Sözleşme Yönetimi için Yapay Zeka: Yenilemeyi Asla Kaçırmayın, Şartların İzini Asla Kaybetmeyin
Sözleşmeler satın almanın her yerindedir. Tedarikçi anlaşmaları. Hizmet sözleşmeleri. Hacim taahhütleri. Lisans anlaşmaları. Çerçeve anlaşmalar. Her birinin önemli şartları vardır.
Fiyatlar. Hacimler. Yenileme tarihleri. Fesih maddeleri. Hizmet seviyesi anlaşmaları. Cezai şartlar. Değer mi aldığınızı yoksa avantaj mı elde ettiğinizi belirleyen ayrıntılar.
Ancak çoğu şirket sözleşmelerinde ne olduğunu bilmiyor. Önemsemedikleri için değil. Çünkü yüzlerce sözleşmeleri var ve kimsenin her birini okuyacak ve takip edecek zamanı yok.
Yenileme tarihleri kaçırılıyor. Otomatik yenilemeler gözden geçirilmeden gerçekleşir. Şartlar unutulur. Tedarikçiler taahhütlerini yerine getirmez ve kimse fark etmez. Para her yerde masada kalıyor.
Yapay zeka bunu değiştirir. Sözleşmeleri okuyor. Önemli olanları çıkarır. Her tarihi ve yükümlülüğü takip eder. Neyi kabul ettiğinizi ve onu alıp almadığınızı bildiğinizden emin olmanızı sağlar.
Sözleşme Yönetimi Neden Başarısız Olur?
Sözleşme yönetimi çoğu şirkette şu şekilde görünür:
Sözleşmeler imzalanır. Birisi onları dosyalar. Genellikle paylaşılan bir sürücüde, belki de varsa bir sözleşme yönetim sisteminde.
Sonra ne oldu? İnsanlar içlerinde ne olduğunu unutur. Anlaşmayı müzakere eden satın alma görevlisi farklı bir göreve geçer. Sözleşme orada durur.
Bir yıl sonra, sözleşme otomatik olarak yenileniyor. Kimse gözden geçirmedi. Şartların hala rekabetçi olup olmadığını kimse kontrol etmedi. Kimse tedarikçinin taahhütlerini yerine getirdiğini doğrulamadı. Bir yıl daha kilitlendiniz.
Ya da daha kötüsü, fesih bildirim süresini kaçırdınız. Tedarikçileri değiştirmek istediniz, ancak yenilemeden 90 gün önce onlara bildirimde bulunmadınız. Şimdi başka bir sözleşme dönemi için sıkışıp kaldınız.
Bu arada, ne pazarlık yaptığınızı bilmeden tedarikçilerden sipariş veriyorsunuz. Sözleşmedeki fiyat bu mu? Pazarlık ettiğimiz hacim indirimlerini alıyor muyuz? Tedarikçi teslimat taahhütlerini yerine getiriyor mu?
Kimse bilmiyor. İstemedikleri için değil - çünkü tüm bunları manuel olarak takip etmek imkansız.
Satın alma ekipleri yüzlerce sözleşmeyi okuyamaz ve her şartı hatırlayamaz. Her tedarikçinin her yükümlülüğe karşı performansını izleyemezler. Diğer her şeyi yaparken düzinelerce yenileme tarihini takip edemezler.
Bu yüzden işler aksıyor. Yenilemeler atlanıyor. Şartlar uygulanmaz. Para boşa harcanıyor.
Yapay Zeka Sözleşme Yönetimi İçin Ne Yapar?
Yapay zeka sadece sözleşmeleri saklamaz. Onları okur. Onları anlar. Onları izler. İşte böyle.
Anahtar Terimleri Otomatik Olarak Çıkarır
Yapay zekaya bir sözleşme yükleyin. Tüm belgeyi okur - her sayfayı, her maddeyi, her terimi.
Önemli olan şeyleri çıkarır:
- Fiyat bilgisi: Birim fiyatlar. Hacim indirimleri. Fiyat ayarlama hükümleri. Minimum ve maksimum fiyatlandırma koşulları.
- Hacim taahhütleri: Minimum satın alma yükümlülükleri. Hacim kırma eşikleri. Taahhüt süreleri. Eksiklik cezaları.
- Sözleşme tarihleri: Başlangıç tarihi. Bitiş tarihi. Yenileme tarihi. Fesih bildirim süreleri. Otomatik yenileme koşulları.
- Hizmet seviyesi anlaşmaları: Teslimat zaman dilimleri. Kalite standartları. Yanıt süreleri. Çalışma süresi taahhütleri. Performans ölçütleri.
- Fesih koşulları: Bildirim gereklilikleri. Erken fesih hükümleri. İhlal koşulları. Çıkış şartları ve ücretleri.
- Ödeme koşulları: Ödeme planları. Net vadeler. Erken ödeme indirimleri. Geç ödeme cezaları.
- Uyumluluk gereklilikleri: Sertifikalar. Sigorta. Denetimler. Raporlama yükümlülükleri. Düzenleyici uyumluluk.
Bu anahtar kelime araması değil. Yapay zeka bağlamı anlar. "Net 30" ödeme vadesinin "30 günlük fesih bildirimi "nden farklı olduğunu bilir. Fiyat yükseltme maddeleri ile hacim indirim kademelerini birbirinden ayırır.
Yapılandırılmamış sözleşmelerden yapılandırılmış veriler elde edersiniz. Her anahtar terim çıkarılır, kategorize edilir ve kullanıma hazır hale getirilir.
Yenileme tarihini bulmak için 40 sayfalık sözleşmeleri okumaya son. Fesih bildirim süresini hatırlamak için belgeler arasında arama yapmak yok. Hepsi ayıklanmış ve düzenlenmiştir.
Yenileme Tarihlerini Takip Eder ve Son Tarihleri Asla Kaçırmaz
En pahalı sözleşme yönetimi başarısızlığı? Kaçırılan yenilemeler.
Otomatik yenileme gözden geçirilmeden gerçekleşir. Fesih bildirim süresi fark edilmeden geçer. Yeniden müzakere etme, tedarikçi değiştirme veya şartları ayarlama fırsatını kaybedersiniz.
Yapay zeka her kritik tarihi takip eder:
- Sözleşme bitiş tarihleri: Bu sözleşme ne zaman sona eriyor?
- Otomatik yenileme tarihleri: Harekete geçmezsek bu sözleşme ne zaman otomatik olarak yenilenecek?
- Fesih bildirim süreleri: Feshetmek veya yeniden müzakere etmek istiyorsak bildirimde bulunmak için son gün.
- Kilometre taşı tarihleri: Hacim taahhüdü kontrol noktaları. Performans gözden geçirme tarihleri. Fiyat ayarlama tarihleri.
- Uyumluluk son tarihleri: Sertifikaların yenilenmesi gerektiğinde. Gerekli belgelerin süresi dolduğunda.
Sadece tarihleri takip etmez. Önemli olmadan önce sizi uyarır.
Yenilemeden 90 gün önce fesih bildirimi gerekli mi? 120 gün kala bir uyarı alırsınız. Tedarikçiyi değerlendirmek, alternatifleri düşünmek ve bir karar vermek için zaman.
Fiyat ayarlama maddesi yıllık artışlara izin veriyor mu? Tedarikçi bunu kullanmadan önce bir uyarı alırsınız. Pazarlık etme veya hazırlanma zamanı.
Hacim taahhüt süresi bitiyor mu? Bir tahmin alırsınız: bunu karşılama yolunda ilerliyor musunuz? Değilse, siparişi ayarlama veya şartları yeniden müzakere etme zamanı.
Sürdürülmesi gereken elektronik tablolar yok. Manuel takvim girişleri yok. Birisi kontrol etmeyi unuttuğu için kaçırılan son tarihler yok.
Tedarikçiler Arasında Sözleşme Koşullarını Karşılaştırır
Benzer ürünler sağlayan beş tedarikçiniz var. Tutarlı koşullar mı elde ediyorsunuz? Yoksa bir tedarikçi sizin için referans olması gereken daha iyi şartlar üzerinde mi anlaştı?
Yapay zeka sözleşmeleri karşılaştırır:
- Fiyat karşılaştırması: Karşılaştırılabilir ürünler için en iyi fiyatlandırma hangi tedarikçiye ait? Fiyat aykırı değerleri nerede?
- Ödeme koşulları: Bir tedarikçiyle net 30, diğeriyle net 60. Bu fark neden? Standartlaştırabilir misiniz?
- Hizmet seviyeleri: Bir tedarikçi 48 saatte teslimatı taahhüt ederken, diğeri 5 günde teslimatı taahhüt ediyor. Siz de aynı ücreti mi ödüyorsunuz?
- Hacim indirimleri: Farklı kırılma noktaları ve iskonto oranları. Hangi yapı en avantajlıdır?
- Fesih esnekliği: Bazı sözleşmelerde 90 gün, bazılarında 180 gün bildirim süresi vardır. Bazılarında çıkış ücreti vardır, bazılarında yoktur.
- Risk tahsisi: Kalite sorunları için riski kim taşıyor? Teslimat hataları? Fiyat dalgalanmaları?
Kalıpları görüyorsunuz. Bir tedarikçi sürekli olarak daha iyi şartlar elde ediyor. Neden? Ya orada daha güçlü bir ilişkiniz var ya da ekibiniz daha iyi pazarlık yaptı. Her iki durumda da bu, diğer tedarikçiler için bir ölçüt haline gelir.
Sorunları tespit edersiniz. Bir tedarikçinin aykırı koşulları var - daha kötü ödeme koşulları, daha katı taahhütler, daha yüksek cezalar. Yeniden müzakere etme veya alternatifleri değerlendirme zamanı.
Sözleşme görüşmeleri stratejik hale gelir. Tedarikçi tabanınızda hangi şartların standart olduğunu bilirsiniz. Nerede kaldıraç gücünüz olduğunu bilirsiniz. Bilgi sahibi olduğunuz bir konumdan müzakere edersiniz.
Sözleşme Şartlarına Uygunluğu İzler
Sözleşmeler ancak her iki taraf da bunlara uyarsa önem taşır. Ancak çoğu şirket tedarikçilerin taahhütlerini yerine getirip getirmediğini takip etmez.
Yapay zeka sözleşme performansını izler:
- Fiyat uygunluğu: Sözleşmedeki fiyat üzerinden mi ücretlendiriliyoruz? İndirimler uygulanıyor mu? Fiyat artışları kararlaştırılan şartlara uygun mu?
- Hacim taahhüdü takibi: Minimum satın alma yükümlülüklerini yerine getiriyor muyuz? Daha iyi fiyatlandırmayı tetiklemesi gereken hacim kırılmalarına ulaştık mı?
- Teslimat performansı: Tedarikçi taahhüt ettiği teslimat sürelerine uyuyor mu? Ne sıklıkla kaçırıyorlar? Ne kadar sıklıkla?
- Kalite standartları: Kusur oranları. İade oranları. Sözleşmeli standartlara karşı kalite ölçümleri.
- Hizmet seviyesine bağlılık: Yanıt süreleri. Sorun çözümü. Destek kullanılabilirliği. SLA'da vaat edilen her şey.
- Dokümantasyon uygunluğu: Gerekli sertifikalar güncel mi? Sigorta kapsamı korunuyor mu? Denetimler tamamlandı mı?
Yapay zeka, sözleşme şartlarını operasyonel verilere bağlar. Sadece ne vaat edildiğini bilmekle kalmıyor, bunun yerine getirilip getirilmediğini de takip ediyor.
Bir tedarikçi 95% zamanında teslimat taahhüdünde bulunuyor ancak zamanın sadece 80%'sinde zamanında teslimat mı yapıyor? Yapay zeka bunu verilerle işaretler. Gerçeklerle desteklenen bir tedarikçi performansı tartışmasının zamanı geldi.
Sözleşme fiyatından daha fazla mı ücretlendiriliyorsunuz? Yapay zeka bunu siz faturayı ödemeden önce yakalar, aylar sonra bir denetim sırasında değil.
Bu, tedarikçilerle hasım olmakla ilgili değildir. Hesap verebilirlikle ilgili. Her iki taraf da şartları kabul etti. Yapay zeka her iki tarafın da bu şartlara uymasını sağlar.
Yenilemeler için Müzakere Noktaları Öneriyor
Sözleşme yenileme yaklaşıyor. Pazarlık zamanı. Ama neyi müzakere etmelisiniz?
YZ bir müzakere özeti sunar:
- Performans analizi: Tedarikçi nasıl bir performans sergiledi? Taahhütlerini nerede yerine getirdiler? Nerede yetersiz kaldılar?
- Fiyatlandırma ölçütü: Bu tedarikçinin fiyatlandırması diğerlerine kıyasla nasıl? Piyasa fiyatlarıyla? Sözleşme süresi boyunca fiyatlar arttı mı?
- Hacim analizi: Hacim taahhütlerini yerine getirdik mi? Eğer aştıysak, daha iyi fiyatlar için pazarlık yapmalı mıyız? Yetersiz kaldıysak, taahhütleri ayarlamalı mıyız?
- Terim karşılaştırması: Bu tedarikçinin koşulları diğer tedarikçilerinize kıyasla nasıl? İyileştirme fırsatları nerede?
- Pazar istihbaratı: Piyasada neler oluyor? Tedarik koşulları değişiyor mu? Yeni tedarikçiler mevcut mu?
- Kaldıraç değerlendirmesi: Pazarlık kozunuz nerede? Hacim yoğunluğu? Alternatif tedarikçiler? Güçlü performans kaydı?
Yenileme görüşmelerine verilerle girersiniz. Sadece "daha iyi şartlar" istemeyin. Performans verileri ve pazar bağlamıyla desteklenen belirli iyileştirmeler isteyin.
"Zamanında teslimat oranınız 82% ile sözleşme yaptığımız 95%'nin altında kaldı. Ya daha iyi bir performansa ya da bunun bize getirdiği ek maliyeti yansıtacak şekilde ayarlanmış bir fiyatlandırmaya ihtiyacımız var."
"Hacim taahhüdümüzü 30% ile aştık. Bu artan hacim için iyileştirilmiş fiyatlandırmayı görüşmeliyiz."
"Karşılaştırılabilir tedarikçiler net 45 vadeler sunuyor. Piyasa standartlarına uymak için net 30'dan ayarlama yapmak istiyoruz."
Spesifik. Veri destekli. Makul. Sonuç alan türden bir müzakere.
Bu Sizin İçin Ne Anlama Geliyor?
CPO'lar ve Satın Alma Liderleri için
Sözleşme portföyünüz üzerinde tam görünürlük ve kontrol elde edersiniz.
- Kaçırılmış yenileme yok: Her kritik tarih takip edilir. Son tarihler geçmeden önce uyarılar. Stratejik kararlar almak için zaman.
- Daha iyi pazarlık pozisyonu: Performans verileri. Piyasa kıyaslamaları. Dönem karşılaştırmaları. Müzakereler için kanıtlar.
- Sözleşme yükümlülüklerine görünürlük: Ne taahhüt ettiğinizi bilin. Taahhütlerin yerine getirilip getirilmediğini takip edin.
- Standartlaştırılmış terimler: Tedarikçiler arasında şartların nerede değiştiğini görün. Mantıklı olduğu yerlerde tutarlılığı teşvik edin.
- Risk yönetimi: Nerede elverişsiz şartlarınız olduğunu bilin. Dikkat edilmesi gereken sözleşmeleri belirleyin.
Satın Alma Yöneticileri ve Alıcılar için
Bilgi aramak yerine sözleşmeleri yönetirsiniz.
- Sözleşmelerinizde ne olduğunu bilin: Her sayfayı tekrar okumadan. Anahtar terimler çıkarılmış ve mevcuttur.
- Verilerle yenilemeler için hazırlanın: Performans analizi. Pazar bağlamı. Müzakere noktaları hazır.
- Tedarikçi performansını takip edin: Sözleşme taahhütlerine karşı. Tedarikçi görüşmeleri için kanıtlar.
- Fiyat uyumluluğunu sağlayın: Ücretleri sözleşmeli şartlara göre doğrulayın. Ödeme yapılmadan önce fazla ücretleri yakalayın.
- Stratejik sözleşmelere odaklanın: Rutin sözleşmeler otomatik olarak izlenir. Siz yüksek değerli, karmaşık anlaşmalara odaklanın.
İş için
Daha iyi sözleşme yönetimi, daha iyi şartlar ve daha az sorun anlamına gelir.
- Daha iyi sözleşme koşulları: Verilerle desteklenen yenileme görüşmeleri, reaktif yenilemelerden daha iyi sonuç verir.
- Tedarikçiler sorumlu tutulur: Performans takibi, tedarikçilerin vaat ettiklerini yerine getirmelerini sağlar.
- Para masada bırakılmaz: Fiyat uygunluk kontrolü. Hacim indirimi gerçekleştirme. Stratejik olarak kullanılan sonlandırma pencereleri.
- Risk azaltma: Sözleşme yükümlülükleri takip edilir. Uyumluluk izlenir. Sorunlar erkenden işaretlenir.
- Stratejik esneklik: Sözleşmelerin ne zaman biteceğini bilin. Tedarikçi geçişlerini planlayın. İstenmeyen otomatik yenilemeleri önleyin.
Yapay Zekanın Yapamayacağı Şeyler
Sınırlar konusunda açık olalım.
Yapay zeka sözleşme pazarlığı yapmaz. İnsanlar müzakere eder. Yapay zeka, müzakereleri bilgilendirmek için veri ve analiz sağlar.
Yapay zeka, avukatların bile üzerinde anlaşamadığı belirsiz sözleşme dilini yorumlamaz. Karmaşık yasal yorumlama hala insan uzmanlığına ihtiyaç duyar.
Yapay zeka, sözleşme yenilemeleri hakkında stratejik kararlar vermez. Tedarikçilerin yenilenmesi, yeniden müzakere edilmesi veya değiştirilmesi iş stratejisine, ilişkilere ve sözleşme şartlarının ötesindeki faktörlere bağlıdır.
AI'nın yaptığı şey sözleşme bilgilerini erişilebilir kılmaktır. Tarihleri ve yükümlülükleri takip eder. Uyumluluğu izler. Karar verme için veri sağlar.
Satın alma ekibiniz hala stratejik kararlar alıyor. Sadece daha iyi bilgilerle ve daha fazla zaman ayırarak çünkü sözleşme yönetiminde boğulmuyorlar.
Sözleşme Yönetimi Yapay Zekasından Gerçek Sonuçlar
İşte bunun pratikte nasıl göründüğü:
Sıfır cevapsız yenileme: Her yenileme takip edilir. Stratejik olarak hareket etmek için zamanında gönderilen uyarılar. Artık istenmeyen otomatik yenilemeler yok.
Daha iyi yenileme koşulları: Veri destekli müzakereler ortalama 5-15% daha iyi fiyatlandırma sağlar. Performansa dayalı görüşmeler şartları güçlendirir.
Fiyat uyumluluğu tasarrufları: Fazla ücretlerin ve eksik indirimlerin yakalanması genellikle sözleşme harcamalarında 2-5% tasarruf sağlar.
Daha hızlı sözleşme erişimi: Anahtar terimleri bulmak saniyeler alır, belgeleri okumakla saatler değil. Sorular anında yanıtlanır.
Tedarikçi hesap verebilirliği: Performans takibi, tartışmalar için kanıt oluşturur. Tedarikçiler takip edildiklerinde taahhütlerini daha ciddiye alırlar.
Bu devrimsel bir değişimle ilgili değil. Bu, sözleşme yönetimini bir ordu dolusu insana ihtiyaç duymadan düzgün bir şekilde yapmakla ilgili.
Sözleşmelerinizin Kontrolünü Elinize Almaya Hazır mısınız?
Her şirketin sözleşme portföyü farklıdır. Farklı tedarikçiler. Farklı sözleşme yapıları. İşiniz için önemli olan farklı şartlar.
Genel sözleşme yönetim sistemleri satmıyoruz. Özel sözleşmelerinize bakıyor ve nelerin izlenmesi gerektiğini belirliyoruz. Sizin için önemli olan şartları ortaya çıkaran sistemler kuruyoruz. Satın alma ekibinizin çalışma şekline uygun uyarılar ve raporlar oluşturuyoruz.
Yapay zekanın her yasal nüansı anlayacağına dair söz vermiyorum. Sadece sözleşmelerinizi yönetilebilir hale getiren ve önemli olanları kaçırmamanızı sağlayan pratik araçlar.
