ШІ для обробки фінансових документів: Досить друкувати. Починай аналізувати.
Ваша фінансова команда обробляє сотні й тисячі документів щомісяця. Рахунки-фактури. Квитанції. Банківські виписки. Звіти про витрати. Замовлення на закупівлю. Контракти.
Хтось повинен прочитати кожну з них. Витягніть дані. Введіть їх у свою систему. Перевірте правильність. Зіставте з іншими документами. Підшийте їх належним чином.
Це не фінансова робота. Це введення даних. Але це займає години щодня.
АІ читає документи швидше, ніж будь-яка людина. Він витягує дані без помилок. Він ніколи не втомлюється на документі 473. І він працює 24/7.
Йдеться не про заміну вашої команди. Йдеться про те, щоб звільнити їх від обробки документів, щоб вони могли займатися власне бухгалтерською роботою.
Проблема документообігу у фінансах
Документи надходять у всіх можливих форматах:
- Вкладення електронної пошти від сотень різних постачальників
- Відскановані паперові документи з вашої поштової скриньки
- Фото розписок від працівників
- PDF-файли, які насправді є зображеннями, а не текстом з можливістю пошуку
- Багатосторінкові звіти з таблицями та рядками
- Рукописні позначки на накладних
Кожен постачальник формує інвойси по-різному. Кожен банк має свій власний макет виписки. Кожен працівник фотографує чеки під різним кутом.
Ваша команда має впоратися з усім цим. Витягніть ключову інформацію. Внесіть її у вашу ERP-систему або систему бухгалтерського обліку. Переконайтеся, що нічого не залишилося поза увагою.
Це не складна робота. Вона просто забирає багато часу. А коли обсяг збільшується, потрібно більше людей або працювати довше.
Що ШІ робить для обробки документів
Читає будь-які формати документів
ШІ не потрібні шаблони. Йому не потрібні структуровані дані. Він читає:
- PDF-файли: Як текстові, так і відскановані зображення
- Зображення: JPEG, PNG, TIFF з будь-якого джерела
- Листи: Основний текст, додатки, підписи
- Фотографії: Навіть розмиті квитанції з телефонів
- Багатосторінкові документи: Звіти на десятки сторінок
Він працює з різними мовами. Різні валюти. Різні формати дат. Різні макети документів.
Ваш постачальник змінює шаблон інвойсу? ШІ адаптується автоматично. Перепрограмування не потрібне.
Витягує саме те, що вам потрібно
Рахунки-фактури витягує штучний інтелект:
- Назва та адреса постачальника
- Номер і дата інвойсу
- Термін та умови оплати
- Статті з описом та сумами
- Проміжні підсумки, податок, загальна сума
- Номери PO, якщо є посилання
- Реквізити банківського рахунку для оплати
Для квитанцій він витягує:
- Назва та місцезнаходження продавця
- Дата і час
- Загальна сума
- Сума податку
- Спосіб оплати
- Деталізовані покупки
Для банківських виписок - так:
- Номер рахунку
- Звітний період
- Залишки на початок та кінець періоду
- Кожна транзакція з датою, описом, сумою
- Комісії та процентні нарахування
ШІ не просто знаходить текст. Він розуміє, що означають дані. Він знає різницю між номером інвойсу та номером платіжного доручення. Між проміжним підсумком і загальною сумою. Між дебетом і кредитом.
Автоматично перевіряє дані
ШІ не просто витягує і рухається далі. Він перевіряє:
Математична точність:
Чи підсумовуються окремі статті до проміжного підсумку? Чи дорівнює проміжний підсумок плюс податок загальній сумі? Якщо ні, то документ буде позначено прапорцем.
Зіставлення основних даних:
Чи є цей постачальник у вашій системі? Чи збігається адреса? Чи правильний номер рахунку? Невідомі постачальники позначаються для перевірки.
Перевірка посилань:
Чи існує цей номер рахунку? Це для цього продавця? Чи збігається сума? Невідповідності викликають сповіщення.
Виявлення дублікатів:
Чи подавався цей інвойс раніше? Той самий продавець, та сама сума, та сама дата? ШІ відловлює повторні спроби оплати.
Перевірка обґрунтованості:
Чи є ця сума вищою, ніж зазвичай для цього постачальника? Чи прострочена дата платежу в минулому? Щось виглядає незвично? Штучний інтелект відмічає відхилення від норми.
Ніщо не проходить без валідації. Ваша команда бачить лише ті документи, які або пройшли всі перевірки, або потребують спеціального людського судження.
Інтелектуальна маршрутизація документів
Після обробки документи потрібно відправити в потрібне місце:
Затвердження маршруту:
Витрати на маркетинг? Йде до менеджера з маркетингу. Понад 1ТП4Т5,000? Йде до директора. Капітальні витрати? Йде фінансовому директору. Штучний інтелект знає вашу матрицю схвалення.
Розподіл відділів:
На основі кодів GL, центрів витрат або змісту документа штучний інтелект направляє його до потрібного відділу для кодування та затвердження.
За винятком обробки винятків:
Не пройшов валідацію? Переходить у чергу до спеціаліста AP. Новий постачальник? Переходить до відділу закупівель. Незвичайна сума? Йде до контролера. Кожен тип винятків має свій шлях.
Пріоритетне сортування:
Чи є знижка на ранню оплату? Пріоритетна. Прострочений рахунок? Високий пріоритет. Стандартні 30-денні терміни? Звичайна черга. ШІ розставляє пріоритети.
Більше ніяких документів, що лежать в електронній пошті однієї людини і чекають на ручне сортування. Все автоматично потрапляє туди, куди потрібно.
Автоматично створює аудиторські сліди
Кожен документ АІ записує:
- Коли він був отриманий
- Які дані було вилучено
- Які валідації були проведені
- Що вдалося або не вдалося
- Хто переглядав винятки
- Які рішення були прийняті
- Коли вона була розміщена в системі
Повна документація. Немає необхідності в ручному веденні журналів. Все готово для аудиторської перевірки.
Що це означає для вас
Для фінансових директорів та фінансових керівників
Нижча вартість однієї транзакції:
Обробка інвойсу вручну коштує $10-$30 залежно від складності. Завдяки ШІ вона знижується до $2-$5. У масштабах це швидко зростає.
Впорайтеся зі зростанням без збільшення кількості персоналу:
Ваш бізнес подвоює обсяг транзакцій? ШІ миттєво масштабується. Ніякого найму. Ніякого навчання. Ніякого часу на адаптацію.
Скорочення часу циклу:
Документи обробляються в той же день, замість того, щоб сидіти в чергах днями. Зафіксовані знижки за більш ранню оплату. Краща видимість грошових потоків.
Краща якість даних:
Ніяких помилок. Ніяких пропущених полів. Жодних переставлених цифр. Чистіші дані означають кращу звітність і менше виправлень.
Видимість в реальному часі:
Дізнайтеся, що саме готується. Скільки рахунків чекають на затвердження? Яка загальна сума зобов'язань? Більше ніякого відстеження в електронних таблицях.
Для команд AP/AR
Перестаньте вводити дані:
Більше не потрібно набирати текст з PDF-файлів. Більше не потрібно перевіряти цифри. ШІ обробляє дані. Ви обробляєте винятки та рішення.
Зосередьтеся на вирішенні проблем:
Замість того, щоб обробляти 50 стандартних рахунків-фактур, ви обробляєте 5, які потребують рішення. Суперечки з постачальниками. Відсутні поштові відправлення. Питання ціноутворення. Все найцікавіше.
Менше повторюваного стресу:
Введення сотень рахунків-фактур викликає реальне фізичне напруження. АІ не отримує зап'ястного каналу. Ваша команда залишається здоровою.
Легко справляйтеся з піковими періодами:
Сплеск в кінці місяця? В кінці кварталу? ШІ не гальмує. Не потрібно понаднормових. Ніякого стресу від того, що треба встигнути все.
Швидші відповіді постачальників:
"Де мій платіж?" Ви можете відповісти миттєво, тому що все є в системі. Ніяких пошуків в електронній пошті чи стосах паперів.
Для всього бізнесу
Менше штрафів за прострочення платежів:
Швидше оброблені документи означають вчасні платежі. Більше жодних штрафів за прострочення $50 через те, що інвойс пролежав в електронній пошті тиждень.
Більше знижок на ранню оплату:
Умови "2/10 нетто 30" означають реальну економію. ШІ обробляє дані досить швидко, щоб фактично зафіксувати ці знижки.
Кращі відносини з постачальниками:
Послідовна та своєчасна обробка робить вас кращим клієнтом. Постачальники цінують передбачуваність.
Швидше відшкодування працівникам:
Звіти про витрати обробляються за кілька днів, а не тижнів. Щасливіші працівники, які не чекають на свої гроші.
Поширені сценарії обробки документів
Обробка рахунків-фактур
Інвойс надійшов на електронну пошту. Штучний інтелект:
- Витягує всі дані інвойсу за лічені секунди
- Перевіряє постачальника за основним списком
- Збігається з PO, якщо такий існує
- Перевіряє суми та розрахунки
- Маршрути для затвердження в залежності від суми та відділу
- Створює запис точки доступу у вашій системі
- Сповіщає схвалювача за допомогою обраного ним методу
Загальний час: Менше однієї хвилини. За участю людини: Лише рішення про затвердження.
Обробка звітів про витрати
Працівник подає авансовий звіт з 12 квитанціями. ШІ:
- Зчитує всі чеки, включно з фотографіями зім'ятого паперу
- Витягує продавця, дату, суму з кожного
- Перевірка на відповідність політиці компанії (ліміти сум, дозволені категорії)
- Позначає будь-які елементи, що не відповідають політиці
- Автоматично заповнює звіт про витрати
- Маршрути на затвердження менеджеру
- Черги на виплату відшкодування
Працівник нічого не друкує. Менеджер бачить чистий звіт з усіма прикріпленими квитанціями. Відшкодування відбувається швидше.
Звірка виписок
Прийшла щомісячна банківська виписка. Штучний інтелект:
- Витягує кожну транзакцію з виписки
- Збіги з транзакціями у вашій системі
- Ідентифікує невідповідні елементи з обох боків
- Відзначає незвичайні транзакції (великі суми, незнайомі одержувачі)
- Створює звіт про звірку, який показує, що збігається, а що ні
- Представлено винятки для людського рецензування
Те, що раніше займало години, тепер займає хвилини. Ваша команда зосереджується лише на тих елементах, які не збігаються автоматично.
Чого не вміє ШІ
Давайте будемо чесними щодо обмежень:
Він не може впоратися з дійсно унікальними ситуаціями:
Стандартні рахунки? Чудово. Але ця разова ліцензійна угода з незвичними умовами оплати? Все ще потребує людської перевірки.
Вона не може виносити судження:
Чи повинні ми оплачувати цей спірний рахунок? Чи варто підтримувати відносини з цим постачальником? Це бізнес-рішення, а не процесингові рішення.
Він не може читати повністю знищені документи:
Якщо людина не може розібрати цифри, то й ШІ не зможе. Сильно пошкоджені документи все одно потребують людського втручання.
Він не може працювати з усними домовленостями:
"Я сказав їм, що ми заплатимо до п'ятниці" має значення, тільки якщо це задокументовано. ШІ працює з тим, що написано, а не з тим, що сказано.
Для цього потрібні чіткі дані:
Якщо в документі відсутня важлива інформація, ШІ позначить це, але не зможе вигадати дані. Хтось все одно повинен знайти відсутній номер інвойсу.
ШІ блискуче справляється з рутинною обробкою. Усе інше все ще потребує досвіду вашої команди.
Початок роботи
ШІ для обробки документів найкраще працює, коли ви зосереджені:
Спочатку виберіть один тип документа:
Не намагайтеся автоматизувати все й одразу. Почніть з найоб'ємнішого типу документів. Зазвичай це рахунки-фактури або видаткові квитанції.
Почніть з найчистіших даних:
Найпростіше працювати з основними постачальниками з однаковим форматуванням. Спочатку отримайте перемоги в них, а потім поширюйте їх на більш різноманітні документи.
Спочатку тримайте людей в курсі подій:
Дозвольте штучному інтелекту обробляти дані, але спочатку попросіть вашу команду все перевірити. Побудуйте довіру до системи. Налаштуйте правила перевірки.
Виміряйте економію часу:
Відстежуйте, скільки часу зайняла обробка до і після. Виміряйте рівень помилок. Задокументуйте покращення. Це доводить цінність.
Розширюйте поступово:
Якщо один тип документів працює добре, додайте інший. З часом нарощуйте свої можливості автоматизованої обробки.
Це не все або нічого. Ви можете почати з малого, довести свою цінність, а потім масштабуватися.
Готові припинити обробляти документи вручну?
Кожен фінансовий відділ має різні обсяги документів, формати та робочі процеси. Шаблонні рішення не працюють.
Ми дивимося на ваші справжні документи. Ваші системи. Ваші процеси затвердження. Ваші потреби в обробці виключень.
Потім ми створюємо штучний інтелект для обробки документів, який відповідає тому, як ви працюєте. Не теорія. Не загальні шаблони. Ваші конкретні робочі процеси.
Почнемо з малого. Доведемо, що це працює. Потім розширимось. Ніяких великих початкових інвестицій. Ніяких перерв у поточній діяльності.
