АІ для кредиторської та дебіторської заборгованості: Обробляйте більше транзакцій з меншими зусиллями
AP та AR - це фабрики транзакцій. Щомісяця через них проходять сотні й тисячі рахунків-фактур. Кожен з них потрібно записати, зіставити, затвердити, оплатити або зібрати.
Це об'ємна робота. Чіткі правила. Конкретні кроки. Дуже мало змін від однієї транзакції до іншої.
Ваша команда витрачає години на зіставлення рахунків-фактур із замовленнями на закупівлю. Перевірка тристоронньої відповідності. Планування платіжних прогонів. Надсилання нагадувань про оплату. Узгодження рахунків. Відповідати на електронні листи "де мій платіж?".
Це не робота зі стратегічними фінансами. Це обробка транзакцій. І ШІ створений саме для цього.
Штучний інтелект керує гучністю. Ваша команда обробляє винятки. Замість того, щоб обробляти 200 рутинних транзакцій і 10 проблемних кейсів, ваша команда зосереджується на 10, які дійсно потребують людського судження.
Виклик AP/AR
Обсяг транзакцій зростає разом з вашим бізнесом. Але ваша команда зростає не такими темпами.
У розділі "Кредиторська заборгованість":
- Рахунки-фактури надходять електронною поштою, поштою, порталом, EDI, факсом
- Кожен постачальник формує інвойси по-різному
- Кожен інвойс повинен відповідати PO та квитанції
- Маршрут затвердження залежить від суми, відділу, типу постачальника
- Планування платежів з урахуванням термінів оплати, знижок та грошової позиції
- Постачальники телефонують і запитують про статус оплати
- Необхідно розрахувати нарахування на кінець місяця
У розділі "Дебіторська заборгованість":
- Рахунки-фактури повинні бути сформовані та надіслані правильно
- Платежі надходять чеком, ACH, банківським переказом, кредитною карткою
- Касовий додаток узгоджує платежі з рахунками-фактурами
- Короткі виплати та відрахування потребують розслідування
- Колектори потребують подальшого контролю за простроченими рахунками
- Клієнти оскаржують рахунки-фактури та потребують вирішення
- Цілі ОСР потребують моніторингу
Кожен крок простий. Але помножте його на сотні транзакцій, і ви отримаєте роботу на повний робочий день для кількох людей.
Коли обсяг зростає, у вас є три варіанти: найняти більше людей, працювати довше або пустити все на самоплив. Жоден з цих варіантів не є найкращим.
ШІ дає вам четвертий варіант: виконати рутину автоматично.
Що ШІ робить для кредиторської заборгованості
Автоматично обробляє рахунки-фактури
Прийшов рахунок. Штучний інтелект:
Витягує всі дані:
Постачальник, номер інвойсу, дата, позиції, суми, строки, номер рахунку, номер платіжного доручення. Все необхідне для обробки.
Підтверджує інвойс:
Чи сходиться математика? Чи є постачальник у системі? Чи правильна адреса? Чи узгоджені умови оплати?
Перевіряє наявність дублікатів:
Чи подавався цей інвойс раніше? Той самий постачальник, та сама сума, та сама дата? Повторні спроби негайно позначаються.
Створює запис точки доступу:
Автоматичні публікації у вашій ERP-системі або системі бухгалтерського обліку. Присвоєння GL-кодів на основі визначених вами правил.
Все це відбувається менш ніж за хвилину. Ніякого людського набору тексту. Ніяких помилок при введенні даних.
Обробляє тристороннє узгодження
Тристороннє узгодження - це критичний контроль. Це також нудно.
ШІ збігається:
- Інвойс до замовлення на поставку: Правильний постачальник? Правильні товари? Правильні ціни?
- Інвойс до Квитанції: Чи дійсно ми отримали те, що вказано в рахунку?
- Всі троє разом: Чи узгоджуються кількості та суми в усіх трьох документах?
Ідеальна пара:
Усе вирівнюється в межах допустимих допусків. ШІ автоматично схвалює і ставить в чергу на оплату.
Невеликі розбіжності:
Невелика різниця в кількості або ціні. Нижче вашого порогу толерантності. ШІ відмічає, але може автоматично схвалити, якщо ви налаштуєте його таким чином.
Значні розбіжності:
Невідповідність матеріалів. Інша кількість. Інша ціна. Відсутній PO. ШІ піднімає прапорці для перевірки людиною і прокладає маршрут до потрібної людини.
Ваша команда бачить лише винятки. 90%, який ідеально підходить? Вже в роботі.
Маршрути для розумного затвердження
У кожній компанії є правила затвердження. ШІ їх дотримується:
Маршрутизація на основі кількості:
Під $500? Схвалення менеджера. 1ТП4Т500-1ТП4Т5000? Схвалення директора. Більше $5,000? Схвалення віце-президента. Штучний інтелект знає твою матрицю схвалення.
Маршрутизація по відділах:
Витрати на маркетинг? Йде до менеджера з маркетингу. Витрати на ІТ? ІТ-директору. Між відділами? Йде на обидва.
Маршрутизація на основі постачальника:
Новий постачальник? Переходить до відділу закупівель для перевірки. Відомий постачальник? Стандартний процес. Постачальник у списку спостереження? Йде до контролера.
Пріоритетне обслуговування:
Чи є знижка на ранню оплату? Пріоритетна. Стандартні 30-денні терміни? Звичайна черга. Вже прострочено? Терміново.
Схвалювачі отримують сповіщення через обраний ними канал. Електронна пошта, Slack, Teams, мобільний додаток. Вони схвалюють або відхиляють в один клік. Не потрібно шукати інвойс в електронній пошті.
Оптимізує планування платежів
Які рахунки потрібно оплатити цього тижня? Штучний інтелект допоможе вам вирішити.
Він розглядає:
- Терміни виконання: Що потрібно сплатити, щоб уникнути штрафів за прострочення?
- Знижки на ранню оплату: Які знижки ми можемо отримати?
- Позиція готівки: Скільки ми можемо дозволити собі заплатити зараз?
- Відносини з постачальниками: Кого ми вважаємо пріоритетними зі стратегічних міркувань?
- Умови оплати: Який оптимальний час для грошових потоків?
ШІ пропонує платіжні прогони, які збалансовують усі ці фактори. Ви переглядаєте. Коригуєш, якщо потрібно. Затверджуєте. Платежі виконуються.
Результат: Більше знижок за дострокову оплату. Менше штрафів за прострочення. Краще управління грошовими коштами. Менше ручного планування.
Обробляє комунікації з постачальниками
Листи від постачальників: "Який статус інвойсу 12345?"
До ШІ: Хтось шукає в системах та електронній пошті. З'ясовує статус. Пише відповідь. Це займає 10 хвилин.
З ШІ: миттєва відповідь. "Рахунок 12345 схвалено і заплановано до оплати на 15 травня". Штучний інтелект перевіряє систему і відповідає автоматично.
Для складних питань АІ звертається до людини. А рутинні перевірки стану? Виконуються автоматично. Ваша команда перестає бути посередником між постачальниками та вашими системами.
Що ШІ робить для дебіторської заборгованості
Створює та надсилає рахунки-фактури
Рахунки-фактури повинні виставлятися вчасно. З правильною інформацією. Правильній людині.
Штучний інтелект:
Створює інвойси із замовлень:
Замовлення виконано? Інвойс згенеровано автоматично. Всі позиції. Правильні ціни. Правильні терміни. Спеціальний формат, якщо потрібно.
Застосовує специфічні для клієнта правила:
Деяким клієнтам потрібні номери рахунків-фактур за поштовим індексом. Деяким потрібні конкретні ідентифікаційні номери. Деяким потрібно, щоб інвойси надсилалися на адресу billing@, а не finance@. ШІ обробляє вимоги клієнтів.
Надсилається через бажані канали:
Електронна пошта, EDI, завантаження на портал, друкована пошта. Як би клієнт не хотів отримувати рахунки-фактури, ШІ доставляє їх.
Відстежує доставку:
Відкрито електронну пошту? PDF завантажено? Підтверджено EDI? Штучний інтелект відстежує отримання і піднімає прапорець, якщо щось не доставлено.
Рахунки надходять швидше. Більш послідовно. З меншою кількістю помилок. Це означає швидшу оплату.
Автоматично вносить готівку
Касовий додаток - це узгодження платежів з інвойсами. Проста концепція. Реальність, що забирає багато часу.
ШІ збігається:
Ідеальні збіги:
Сума платежу точно дорівнює сумі інвойсу. Ім'я клієнта збігається. ШІ застосовується автоматично.
Часткові платежі:
Клієнт сплатив $8,000 за інвойсом на суму $10,000. ШІ застосовує частковий платіж і залишає баланс відкритим.
Платежі за кількома рахунками:
Один чек на суму $50 000 покриває 15 інвойсів. ШІ підбирає відповідні інвойси на основі сум, номерів інвойсів у платіжних реквізитах або історичних шаблонів.
Невикористана готівка:
Платіж не відповідає жодному інвойсу. ШІ позначає його для перевірки людиною і пропонує можливі збіги на основі суми та історії клієнта.
Ваша команда торкається лише винятків. Все інше проходить автоматично.
Систематично управляє колекціями
Збирання - це подальша робота. ШІ робить це послідовно.
Стежить за термінами виконання:
Рахунок до оплати завтра? Штучний інтелект відзначає його. Прострочений? Починається ескалація.
Автоматично надсилає нагадування:
Дружнє нагадування за 5 днів до дати платежу. Ще одне нагадування в день сплати. Ескалація нагадувань за 7, 14, 30 днів до прострочення. Час і тон відповідно до ваших правил.
Персоналізує спілкування:
"Інвойс 5678 на $12,500 від 1 квітня прострочений на 15 днів. Платіж очікувався до 30 квітня". Конкретні деталі, а не загальні шаблони.
Відстежує відповіді:
Клієнт каже "чек на пошті"? Штучний інтелект реєструє його і відстежує, чи не надійшов платіж. Виникла суперечка? Перенаправляє до AR-фахівця.
Ескалація відбувається належним чином:
Невелика сума, вперше запізнилися? Автоматичні нагадування. Велика сума, неодноразове запізнення? Переадресація до AR-менеджера. Дуже велика сума, значне прострочення? Переадресація до фінансового директора.
Послідовний контроль. Ніяких забутих рахунків. Ніяких відкладених незручних розмов. Лише систематичне управління колекціями.
Вирішує суперечки та відрахування
Клієнт сплачує $9,000 за рахунком-фактурою на $10,000 і каже, що сталася "помилка в ціноутворенні".
Штучний інтелект:
- Виявляє недоотриману зарплату
- Перевіряє, чи є примітка або причина суперечки
- Витягує оригінальну пропозицію, замовлення та інвойс
- Перевіряє історію ціноутворення з цим клієнтом
- Позначає спір і направляє до спеціаліста з АР з усією відповідною інформацією, яку вже зібрано
Ваш AR-фахівець проводить розслідування з усім уже наданим контекстом. Ніякого полювання через системи. Не потрібно збирати докупи те, що сталося. Все необхідне знаходиться прямо тут.
Прогнози грошових надходжень
Скільки готівки ви зберете наступного тижня? Наступного місяця?
ШІ аналізує:
- Несплачені рахунки та строки сплати
- Історична структура платежів за клієнтами
- Сезонні тренди
- Поточні проблеми зі збором коштів
- Невирішені спори
Результат: Прогнози збору готівки, які дійсно відображають реальність. Не просто додавання сум рахунків і сподівання. Реальні прогнози, засновані на тому, як клієнти насправді платять.
Краще прогнозування грошових коштів означає краще управління ними. Ніяких несподіванок щодо того, чи зможете ви виплатити зарплату або закупити обладнання.
Що ШІ робить для примирення
Узгодження - це робота з зіставлення. ШІ чудово справляється з цим завданням.
Звірка банківських рахунків
Штучний інтелект:
- Витягує транзакції з вашої банківської стрічки
- Витягує транзакції з вашої облікової системи
- Збігається з усім, що збігається
- Позначає те, що не збігається
- Створює звіт про звірку, що показує співставлені позиції та винятки
Ваша команда переглядає винятки. Інші 95% транзакцій? Вже звірені.
Звірка рахунків постачальників
У ваших записах сказано, що ви винні Постачальнику X $25,000. У їхній заяві сказано, що ви винні $27,000. Яка різниця?
ШІ порівнює рядок за рядком:
- Які рахунки-фактури відображаються в обох?
- Які рахунки-фактури є тільки в їхній виписці?
- Які платежі вони отримували, які ми зафіксували?
- У чому різниця і чому?
Він генерує звіт про звірку, який показує, що різниця $2,000 - це інвойс 789, який ми ще не отримали. Загадка розгадана за лічені хвилини, а не години.
Звірка рахунків клієнтів
Та ж концепція для AR. Клієнт каже, що нічого не винен. Ваша система показує заборгованість $15,000.
ШІ визначає, що вони заплатили, а ви ще не подали заявку. Які рахунки вони оскаржують. Які кредити знаходяться на розгляді. Представляє чітку звірку, готову для обговорення з клієнтом.
Що це означає для вас
Для фінансових директорів та фінансових керівників
Масштабування без пропорційної чисельності персоналу:
Бізнес зростає 50%? Обсяг транзакцій зростає на 50%. Але вашій команді AP/AR не потрібно зростати на 50%. Штучний інтелект впорається зі збільшенням обсягу.
Краще управління оборотним капіталом:
Отримуйте більше знижок за дострокову оплату. Швидше збирайте дебіторську заборгованість. Краще прогнозування грошових коштів. Все це покращує оборотний капітал.
Нижча вартість однієї транзакції:
Обробка інвойсу вручну коштує $10-$15. З ШІ вона знижується до $2-$3. Те ж саме для AR. На великих обсягах це економить реальні гроші.
Менше помилок і суперечок:
Послідовна обробка означає менше помилок. Менше помилок означає менше суперечок з постачальниками та скарг від клієнтів.
Краща відповідність та контроль:
Тристороннє узгодження забезпечується кожного разу. Правила затвердження дотримуються кожного разу. Дотримується розподіл обов'язків. Ніяких винятків, якщо ви явно не дозволили їх.
Для команд AP/AR
Перестаньте вводити дані:
Більше не потрібно вводити дані рахунків-фактур. Більше не потрібно шукати відповідні PO. Більше не потрібно вручну звіряти ідеальні збіги. ШІ виконує рутинну обробку.
Зосередьтеся на винятках і взаємозв'язках:
Суперечка з постачальником? Проблема з клієнтом? Нове налаштування постачальника? Незвичайна транзакція? Саме тут ви створюєте додаткову цінність. Рутинні транзакції не потребують вашої експертизи.
Відповідайте на питання миттєво:
"Де мій платіж?" Знайдіть його за лічені секунди, тому що все є в системі та актуальне. Кращий сервіс з меншими зусиллями.
Впорайтеся з піковими періодами без паніки:
Сплеск в кінці місяця? Наприкінці року? ШІ не сповільнюється. Ніяких понаднормових. Ніяких відставань. Ніякого стресу.
Робити роботу, яка дійсно цікава:
Вдосконалення процесів. Переговори з постачальниками. Стратегія інкасації. Вирішення проблем. Це краще, ніж обробка інвойсу № 847.
Для всього бізнесу
Постачальники отримують передбачувану оплату:
Послідовна обробка. Чіткі графіки платежів. Менше прострочених платежів. Це робить вас кращим клієнтом і може покращити умови.
Клієнти мають кращий досвід:
Точні рахунки-фактури. Швидкі відповіді на запитання. Професійний супровід колекцій. Це полегшує ведення бізнесу з вами.
Грошові потоки більш передбачувані:
Краще прогнозування кредиторської та дебіторської заборгованості означає менше грошових сюрпризів. Ви знаєте, що вас чекає.
Закриття місяця відбувається швидше:
Коли AP і AR актуальні та чисті, закриття відбувається швидше. Менше скремблювання. Менше стресу.
Поширені сценарії
Стандартна обробка інвойсів
Приходить рахунок від постійного постачальника. Штучний інтелект:
- Витягує дані за 10 секунд
- Автоматично збігається з PO
- Підтверджує отримання в системі
- Перевіряє, чи все вирівняно
- Маршрути на затвердження менеджеру
- Менеджер схвалює через мобільний за 30 секунд
- Інвойс в черзі на оплату прогону
Загальний час від отримання до черги на оплату: 2 хвилини. Людський час: 30 секунд на схвалення. Все інше відбувається автоматично.
Клієнтська платіжна заява
Від клієнта надійшов авансовий платіж у розмірі $47,500. Штучний інтелект:
- Бачить платіж у банківській стрічці
- Ідентифікує клієнта за банківськими реквізитами
- Знаходить відкриті інвойси для цього клієнта
- Збігається з трьома конкретними інвойсами на загальну суму $47,500
- Застосовує платіж автоматично
- Оновлює баланс рахунку клієнта
- Відправляє підтвердження платежу клієнту
Загальний час: Менше 1 хвилини. Людська участь: Ніякої. Платіж застосовано коректно і клієнт повідомлений.
Подальший розвиток колекцій
Інвойс на $15,000 прострочено на 10 днів. Штучний інтелект:
- Надсилає клієнту ввічливе нагадування
- Клієнт відповідає: "Нам потрібна копія підписаної квитанції про доставку"
- АІ знаходить квитанцію про доставку в системі
- Автоматично надсилає його клієнту
- Клієнт відповідає: "Дякую, чек буде виписаний у п'ятницю"
- ШІ реєструє це в системі та встановлює нагадування, щоб перетелефонувати у вівторок, якщо платіж не буде отримано
Вся взаємодія обробляється автоматично, доки не надійде платіж або не виникне потреба в людській ескалації.
Чого не вміє ШІ
ШІ блискуче справляється з рутинними операціями. Але у нього є межі:
Він не може вести переговори:
Постачальник хоче інші умови оплати? Клієнт оскаржує суму рахунку? Це потребує управління людськими відносинами та розсудливості.
Він не може приймати бізнес-рішення:
Чи варто припинити співпрацю з цим клієнтом, який хронічно запізнюється? Чи варто оплатити цей спірний рахунок, щоб зберегти відносини? Бізнес-рішення, а не процесингові рішення.
Він не може впоратися зі справді новими ситуаціями:
Вперше купуєте цей тип послуг? Абсолютно нова категорія постачальників? Складна багатостороння транзакція? Все це потребує людського аналізу.
Він не може виправити погані дані:
Якщо ваш майстер-товар неправильний, зіставлення буде невірним. Якщо адреси клієнтів застарілі, інвойси потрапляють не туди, куди треба. ШІ працює з тими даними, які у нього є.
Він не може примусити до дотримання:
ШІ може виконувати правила, які ви йому даєте. Але якщо менеджери ігнорують запити на затвердження або клієнти не платять, це не проблема ШІ. Це проблема менеджменту або бізнесу.
ШІ чудово справляється з обробкою великих обсягів транзакцій на основі правил. Для всього іншого все ще потрібна ваша команда.
Початок роботи
Почніть з найболючішої ділянки:
АП - це ваше вузьке місце?
Почніть з автоматизації обробки інвойсів. Доведіть, що це працює. Потім додайте маршрутизацію затвердження. Потім оптимізацію платежів.
Чи є доповнена реальність вашим викликом?
Почніть із застосування готівки. Доведіть, що це працює. Потім додайте автоматизацію збору платежів. Потім вирішення спорів.
Спочатку виберіть чисту підмножину:
Ваші 20 найкращих постачальників обробляють 80% об'єму? Почніть з цього. Чисті дані, передбачувані транзакції. Швидко отримуйте виграші.
Спочатку тримайте людей в курсі подій:
Дозвольте штучному інтелекту обробляти дані, але спочатку попросіть свою команду все перевірити. Побудуйте довіру. Налаштуйте правила. Потім поступово дозвольте більшій кількості даних проходити автоматично.
Виміряйте покращення:
Відстежуйте тривалість циклу. Витрати на транзакцію. Рівень помилок. Прострочені дні кредиторської заборгованості. Прострочені дні продажів. Документуйте результати.
Це не все або нічого. Почніть з малого. Доведіть свою цінність. Масштабуй.
Готові обробляти більше транзакцій з меншими витратами?
Процеси AP та AR в кожній компанії відрізняються. Різні системи. Різні робочі процеси затвердження. Різні вимоги постачальників і клієнтів.
Ми не продаємо універсальних рішень. Ми дивимося на ваші конкретні процеси. Ваші системи. Ваші больові точки.
Потім ми створюємо AI-автоматизацію, яка відповідає тому, як ви працюєте насправді. Ті ж елементи керування. Ті самі вимоги до затвердження. Просто автоматизовані замість ручних.
Почнемо з однієї області. Доведемо, що це працює. Потім розширюємо. Практична автоматизація, яка робить вашу команду більш продуктивною.
