AI для управління контрактами

ШІ для управління контрактами: Ніколи не пропустіть продовження, ніколи не втрачайте терміни

Контракти є скрізь у закупівлях. Угоди з постачальниками. Сервісні контракти. Зобов'язання щодо обсягів. Ліцензійні угоди. Рамкові угоди. У кожному з них є умови, які мають значення.

Ціни. Обсяги. Дати поновлення. Умови розірвання. Угоди про рівень обслуговування. Штрафні санкції. Деталі, які визначають, чи отримуєте ви вигоду, чи вами користуються.

Але більшість компаній не знають, що написано в їхніх контрактах. Не тому, що їм байдуже. Просто у них сотні контрактів, і ніхто не має часу читати і відстежувати кожен з них.

Дати продовження пропущені. Автоматичне продовження відбувається без перевірки. Терміни забуваються. Постачальники не виконують зобов'язань, і ніхто не помічає. Гроші всюди залишаються на столі.

ШІ змінює це. Він читає контракти. Витягує те, що має значення. Відстежує кожну дату та зобов'язання. Переконується, що ви знаєте, про що домовилися і чи отримаєте ви це.

Чому управління контрактами не спрацьовує

Ось як виглядає управління контрактами в більшості компаній:

Контракти підписуються. Хтось їх реєструє. Зазвичай на спільному диску, можливо, в системі управління контрактами, якщо вона у вас є.

І що тоді? Люди забувають, що в них всередині. Закупівельник, який вів переговори про угоду, переходить на іншу посаду. Контракт залишається на місці.

Через рік контракт автоматично продовжується. Ніхто його не переглядав. Ніхто не перевірив, чи умови все ще є конкурентними. Ніхто не перевірив, чи постачальник виконав свої зобов'язання. Ви застрягли ще на рік.

Або ще гірше - ви пропустили термін повідомлення про розірвання договору. Ви хотіли змінити постачальника, але не повідомили його за 90 днів до продовження контракту. Тепер ви застрягли на ще один контрактний період.

Тим часом ви замовляєте у постачальників, не знаючи, про що домовилися. Чи це договірна ціна? Чи отримуємо ми знижки від обсягу, про які домовлялися? Чи виконує постачальник свої зобов'язання щодо постачання?

Ніхто не знає. Не тому, що не хочуть, а тому, що відстежити все це вручну неможливо.

Відділи закупівель не можуть прочитати сотні контрактів і запам'ятати кожну умову. Вони не можуть контролювати виконання кожним постачальником усіх зобов'язань. Вони не можуть відстежувати десятки дат поновлення, роблячи все інше.

Тож все вислизає. Поновлення пропускаються. Умови не виконуються. Гроші витрачаються даремно.

Що ШІ робить для управління контрактами

ШІ не просто зберігає контракти. Він їх читає. Розуміє їх. Відстежує їх. І ось як.

Автоматично витягує ключові терміни

Завантажте контракт в АІ. Він читає весь документ - кожну сторінку, кожен пункт, кожну умову.

Він витягує те, що має значення:

Інформація про ціни: Ціни за одиницю. Об'ємні знижки. Умови коригування цін. Мінімальні та максимальні умови ціноутворення.
Зобов'язання щодо обсягів: Мінімальні зобов'язання з купівлі. Порогові значення обсягів. Періоди виконання зобов'язань. Штрафи за недобір.
Дати контрактів: Дата початку. Дата закінчення. Дата поновлення. Періоди повідомлення про розірвання. Умови автоматичного поновлення.
Угоди про рівень обслуговування: Терміни доставки. Стандарти якості. Час реагування. Зобов'язання щодо безперебійної роботи. Показники ефективності.
Умови звільнення: Вимоги до повідомлення. Умови дострокового розірвання договору. Умови розірвання договору. Умови виходу та збори.
Умови оплати: Графіки платежів. Чисті умови. Знижки при достроковій оплаті. Штрафи за несвоєчасну оплату.
Вимоги до відповідності: Сертифікати. Страхування. Аудит. Зобов'язання щодо звітності. Дотримання нормативних вимог.

Це не пошук за ключовими словами. ШІ розуміє контекст. Він знає, що термін оплати "чисті 30" відрізняється від "повідомлення про розірвання за 30 днів". Він розрізняє положення про підвищення цін і рівні знижок за обсяг.

Ви отримуєте структуровані дані з неструктурованих контрактів. Кожен ключовий термін виокремлений, класифікований і готовий до використання.

Більше не потрібно читати 40-сторінкові контракти, щоб знайти дату продовження. Більше не потрібно шукати в документах, щоб запам'ятати термін повідомлення про розірвання договору. Все витягнуто та організовано.

Відстежує дати поновлення та ніколи не пропускає дедлайни

Найдорожча помилка в управлінні контрактами? Пропущені продовження.

Автоматичне продовження відбувається без перевірки. Період повідомлення про розірвання проходить непомітно. Ви втрачаєте можливість провести повторні переговори, змінити постачальника або скоригувати умови.

ШІ відстежує кожну критичну дату:

Дати закінчення контракту: Коли закінчується термін дії цього контракту?
Дати автоподовження: Коли цей контракт автоматично продовжиться, якщо ми не будемо діяти?
Строки повідомлення про розірвання договору: Останній день для надання повідомлення, якщо ми хочемо розірвати або переглянути договір.
Важливі дати: Контрольні точки виконання зобов'язань за обсягами. Дати перегляду результатів діяльності. Дати коригування цін.
Терміни виконання: Коли потрібно поновити сертифікати. Коли закінчується термін дії необхідних документів.

Він не просто відстежує дати. Він попереджає вас ще до того, як вони стануть важливими.

Потрібне повідомлення про розірвання за 90 днів до поновлення? Ви отримуєте попередження за 120 днів. Час оцінити постачальника, розглянути альтернативи та прийняти рішення.

Застереження про коригування ціни дозволяє щорічне підвищення? Ви отримуєте сповіщення до того, як постачальник застосує його. Час на переговори або підготовку.

Період зобов'язань щодо обсягів закінчується? Ви отримали прогноз: чи встигаєте ви його виконати? Якщо ні, час скоригувати замовлення або переглянути умови.

Ніяких електронних таблиць для ведення. Ніяких ручних записів у календарі. Ніяких пропущених дедлайнів через те, що хтось забув перевірити.

Порівнює умови контрактів між постачальниками

У вас є п'ять постачальників, які постачають схожу продукцію. Чи отримуєте ви однакові умови? Чи один постачальник домовився про кращі умови, які повинні стати для вас орієнтиром?

ШІ порівнює контракти:

Порівняння цін: Який постачальник має найкращі ціни на порівнянну продукцію? Де є цінові відхилення?
Умови оплати: Чисті 30 з одним постачальником, чисті 60 з іншим. Чому така різниця? Чи можете ви стандартизувати?
Рівень обслуговування: Один постачальник зобов'язується доставити товар за 48 годин, інший - за 5 днів. Ви платите однаково?
Знижки за об'єм: Різні точки розриву та ставки дисконту. Яка структура найбільш вигідна?
Гнучкість розірвання договору: Деякі контракти передбачають 90-денне повідомлення, інші - 180 днів. Деякі з них передбачають плату за вихід, інші - ні.
Розподіл ризиків: Хто несе відповідальність за проблеми з якістю? Збої в постачанні? Волатильність цін?

Ви бачите закономірності. Один постачальник постійно отримує кращі умови. Чому? Або у вас з ним міцніші стосунки, або ваша команда краще провела переговори. У будь-якому випадку, це стає вашим орієнтиром для інших постачальників.

Ви помічаєте проблеми. Умови одного з постачальників є нестандартними - гірші умови оплати, суворіші зобов'язання, вищі штрафи. Час переглянути умови або розглянути альтернативи.

Переговори про контракти стають стратегічними. Ви знаєте, які умови є стандартними у вашій базі постачальників. Ви знаєте, де у вас є важелі впливу. Ви ведете переговори з позиції знань.

Моніторинг дотримання умов контракту

Контракти мають значення лише тоді, коли їх дотримуються обидві сторони. Але більшість компаній не відстежують, чи виконують постачальники свої зобов'язання.

АІ контролює виконання контракту:

Дотримання цін: Чи стягується з нас договірна ціна? Чи застосовуються знижки? Чи відбувається підвищення цін відповідно до узгоджених умов?
Відстеження зобов'язань за обсягом: Чи виконуємо ми мінімальні зобов'язання щодо закупівлі? Чи досягли ми обсягів, які мали б спричинити кращі ціни?
Ефективність доставки: Чи дотримується постачальник взятих на себе зобов'язань щодо термінів поставки? Як часто вони порушують? На скільки?
Стандарти якості: Відсоток браку. Відсоток повернень. Показники якості порівняно з контрактними стандартами.
Дотримання рівня обслуговування: Час реагування. Вирішення проблем. Доступність підтримки. Все, що було обіцяно в SLA.
Відповідність документації: Чи є необхідні сертифікати актуальними? Чи підтримується страхове покриття? Чи завершено аудит?

ШІ пов'язує умови контракту з операційними даними. Він не просто знає, що було обіцяно - він відстежує, чи виконується обіцяне.

Постачальник зобов'язується доставити товар вчасно на 95%, але доставляє його вчасно лише на 80%? ШІ позначає це за допомогою даних. Час обговорити роботу постачальника, спираючись на факти.

Вам виставили рахунок на суму, більшу за контрактну? ШІ виявить це до того, як ви сплатите рахунок, а не через місяці під час аудиту.

Йдеться не про суперництво з постачальниками. Йдеться про відповідальність. Обидві сторони погодилися на умови. ШІ гарантує, що обидві сторони їх дотримуються.

Пропонує пункти для переговорів щодо продовження

Наближається продовження контракту. Час вести переговори. Але про що домовлятися?

АІ надає бриф для переговорів:

Аналіз ефективності: Як працював постачальник? Де вони виконали зобов'язання? Де він не дотримався зобов'язань?
Ціновий орієнтир: Як цінова політика цього постачальника порівнюється з іншими? З ринковими цінами? Чи зростали ціни протягом періоду дії контракту?
Об'ємний аналіз: Чи виконали ми зобов'язання щодо обсягів? Якщо ми їх перевищили, чи варто домовлятися про кращі ціни? Якщо не виконали, чи потрібно коригувати зобов'язання?
Порівняння термінів: Як умови цього постачальника порівнюються з умовами інших ваших постачальників? Де є можливості для покращення?
Аналіз ринку: Що відбувається на ринку? Чи змінюються умови постачання? Чи з'являються нові постачальники?
Оцінка фінансового важеля: Де у вас є важелі впливу на переговори? Концентрація обсягів? Альтернативні постачальники? Сильні показники ефективності?

Ви йдете на переговори про продовження договору з даними. Ви не просто просите про "кращі умови". Ви просите про конкретні покращення, підкріплені даними про ефективність та ринковий контекст.

"Ваш показник вчасної доставки склав 82%, що нижче, ніж 95%, про який ми домовлялися. Нам потрібна або покращена продуктивність, або скоригована ціна, щоб відобразити додаткові витрати, які це спричиняє для нас".

"Ми перевиконали наші зобов'язання щодо обсягів на 30%. Ми повинні обговорити покращення цін на цей збільшений обсяг".

"Зіставні постачальники пропонують 45 умов нетто. Ми хотіли б скоригувати пропозицію з нетто 30, щоб відповідати ринковим стандартам".

Конкретні. Підкріплений даними. Розумні. Такі переговори, які дають результат.

Що це означає для вас

Для операційних директорів та керівників закупівель

Ви отримуєте повну видимість і контроль над своїм портфелем контрактів.

Ніяких пропущених поновлень: Відстеження кожної критичної дати. Сповіщення до проходження дедлайнів. Час для прийняття стратегічних рішень.
Краща переговорна позиція: Дані про продуктивність. Ринкові орієнтири. Порівняння термінів. Докази для переговорів.
Прозорість контрактних зобов'язань: Знайте, що ви взяли на себе зобов'язання. Відстежуйте, чи виконуються зобов'язання.
Стандартні терміни: З'ясуйте, де умови відрізняються у різних постачальників. Забезпечте узгодженість там, де це має сенс.
Управління ризиками: Знати, де у вас невигідні умови. Визначте контракти, які потребують уваги.

Для менеджерів із закупівель та закупівельників

Ви керуєте контрактами замість того, щоб шукати інформацію.

Знайте, що написано у ваших контрактах: Не читаючи кожну сторінку знову. Ключові терміни витягнуті та доступні.
Підготуйтеся до оновлення даних: Аналіз ефективності. Контекст ринку. Готові точки для переговорів.
Відстежуйте ефективність постачальників: Проти контрактних зобов'язань. Докази для обговорення з постачальниками.
Забезпечити відповідність цін: Перевіряйте витрати на відповідність контрактним умовам. Виявляйте завищені рахунки до оплати.
Зосередьтеся на стратегічних контрактах: Рутинні контракти контролюються автоматично. Ви зосереджуєтесь на дорогих, складних угодах.

Для бізнесу

Краще управління контрактами означає кращі умови та менше проблем.

Кращі умови контракту: Переговори про поновлення, підкріплені даними, дають кращі результати, ніж реактивне поновлення.
Постачальників притягнуто до відповідальності: Відстеження ефективності гарантує, що постачальники виконують те, що обіцяють.
Гроші не залишаються на столі: Перевірка відповідності цін. Реалізація об'ємних знижок. Стратегічне використання вікон завершення терміну дії.
Зменшення ризику: Відстежуються контрактні зобов'язання. Контроль за дотриманням. Проблеми виявляються на ранніх стадіях.
Стратегічна гнучкість: Знати, коли закінчуються контракти. Плануйте перехід до іншого постачальника. Уникайте небажаних автоматичних поновлень.

Чого ШІ не зробить

Давайте чітко визначимося з обмеженнями.

ШІ не укладає контракти. Переговори ведуть люди. Штучний інтелект надає дані та аналітику для ведення переговорів.

ШІ не тлумачить неоднозначні формулювання договорів, щодо яких навіть юристи не можуть дійти згоди. Складна юридична інтерпретація все ще потребує людського досвіду.

ШІ не приймає стратегічних рішень щодо продовження контрактів. Рішення про продовження, переукладання або зміну постачальника залежить від бізнес-стратегії, відносин і чинників, що виходять за рамки умов контракту.

ШІ робить інформацію про контракти доступною. Він відстежує дати та зобов'язання. Стежить за дотриманням зобов'язань. Надає дані для прийняття рішень.

Ваша команда закупівельників все ще приймає стратегічні рішення. Вони просто приймають їх з кращою інформацією та більше часу, тому що вони не потопають в адмініструванні контрактів.

Реальні результати від штучного інтелекту в управлінні контрактами

Ось як це виглядає на практиці:

Нуль пропущених поновлень: Відстежується кожне поновлення. Сповіщення надсилаються вчасно, щоб діяти стратегічно. Більше жодних небажаних автоматичних поновлень.

Кращі умови продовження: Переговори, підкріплені даними, дають в середньому на 5-15% кращу ціну. Обговорення на основі ефективності посилюють умови.

Економія на дотриманні цін: Виявлення завищених платежів і пропущених знижок зазвичай дозволяє заощадити 2-5% витрат за контрактом.

Швидший доступ до контрактів: Пошук ключових термінів займає секунди, а не години читання документів. Миттєві відповіді на запитання.

Підзвітність постачальників: Відстеження ефективності створює докази для обговорення. Постачальники серйозніше ставляться до зобов'язань, коли їх відстежують.

Йдеться не про революційні зміни. Йдеться про належне управління контрактами без необхідності залучення цілої армії людей.

Готові отримати контроль над своїми контрактами?

У кожної компанії портфель контрактів різний. Різні постачальники. Різні структури контрактів. Різні умови, важливі для вашого бізнесу.

Ми не продаємо універсальні системи управління контрактами. Ми вивчаємо ваші конкретні контракти і визначаємо, що потрібно відстежувати. Ми створюємо системи, які виокремлюють важливі для вас умови. Ми створюємо сповіщення та звіти, які відповідають тому, як працює ваша команда закупівельників.

Ми не обіцяємо, що штучний інтелект зрозуміє всі юридичні нюанси. Лише практичні інструменти, які зроблять ваші контракти керованими та допоможуть не пропустити головне.

Поговоримо про управління контрактами

Повернутись до розділу AI для пошуку постачальників і закупівель