Штучний інтелект для аудиту та комплаєнсу: Безперервний моніторинг замість точкової паніки
Аудит - це стрес. Аудитори приходять. Вам потрібно знайти підтверджуючу документацію для тисяч транзакцій. Перевірити контроль. Довести, що процеси були дотримані. Пояснити винятки.
Ти намагаєшся зібрати докази. Відбираєш зразки. Створюєш аудиторські файли. Відповідаєш на питання. Сподіваюся, нічого серйозного не знайдуть.
Внутрішній контроль потребує постійного моніторингу. Розподіл обов'язків. Робочі процеси затвердження. Права доступу. Перевірка журнальних записів. Більшість компаній перевіряють раз на рік під час аудиту. Проблеми залишаються невиявленими місяцями.
Правила постійно змінюються. Нові стандарти бухгалтерського обліку. Оновлені податкові правила. Галузеві вимоги. Хтось повинен відстежувати, що стосується вас, і забезпечувати відповідність.
Це перевірка роботи. Виявлення закономірностей. Виявлення винятків. Моніторинг правил. ШІ створений саме для цього.
ШІ не замінює аудиторів або судження. Він безперервно відстежує транзакції. Позначає винятки, коли вони трапляються. Автоматично готує документацію. Дозволяє знаходити проблеми на ранніх стадіях, а не виявляти їх під час аудиту.
Виклик аудиту та комплаєнсу
Традиційний аудит і комплаєнс є точковими:
Щорічний аудит:
Приходять аудитори. Перевірте вибірку транзакцій. Подивіться на залишки на кінець місяця або року. Перевірте, чи були дотримані процеси. Будь-які проблеми, які вони знайдуть, сталися кілька місяців тому. Занадто пізно, щоб їх можна було легко виправити.
Щоквартальні огляди:
Трохи частіше, але так само точково. Озираючись назад. Виявлення проблем після того, як вони вже вплинули на ваші фінанси.
Контрольне тестування:
Протестуйте вибірку з 25 або 50 транзакцій. Сподіваємося, що вибірка представляє всю популяцію. Сподіваємося, що в інших тисячах транзакцій нічого не проскочило.
Ручний моніторинг:
Контролери та бухгалтери проводять вибіркову перевірку. Перегляньте бухгалтерські записи. Шукають незвичайні транзакції. Але вони не можуть перевірити все. Вони покладаються на вибірку та судження.
Відстеження відповідності:
Хтось має відстежувати регуляторні зміни. Визначати вплив. Оновлювати процеси. Навчати персонал. За багатьма справами треба встигати.
Результат: Проблеми ховаються до аудиту. Контроль може не працювати належним чином місяцями, перш ніж хтось це помітить. Проблеми з комплаєнсом накопичуються.
ШІ змінює це з періодичної перевірки на безперервний моніторинг.
Що ШІ робить для аудиту та комплаєнсу
Безперервний моніторинг транзакцій
Замість вибірки ШІ перевіряє кожну транзакцію. Не щомісяця. Не щоквартально. Безперервно.
Моніторинг на основі правил:
Ви визначаєте правила. ШІ звіряє з ними кожну транзакцію:
- Записи в журналі понад $50K потребують схвалення
- Звіти про витрати, що перевищують ліміти політики, потребують підпису директора
- Платежі постачальникам без ПКО потребують пояснень
- Внутрішньофірмові транзакції повинні бути збалансованими
- Визнання доходу має відповідати наступним критеріям
Порушення правил? Штучний інтелект одразу ж позначає це. Не під час перевірки наступного місяця. Прямо зараз.
100% тестування, не відбір проб:
Аудитори тестують зразки, тому що перевірити все вручну неможливо. Штучний інтелект перевіряє все. Кожну транзакцію. Щодня.
Якщо є проблема, ви одразу її знаходите. Якщо її немає, у вас є докази того, що засоби контролю працюють для всієї популяції, а не лише для вибірки.
Сповіщення в реальному часі:
Виявлено проблему? Сповіщення надходить миттєво. Електронна пошта, Slack, Teams, мобільний push. Все, що працює для вашої команди. Проблеми вирішуються, поки вони свіжі і їх можна виправити.
Автоматично виявляє аномалії
Деякі проблеми не порушують певних правил. Вони просто незвичайні. ШІ це помічає.
Статистичні аномалії:
Сума транзакції становить 3 стандартних відхилення від середнього значення для цього рахунку. Може бути легітимною. Може бути помилкою. Варто перевірити.
Шаблон розривається:
Зазвичай цьому постачальнику платять $5,000-$7,000 щомісяця. Цього місяця - $25,000. Що змінилося?
Тимчасові аномалії:
Великий запис у журналі, опублікований об 11:47 вечора в останній день кварталу. Можливо, нічого страшного. Можливо, це управління прибутком. Прапорець на перевірку.
Аномалії стосунків:
Дохід збільшився у 20%, але витрати на доставку залишилися незмінними. Зазвичай вони рухаються разом. Чому не цього разу?
Аномалії в поведінці користувачів:
Цей користувач зазвичай публікує 5-10 записів у журналі на місяць. Цього місяця він опублікував 47 записів. Що відбувається?
ШІ не звинувачує. Він відзначає. "Це виглядає незвично. Хтось має це перевірити". Ваша команда досліджує і або підтверджує, що все гаразд, або виявляє проблему.
Автоматично тестує елементи керування
Внутрішній контроль потребує тестування. Зазвичай це робиться щорічно або щоквартально шляхом вибіркового тестування. ШІ тестує безперервно.
Розподіл обов'язків:
ШІ перевіряє: Чи одна і та ж людина створювала і затверджувала? Чи та сама людина замовляла та отримувала? Чи одна і та ж людина вводила і публікувала? Порушення одразу ж фіксуються.
Робочі процеси узгодження:
Чи було отримано дозвіл перед обробкою? Чи отримано дозвіл від уповноваженої особи? Чи достатня сума схвалення для розміру транзакції? Перевіряється кожна транзакція.
Контроль доступу:
Хто має доступ до чого? Чи розширився чийсь доступ за межі своєї ролі? Чи залишаються працівники, які звільнилися, активними в системах? ШІ здійснює постійний моніторинг.
Дотримання вимог примирення:
Чи вчасно проводяться звірки рахунків? Чи переглядаються результати звірки? Чи оперативно вивіряються статті, що підлягають звірці? ШІ відстежує все це.
Дотримання політики:
У політиці витрат вказано, що харчування по $75. Хтось подає $120. У політиці зазначено, що міжнародні поїздки потребують схвалення віце-президента. Хтось забронював без нього. ШІ фіксує порушення політики.
Результат: Ви знаєте, що елементи керування працюють, або точно знаєте, які з них не працюють, і можете негайно їх виправити.
Готує аудиторську документацію
Коли приїжджають аудитори, вони просять надати документацію. АІ вже все підготував.
Автоматичні аудиторські сліди:
Кожну транзакцію АІ документує:
- Хто і коли його створив
- Хто і коли його затвердив
- Яка підтверджуюча документація існує
- Які елементи керування були протестовані та результати
- Будь-які винятки та як вони були вирішені
Повна стежка. Ручна вирубка не потрібна.
Організовані докази:
Аудитори хочуть бачити операції за типом? За сумою? За датою? Штучний інтелект організовує все так, як вони хочуть. Ніякого копання в файлах.
Звіти про винятки:
Ось усі транзакції, які порушили контроль. Ось як кожна з них була вирішена. Ось дозвіл на обхід політики. Все задокументовано і організовано.
Результати контрольного тестування:
Ви тестували кожну транзакцію, а не вибірку. Ось методологія тестування. Ось результати. Ось докази того, що контроль працює. Не потрібно екстраполювати дані з вибірки.
Підтверджуючі документи:
Інвойс потрібен для цієї транзакції? Штучний інтелект прив'язав його. ПЛАТІЖНИМ ДОРУЧЕННЯМ? Прив'язано. Електронний лист із підтвердженням? Прив'язано. Квитанція? Приєднано. Все в одному місці.
Замість того, щоб витратити два тижні на збір аудиторської документації, ви витрачаєте дві години на перегляд того, що ШІ вже зібрав.
Відстежує регуляторні зміни
Правила постійно змінюються. Штучний інтелект допомагає вам не відставати.
Моніторить відповідні джерела:
Заяви FASB. Оновлення IRS. Оголошення галузевих регуляторів. Державні податкові зміни. ШІ відстежує джерела, що мають відношення до вашого бізнесу.
Фільтри для того, що важливо:
Не всі зміни впливають на вас. Штучний інтелект визначає, що є актуальним, виходячи з вашої галузі, структури та діяльності.
Підсумовує вплив:
Новий стандарт обліку оренди? AI підсумовує, що змінилося і як це може вплинути на вашу фінансову звітність. Це не юридична консультація, а інформаційний огляд.
Позначте дедлайни:
Дати набрання чинності. Терміни дотримання вимог. Вимоги до подачі документів. ШІ відстежує важливі дати, щоб нічого не пропустити.
Пропонує зміни в процесі:
На основі регуляторних змін штучний інтелект пропонує, які процеси можуть потребувати оновлення. Відправна точка для планування комплаєнсу вашої команди.
Для інтерпретації та впровадження вам все одно потрібна експертиза. Але штучний інтелект гарантує, що ви дізнаєтеся про зміни на ранній стадії і нічого не пропустите.
Визначає індикатори ризику шахрайства
ШІ не може довести шахрайство. Але він може виявити шаблони, які вимагають розслідування.
Незвичайні шаблони транзакцій:
Рахунки-фактури постачальників не перевищують порогових значень для затвердження. Повторювані круглі суми в доларах. Транзакції у вихідні або святкові дні. Послідовні номери інвойсів від різних постачальників.
Поведінкові червоні прапорці:
Користувач отримує доступ до системи в незвичний час. Незвичайний обсяг ручних записів у журналі. Перевизначення елементів керування. Доступ до систем за межами звичайної ролі.
Червоні прапори постачальників:
Новий постачальник без проведення тендеру. Адреса постачальника збігається з адресою працівника. Кілька постачальників з одним банківським рахунком. Постачальник, який лише виставляє рахунки, але ніколи не постачає.
Фінансові тривожні дзвіночки:
Коригування запасів завжди записуються, ніколи не збільшуються. Повернення продажів одразу після закінчення кварталу. Перекласифікації між рахунками наприкінці періоду.
Вони нічого не доводять. Але вони варті уваги. ШІ привертає до них увагу, щоб вони не ховалися в тисячах звичайних транзакцій.
Що це означає для вас
Для фінансових директорів та фінансових керівників
Краще висипайтеся перед дзвінками з приводу заробітку:
Коли контролі постійно відстежуються, а проблеми виявляються на ранніх стадіях, несподіванок стає менше. Менше паніки "ми виявили проблему під час підготовки до аудиту".
Зниження витрат на аудит:
Коли документація впорядкована, а контролі постійно перевіряються, аудити проходять швидше. Швидші аудити коштують дешевше. Деякі компанії заощаджують 30-50% на оплаті за аудит.
Кращий внутрішній контроль:
Точкове тестування показує, що засоби контролю спрацювали лише для вибірки. Безперервний моніторинг показує, що вони працюють для всього. Кращі докази. Вища впевненість.
Раннє виявлення проблем:
Виявляйте проблеми за дні, а не за місяці. Виправляйте їх, поки вони невеликі. Уникайте суттєвих недоліків, які потребують розкриття.
Впевненість у дотриманні нормативних вимог:
Знати, що ви в курсі відповідних змін. Знати, що терміни відстежуються. Знати, що процеси оновлюються. Менше хвилюйтеся, що пропустите щось важливе.
Для контролерів та бухгалтерів
Припиніть шифруватися під час аудиту:
Документація готова. Контрольні випробування проведені. Звіти про винятки існують. Ви переглядаєте, а не компілюєте.
Виявляйте помилки на ранніх стадіях:
Неправильний код GL? Виявляється миттєво. Відсутній дозвіл? Виявляється негайно. Виправте це зараз, замість того, щоб потім пояснювати це аудиторам.
Докази того, що контроль працює:
Не "ми протестували 25 транзакцій і вони пройшли". Натомість "ми протестували всі 15 000 транзакцій безперервно, і ось результати".
Зосередьтеся на вдосконаленні, а не на гасінні пожежі:
Коли проблеми позначаються негайно, ви усуваєте першопричини замість того, щоб постійно виявляти нові проблеми.
Краща управлінська звітність:
Звітувати фінансовому директору та аудиторському комітету про ефективність контролю, використовуючи фактичні дані, а не оцінки на основі вибірки.
Для аудиторів (внутрішніх та зовнішніх)
Кращі аудиторські докази:
Тестування популяції замість вибірки. Повні аудиторські сліди. Впорядкована документація. Це кращі докази для аудиторських висновків.
Швидше проводити аудит:
Менше часу на збір інформації. Більше часу на судження та зони ризику. Аудити завершуються швидше.
Зосередьтеся на сферах суджень:
Проводиться рутинне контрольне тестування. Витрачайте час на оцінки, оцінки, сфери управлінських суджень. Виконуйте аудиторську роботу з більшою вартістю.
Можливості безперервного забезпечення якості:
Для внутрішнього аудиту це уможливлює безперервні програми підтвердження довіри. Моніторинг протягом року замість періодичних аудитів.
Загальні сценарії аудиту та комплаєнсу
Моніторинг розподілу обов'язків
Ваша політика: Одна й та сама особа не може створювати та затверджувати інвойси.
АІ відстежує кожен інвойс:
- Інвойс, створений користувачем A
- Інвойс, затверджений Користувачем A
- Виявлено порушення принципу розподілу обов'язків
- Сповіщення надіслано бухгалтеру
- Менеджер розслідує: Користувач А покривав когось у відпустці і забув затвердити маршрут для іншої особи
- Інвойс перенаправлено на відповідного затверджувача
- Інцидент зареєстровано для обговорення недоліків контролю
Проблему виявлено та негайно виправлено. Не виявлена під час аудиту на кінець року.
Виявлення незвичайних записів у журналі
ШІ відстежує записи в журналі:
- Великий ручний запис в журналі, що публікується в останній день кварталу
- Зміна запису відбувається в перший день наступного кварталу
- Заявка має мінімальну документацію
- Шаблон відповідає індикаторам ризику управління прибутком
- Позначено для перевірки контролера
- Контролер розслідує: Правомірне нарахування на відомі витрати, недостатньо документації
- Отримано та додано додаткову документацію
- Заявка розглянута та затверджена заднім числом
Законний в'їзд, але ШІ виявив недоліки в документації до того, як це зробив аудит.
Запобігання шахрайству з боку постачальників
До системи додано нового постачальника:
- ШІ звіряє адресу постачальника з адресами співробітників
- Знайдено збіг: адреса постачальника збігається з домашньою адресою працівника АП
- Негайне повідомлення контролеру та фінансовому директору
- Розпочато розслідування
- Виявляється, співробітник створив фіктивного постачальника, щоб виставляти фальшиві рахунки-фактури
- Шахрайство припинено ще до обробки першого платежу
Без моніторингу ШІ це могло б залишатися непоміченим місяцями або роками.
Підготовка до аудиту
Аудитори приїжджають на щорічний аудит:
- Запит на отримання списку PBC (наданого клієнтом)
- ШІ генерує більшість PBC автоматично:
- Пробний баланс? Згенеровано.
- Свинцевий розклад? Згенеровані.
- Вибірка транзакцій за категоріями? Згенеровано.
- Результати контрольного тестування? Вже зроблено для 100% популяції.
- Звіти про винятки? Готово.
- Супровідна документація? Впорядкована та пов'язана.
Те, що раніше займало два тижні часу на підготовку, тепер займає два дні на перегляд і фіналізацію.
Чого не вміє ШІ
ШІ є потужним інструментом для моніторингу та документування. Але він має чіткі межі:
Він не може виносити юридичні рішення:
Чи відповідає цей метод обліку загальноприйнятим принципам бухгалтерського обліку (GAAP)? Чи повинні ми це розкривати? Це вимагає бухгалтерського досвіду та суджень.
Він не може розробляти елементи керування:
ШІ може перевірити, чи працюють елементи керування. Він не може розробити, які елементи керування вам потрібні. Для цього потрібно розуміти ваш бізнес і ризики.
Він не може надавати аудиторські висновки:
Аудитори надають висновки на основі професійного судження. ШІ надає докази та результати тестування. Висновок вимагає людського досвіду.
Він не може інтерпретувати складні нормативні акти:
Штучний інтелект може відстежувати регуляторні зміни та узагальнювати їх. Щоб точно визначити, як вони застосовуються у вашій конкретній ситуації, потрібен досвід.
Він не може довести шахрайство:
ШІ помічає підозрілі патерни. Розслідування та докази вимагають людського аналізу, інтерв'ю та суджень.
Вона не може замінити управління:
Аудиторські комітети. Нагляд ради директорів. Відповідальність керівництва. Ці функції залишаються людськими. ШІ підтримує їх, але не замінює.
ШІ блискуче справляється з перевіркою, моніторингом і документацією. Експертиза, судження та відповідальність залишаються за людьми.
Початок роботи
Почніть зі сфери з найбільшим ризиком чи найбільшими зусиллями:
Виберіть один елемент керування для моніторингу:
Розподіл обов'язків? Робочі процеси узгодження? Дотримання політики? Виберіть те, що є важливим і чітко визначеним. Доведіть, що моніторинг ШІ працює.
Визначте чіткі правила:
ШІ потребує чітких правил для моніторингу. "Витрати повинні бути розумними" - занадто розпливчасте формулювання. "Витрати на харчування понад $75 потребують схвалення директора" - чітко сформульовано.
Почніть з оповіщення невеликої групи:
Не завалюйте всіх сповіщеннями одразу. Направляйте до контролера або невеликої команди. Налаштуйте правила. Зменшіть кількість хибних спрацьовувань. Потім розширюйте.
Задокументуйте переваги:
Відстежуйте, скільки випусків було спіймано. Наскільки рано вони були виявлені. Скільки часу на аудит було зекономлено. Побудуйте бізнес-кейс для розширення.
Розширюйте поступово:
Додайте більше елементів керування для моніторингу. Додайте більше правил. Додайте більше людей, які отримують сповіщення. Створіть комплексний моніторинг у часі.
Робота з аудиторами:
Покажіть їм, що ви робите. Отримайте їхню думку. Вони цінуватимуть тестування населення, а не вибірковість. Це може зменшити обсяг та вартість аудиту.
Безперервний моніторинг не відбувається за одну ніч. Але ви можете почати з малого і нарощувати з часом.
Готові до безперервного моніторингу замість паніки?
У кожної компанії різні ризики. Різні засоби контролю. Різні вимоги до аудиту. Різні правила.
Ми не продаємо загальні контрольні списки комплаєнсу. Ми розглядаємо ваші конкретні засоби контролю. Ваші ризики. Ваші вимоги до аудиту.
Потім ми створюємо ШІ-моніторинг, який відповідає вашому середовищу. Ті самі елементи керування, які ви маєте зараз. Просто моніторинг не періодичний, а безперервний.
Почнемо з однієї ділянки. Доведіть, що постійний моніторинг працює. Потім розширюємо. Практична автоматизація комплаєнсу, яка знижує ризики та економить час.
