Штучний інтелект для запитів на закупівлю та замовлень

ШІ для запитів на закупівлю та замовлення: Прискорте процес купівлі

Запити на закупівлю та замовлення мають бути простими. Комусь щось потрібно. Вони запитують це. Його схвалюють. Замовлення відправляється. І все.

Але це не так просто. Заявки лежать у поштових скриньках і чекають на схвалення. Закупівельники вручну обробляють рутинні замовлення. Люди не знають, якого постачальника обрати. Замовлення потрапляють до постачальників, з якими не укладено контракту, тому що процес затвердження занадто повільний.

Результат? Команди закупівель поховані в транзакційній роботі. Нецільові витрати, бо люди обходять систему. Витік контрактів, тому що замовлення не відповідають умовам переговорів.

АІ це виправляє. Він автоматично обробляє стандартні запити. Розумно спрямовує дозволи. Забезпечує виконання замовлень відповідно до умов контракту. Робить процес настільки швидким, що люди починають ним користуватися.

Чому процеси купівлі-продажу відбуваються повільно

У більшості компаній процеси від запиту до замовлення порушені. Не тому, що команди закупівельників погано виконують свою роботу. А тому, що процес вимагає занадто багато ручної роботи.

Хтось подає заявку. Покупець має її розглянути. Перевірити, чи відповідає вона політиці. Визначити, хто повинен її затвердити. Направити його до правильного затверджувача. Дочекайтеся схвалення. Потім вручну створіть замовлення на покупку. Виберіть постачальника. Знову введіть всі дані.

Для стандартних, рутинних замовлень. Кожного разу.

Покупці витрачають години на обробку заявок, які відповідають одним і тим же шаблонам. Канцелярське приладдя. Стандартні компоненти. Повторювані послуги. Замовлення, які не потребують людського досвіду, але все одно отримують його, оскільки процес вимагає ручної обробки.

Коли процес повільний, люди працюють в обхід. Вони купують безпосередньо у постачальників. Використовують особисті кредитні картки. Оминають схвалення. Витрати Maverick не є зловмисними - це люди, які намагаються виконати свою роботу.

І закупівлі втрачають контроль. Контрактні постачальники не отримують обіцяних обсягів. Обговорені умови не використовуються. Прозорість витрат зникає.

Що ШІ робить для запитів на закупівлю та замовлення

ШІ не просто прискорює процес запиту. Він робить його розумним. І ось як.

Автоматично обробляє заявки

АІ отримує запит. Він аналізує, що запитується.

Це стандартний товар? ШІ впізнає його з попередніх замовлень. Він перевіряє запит на відповідність політиці. Перевіряє доступність бюджету. Підтверджує, що необхідна інформація є повною.

Якщо все в порядку, штучний інтелект автоматично надсилає його на затвердження. Покупцеві не потрібно втручатися в рутинні запити.

Якщо щось не так, ШІ вказує на певні проблеми:

Відсутній центр витрат або код GL
Перевищення бюджетного порогу, що потребує спеціального дозволу
Товар не відповідає затвердженим категоріям
Необхідна документація не додається
Нечіткі специфікації, які потребують уточнення

Запитувач одразу отримує чіткий зворотній зв'язок. Не загальна відмова. Конкретні проблеми, які потрібно виправити.

Стандартні заявки проходять через систему за лічені хвилини. Складні заявки надсилаються покупцям з контекстом про те, що потребує перевірки.

Розумне затвердження маршрутів

Робочі процеси затвердження складні. Різні затверджувачі для різних сум. Різні шляхи для різних категорій. Різні правила для різних відділів.

Люди плутаються. Запити потрапляють не до того виконавця. Їх повертають назад. Затримуються, поки люди з'ясовують, хто насправді має затверджувати.

ШІ знає правила схвалення:

Маршрутизація на основі кількості: Менше $1,000 йде на одного затверджувача. Понад $10,000 потребує додаткового затвердження.
Маршрутизація на основі категорій: ІТ-закупівлі потребують схвалення ІТ-відділу. Капітальне обладнання потребує фінансової перевірки.
Правила департаменту: Різні відділи мають різні рівні делегування повноважень та ланцюжки затвердження.
Винятки з правил: Товари, яких немає в каталозі. Постачальники, з якими не укладено контракт. Спеціальні вимоги до схвалення.
Логіка заміщення: Первинний затверджувач недоступний? Маршрут до призначеного альтернативного автоматично перенаправляється.

Кожна заявка з першого разу потрапляє до потрібного виконавця. Ніякої плутанини. Ніяких затримок, поки люди перевіряють, хто що має затвердити.

А схвалювачі? Вони отримують контекст з кожним запитом. Що замовляється. Чому. Статус бюджету. Відповідність контракту. Чи є це рутиною, чи потребує перевірки. Вони можуть схвалити швидко, коли це доречно.

Пропонує бажаних постачальників

Хтось запитує канцелярське приладдя. Якого постачальника обрати?

Ваша компанія уклала контракти з трьома постачальниками канцелярського приладдя. У кожного з них різні ціни на різні товари. Різні терміни доставки. Різні мінімальні замовлення.

Покупці це знають. Вони уклали контракти. Але замовники не знають. А покупці не хочуть вручну шукати, який постачальник найкраще підходить для кожного замовлення.

ШІ рекомендує постачальників автоматично:

Найкраща ціна: Порівнює контрактні ціни між постачальниками на запитувані позиції.
Швидкість доставки: Фактори терміновості та часу виконання замовлення постачальником.
Можливість консолідації: Якщо є інші відкриті ордери, пропонує об'єднати їх, щоб задовольнити вимоги до мінімального ордера.
Дотримання контракту: Надає пріоритет постачальникам, якщо у вас є зобов'язання щодо обсягів, які необхідно виконати.
Минулий виступ: Враховує надійність доставки та історію якості.

Замовлення на закупівлю надходить до постачальника, який пропонує вам найкращу ціну. Не випадково. Не тому, кого випадково знає замовник. А до постачальника, з яким укладено контракт і який пропонує найкращі умови для цього конкретного замовлення.

Підвищується рівень дотримання контрактів. Ваші умови, про які ви домовлялися, дійсно використовуються. Постачальники виконують зобов'язання щодо обсягів, тому що замовлення надходять туди, куди вони повинні.

Перевіряє замовлення на відповідність контрактам

Ви укладали контракти не просто так. Краща ціна. Узгоджені терміни. Знижки за обсяг. Але якщо замовлення не відповідають умовам контракту, ви втрачаєте переваги.

ШІ перевіряє кожне замовлення на відповідність умовам контракту:

Підтвердження ціни: Це договірна ціна? Якщо ні, позначте її та поясніть відхилення.
Дотримання умов: Чи замовляємо ми в межах узгодженої мінімальної/максимальної кількості?
Підтвердження знижки: Чи застосовуються передбачені контрактом знижки? Чи правильно розраховані розриви обсягів?
Підбір товару: Чи є це контрактний товар або аналогічний замінник за іншою ціною?
Умови оплати: Чи використовуємо ми узгоджені умови оплати або інші умови?

Якщо замовлення не відповідає контракту, ШІ позначає його перед відправленням PO.

Можливо, ціна вища, ніж у договорі. Можливо, постачальник "випадково" прибрав знижку. Можливо, хтось замовив товар, не передбачений контрактом, коли існує альтернатива, передбачена контрактом.

Ви помічаєте це до того, як заплатите за це. А не під час звірки рахунків, коли вже занадто пізно.

Йдеться не про недовіру до постачальників. Йдеться про те, щоб умови, про які ви домовилися, дійсно застосовувалися до кожного замовлення.

Проактивно відстежуйте статус замовлення

Віддаються накази. Потім починаються питання. "Де моє замовлення?" "Коли воно прибуде?" "Чи підтвердив його постачальник?"

Покупці ставлять ці питання постійно. Вони перевіряють системи. Дзвонять постачальникам. Надсилають електронні листи. Оновлення статусів - це робота на повний робочий день.

АІ автоматично відстежує статус замовлення:

Підтвердження постачальника: Чи підтвердив постачальник замовлення? Прийняв дату доставки? Відмітив розбіжності?
Відстеження виробництва/відправлення: Замовлення за графіком? Відправлено? Де воно в дорозі?
Моніторинг доставки: Наближається очікувана дата доставки. Чи прибув він? Чи прийнято на склад?
Попередження про винятки: Затримки. Відхилення від замовлень. Проблеми з якістю, виявлені при отриманні. Розбіжності в кількості.
Проактивна комунікація: Оновлює запитувачів автоматично. Ескалація до покупців тільки тоді, коли потрібне втручання.

Запитувачі отримують оновлення статусу без запиту. Покупці зосереджуються на винятках, а не на рутинних перевірках статусу.

Замовлення затримується? Штучний інтелект попереджає замовника і покупця ще до того, як хтось запитає. Він надає контекст - чому затримується, нову очікувану дату, чи існують альтернативи.

Проблеми вирішуються проактивно. А не виявляються, коли хтось запитує: "Гей, а де те замовлення, яке я зробив три тижні тому?"

Що це означає для вас

Для операційних директорів та керівників закупівель

Ви отримуєте контроль і прозорість над усім процесом від покупки до замовлення.

Підвищення рівня дотримання контрактів: Замовлення надходять до контрактних постачальників. Застосовуються узгоджені умови. Зобов'язання щодо обсягів виконуються.
Менше непередбачуваних витрат: Коли затверджений процес швидкий, люди користуються ним, а не обходять його.
Швидші цикли закупівель: Стандартні замовлення обробляються за лічені хвилини, а не дні. Бізнес-потреби задовольняються швидше.
Кращий розподіл ресурсів: Баєри працюють над складними закупівлями та переговорами, а не над рутинною обробкою замовлень.
Витратьте видимість: Всі замовлення проходять через систему. Повна видимість того, що купується і у кого.

Для менеджерів із закупівель та закупівельників

Ви перестаєте бути центром обробки заявок і стаєте стратегічною функцією.

Припиніть обробляти рутинні замовлення: Стандартні запити надходять автоматично. Ви обробляєте тільки те, що потребує експертизи.
Зосередьтеся на комплексних покупках: Час для переговорів. Управління відносинами з постачальниками. Стратегічний пошук постачальників.
Краще використання контрактів: Замовлення автоматично потрапляють до потрібних постачальників на потрібних умовах.
Менше перевірок статусу: Автоматизоване відстеження справляється з рутинними питаннями. Ви зосереджуєтесь на винятках.
Чітке навантаження: Знайте, що потребує вашої уваги. Те, що є рутиною, обробляється автоматично.

Для запитувачів та бізнес-користувачів

Ви отримуєте те, що вам потрібно, швидше, з меншими клопотами.

Швидше накази: Стандартні заявки затверджуються та замовляються за лічені хвилини. Більше жодних днів очікування на рутинні товари.
Чистий статус: Знайте, де знаходиться ваше замовлення без зайвих запитань. Проактивне інформування про доставку.
Простий процес: Чіткі вказівки щодо того, що потрібно. Негайний зворотній зв'язок, якщо щось не так.
Краще обслуговування: Бажані постачальники пропонуються автоматично. Найкращі терміни та умови доставки.
Більше ніяких обхідних шляхів: Затверджений процес досить швидкий, тому вам не потрібно його обходити.

Чого ШІ не зробить

Давайте прояснимо, чим це не є.

ШІ не схвалює покупки. Це робить людина. Штучний інтелект лише спрямовує запити до потрібного схвалювача з потрібною інформацією.

ШІ не замінить рішення покупця у складних покупках. Нові постачальники. Нестандартні товари. Капітальне обладнання. Стратегічні закупівлі. Тут потрібна людська експертиза.

ШІ не витісняє всю ручну роботу. Деякі заявки є складними. Деякі замовлення потребують особливої обробки. Деякі ситуації вимагають людського судження про ризик, якість або вибір постачальника.

ШІ виконує рутинну роботу. Стандартні замовлення, які виконуються за шаблонами. 80% заявок, які не потребують людського досвіду, але історично вони все одно отримували його, тому що процес вимагав ручної обробки.

Ваші покупці все ще приймають рішення. Просто вони приймають рішення щодо речей, які насправді потребують їхньої експертизи.

Реальні результати від штучного інтелекту для запитів і замовлень

Ось як це виглядає на практиці:

70-80% заявок оброблено автоматично: Стандартні замовлення проходять без втручання покупця. Покупці зосереджені на моделях 20-30%, які потребують спеціальних знань.

Час циклу затвердження скорочено на 50-70%: Заявки одразу потрапляють до потрібного виконавця. Ніякої плутанини, ніяких затримок, ніяких туди-сюди.

Відповідність контракту підвищується 15-30%: Замовлення автоматично надходять до контрактних постачальників на контрактних умовах. Витрати на маверик знижуються.

Потенціал покупця вивільнився: Кількість годин на день, звільнених від рутинної обробки замовлень. Час перерозподілено на стратегічний пошук постачальників та переговори.

Кращий користувацький досвід: Достатньо швидко, щоб люди використовували систему замість того, щоб шукати обхідні шляхи. Вищий рівень впровадження означає кращу видимість витрат.

Йдеться не про скорочення персоналу відділу закупівель. Йдеться про те, щоб дозволити відділу закупівель виконувати більш стратегічну роботу з тими ж ресурсами.

Готові прискорити процес закупівлі на замовлення?

Процес запитів і замовлень у кожній компанії відрізняється. Ваші робочі процеси затвердження відображають вашу організаційну структуру. Ваша база постачальників має унікальні характеристики. Ваші категорії мають різні вимоги.

Ми не продаємо універсальну автоматизацію закупівель. Ми вивчаємо ваш конкретний процес від запиту до замовлення. Ми визначаємо, які замовлення можна автоматизувати, а які потребують людської участі. Ми створюємо системи, які відповідають тому, як насправді працює ваша організація.

Ми не обіцяємо, що все буде автоматизовано. Просто практичний ШІ, який обробляє рутинні замовлення, щоб ваші закупівельники могли зосередитися на стратегічних закупівлях.

Поговоримо про процес подання запиту

Повернутись до розділу AI для пошуку постачальників і закупівель