人工智能合同管理：永不错过续约，永不遗漏条款
合同在采购中无处不在。供应商协议。服务合同。数量承诺。许可证交易。框架协议。每一项都有重要的条款。
价格。数量。续约日期。终止条款。服务水平协议。罚款条款。这些细节决定你是得到了价值还是被利用了。
但大多数公司都不知道他们的合同里写了什么。并不是因为他们不关心。因为他们有成百上千份合同，没有人有时间去阅读和跟踪每一份合同。
错过续订日期。自动续订未经审核。条款被遗忘。供应商不履行承诺而无人知晓。到处都有 "漏网之鱼"。
人工智能改变了这一切。它能解读合同。提取重要内容。跟踪每个日期和义务。确保您知道自己同意了什么，以及是否得到了。
合同管理为何失败
大多数公司的合同管理都是这样的：
签订合同。有人将其归档。通常是在共享驱动器中，如果有的话，也可能是在合同管理系统中。
然后呢？人们会忘记其中的内容。负责谈判的采购人员被调往其他岗位。合同就放在那里。
一年后，合同自动续签。没有人审查它。没有人检查条款是否仍然具有竞争力。没有人核实供应商是否履行了承诺。你又被锁定了一年。
更糟糕的是，您错过了终止通知期。你想更换供应商，但没有在续约前 90 天通知他们。现在，你又被卡在了另一个合同期。
与此同时，您在向供应商订货时却不知道您谈好的价格是多少。这是合同价格吗？我们是否获得了谈判达成的批量折扣？供应商是否履行了交货承诺？
没有人知道。这并不是因为他们不想知道--因为手动跟踪所有这些是不可能的。
采购团队不可能阅读数百份合同并记住每一个条款。他们无法根据每项义务监控每个供应商的表现。他们无法在做其他事情的同时跟踪几十个续约日期。
因此，事情就出了纰漏。错过续约。条款得不到执行。钱被浪费了。
人工智能对合同管理的作用
人工智能不只是存储合同。它能读懂它们。理解它们。跟踪它们。这就是如何做到的。
自动提取关键术语
将一份合同加载到人工智能中。它会读取整个文件--每一页、每一个条款、每一个术语。
它能提取重要的东西：
- 定价信息： 单位价格。批量折扣。价格调整条款。最低和最高定价条款。
- 卷承诺： 最低购买义务。数量突破阈值。承诺期。差额罚款。
- 合同日期： 开始日期。结束日期。续约日期。终止通知期。自动续约条款。
- 服务水平协议： 交货时限。质量标准。响应时间。正常运行时间承诺。性能指标。
- 终止条件： 通知要求。提前终止条款。违约条件。退出条款和费用。
- 付款条件： 付款时间表。净额条款。提前付款折扣。逾期付款罚金。
- 合规要求： 认证。保险。审计。报告义务。监管合规
这不是关键词搜索。人工智能了解上下文。它知道 "净 30 天 "付款条款不同于 "30 天终止通知"。它能区分价格上涨条款和批量折扣层级。
您可以从非结构化合同中获得结构化数据。每个关键术语都经过提取、分类，随时可用。
无需再阅读长达 40 页的合同来查找续约日期。不用再为记住终止通知期而翻阅文件。所有内容都已提取并整理好。
跟踪续订日期，绝不错过截止日期
最昂贵的合同管理失败？错过续约。
自动续约未经审核。终止通知期在不知不觉中过去。您失去了重新谈判、更换供应商或调整条款的机会。
人工智能会跟踪每个关键日期：
- 合同结束日期： 合同何时到期？
- 自动续费日期： 如果我们不采取行动，这份合同何时会自动续签？
- 终止通知期限： 如果我们想终止合同或重新谈判，发出通知的最后一天。
- 里程碑日期： 量承诺检查点。绩效审查日期。价格调整日期。
- 合规期限： 认证需要更新时。所需文件过期时。
它不只是跟踪日期。它还能在日期出现问题之前向您发出警报。
续保前 90 天必须发出终止通知？您会在 120 天前收到提示。有时间评估供应商、考虑替代方案并做出决定。
价格调整条款允许每年涨价？在供应商援引该条款之前，您会收到提醒。谈判或准备的时间到了。
数量承诺期结束？您会收到一份预测：您是否能如期完成任务？如果没有，就需要调整订购或重新谈判条款。
无需维护电子表格。无需手动输入日历。不会因为忘记检查而错过最后期限。
比较不同供应商的合同条款
您有五家供应商提供类似产品。你们得到的条件一致吗？还是有一家供应商谈成了更好的条件，应该成为您的基准？
人工智能会对合同进行比较：
- 价格比较 哪家供应商的同类产品定价最高？价格异常值在哪里？
- 付款条件： 一个供应商的净值是 30，另一个供应商的净值是 60。为什么会有差别？可以标准化吗？
- 服务水平： 一家供应商承诺 48 小时交货，另一家承诺 5 天交货。您支付的费用一样吗？
- 批量折扣： 不同的断点和折扣率。哪种结构最有利？
- 灵活终止： 有些合同提前 90 天通知，有些则提前 180 天。有些合同有退出费，有些则没有。
- 风险分配： 谁承担质量问题的风险？交货失败？价格波动？
你会发现其中的规律。一个供应商总是能获得更好的条件。为什么？要么是你们的关系更紧密，要么是你们的团队谈判得更好。不管是哪种情况，这都会成为你衡量其他供应商的基准。
你会发现问题。某个供应商的条款异常--付款条件更差、承诺更严格、罚金更高。是时候重新谈判或考虑替代方案了。
合同谈判具有战略性。你知道哪些条款是供应商的标准条款。你知道自己的优势所在。您可以从知识的角度进行谈判。
监督合同条款的遵守情况
合同只有在双方都遵守的情况下才有意义。但大多数公司并不跟踪供应商是否履行了承诺。
人工智能监控合同执行情况：
- 价格合规： 我们是否被收取了合同价格？是否有折扣？提价是否符合约定条款？
- 量承诺跟踪： 我们是否履行了最低采购义务？我们是否达到了应触发更优惠价格的销量突破点？
- 交货性能： 供应商是否遵守了承诺的交货时间？他们多久错过一次？差多少？
- 质量标准： 缺陷率。退货率。对照合同标准的质量指标。
- 遵守服务水平： 响应时间。问题解决。支持可用性。SLA 中承诺的任何内容。
- 文件合规： 所需的认证是否有效？保险是否得到维护？审计是否完成？
人工智能将合同条款与运营数据联系起来。它不仅知道承诺了什么，还能跟踪是否兑现。
供应商承诺按时交货 95%，但只按时交货 80%？人工智能会用数据标记出来。是时候以事实为依据来讨论供应商的绩效了。
您被收取了高于合同价格的费用？人工智能会在您支付发票之前发现，而不是在几个月后的审计中发现。
这并不是要与供应商对抗。而是问责。双方都同意条款。人工智能可确保双方遵守这些条款。
续约谈判要点建议
合同续签临近。是时候谈判了。但该谈些什么呢？
大赦国际提供谈判简介：
- 性能分析： 供应商的表现如何？他们在哪些方面履行了承诺？哪里做得不够？
- 定价基准： 该供应商的定价与其他供应商相比如何？与市场价格相比？在合同期内价格是否上涨？
- 容量分析： 我们是否履行了数量承诺？如果我们超额完成了，是否应协商更好的费率？如果没有达到，我们是否应该调整承诺？
- 术语比较： 与其他供应商相比，该供应商的条件如何？哪里有改进的机会？
- 市场情报： 市场上发生了什么？供应条件是否发生变化？是否有新的供应商？
- 杠杆评估： 你的谈判筹码在哪里？数量集中？替代供应商？良好的业绩记录？
带着数据参加续约谈判。而不仅仅是要求 "更好的条件"。而是要求有业绩数据和市场背景支持的具体改进。
"你们的准时交货率为 82%，低于我们合同规定的 95%。我们需要改进性能或调整定价，以反映这给我们造成的额外成本"。
"我们超额完成了 30% 的数量承诺。我们应该讨论针对增加的数量提高定价的问题"。
"同类供应商提供的是净价 45 条件。我们希望从净额 30 调整为符合市场标准。
具体。有数据支持。合理。谈判要有结果。
这对您意味着什么
针对首席采购干事和采购领导者
您可以全面了解和控制您的合同组合。
- 没有错过续订： 跟踪每个关键日期。在截止日期前发出警报。及时做出战略决策。
- 更好的谈判地位： 业绩数据。市场基准。期限比较。谈判证据
- 了解合同义务： 了解自己的承诺。跟踪承诺是否兑现。
- 标准化术语： 查看不同供应商的条款差异。在有意义的地方推动一致性。
- 风险管理： 了解哪些地方存在不利条款。确定需要注意的合同。
针对采购经理和买家
您可以管理合同，而不是查找信息。
- 了解合同内容： 无需再次阅读每一页。摘录并提供关键术语。
- 用数据为续订做好准备： 绩效分析。市场背景。准备好谈判要点。
- 跟踪供应商绩效： 对照合同承诺。供应商讨论的证据。
- 确保价格合规： 根据合同条款验证收费。在付款前捕捉多收费用。
- 重点关注战略合同： 自动监控常规合同。您只需关注高价值的复杂协议。
对于企业
更好的合同管理意味着更好的条款和更少的问题。
- 更好的合同条款： 有数据支持的续约谈判比被动的续约谈判效果更好。
- 追究供应商的责任： 绩效跟踪可确保供应商兑现承诺。
- 钱不能留在桌上： 价格合规性检查。实现批量折扣。战略性地使用终止窗口。
- 降低风险： 跟踪合同义务。监督履约情况。及早发现问题。
- 战略灵活性： 了解合同终止时间。计划供应商过渡。避免不必要的自动续约。
人工智能不会做的事
让我们明确限制。
人工智能不会谈判合同。谈判由人类进行。人工智能为谈判提供数据和分析。
人工智能无法解释连律师都不同意的模棱两可的合同语言。复杂的法律解释仍然需要人类的专业知识。
人工智能不会对合同续签做出战略决策。是否续约、重新谈判或更换供应商取决于业务战略、关系和合同条款以外的因素。
人工智能的作用是使合同信息易于获取。它可以跟踪日期和义务。它可以监控合规情况。为决策提供数据。
您的采购团队仍然会做出战略决策。他们只是在掌握更多信息和更多时间的情况下做出决策，因为他们不会被合同管理所淹没。
人工智能合同管理的实际效果
实际情况是这样的：
没有错过续订： 跟踪每次续订。发送提醒，及时采取战略行动。不再有不必要的自动续订。
更好的续约条件： 以数据为基础的谈判平均可获得 5-15% 更优定价。基于性能的讨论可强化条款。
价格合规节约： 抓住多收费和错过折扣的机会，通常可节省 2-5% 的合同支出。
更快获得合同： 查找关键术语只需几秒钟，而无需阅读数小时的文件。立即回答问题。
供应商问责制： 绩效跟踪可为讨论提供证据。在跟踪过程中，供应商会更加认真地履行承诺。
这不是革命性的变革。而是要做好合同管理，而不需要一大批人来做。
准备好掌控您的合同了吗？
每家公司的合同组合都不尽相同。供应商不同。不同的合同结构。与您的业务相关的条款不同。
我们不销售通用的合同管理系统。我们研究您的具体合同，确定需要跟踪的内容。我们建立的系统可以提取与您相关的条款。我们创建与您的采购团队工作方式相匹配的警报和报告。
我们不保证人工智能能够理解每一个法律上的细微差别。只有实用的工具，让您的合同易于管理，并确保您不会错过重要的内容。
