用于采购申请和订购的人工智能：加快采购流程
请购单和订购应该很简单。有人需要某样东西。他们提出申请。得到批准。订单发出。完成。
但这并不简单。请购单在收件箱中等待审批。采购人员手动处理日常订单。人们不知道该使用哪个供应商。由于审批流程太慢，订单被转给了非签约供应商。
结果如何？采购团队埋头于事务性工作。特立独行的消费，因为人们绕过了系统。合同泄露，因为订单不符合谈判条款。
人工智能解决了这个问题。它能自动处理标准请购单。智能路由审批。确保订单符合合同条款。让流程变得如此快捷，以至于人们真的会使用它。
采购到付款流程缓慢的原因
大多数公司的从申购到下单流程都存在问题。这并不是因为采购团队工作不力。而是因为这个流程需要太多的手工操作。
有人提交请购单。买方必须对其进行审查。检查是否符合政策。确定应由谁审批。将其转给合适的审批人。等待审批。然后手动创建采购订单。选择供应商。再次输入所有详细信息。
用于标准的常规订单。每一次都是如此。
采购员要花费数小时处理模式相同的请购单。办公用品。标准组件。重复性服务。不需要专业人员，但由于需要人工处理的订单。
如果流程缓慢，人们就会绕道而行。他们直接向供应商购买。使用个人信用卡。跳过审批。特立独行的消费并非恶意，而是人们为了完成工作。
采购失去控制。签约供应商得不到承诺的数量。谈判达成的条件得不到使用。支出可见性消失。
人工智能在采购申请和订购方面的作用
人工智能不仅能加快请购流程。它还能使其智能化。具体方法如下
自动处理请购单
人工智能收到请购单。它会分析请求的内容。
这是标准物品吗？人工智能能从过去的订单中识别出来。根据政策验证申请。检查预算可用性。确认所需信息是否完整。
如果一切检查无误，人工智能就会自动发送审批。对于常规请求，无需买方干预。
如果出了问题，人工智能会标记出具体问题：
- 成本中心或 GL 编码缺失
- 超过预算阈值需要特别批准
- 项目与批准的类别不符
- 未附上所需文件
- 规格不明确，需要澄清
申请者会立即得到明确的反馈。不是一般的拒绝。需要解决的具体问题。
标准请购单可在几分钟内通过系统流转。复杂的请购单可根据需要审核的内容转给采购人员。
智能化审批路径
审批工作流程复杂。不同金额有不同的审批人。不同类别有不同路径。不同部门有不同的规则。
人们感到困惑。请购单送错了审批人。被退回。拖延时间，因为人们不知道到底该由谁审批。
人工智能知道审批规则：
- 基于金额的路由： $1,000 以下由一名审批人审批。超过 $10,000 需要额外签批。
- 基于类别的路由选择 IT 采购需要 IT 批准。资本设备需要财务审查。
- 部门规则： 不同部门有不同的授权级别和审批链。
- 政策例外： 非目录项目。非签约供应商。特殊审批要求。
- 替换逻辑： 主要审批人不在?自动转给指定的候补审批人。
每份请购单都会在第一时间交给正确的审批人。不会出现混乱。当人们核对谁应该批准什么时，不会出现延误。
审批人呢？他们了解每个请求的背景。订购什么。为什么。预算状态。合同合规性。是常规申请还是需要审查的申请。他们可以在适当的时候快速批准。
推荐首选供应商
有人需要办公用品。您应该选择哪家供应商？
贵公司有三家签约的办公用品供应商。每个供应商对不同物品的定价不同。交货时间不同。最低订单量不同。
买家知道这一点。他们已经谈妥了合同。但请求者不知道。买方也不想为每份订单手动查找哪家供应商最合适。
人工智能会自动推荐供应商：
- 最佳定价： 比较各供应商对所需物品的合同价格。
- 交货速度： 紧迫性和供应商交货时间因素。
- 整合机会： 如果还有其他未结订单，建议合并订单以满足最低订单要求。
- 遵守合同： 优先考虑需要满足数量承诺的供应商。
- 过去的业绩 考虑交货可靠性和质量历史。
采购订单会转给能给你带来最大价值的供应商。不是随机的。不是给申请者碰巧认识的人。而是针对特定订单，以最优惠的条件提供给签约供应商。
提高合同合规性。您的谈判条款得到实际使用。供应商履行了数量承诺，因为订单流向了它们应该流向的地方。
根据合同验证订单
你们谈判合同是有原因的。更好的定价。商定条款。批量折扣。但如果订单与合同条款不符，你就会失去利益。
人工智能会根据合同条款验证每个订单：
- 价格验证： 这是合同价格吗？如果不是，请标记出来并解释差异。
- 遵守期限： 我们的订购量是否符合约定的最小/最大数量？
- 折扣验证： 合同折扣是否适用？数量折扣计算是否正确？
- 产品匹配： 这是合同物品还是价格不同的类似替代品？
- 付款条件： 我们使用的是协商好的付款条件还是不同的付款条件？
如果订单与合同不符，人工智能会在 PO 发出之前将其标记出来。
也许价格高于合同规定。也许供应商 "不小心 "取消了折扣。也许有人在有合同替代品的情况下订购了非合同项目。
在付款之前就发现问题。而不是在核对发票时才发现。
这并不是不信任供应商。而是要确保您所协商的条款真正适用于每一份订单。
主动跟踪订单状态
订单发出。然后问题就来了"我的订单呢？""什么时候能到？""供应商确认了吗？"
买家不断提出这些问题。他们检查系统。给供应商打电话。发送电子邮件。状态更新是一项全职工作。
人工智能会自动监控订单状态：
- 供应商确认： 供应商确认订单了吗？接受交货日期了吗？是否标注了任何差异？
- 生产/发货跟踪： 订单是否按计划进行？是否已发货？在哪里转运？
- 交付监测： 预计交货日期临近。货到了吗？是否已入库？
- 异常警报： 延误。延期交货。收货时标记的质量问题。数量差异。
- 主动沟通： 自动更新请求者。只有在需要干预时才升级到买方。
请求者无需询问即可获得状态更新。买家关注的是例外情况，而不是例行状态检查。
订单延迟了？人工智能会在有人询问之前提醒请求者和买方。它能提供相关信息--延迟原因、新的预计日期、是否存在替代方案。
主动解决问题。当有人问："嘿，我三周前下的订单呢？"时就不会被发现。
这对您意味着什么
针对首席采购干事和采购领导者
您可以控制和查看从采购到订单的整个流程。
- 更严格地遵守合同： 订单流向签约供应商。谈判达成的条款得到使用。数量承诺得到履行。
- 减少特立独行的开支： 如果审批流程快捷，人们就会使用它，而不是绕过它。
- 加快采购周期： 标准订单处理只需几分钟，而不是几天。更快满足业务需求。
- 更好地分配资源： 采购员的工作是复杂的采购和谈判，而不是日常的订单处理。
- 支出可见性： 所有订单都在系统中流转。完全了解购买了什么以及从谁那里购买。
针对采购经理和买家
你不再是一个申购处理中心，而是一个战略职能部门。
- 停止处理常规订单： 标准请购单自动流转。您只需处理需要专业知识的事项。
- 关注复杂的采购： 谈判时间。供应商关系管理。战略采购。
- 更好地利用合同： 订单会自动以合适的条件转给合适的供应商。
- 减少状态检查： 自动跟踪处理常规问题。您只需关注异常情况。
- 明确工作量： 知道什么需要你关注。日常事务会自动处理。
申请者和企业用户
您可以更快、更省事地获得所需物品。
- 更快的订单： 标准请购单可在几分钟内审批和订购。常规项目不再需要等待数天。
- 清除状态： 无需询问，即可知道您的订单在哪里。主动更新送货信息。
- 流程简单 明确指导所需内容。出错时立即反馈
- 更好的服务： 自动推荐首选供应商。最佳交货时间和条款。
- 不再有变通办法 审批过程非常快，您无需绕行。
人工智能不会做的事
让我们弄清楚这不是什么。
人工智能不会批准购买。而是由人来批准。人工智能只是根据正确的信息将请求转给正确的审批人。
人工智能无法取代买家对复杂采购的判断。新供应商。非标准物品。资本设备。战略性采购。这些都需要人类的专业知识。
人工智能并不能消除所有的手工操作。有些请购单很复杂。有些订单需要特殊处理。有些情况需要人工判断风险、质量或供应商选择。
人工智能所做的就是处理日常事务。遵循模式的标准订单。80% 的请购单，这些请购单不需要人类的专业技能，但由于其流程需要人工处理，因此历来都需要人类的专业技能。
您的买家仍然会做出决定。他们只是对真正需要他们专业知识的事情做出决定。
人工智能申购和订购的真实结果
实际情况是这样的：
自动处理请购单的 70-80%： 标准订单无需买方干预即可通过。买家关注需要专业知识的 20-30%。
审批周期缩短 50-70%： 请购单立即转给正确的审批人。没有混乱，没有延误，没有来回奔波。
合同履约增加 15-30%： 订单自动按合同条款流向签约供应商。特立独行的支出减少。
释放买方能力： 每天从日常订单处理中恢复的小时数。时间重新分配给战略采购和谈判。
更好的用户体验： 足够快，以便人们使用系统，而不是寻找变通办法。更高的采用率意味着更好的支出可见性。
这与削减采购人员无关。而是让采购部门利用同样的资源开展更具战略性的工作。
准备好加快从采购到订购的流程了吗？
每个公司的申购和订购流程都不尽相同。您的审批工作流程反映了您的组织结构。您的供应商基础具有独特性。您的类别有不同的要求。
我们不销售通用的采购自动化。我们着眼于您从请购到订单的具体流程。我们会确定哪些订单可以实现自动化，哪些订单需要人工操作。我们建立的系统与贵组织的实际工作方式相匹配。
不承诺一切都将自动化。只有实用的人工智能能处理日常订单，让您的采购人员专注于战略采购。
