Finansal Belge İşleme için Yapay Zeka: Yazmayı Bırakın. Analize Başlayın.
Finans ekibiniz her ay yüzlerce veya binlerce belgeyi işler. Faturalar. Makbuzlar. Banka ekstreleri. Gider raporları. Satın alma siparişleri. Sözleşmeler.
Birinin her birini okuması gerekiyor. Verileri ayıkla. Sisteminize yazın. Doğru olup olmadığını kontrol edin. Diğer belgelerle eşleştirin. Düzgün bir şekilde dosyalayın.
Bu finans işi değil. Bu veri girişi. Ama her gün saatler sürüyor.
Yapay zeka belgeleri herhangi bir insandan daha hızlı okur. Yazım hatası olmadan veri çıkarır. Belge 473 üzerinde asla yorulmaz. Ve 7/24 çalışıyor.
Bu, ekibinizin yerini almakla ilgili değil. Gerçek muhasebe işlerini yapabilmeleri için onları belge işlemeden kurtarmakla ilgilidir.
Finans Alanında Belge Sorunu
Belgeler akla gelebilecek her formatta geliyor:
- Yüzlerce farklı satıcıdan gelen e-posta ekleri
- Posta odanızdan taranmış kağıt belgeler
- Çalışanlardan gelen makbuzların fotoğrafları
- Aslında aranabilir metin değil görüntü olan PDF'ler
- Tablolar ve satır öğeleri içeren çok sayfalı beyanlar
- Teslimat fişleri üzerine elle yazılmış notlar
Her satıcı faturaları farklı biçimlendirir. Her bankanın kendi ekstre düzeni vardır. Her çalışan makbuzları farklı bir açıdan fotoğraflıyor.
Ekibiniz bunların hepsini ele almalı. Önemli bilgileri ayıklayın. ERP veya muhasebe sisteminize aktarın. Hiçbir şeyin gözden kaçmadığından emin olun.
Zor bir iş değil. Sadece zaman alıcı. Ve hacim arttığında, daha fazla insana ihtiyacınız olur veya daha uzun saatler çalışırsınız.
Yapay Zeka Belge İşleme İçin Ne Yapar?
Tüm Belge Formatlarını Okur
Yapay zekanın şablonlara ihtiyacı yoktur. Yapılandırılmış veriye ihtiyaç duymaz. Okur:
- PDF'ler: Hem metin tabanlı hem de taranmış görüntüler
- Görüntüler: Herhangi bir kaynaktan JPEG, PNG, TIFF
- E-postalar: Gövde metni, ekler, imzalar
- Fotoğraflar: Telefonlardan gelen bulanık makbuzlar bile
- Çok sayfalı belgeler: Düzinelerce sayfalık ifadeler
Farklı dilleri idare eder. Farklı para birimleri. Farklı tarih formatları. Farklı belge düzenleri.
Satıcınız fatura şablonunu mu değiştiriyor? Yapay zeka otomatik olarak adapte olur. Yeniden programlamaya gerek yok.
Tam Olarak İhtiyacınız Olanı Çıkarır
Faturalar için AI çeker:
- Satıcı adı ve adresi
- Fatura numarası ve tarihi
- Son ödeme tarihi ve ödeme koşulları
- Açıklamaları ve tutarları ile birlikte satır kalemleri
- Ara toplamlar, vergi, toplam tutar
- Referans verildiyse PO numaraları
- Ödeme için banka hesap bilgileri
Makbuzlar için, çıkarır:
- Satıcı adı ve konumu
- Tarih ve saat
- Toplam tutar
- Vergi tutarı
- Ödeme yöntemi
- Kalem kalem alımlar
Banka hesap özetleri için:
- Hesap numarası
- Beyan dönemi
- Açılış ve kapanış bakiyeleri
- Tarih, açıklama, tutar içeren her işlem
- Ücretler ve faiz ücretleri
Yapay zeka sadece metin bulmakla kalmıyor. Verilerin ne anlama geldiğini anlar. Fatura numarası ile PO numarası arasındaki farkı bilir. Ara toplam ile toplam arasındaki farkı. Borç ve alacak arasındaki farkı.
Verileri Otomatik Olarak Doğrular
Yapay zeka sadece ayıklayıp yoluna devam etmez. Kontrol eder:
Matematik doğruluğu:
Satır kalemleri alt toplamı oluşturuyor mu? Ara toplam artı vergi toplamı eşit mi? Değilse, belgeyi işaretler.
Ana veri eşleştirme:
Bu satıcı sisteminizde var mı? Adres eşleşiyor mu? Hesap numarası doğru mu? Bilinmeyen satıcılar inceleme için işaretlenir.
Referans doğrulama:
Bu PO numarası var mı? Bu satıcı için mi? Tutar eşleşiyor mu? Uyuşmazlıklar uyarıları tetikler.
Çift algılama:
Bu fatura daha önce gönderildi mi? Aynı satıcı, aynı tutar, aynı tarih? AI, mükerrer ödeme girişimlerini yakalar.
Makuliyet kontrolleri:
Bu tutar bu satıcı için normalden çok daha mı yüksek? Son ödeme tarihi geçmişte mi? Olağandışı görünen bir şey var mı? Yapay zeka aykırı değerleri işaretler.
Doğrulama olmadan hiçbir şey geçemez. Ekibiniz yalnızca tüm kontrolleri geçen veya belirli bir insan değerlendirmesine ihtiyaç duyan belgeleri görür.
Belgeleri Akıllıca Yönlendirir
İşlendikten sonra belgelerin doğru yere gitmesi gerekir:
Onay yönlendirmesi:
Pazarlama masrafı mı? Pazarlama müdürüne gider. $5,000'den fazla mı? Müdüre gider. Sermaye harcaması? CFO'ya gider. Yapay zeka onay matrisinizi biliyor.
Departman tahsisi:
GL kodlarına, maliyet merkezlerine veya belge içeriğine bağlı olarak, AI kodlama ve onay için doğru departmana yönlendirir.
İstisna işleme:
Doğrulama başarısız mı oldu? AP uzman kuyruğuna gider. Yeni satıcı mı? Satın almaya gider. Olağandışı tutar? Kontrolöre gider. Her istisna türünün kendi yolu vardır.
Öncelik sıralaması:
Erken ödeme indirimi mevcut mu? Yüksek öncelikli. Gecikmiş fatura? Yüksek öncelikli. Standart 30 günlük vadeler? Normal sıra. Yapay zeka önemli olana öncelik verir.
Artık bir kişinin e-postasında manuel sıralama için bekleyen belgeler yok. Her şey otomatik olarak gitmesi gereken yere akıyor.
Denetim İzlerini Otomatik Olarak Oluşturur
Her belge için AI kayıtları:
- Elimize ulaştığında
- Hangi veriler çıkarıldı
- Hangi doğrulamalar gerçekleştirildi
- Ne geçti veya başarısız oldu
- İstisnaları kim inceledi
- Hangi kararlar alındı
- Sisteme gönderildiğinde
Eksiksiz dokümantasyon. Manuel kayıt gerekmez. Denetim incelemesi için her şey hazır.
Bu Sizin İçin Ne Anlama Geliyor?
CFO'lar ve Finans Liderleri için
İşlem başına daha düşük maliyet:
Bir faturanın manuel olarak işlenmesi, karmaşıklığa bağlı olarak $10-$30'a mal olur. Yapay zeka ile bu maliyet $2-$5'e düşer. Ölçek büyütüldüğünde bu maliyet hızla artar.
Personel sayısı büyümeden büyümeyi idare edin:
İşletmenizin işlem hacmi iki katına mı çıkıyor? Yapay zeka anında ölçeklenir. İşe alım yok. Eğitim yok. İşe alım süresi yok.
Daha hızlı döngü süreleri:
Belgeler günlerce kuyrukta beklemek yerine aynı gün işleme alındı. Daha erken yakalanan ödeme indirimleri. Daha iyi nakit akışı görünürlüğü.
Daha iyi veri kalitesi:
Yazım hatası yok. Eksik alan yok. Devrik sayılar yok. Daha temiz veriler, daha iyi raporlama ve daha az düzeltme anlamına gelir.
Gerçek zamanlı görünürlük:
Tam olarak neyin sırada olduğunu görün. Onay bekleyen kaç fatura var? Toplam yükümlülük ne kadar? Artık elektronik tablo takibi yok.
AP/AR Ekipleri için
Veri girişi yapmayı bırakın:
Artık PDF'lerden yazmak yok. Sayıları iki kez kontrol etmek yok. Yapay zeka çıkarma işlemini hallediyor. İstisnaları ve kararları siz halledersiniz.
Problem çözmeye odaklanın:
50 standart faturayı işlemek yerine, karar verilmesi gereken 5 faturayla ilgilenirsiniz. Satıcı anlaşmazlıkları. Eksik PO'lar. Fiyatlandırma soruları. İlginç şeyler.
Daha az tekrarlayan stres:
Yüzlerce fatura yazmak gerçek bir fiziksel zorlanmaya neden olur. Yapay zeka karpal tünele yakalanmaz. Ekibiniz daha sağlıklı kalır.
Yoğun dönemleri kolayca idare edin:
Ay sonu dalgalanması mı? Çeyrek sonu hücumu? Yapay zeka yavaşlamıyor. Fazla mesaiye gerek yok. Yığını aşma konusunda stres yok.
Daha hızlı satıcı yanıtları:
"Ödemem nerede?" Anında cevap verebilirsiniz çünkü her şey sistemde. E-posta veya kağıt yığınları arasında arama yapmak yok.
Tüm İşletme İçin
Daha az geç ödeme cezası:
Belgelerin daha hızlı işlenmesi, ödemelerin zamanında yapılması anlamına gelir. Bir fatura bir hafta boyunca e-postada beklediği için artık $50 gecikme ücreti yok.
Daha fazla erken ödeme indirimi:
"2/10 net 30" terimleri gerçek tasarruf anlamına gelir. Yapay zeka, bu indirimleri gerçekten yakalayacak kadar hızlı işler.
Daha iyi satıcı ilişkileri:
Tutarlı, zamanında işlem sizi daha iyi bir müşteri yapar. Satıcılar öngörülebilirliği takdir eder.
Daha hızlı çalışan geri ödemeleri:
Haftalar değil günler içinde işlenen gider raporları. Paralarını beklemeyen daha mutlu çalışanlar.
Yaygın Belge İşleme Senaryoları
Fatura İşleme
Fatura e-posta ile gelir. Yapay zeka:
- Tüm fatura verilerini saniyeler içinde çıkarır
- Satıcıyı ana listeye göre kontrol eder
- Eğer varsa PO ile eşleşir
- Tutarları ve hesaplamaları doğrular
- Tutar ve departman bazında onay için yönlendirmeler
- Sisteminizde AP girişi oluşturur
- Onaylayanı tercih ettiği yöntemle bilgilendirir
Toplam süre: Bir dakikadan az. İnsan müdahalesi: Sadece onay kararı.
Gider Raporu İşleme
Çalışan 12 makbuzla birlikte harcama raporu gönderir. AI:
- Buruşturulmuş kağıtların fotoğrafları da dahil olmak üzere tüm makbuzları okur
- Her bir satıcıdan satıcı, tarih ve tutarı çıkarır
- Şirket politikasına karşı kontroller (miktar limitleri, izin verilen kategoriler)
- Poliçe dışı kalemleri işaretler
- Gider raporunu otomatik olarak doldurur
- Onay için yöneticiye yönlendirir
- Geri ödeme için kuyruklar
Çalışan hiçbir şey yazmaz. Yönetici, tüm makbuzların eklendiği temiz bir özet görür. Geri ödeme daha hızlı gerçekleşir.
Ekstre Mutabakatı
Aylık banka ekstresi geldi. Yapay zeka:
- Ekstredeki her işlemi çıkarır
- Sisteminizdeki işlemlerle eşleşir
- Her iki taraftaki eşleşmeyen öğeleri tanımlar
- Olağandışı işlemleri işaretler (büyük tutarlar, tanıdık olmayan alacaklılar)
- Neyin eşleşip neyin eşleşmediğini gösteren mutabakat raporu oluşturur
- İnsan incelemesi için istisnalar sunar
Eskiden saatler süren işlemler artık dakikalar alıyor. Ekibiniz yalnızca otomatik olarak eşleşmeyen öğelere odaklanıyor.
Yapay Zekanın Yapamadıkları
Sınırlamalar konusunda dürüst olalım:
Gerçekten benzersiz durumlarla başa çıkamaz:
Standart faturalar mı? Mükemmel. Ama alışılmadık ödeme koşullarına sahip tek seferlik lisans anlaşması? Hala insan incelemesi gerekiyor.
Karar veremez:
Bu ihtilaflı faturayı ödemeli miyiz? Bu satıcı ilişkisi sürdürülmeye değer mi? Bunlar iş kararlarıdır, işlem kararları değil.
Tamamen yok edilmiş belgeleri okuyamaz:
Eğer bir insan sayıları anlayamıyorsa, yapay zeka da anlayamaz. Ağır hasar görmüş belgelerin hala insan müdahalesine ihtiyacı vardır.
Sözlü anlaşmalarla başa çıkamaz:
"Onlara Cuma gününe kadar ödeme yapacağımızı söyledim" sadece belgelenmişse önemlidir. Yapay zeka yazılı olanla çalışır, söylenenle değil.
Çıkarmak için net verilere ihtiyaç duyar:
Belgede kritik bilgiler eksikse, yapay zeka bunu işaretler ancak verileri icat edemez. Yine de birinin eksik fatura numarasını bulması gerekir.
Yapay zeka rutin işlemleri mükemmel bir şekilde halleder. Geri kalan her şey için ekibinizin uzmanlığına ihtiyaç var.
Başlarken
Belge işleme yapay zekası, odaklanmaya başladığınızda en iyi şekilde çalışır:
Önce bir belge türü seçin:
Her şeyi aynı anda otomatikleştirmeye çalışmayın. En yüksek hacimli belge türünüzle başlayın. Genellikle faturalar veya gider makbuzları.
En temiz verilerinizle başlayın:
Tutarlı biçimlendirmeye sahip büyük tedarikçiler en kolayıdır. Önce orada kazanın, sonra daha değişken belgelere geçin.
Başlangıçta insanları döngü içinde tutun:
Yapay zekanın işlemesine izin verin, ancak önce ekibinizin her şeyi gözden geçirmesini sağlayın. Sisteme güven oluşturun. Doğrulama kurallarını ayarlayın.
Zaman tasarrufunu ölçün:
İşlemin öncesinde ve sonrasında ne kadar sürdüğünü takip edin. Hata oranlarını ölçün. İyileşmeyi belgeleyin. Bu, değeri kanıtlar.
Yavaş yavaş genişletin:
Bir belge türü iyi çalıştığında, diğerini ekleyin. Otomatik işleme yeteneklerinizi zaman içinde oluşturun.
Bu ya hep ya hiç değildir. Küçük başlayabilir, değerini kanıtlayabilir ve ardından ölçeği büyütebilirsiniz.
Belgeleri Manuel Olarak İşlemeyi Bırakmaya Hazır mısınız?
Her finans departmanı farklı belge hacimlerine, formatlarına ve iş akışlarına sahiptir. Çerez kesici çözümler işe yaramaz.
Gerçek belgelerinize bakıyoruz. Sistemlerinize. Onay süreçlerinize. İstisna işleme ihtiyaçlarınız.
Ardından, gerçekte nasıl çalıştığınıza uyan yapay zeka belge işleme oluşturuyoruz. Teori değil. Genel şablonlar değil. Size özel iş akışları.
Küçükten başlayacağız. İşe yaradığını kanıtlayacağız. Sonra genişletiyoruz. Büyük bir ön yatırım yok. Devam eden operasyonlarda kesinti yok.
