan Belge İşleme
Yeni işe alınanlar form gönderir. Vergi belgeleri. Doğrudan para yatırma bilgileri. Acil durum kişileri. Yan haklar kaydı. Poliçe onayları.
Birinin her formu gözden geçirmesi gerekiyor. Verileri ayıklamalı. Sistemlere girmek. Belgeleri dosyalayın. Hiçbir şeyin eksik olmadığından emin olun.
Yapay zeka bunu otomatik olarak yapar.
Form gelir. Yapay zeka bilgileri çıkarır. Gerekli alanların eksiksiz olduğunu doğrular. Verileri doğru sistemlere (HRIS, bordro, sosyal yardım platformu) yönlendirir. Belgeyi çalışan kaydında dosyalar. Eksik veya yanlış olan her şeyi işaretler.
Manuel veri girişi yok. Transkripsiyon hatası yok. Birinin gelen kutusunda kaybolan formlar yok. Sadece işlenir ve biter.
Formlar eksik olduğunda, YZ yeni işe alınan kişiyi derhal bilgilendirir: "Doğrudan para yatırma formunuzda hesap numarası eksik. Lütfen yeniden gönderin." Üç gün sonra İK nihayet incelediğinde değil, hemen.
Bu tek başına yeni işe alınan kişi başına saat tasarrufu sağlar. Yılda düzinelerce veya yüzlerce işe alım yapıldığında, bu tasarruf hızla artar.
Aslında Kişiselleştirilmiş Eğitim Görevi
Her rol için gerekli eğitimler vardır. Uyum eğitimi. Sistem eğitimi. Role özel eğitim. Departman oryantasyonu.
Bunu manuel olarak atamak sıkıcıdır. Bu rol için nelerin gerekli olduğuna bakın. Konuma özgü gereksinimleri kontrol edin. Departmana özel içerik ekleyin. Eğitim planını oluşturun. Kişiyi kaydedin. Tamamlanmasını takip edin.
Yapay zeka bunu halleder.
Yeni işe alım verileri sisteme girer-rol, departman, konum. Yapay zeka, her kombinasyon için hangi eğitimin gerekli olduğunu bilir. Otomatik olarak kişiselleştirilmiş bir işe alım planı oluşturur. Yeni işe alınan kişiyi doğru kurslara kaydeder. Önceliğe göre son tarihleri belirler.
Kaliforniya'da satış temsilcisi mi? Satış eğitimi, Kaliforniya'ya özgü uyumluluk, şirket oryantasyonu ve CRM eğitimi alırlar. Almanya'daki yazılım mühendisi? Farklı uyumluluk, farklı araçlar, farklı işe alım yolu.
Herkes için aynı kalite. Hiçbir şey atlanmadı. Manuel arama yok.
İşlerin Devam Etmesini Sağlayan Tamamlama Takibi
İşe alıştırma tek bir görev değil, 30 görevdir. Bazıları hızlıdır. Bazıları günler sürer. Bazıları önce diğer görevlerin yapılmasına bağlıdır.
Tüm bunları kim takip ediyor? Genellikle elektronik tablosu olan bir İK koordinatörü. "BT hesaplarını ayarladı mı? Uyum eğitimini tamamladılar mı? I-9'larını gönderdiler mi? Müdürleri bir check-in planladı mı?"
Yapay zeka her şeyi otomatik olarak izler.
Her görevin bir durumu vardır. Başlamadı. Devam ediyor. Tamamlandı. Gecikmiş. Yapay zeka bunların hepsini gerçek zamanlı olarak izler.
Bir şeyin süresi geçtiğinde, yapay zeka hatırlatıcılar gönderir. Bir şey yapmaları gerekiyorsa yeni işe alınan kişiye. Bir şey takıldıysa İK'ya. Harekete geçmeleri gerekiyorsa yöneticilere.
Hiçbir şey gözden kaçmaz. Kimse 10 yeni işe alımdaki 30 görevi manuel olarak takip etmek zorunda değil. Sistem bunu hallediyor.
İK bir gösterge tablosu görür: bir bakışta her yeni işe alım için işe alım durumu. Kim yolda. Kim engellenmiş. Dikkat edilmesi gerekenler. İşte bu kadar.
Her Zaman Kullanılabilir Yeni İşe Alım Desteği
Yeni işe alınanların soruları vardır. Bir sürü.
"Nereye park edebilirim?" "E-posta adresimi nasıl ayarlarım?" "Sosyal haklar ne zaman başlar?" "Çalışan el kitabını nerede bulabilirim?" "Kıyafet yönetmeliği nedir?" "Harcamalarımı nasıl gönderirim?"
Bunlar basit sorular. Ancak birilerinin bunlara cevap vermesi gerekir. Ve yeni işe başlayanlar genellikle mesai saatleri dışında - örneğin Pazartesi günü işe başlamadan önceki Pazar gecesi - bu sorularla karşılaşırlar.
Yapay zeka sohbet robotu bunu halleder. 24/7. Anında.
Politikalarınızı biliyor. Prosedürlerinizi biliyor. Yaygın yeni işe alım sorularını bilir. Doğru ve anında cevap verir.
Karmaşık veya hassas sorular için bağlamı olan bir insana yönlendirir. Ancak rutin olan 80% için bunları İK'yı dahil etmeden ele alır.
Yeni işe alınanlar desteklendiklerini hissediyor. İK sürekli aynı sorularla uğraşmıyor. Herkes daha mutlu.
Hacim Ne Olursa Olsun Tutarlı Deneyim
Manuel işe alımda asıl sorun şu: kalite değişkenlik gösteriyor.
İK sessizken yeni biri işe başlar. Beyaz eldiven hizmeti alırlar. Her şey mükemmeldir. Bir sonraki işe alım yoğun bir haftada başlar. Acele işe alım. Bazı şeyler gözden kaçar. Daha kötü bir deneyim.
Yapay zeka ile her yeni işe alım aynı kalitede olur. Aynı süreç. Aynı bütünlük. Aynı duyarlılık.
O hafta 1 kişiyi ya da 20 kişiyi işe almanız fark etmez. Yapay zeka bunu aynı kalitede halleder.
Bu, özellikle mevsimsel artışlar, büyüme aşamaları, işe alımların dondurulduğu değişken işe alımlara sahip şirketler için kritik öneme sahiptir. Yapay zeka anında ölçeklenir.
Bu Sizin İçin Ne Anlama Geliyor?
İK Direktörleri ve İnsan Kaynakları Liderleri için
- Geniş ölçekte tutarlı işe alım. O ay 2 kişi de işe alsanız 20 kişi de işe alsanız aynı kalitede.
- Daha hızlı üretkenlik süresi. Yeni işe alınanlar ilk günden itibaren ihtiyaç duydukları şeylere sahip olurlar. Erişim veya bilgi için beklemek yok.
- Daha iyi yeni işe alım. İyi işe alım deneyimleri, elde tutma ile doğrudan ilişkilidir. Erken desteklendiğini hisseden insanlar daha uzun süre kalırlar.
- Daha düşük İK idari yükü. Formları takip etmek için daha az zaman. Tamamlama takibi için daha az zaman. Rutin soruları yanıtlamak için daha az zaman.
- İşe alım kalitesine ilişkin görünürlük. Tamamlanma oranları, darboğazlar, üretkenlik süresine ilişkin veriler. Neyin işe yarayıp neyin yaramadığını görebilirsiniz.
- Daha iyi işveren markası. Yeni işe alınanlar konuşur. İyi bir işe alım, olumlu ağızdan ağıza iletişim yaratır. Kötü işe alım ise tam tersini yapar.
İK Yöneticileri ve Koordinatörleri için
- Evrak işlerini takip etmeyi bırakın. Yapay zeka belgeleri otomatik olarak işler. Siz yalnızca istisnaları gözden geçirirsiniz.
- Görevleri manuel olarak takip etmeyi bırakın. Sistem her şeyi takip ediyor. Her ayrıntıyı değil, dikkat edilmesi gerekenleri görürsünüz.
- Aynı sorulara cevap vermeyi bırakın. Yapay zeka rutin sorgularla ilgilenir. Karmaşık veya hassas olanları siz halledersiniz.
- İnsani şeyler için daha fazla zaman. Yeni işe alınanlara hoş karşılandıklarını hissettirmek. Endişeleri gidermek. İlişkiler kurmak. Gerçekten önemli olan şeyler.
- Yoğun dönemlerde daha az stres. İşe alımlar arttığında, yapay zeka ölçeklenir. İşe alım yöneticisinde boğulmuyorsunuz.
Yeni Çalışanlar İçin
- İlk günden itibaren net bir süreç. Ne yapacağınızı biliyorsunuz. Ne zaman yapacağınızı. Neyin gerekli olduğunu. Karışıklık yok.
- Sorulara hızlı cevaplar. Basit bilgiler için günlerce beklemeyin. Yapay zeka anında yanıt verir.
- İhtiyacınız olan her şey, ihtiyacınız olduğunda. Sistem erişimi. Ekipman. Eğitim. Hazır olması gereken şeyler için beklemek yok.
- Profesyonel deneyim. İşte katıldığınızı sandığınız şirket bu. Düzenli, verimli, profesyonel.
- İşi öğrenmeye odaklanın. Formları takip etmeye veya temel lojistiği çözmeye değil. Gerçekten üretken olmaya odaklanabilirsiniz.
Yapay Zekanın Yapamayacağı Şeyler
Sınırlar konusunda gerçekçi olalım.
Yapay zeka insan karşılamasının yerini tutmaz. Yönetici check-in'ine sahip değildir. Ekip ilişkileri kurmaz. Yeni bir işe alımın zorlandığını ve desteğe ihtiyacı olduğunu hissetmez.
İdari süreci yönetir. Formlar. Eğitim atamaları. Görev takibi. Rutin sorular.
İnsani bağlantı hala insanlardan geliyor. "Nasılsın?" konuşması. Takım yemeği. Mentorluk. Kültür aktarımı.
Yapay zeka, idari işlerin insani işlerin önüne geçmemesini sağlar. Yeni işe alınanlar sisteme erişim için beklemediğinde veya formlar konusunda kafaları karışmadığında, ekibiniz onları gerçekten karşılamaya odaklanabilir.
Ayrıca, yapay zeka kötü bir işe alım sürecini düzeltemez. İşe alım akışınız temelden bozuksa, yapay zeka sadece bozuk bir süreci daha verimli bir şekilde yürütecektir. Önce süreci düzeltmeniz, ardından tutarlı bir şekilde yürütmek için yapay zekayı kullanmanız gerekir.
Gerçek Dünya Etkisi
Bu pratikte nasıl görünüyor?
Büyüyen bir şirket, işe alım için yapay zeka kullanıyor. Öncesinde: işe alım, İK koordinatörlerinin yeni işe alınan kişi başına 6-8 saatini alıyordu. Sonra: 2 saat. Bu, kişi başına 4-6 saat tasarruf anlamına geliyor.
Ayda 5 kişiyi işe alan bir şirket için bu, ayda 20-30 saat demektir. Bu da sadece otomasyondan yarım FTE eder.
Yeni işe alınanların verimliliğe ulaşma süresi düştü. Önceden, yeni işe alınanların gerekli tüm erişime sahip olması ve zorunlu eğitimi tamamlaması ortalama 8 gün sürüyordu. Sonra: 3 gün. Bu da işe alım başına 5 günlük üretkenlik kazanımı demek.
Yeni işe alım memnuniyet puanları artar. Hızlı yanıtlar. Net süreç. Profesyonel deneyim. İnsanlar katılma kararları konusunda kendilerini iyi hissederler.
90 günlük elde tutma oranı 8% artar. İşe alım sorunsuz olduğunda, ilk aylarda daha az kişi işten ayrılır.
Bu teorik değil. Yapay zeka, işe alım yönetimini düzgün bir şekilde ele aldığında ortaya çıkan şey budur.
Başlarken
Her şeyi bir kerede otomatikleştirmenize gerek yok. En büyük sorun noktasıyla başlayın.
Çoğu şirket için bu, belge işleme sürecidir. Formlar eksik geliyor. Manuel veri girişi. Kaybolan şeyler. Oradan başlayın.
Belki de eğitim görevidir. Çok manuel. Bazı şeyler gözden kaçıyor. Farklı insanlar farklı kalite elde ediyor. Önce bunu düzeltin.
Ya da belki de yeni işe alınanların sorularıdır. Aynı sorular tekrar tekrar soruluyor. Yavaş yanıt süreleri. Bırakın bunu yapay zeka halletsin.
Bir darboğaz seçin. Yapay zekayı uygulayın. Etkisini ölçün. Ardından işe alımın diğer bölümlerine genişletin.
Her şirketin işe alım süreci farklıdır. Formlarınız benzersizdir. Sistemlerinizin özel gereksinimleri vardır. Sürecinizin belirli aşamaları vardır.
Bu yüzden yapay zekayı işe almak tak ve çalıştır değildir. Gerçek iş akışınıza uyması gerekir. Gerçek araçlarınıza. Gerçek gereksinimlerinize.
Alt Satır
İşe alıştırma önemlidir. Elde tutmayı, üretkenlik süresini ve çalışan deneyimini etkiler. Kötü işe alıştırma pahalıya mal olur - insanlar işten ayrılır ya da kalır ancak üretken olmaları daha uzun sürer.
Yapay zeka, işe alımın insani yönünün yerini almaz. Ekibinizin insani tarafa odaklanabilmesi için idari tarafı ele alır.
Sonuç: tutarlı kalite, daha hızlı üretkenlik, daha iyi elde tutma ve büyüme dönemlerinde evrak işlerinde boğulmayan İK ekipleri.
Bu abartı değil. Doğru yapıldığında yapay zekanın işe alım için yaptığı şey budur.
İşe Alım Sürecinizi İyileştirmeye Hazır mısınız?
Genel işe alım yapay zekası satmıyoruz. Sizin özel sürecinize bakıyoruz. Formlarınıza. Sistemlerinize. Gereksinimlerinize. Hacminize.
Sonra da insanları gerçekte nasıl işe aldığınıza uyan bir yapay zeka geliştiriyoruz. İdealize edilmiş bir süreç değil, gerçek süreciniz.
Abartı yok. Aşırı satış yok. Sadece işe alımı herkes için daha iyi hale getiren pratik yapay zeka.
