Satın Alma Talebi ve Sipariş için Yapay Zeka: Satın Alma Sürecini Hızlandırın
Satın alma talepleri ve sipariş basit olmalıdır. Birinin bir şeye ihtiyacı var. Talep ederler. Onaylanır. Sipariş gönderilir. Tamamdır.
Ama bu o kadar basit değil. Talepler gelen kutularında onay bekliyor. Alıcılar rutin siparişleri manuel olarak işler. İnsanlar hangi tedarikçiyi kullanacaklarını bilmiyorlar. Onay süreci çok yavaş olduğu için siparişler anlaşmalı olmayan tedarikçilere gidiyor.
Sonuç mu? İşlemsel işlere gömülmüş satın alma ekipleri. İnsanlar sistemi atladığı için başına buyruk harcamalar. Siparişler müzakere edilen şartlara uymadığı için sözleşme sızıntısı.
AI bunu düzeltir. Standart talepleri otomatik olarak işler. Onayları akıllıca yönlendirir. Siparişlerin sözleşme şartlarına uygun olmasını sağlar. Süreci o kadar hızlı hale getirir ki insanlar bunu gerçekten kullanır.
Satın Almadan Ödemeye Süreçleri Neden Yavaş
Talepten siparişe süreçleri çoğu şirkette bozuktur. Bunun nedeni satın alma ekiplerinin işlerinde kötü olmaları değildir. Çünkü süreç çok fazla manuel çalışma gerektiriyor.
Birisi bir talep gönderir. Bir alıcının bunu incelemesi gerekir. Politikaya uygun olup olmadığını kontrol etmelidir. Kimin onaylaması gerektiğini belirler. Doğru onaylayıcıya yönlendirin. Onay için bekleyin. Ardından manuel olarak bir satın alma siparişi oluşturun. Bir tedarikçi seçin. Tüm ayrıntıları tekrar girin.
Standart, rutin siparişler için. Her seferinde.
Alıcılar aynı kalıpları takip eden talepleri işlemek için saatler harcıyor. Ofis malzemeleri. Standart bileşenler. Yinelenen hizmetler. İnsan uzmanlığına ihtiyaç duymayan ancak süreç manuel işlem gerektirdiği için yine de uzmanlık gerektiren siparişler.
Süreç yavaş olduğunda, insanlar bunun etrafında çalışır. Doğrudan tedarikçilerden satın alırlar. Kişisel kredi kartlarını kullanırlar. Onayları atlarlar. Başına buyruk harcamalar kötü niyetli değildir; insanlar işlerini halletmeye çalışır.
Ve satın alma kontrolü kaybeder. Anlaşmalı tedarikçiler söz verdikleri hacmi elde edemezler. Müzakere edilen şartlar kullanılmaz. Harcama görünürlüğü kaybolur.
Yapay Zeka Satın Alma Talebi ve Sipariş için Ne Yapar?
Yapay zeka sadece talep sürecini hızlandırmakla kalmaz. Onu akıllı hale getirir. İşte böyle.
Talepleri Otomatik Olarak İşler
Yapay zeka bir talep alır. Ne talep edildiğini analiz eder.
Bu standart bir ürün mü? Yapay zeka bunu geçmiş siparişlerden tanır. Talebi politikaya göre doğrular. Bütçe uygunluğunu kontrol eder. Gerekli bilgilerin eksiksiz olduğunu onaylar.
Her şey kontrol edilirse, AI otomatik olarak onay için yönlendirir. Rutin talepler için alıcı müdahalesi gerekmez.
Eğer bir sorun varsa, yapay zeka belirli sorunları işaretler:
- Eksik maliyet merkezi veya GL kodu
- Özel onay gerektiren bütçe eşiğinin üzerinde
- Ürün onaylanmış kategorilerle eşleşmiyor
- Gerekli belgeler eklenmemiş
- Açıklığa kavuşturulması gereken net olmayan özellikler
Talep sahibi hemen net bir geri bildirim alır. Genel bir ret değil. Düzeltilmesi gereken belirli sorunlar.
Standart talepler sistem üzerinden dakikalar içinde akar. Karmaşık talepler, neyin incelenmesi gerektiğine dair bağlamla birlikte alıcılara yönlendirilir.
Onayları Akıllıca Yönlendirir
Onay iş akışları karmaşıktır. Farklı tutarlar için farklı onaylayıcılar. Farklı kategoriler için farklı yollar. Farklı departmanlar için farklı kurallar.
İnsanların kafası karışıyor. Talepler yanlış onaylayıcıya gider. Geri dönüyor. İnsanlar gerçekte kimin onaylaması gerektiğini bulana kadar ertelenir.
Yapay zeka onay kurallarını biliyor:
- Miktar bazlı yönlendirme: $1,000'in altında bir onaylayıcıya gider. $10,000'in üzerinde ek onay gerekir.
- Kategori tabanlı yönlendirme: BT satın alımları için BT onayı gerekir. Sermaye ekipmanının finans incelemesine ihtiyacı vardır.
- Departman kuralları: Farklı departmanların farklı yetkilendirme seviyeleri ve onay zincirleri vardır.
- Politika istisnaları: Katalog dışı ürünler. Sözleşmeli olmayan tedarikçiler. Özel onay gereklilikleri.
- İkame mantığı: Birincil onaylayıcı müsait değil mi? Otomatik olarak belirlenmiş alternatife yönlendirin.
Her talep ilk seferinde doğru onaylayıcıya gider. Karışıklık yok. İnsanlar kimin neyi onaylaması gerektiğini kontrol ederken gecikme olmaz.
Peki ya onaylayanlar? Her talebin içeriğini öğrenirler. Ne sipariş ediliyor. Neden sipariş edildiği. Bütçe durumu. Sözleşme uygunluğu. Bunun rutin olup olmadığı veya incelenmesi gerekip gerekmediği. Uygun olduğunda hızlıca onaylayabilirler.
Tercih Edilen Tedarikçiler Önerir
Birisi ofis malzemeleri talep ediyor. Hangi tedarikçiyi kullanmalısınız?
Şirketinizin anlaşmalı olduğu üç ofis malzemeleri tedarikçisi var. Her birinin farklı ürünler için farklı fiyatları var. Farklı teslimat süreleri. Farklı minimum siparişler.
Alıcılar bunu biliyor. Sözleşmeler için pazarlık yapıyorlar. Ancak talep sahipleri bilmiyor. Ve alıcılar her sipariş için hangi tedarikçinin en iyisi olduğuna manuel olarak bakmak istemezler.
Yapay zeka tedarikçileri otomatik olarak önerir:
- En iyi fiyat: Talep edilen kalemler için tedarikçiler arasında sözleşmeli fiyatları karşılaştırır.
- Teslimat hızı: Aciliyet ve tedarikçi teslim sürelerindeki faktörler.
- Konsolidasyon fırsatı: Başka açık siparişler varsa, minimum sipariş gereksinimlerini karşılamak için birleştirmeyi önerin.
- Sözleşme uyumluluğu: Karşılamanız gereken hacim taahhütleri olan tedarikçilere öncelik verir.
- Geçmiş performans: Teslimat güvenilirliğini ve kalite geçmişini dikkate alır.
Satın alma siparişi size en iyi değeri veren tedarikçiye gider. Rastgele değil. Talepte bulunan kişinin tanıdığı birine değil. Söz konusu sipariş için en iyi koşullara sahip sözleşmeli tedarikçiye.
Sözleşme uyumluluğu artar. Müzakere ettiğiniz şartlar gerçekten kullanılır. Tedarikçiler hacim taahhütlerini yerine getirir çünkü siparişler olması gereken yere akar.
Siparişleri Sözleşmelere Göre Doğrular
Sözleşmeleri bir sebepten dolayı müzakere ettiniz. Daha iyi fiyatlandırma. Anlaşılan şartlar. Hacim indirimleri. Ancak siparişler sözleşme şartlarına uymazsa, avantajlarınızı kaybedersiniz.
Yapay zeka her siparişi sözleşme koşullarına göre doğrular:
- Fiyat doğrulama: Bu sözleşmedeki fiyat mı? Değilse, işaretleyin ve farklılığı açıklayın.
- Dönem uyumu: Kararlaştırılan minimum/maksimum miktarlar dahilinde sipariş veriyor muyuz?
- İndirim doğrulaması: Sözleşmeli indirimler uygulanıyor mu? Hacim kırılmaları doğru hesaplandı mı?
- Ürün eşleşmesi: Bu sözleşmeli bir ürün mü yoksa farklı bir fiyata benzer bir ikame mi?
- Ödeme koşulları: Anlaşmalı ödeme koşullarını mı yoksa farklı koşulları mı kullanıyoruz?
Bir sipariş sözleşmeyle eşleşmezse, PO gönderilmeden önce AI bunu işaretler.
Belki fiyat sözleşmede belirtilenden daha yüksektir. Belki tedarikçi "yanlışlıkla" bir indirimi kaldırmıştır. Belki de birisi sözleşmeli bir alternatif varken sözleşmesiz bir ürün sipariş ediyordur.
Ödeme yapmadan önce yakalayın. Çok geç olduğunda fatura mutabakatı sırasında değil.
Bu, tedarikçilere güvenmemekle ilgili değildir. Pazarlık ettiğiniz şartların her siparişe gerçekten uygulanmasını sağlamakla ilgilidir.
Sipariş Durumunu Proaktif Olarak İzler
Emirler çıkar. Sonra sorular başlar. "Siparişim nerede?" "Ne zaman ulaşacak?" "Tedarikçi onayladı mı?"
Alıcılar bu soruları sürekli sorarlar. Sistemleri kontrol ederler. Tedarikçileri ararlar. E-posta gönderirler. Durum güncellemeleri tam zamanlı bir iş.
Yapay zeka sipariş durumunu otomatik olarak izler:
- Tedarikçi onayı: Tedarikçi siparişi kabul etti mi? Teslimat tarihini kabul etti mi? Herhangi bir tutarsızlığı işaretledi mi?
- Üretim/sevkiyat takibi: Sipariş programa uygun mu? Sevkiyata çıktı mı? Transit halinde nerede?
- Teslimat izleme: Beklenen teslimat tarihi yaklaşıyor. Geldi mi? Envantere alındı mı?
- İstisna uyarıları: Gecikmeler. Geri siparişler. Teslim alma sırasında işaretlenen kalite sorunları. Miktar tutarsızlıkları.
- Proaktif iletişim: Talep sahiplerini otomatik olarak günceller. Yalnızca müdahale gerektiğinde alıcılara iletir.
Talep sahipleri sormadan durum güncellemeleri alır. Alıcılar rutin durum kontrollerine değil, istisnalara odaklanır.
Bir sipariş gecikti mi? Yapay zeka, birinin sormasına gerek kalmadan önce talep sahibini ve alıcıyı uyarır. Neden geciktiği, yeni beklenen tarih, alternatiflerin mevcut olup olmadığı gibi bağlamı sağlar.
Sorunlar proaktif olarak ele alınır. Birisi "Hey, üç hafta önce verdiğim sipariş nerede?" diye sorduğunda keşfedilmez.
Bu Sizin İçin Ne Anlama Geliyor?
CPO'lar ve Satın Alma Liderleri için
Tüm satın alma-sipariş süreci üzerinde kontrol ve görünürlük elde edersiniz.
- Daha yüksek sözleşme uyumluluğu: Siparişler anlaşmalı tedarikçilere akar. Müzakere edilen şartlar kullanılır. Hacim taahhütleri karşılanır.
- Daha az başına buyruk harcama: Onaylanan süreç hızlı olduğunda, insanlar bunu atlamak yerine kullanırlar.
- Daha hızlı tedarik döngüleri: Standart siparişler günler değil, dakikalar içinde işlenir. İş ihtiyaçları daha hızlı karşılanır.
- Daha iyi kaynak tahsisi: Alıcılar rutin sipariş işleme değil, karmaşık satın alma ve müzakereler üzerinde çalışır.
- Harcama görünürlüğü: Tüm siparişler sistem üzerinden akar. Ne satın alındığı ve kimden alındığı konusunda tam görünürlük.
Satın Alma Yöneticileri ve Alıcılar için
Bir talep işleme merkezi olmayı bırakıp stratejik bir işlev haline gelirsiniz.
- Rutin siparişleri işlemeyi durdurun: Standart talepler otomatik olarak akar. Siz sadece uzmanlık gerektiren işlerle ilgilenirsiniz.
- Karmaşık satın alımlara odaklanın: Müzakere zamanı. Tedarikçi ilişkileri yönetimi. Stratejik kaynak kullanımı.
- Daha iyi sözleşme kullanımı: Siparişler otomatik olarak doğru tedarikçilere doğru koşullarda gider.
- Daha az durum kontrolü: Otomatik izleme rutin soruları ele alır. Siz istisnalara odaklanın.
- Temiz iş yükü: Neye dikkat etmeniz gerektiğini bilin. Rutin olan şeyler otomatik olarak halledilir.
Talep Sahipleri ve İş Kullanıcıları için
İhtiyacınız olanı daha hızlı ve daha az zahmetle elde edersiniz.
- Daha hızlı siparişler: Standart talepler dakikalar içinde onaylanır ve sipariş edilir. Artık rutin ürünler için günlerce beklemek yok.
- Durum temiz: Siparişinizin nerede olduğunu sormadan öğrenin. Teslimat hakkında proaktif güncellemeler.
- Kolay işlem: Neye ihtiyaç duyulduğu konusunda açık rehberlik. Yanlış bir şey varsa anında geri bildirim.
- Daha iyi hizmet: Tercih edilen tedarikçiler otomatik olarak önerilir. En iyi teslimat süreleri ve koşulları.
- Artık geçici çözümler yok: Onay süreci, atlamanıza gerek kalmayacak kadar hızlıdır.
Yapay Zekanın Yapamayacağı Şeyler
Bunun ne olmadığı konusunda açık olalım.
Yapay zeka satın alımları onaylamaz. İnsanlar onaylar. Yapay zeka sadece talepleri doğru bilgilerle doğru onaylayıcıya yönlendirir.
Yapay zeka, karmaşık satın alımlar için alıcı muhakemesinin yerini almaz. Yeni tedarikçiler. Standart olmayan ürünler. Sermaye ekipmanları. Stratejik satın alımlar. Bunlar insan uzmanlığına ihtiyaç duyar.
Yapay zeka tüm manuel işleri ortadan kaldırmaz. Bazı talepler karmaşıktır. Bazı siparişlerin özel olarak ele alınması gerekir. Bazı durumlar risk, kalite veya tedarikçi seçimi konusunda insan muhakemesi gerektirir.
Yapay zekanın yaptığı şey rutini idare etmektir. Kalıpları takip eden standart siparişler. İnsan uzmanlığına ihtiyaç duymayan ancak süreç manuel işlem gerektirdiği için tarihsel olarak yine de alınan 80% talepler.
Alıcılarınız hala karar veriyor. Sadece uzmanlıklarına gerçekten ihtiyaç duyan konularda karar verirler.
Talep ve Sipariş Yapay Zekasından Gerçek Sonuçlar
İşte bunun pratikte nasıl göründüğü:
Taleplerin 70-80%'si otomatik olarak işlenir: Standart siparişler alıcı müdahalesi olmadan akar. Alıcılar, uzmanlık gerektiren 20-30%'ye odaklanır.
Onay çevrim süresi 50-70% ile kısaltıldı: Talepler hemen doğru onaylayıcıya gider. Karışıklık yok, gecikme yok, ileri geri yok.
Sözleşme uyumluluk artışları 15-30%: Siparişler otomatik olarak sözleşmeli tedarikçilere sözleşmeli koşullarda akar. Başına buyruk harcamalar düşer.
Alıcı kapasitesi serbest bırakıldı: Rutin sipariş işlemlerinden günlük saatler geri kazanıldı. Zaman, stratejik kaynak bulma ve müzakerelere yeniden tahsis edildi.
Daha iyi kullanıcı deneyimi: İnsanların geçici çözümler bulmak yerine sistemi kullanmasını sağlayacak kadar hızlı. Daha yüksek benimseme, daha iyi harcama görünürlüğü anlamına gelir.
Bu, satın alma personelinin sayısını azaltmakla ilgili değildir. Bu, satın almanın aynı kaynaklarla daha stratejik işler yapmasına izin vermekle ilgilidir.
Satın Almadan Siparişe Sürecinizi Hızlandırmaya Hazır mısınız?
Her şirketin talep ve sipariş süreci farklıdır. Onay iş akışlarınız organizasyon yapınızı yansıtır. Tedarikçi tabanınız benzersiz özelliklere sahiptir. Kategorilerinizin farklı gereksinimleri vardır.
Genel tedarik otomasyonu satmıyoruz. Sizin özel talepten siparişe sürecinize bakıyoruz. Hangi siparişlerin otomatikleştirilebileceğini ve hangilerinin insan uzmanlığına ihtiyaç duyduğunu belirliyoruz. Kuruluşunuzun gerçekte nasıl çalıştığına uyan sistemler kuruyoruz.
Her şeyin otomatikleştirileceğine dair bir vaat yok. Sadece rutin siparişleri yöneten pratik bir yapay zeka, böylece alıcılarınız stratejik satın almaya odaklanabilir.
